Best Practices to Improve your Purchasing Department
a beszerzési részleg felelős az áruk és szolgáltatások beszerzéséért. Bár ez elég egyszerűnek tűnhet, valójában sok feladatot kell elvégezniük a legjobb ajánlatok kutatása és a vásárlás között. Ha SMB vagy, tudod, hogy a beszerzési részleged sokat tesz, és nekik kell okos vásárlási döntéseket hozniuk, amelyek hatással vannak az egész üzletre.
gondolj rá, mint ez, a beszerzési osztály felelős, legalább részben, a siker az üzleti. Soha nem akar pénzt pazarolni olyan termékek vásárlására, amelyeket máshol beszerezhet, és ennek az osztálynak a felelőssége, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez nem történik meg.
Miért Kell Javítani A Beszerzési Osztály?
a válasz erre a kérdésre egyszerű: pénz. Ennek az osztálynak a javítása és működése évente rengeteg pénzt takaríthat meg. Ez magában foglalja a termékköltségek megtakarítását és az alkalmazottak elég hatékonyabbá tételét, hogy 8 órás munkanapjuk alatt többet érjenek el, és jövedelmezőbbé tegyék vállalkozását.
How-To Improvement Your Purchasing Department
amikor először indul el, nehéz lehet a beszerzési folyamatot úgy meghatározni, hogy az osztályon mindenki ugyanazon az oldalon legyen. Ezekkel a tippekkel azonban javíthatja beszerzési osztályát, és pozitívan befolyásolhatja az egész vállalkozást.
javítsa a vásárlást
a beszerzési osztályon nem minden egyes személynek kell felelősnek lennie a beszállítók hívásáért és a legjobb ajánlatok megtalálásáért. Ehelyett felállíthat egy csapatot, amely felelős a feladatért, és lehetővé teszi az osztály többi tagjának, hogy a következő szakaszokra összpontosítson.
az akvizíciókat szisztematikusan is kezelheti vásárolni kinevez egy személyt a beszállítók hívásáért, egy másik pedig az árak összehasonlításáért. Bármit is választ, rendelkeznie kell egy olyan folyamattal, amely felvázolja a vásárlás szabályait, hogy mindenki ugyanúgy végezze el az egyes feladatokat.
a kiadások elemzése
a kiadások elemzéséhez kiadási elemzést kell végeznie. Ez az elemzés részletes áttekintést nyújt arról, hogyan költ, és kritikus fontosságú a beszerzési rendszer javítása érdekében. Ügyeljen arra, hogy elemezzen minden olyan tényezőt, amely befolyásolja a termékek árát, például:
- nyersanyagköltségek
- készletköltségek (beleértve a helyigényt, a fűtést és a biztosítást is)
- szállítási költségek
- beszállítói díjak
- fizetési feltételek
- szállítási és kezelési költségek
a a beszerzési részleg, akkor elég pénzt takaríthat meg más üzleti területeken, például a marketingben, és több alkalmazottat bérelhet, ahogy növekszik.
kereslet elemzése
a kereslet elemzéséhez meg kell találnia a vállalat alapvető igényeit a vásárlás során. Csak a kritikus vásárlási döntésekre összpontosítson. Ennek érdekében előfordulhat, hogy újra kell írnia a belső házirendeket, amelyek új kritériumokat tartalmaznak, amelyek meghatározzák, hogy mely termékek és szolgáltatások elengedhetetlenek.
a mennyiségre is összpontosítania kell. Ha ömlesztve vásárol alacsonyabb áron, fontolja meg, hogy mennyibe kerül olyan tárgyak tárolása, amelyekre az elkövetkező hónapokban nem lesz szüksége.
érdemes megfontolni olcsóbb áruk vásárlását a tengerentúlról. A külföldi beszállítóktól történő vásárlás azonban olyan költségekkel jár, amelyek miatt nem éri meg, például magasabb szállítási költségek. Mivel időbeli különbségek is vannak, késésre is számíthat, ezért nem ajánlott, hogy ezeket a szállítókat azonnal használja a szükséges elemekhez.
csökkentse a komplexitást
egyszerűen vásárolhat több szabványos alkatrészt vagy árut a beszállítóktól a drágább testreszabott cikkek helyett. Ha ez lehetséges az Ön vállalkozása számára, beszéljen beszállítóival, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vásárlások megfelelnek-e az Ön igényeinek, és hogy nem költi túl a testreszabott elemeket. Ha jó kapcsolata van a szállítóval, akkor nem kell gondot okoznia a költségek csökkentésében, mert továbbra is olyan vásárlásokat hajt végre, amelyek mind az Ön, mind az övék számára előnyösek.
stratégiai partnerségek kiépítése
a partnerségek kiépítése egyszerű. A stratégiai partnerségek kiépítése azonban egyes vállalkozások számára nehéz lehet. Ha sok beszállítóval dolgozik, akkor el kell kezdenie csökkenteni a listát, és csak néhány emberrel kell dolgoznia.
ha kevesebb beszállítóval dolgozik, időt és erőforrásokat takaríthat meg. Ön is képes lesz arra, hogy jobb kapcsolatokat építsen ki, mert kevesebb vállalkozással dolgozik.
beszállítói megtisztelve érzik magukat, mivel azokat a keveseket választották, akikkel üzleti kapcsolatban áll. Ez segít tovább építeni a kapcsolatokat, hogy nagyobb rugalmasságot várhasson el tőlük, amikor az Ön igényeiről van szó.
mindig emlékezzen arra, hogy partnerségének kölcsönösen előnyösnek kell lennie. Segítened kell nekik, hogy sikeresek legyenek, ugyanúgy, mint ők segítenek neked. Amikor tárgyal, ne feledje, hogy segítenie kell őket abban, hogy lássák, hogyan profitálhat mindkét fél. Ez segít létrehozni a bizalmat közted és köztük, hogy továbbra is sikeres legyen.
beszállítók értékelése
ha már van egy kisebb beszállítói listája, akikkel együtt kell dolgoznia, győződjön meg róla, hogy rendszeresen értékeli őket. Létrehozhatja saját rendszerét a teljesítményük értékelésére, de feltétlenül vegye figyelembe ezeket a tényezőket:
- rugalmasság
- szállítási idő
- költségek
- a szolgáltatás minősége
ha a beszállítói számára rendelkezésre áll egy dokumentum, amely áttekintheti őket abban is, hogy hol javítható a teljesítményük, ami segíthet az Ön vállalkozásának és az övéknek, mivel több Vevővel foglalkoznak.
fektessen be a megrendelés-kezelő szoftverbe. beszerzési szoftver
a modern korban olyan sok technológiai eszköz létezik, amelyek segíthetnek vállalkozásának növekedésében és sikerében. Lehet, hogy a beszerzési folyamata egyszer elég egyszerű volt ahhoz, hogy indokolja a táblázat használatát. Azonban, ahogy növekszik, több emberi hibát és komplikációt talál, amelyek a Kézi folyamatok használatát nem célszerűvé teszik.
sok kis-és középvállalkozás a QuickBooks használatával kezdi meg a vásárlási megbízások gyorsabb elküldését azáltal, hogy létrehoz egy QuickBooks vásárlási megbízást, amely automatikusan kitölti az Ön számára a mezőket. Míg az automatizálás a siker kulcsa a modern korban, ez a program nem tud mindent megtenni, amire szüksége van a beszerzés során. Ehelyett a felhasználók integrálhatják a Bellwether-t a QuickBooks-szal:
- számlák bevitele az ePMX-be
- háromutas Számlaillesztés (PO, nyugta és számla)
- számlák áthidalása a QB-be fizetés céljából
az integrált beszerzési szoftver segít a beszerzési folyamat összes napi funkciójának kezelésében, így időt és pénzt takaríthat meg, miközben alkalmazottai fontosabb feladatokra összpontosítanak, mint például a kapcsolatok kiépítése a beszállítókkal.
azoknak a vállalkozásoknak, akik jelentős időt és pénzt szeretnének megtakarítani, a robusztus megrendelési szoftver segít kezelni a szállító/ szállító kapcsolatokat, megtalálni a legjobb ajánlatokat, és néhány egérkattintással számlákká alakítani a POs-t. Ezek a technológiák teljesen forradalmasítják a beszerzés kezelésének módját, így az akvizícióktól a jóváhagyási folyamatokig minden sokkal egyszerűbbé válik.