5 tennivaló az értekezlet kezdete előtt
mindannyian megmutattuk ezt a találkozót.
a cél nélküli. Az egyik előzetes értesítés vagy részletek nélkül. És az, ahol senki sem tudta megtalálni, hol tartják a találkozót.
végül mindenki idejét pazarolja.
annak érdekében, hogy a találkozó sikeres legyen, előzetesen fel kell készülnie.
legyen kész az értekezlet előtt
az, hogy Ön és csapata mit kap egy értekezletből, attól függ, hogy mit tesz az értekezletbe az előkészítés során.
“ez nem egy találkozó, ha nem készül előre.”(Tweet ezt az idézetet)
az elvesztegetett értekezlet megakadályozása érdekében készen kell állnia az értekezlet megkezdésére.
itt van 5 tennivaló a találkozó kezdete előtt:
- küldje el a meghívókat előre-a találkozók nem lehetnek last-minute ügyek. Senki sem szereti, hogy egy ugyanazon a napon találkozó meghívót. Hivatalos találkozóra a meghívóknak legalább 2-3 nappal előre kell menniük.
- napirend terjesztése – a napirend nélküli találkozó csak mindenki számára ingyenes. Készítsen napirendet és terjessze azt a résztvevőknek, hogy felkészülhessenek a témák megvitatására.
- felülvizsgálati anyagok biztosítása-ha vannak olyan előzetes anyagok, amelyeket felül kell vizsgálni, győződjön meg róla, hogy elég korán biztosítja őket ahhoz, hogy a résztvevők valóban elolvashassák őket. Ellenkező esetben a találkozó “olvasási munkamenet” lesz.”Ez senki idejének produktív felhasználása.
- Reserve Meeting Space – mindannyian megtapasztaltuk, hogy csak egy találkozóra próbálunk elmenni, hogy az utolsó pillanatban felfedezzük, hogy a meghívóhoz nincs találkozó helye. Győződjön meg arról, hogy megfelelő tárgyalóteret tart fenn, amely megfelel a résztvevők számának és az elvégzendő munkának.
- állítsa be az elvárások teljesítését-talán a legfontosabb dolog, amit a találkozó előtt megtehet, az, hogy elvárja: “mi a találkozó célja?”Az emberek szeretik előre tudni, miért vesznek részt. Célt tűz ki a találkozó elé. Legyen leíró az értekezlet témájával. A “felzárkózás” nem jó tárgyalási téma. Az “XYZ projekt állapotáról szóló tájékoztató” sokkal jobb, és céltudatosabb találkozóhoz vezet.
ez nem értekezlet, ha nem készül előre
a legtöbb értekezlet kudarcot vall, még mielőtt elkezdődne.
sok vállalatnál a találkozók annyira diszfunkcionálisak, hogy a legnagyobb időt pazarolják a munkahelyen.
készülj fel előre a találkozóidra, és ezek mindenki idejének hatékonyabb kihasználása lesznek.