10 lépéses Iratkezelési terv az irodához
elsődleges lépéseket kell követni az irodai iratkezelési program létrehozásához és fenntartásához.
miért fontos ez? A helyes nyilvántartáskezelési gyakorlatok követése sok szempontból előnyös lesz, például:
- az információkhoz való hozzáférés javítása;
- az értékes irodaterületet elfoglaló anyagok növekedésének ellenőrzése;
- a működési költségek csökkentése;
- a peres kockázatok minimalizálása;
- a létfontosságú információk védelme;
- a jobb vezetői döntéshozatal támogatása; és
- a vállalat/személyes történelem megőrzése.
itt van egy 10 lépéses iratkezelési terv az irodában.
1.lépés. Határozza meg, hogy ki lesz a felelős és milyen erőforrásokra lesz szükség
hozzon létre egy projektcsapatot az összes alegység és munkasorozat képviselőivel (nem csak támogató és irodai személyzet) a projekt felügyeletéhez. A projekt csapatnak:
- hozzon létre egy “nyilvántartási kapcsolattartók” hálózatot egy vezető személlyel és kapcsolattartókkal minden irodában.
- döntse el, hogy mindent “házon belül” végeznek-e, vagy külső segítségre (például vállalkozókra) lesz szükség.
- válasszon ki egy irodát vagy alegységet, amelyben kezdeményezni kívánja a projektet. Az ebben az irodában szerzett tapasztalatok alapján megbecsülheti a más tevékenységhez szükséges erőforrásokat.
2.lépés. Azonosítsa az irodája tevékenységeinek és funkcióinak dokumentálásához szükséges rekordokat
készítsen leltárt az irodájában található anyagokról. Ne felejtsen el üres irodákat, szekrényeket és más területeket is felvenni, ahol a dolgok “elrejtettek”.”
dokumentum, legalább, ahol az anyagok találhatók, mennyi van, és a formátum (pl. papír, elektronikus, térképek, stb.). (Ha van egy” pillanatképe ” az anyagok hatóköréről az irodában, előfordulhat, hogy vissza kell térnie az 1.lépéshez, és át kell tekintenie a rendelkezésre álló erőforrásokat a projekt befejezéséhez.)
egy leltár segít azonosítani, hogy mely anyagok vannak:
- feljegyzések,
- referenciaanyagok (nem nyilvántartások),
- személyes dokumentumok (nem nyilvántartások),
- dokumentumok, kiadványok és nyomtatványok Extra példányai (nem nyilvántartások).
a leltár segít azonosítani, hogy mely rekordoknak kell azonnal rendelkezésre állniuk vészhelyzet esetén (vital records)
3.lépés. Állítsa be az eljárásokat (Nyilvántartási Követelmények)
most, hogy tudja, mi van az irodájában, a projektcsapatnak meg kell határoznia:
- ha a nyilvántartásokat “központosított” területen vagy “decentralizált” helyen vezetik az egyes munkaállomásokon;
- a nyilvántartási fájlokban szereplő dokumentumok típusa;
- hogyan kezelik a dokumentumok tervezetét, a munkadokumentumokat és az egyeztetési másolatokat.
- ki lesz felelős a jegyzőkönyv másolatának megőrzéséért (nyilvántartó letétkezelő).
- a nem nyilvántartott anyagokat, mint például a kényelmi másolatokat és a személyes iratokat, a nyilvántartásoktól elkülönítve kell vezetni.
4.lépés. Egyeztesse rekordjait a rekordok ütemezésével
a projekt következő lépése a készletben azonosított rekordok megfeleltetése a rekordok ütemezésével. A nyilvántartások ütemezése információt nyújt arról, hogy mennyi ideig kell nyilvántartást vezetni az irodában, és mi történik, ha már nincs rájuk szükség az irodában.
5.lépés. Készítsen elő egy”Fájltervet”
most, hogy tudja, milyen rekordjai vannak, és mi a megfelelő rekordütemezés, elkezdheti rendezni őket. Ezután határozza meg, hogy lesznek-e alkategóriák vagy almappák, és mi lesz.
például:
jelentések és statisztikák
- éves tevékenységi jelentések
- személyzeti jelentések
- képzés
- utazás
6. lépés. Dokumentálja nyilvántartási követelményeit és eljárásait
készítsen el egy dokumentumot, egy fájltervet, amely részletezi a következőket:
- hogyan szervezik és tartják fenn a nyilvántartásokat,
- ki felelős azért, hogy mit csináljon,
- mikor kell elvégezni (pl. éves fájl nyugdíjazás),
- mi történik a nyilvántartásokkal, amikor már nincs rájuk szükség az irodában.
tartalmazza az 1-5.lépésekben hozott összes döntést (pl. mi történik a dokumentumtervezetekkel).
7.lépés. Tisztítsa ki azokat a rekordokat, amelyek meghaladják a jóváhagyott megőrzési időszakokat
miután dokumentálta a fájltervet, elkezdheti a rekordok rendezését. Először is, ez egy jó ötlet, hogy megszabaduljon az anyagokat az irodában, amelyek nem szükségesek. Ha a rekordok ütemezése engedélyezi, akkor:
- visszavonja azokat a rekordokat, amelyekre már nincs szükség az irodában a helyszíni tároláshoz.
- újrahasznosítsa azokat az anyagokat, amelyek megtették a jóváhagyott megőrzési időszakot. Ne felejtse el aprítani a bizalmas vagy személyes információkat tartalmazó anyagokat.
8.lépés. Szervezze meg rekordjait
most elkezdheti végrehajtani a fájltervet.
- először készítse elő a mappákat, és rendezze a mappákon belüli dokumentumokat.
- kövesse a fájltervben meghatározott eljárásokat. Helyezze a referencialapokat mappákba, ha szükséges, hogy a felhasználókat a kapcsolódó nem papíralapú anyagok, például térképek, rajzok, videokazetták stb.
- rendszerezze az egyes számítógépes vagy helyi hálózati könyvtárakban található elektronikus dokumentumokat.
ne feledje, hogy ideje nagy részét a “misszióval kapcsolatos” nyilvántartásokra, kevésbé pedig az adminisztratív vagy “háztartási” nyilvántartásokra, például a rutin levelezésre fordítja.
9.lépés. Tartsa nyilvántartásait folyamatosan
miután mindent megszervezett, fontos, hogy naprakész és naprakész legyen. Győződjön meg róla, hogy:
- Fájl új anyagok rendszeresen (pl hetente).
- védje a bizalmas információkat, például bizalmas üzleti információkat (CBI) vagy személyes adatokat tartalmazó rekordokat.
- hozzon létre egy kijelentkezési rendszert (például “ki” kártyákat) a nyilvántartások helyének nyomon követésére, hogy mindig tudja, hol vannak.
- rendszeresen tisztítsa meg az inaktív anyagokat, általában az év végén (az írásbeli eljárások szerint).
- visszavonja a jogosult rekordokat.
- tisztítsa meg a helyettesített vagy elavult referenciaanyagokat.
10.lépés. Vonat, Vonat, Vonat
Gratulálunk! Most van egy fájl terv. Megtisztította az összes felesleges anyagot, és megszervezte a szükséges anyagokat. A munkádnak még nincs vége! Biztosnak kell lennie abban, hogy minden alkalmazott (és vállalkozó) ismeri a nyilvántartási felelősségét.