HR Manager Guide to Workers’ Compensation
Workers’ compensation, spesso abbreviato in workers’ comp, è un sistema assicurativo basato principalmente sullo Stato negli Stati Uniti. Il suo scopo principale è quello di fornire indennizzi e benefici medici ai dipendenti che sono feriti sul posto di lavoro o sviluppano una malattia professionale.
I vari Office of Workers Compensation Programs (OWCP), amministrati dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, forniscono compensazioni relative ai benefici per la sostituzione dei salari, alle cure mediche e alla riabilitazione professionale. I datori di lavoro contribuiscono a un fondo assicurativo e i dipendenti possono presentare un reclamo in caso di incidente sul lavoro o spese mediche sostenute.
Definizione di assicurazione di compensazione dei lavoratori
La compensazione dei lavoratori è un tipo di assicurazione che viene offerta ai dipendenti quando subiscono un infortunio sul lavoro. A seconda della tate degli Stati Uniti in cui si verifica l’incidente, i requisiti possono differire.
L’assicurazione di compensazione dei lavoratori è obbligatoria per quasi tutti i datori di lavoro negli Stati Uniti (il Texas è un’eccezione) e le aziende che non ottengono una copertura sufficiente possono essere soggette a sanzioni legali. Le politiche includono in genere la prima parte per la copertura obbligatoria e la seconda parte per la copertura non obbligatoria.
Ruolo delle risorse umane in un reclamo WCB: assicurazione di compensazione dei lavoratori
Le richieste di risarcimento dei lavoratori riguardano molti reparti all’interno di un’azienda. I dipartimenti di salute e sicurezza devono eseguire valutazioni del rischio regolari per ridurre la probabilità di lesioni dei dipendenti e reclami WCB. L’ufficio legale è responsabile per la contrattazione dei lavoratori assicurazione di compensazione e la gestione di eventuali cause che si presentano. Anche i responsabili dipartimentali svolgono la loro parte in quanto devono garantire che i loro team siano completamente formati e consapevoli del processo di segnalazione degli incidenti.
Le risorse umane sono forse più coinvolte di qualsiasi altro settore commerciale. Oltre a garantire che un dipendente ferito riceva cure mediche e sia trattato in modo equo, il ruolo primario delle risorse umane è quello di sviluppare e attuare politiche e procedure pertinenti in linea con le leggi sul lavoro aggiornate, tra cui l’ADA, la Family and Medical Leave Act e qualsiasi altra legge statale pertinente e piani di beneficio aziendale.
Workers Compensation Board – Presentazione di un reclamo
In caso di infortunio sul lavoro, il reparto risorse umane di un’organizzazione deve prima segnalare l’incidente agli assicuratori. Devono anche comunicare con il dipendente per amministrare un reclamo WCB in linea con le normative statali e federali e condurre indagini ove necessario. Inoltre, i registri di tutta la documentazione pertinente e fornire informazioni alla direzione superiore quando richiesto, devono essere conservati. Devono inoltre fornire un supporto e una formazione adeguati una volta che il dipendente in questione è pronto a tornare al lavoro.
Leggi sulla compensazione dei lavoratori – Passi per i datori di lavoro (Panoramica)
Il processo di risarcimento dei lavoratori può essere complicato per tutte le parti coinvolte. In caso di infortunio sul lavoro, sei responsabile della segnalazione dell’incidente o dell’infortunio e dell’ottenimento di una visita medica e di una relazione da parte di un operatore sanitario riconosciuto. Se un lavoratore ferito decide di presentare un reclamo, deve notificare HR in modo che il fornitore di assistenza sanitaria o l’organizzazione managed care può fare un reclamo per loro conto.
Una volta presentata una richiesta, il dipendente colpito da infortunio o malattia deve essere chiaro sul processo di compensazione dei lavoratori. Dovrebbero sapere quando potrebbero aspettarsi benefici e quale è la loro responsabilità in termini di aggiornamento dell’azienda sul loro stato medico e sulla data prevista di ritorno al lavoro.
Ci sono una serie di passaggi che le aziende dovrebbero seguire per gestire in modo efficiente un reclamo.
Gestione graduale della compensazione dei lavoratori
La gestione delle richieste di risarcimento dei lavoratori può richiedere molto tempo. Il processo richiede report e indagini accurate e meticolose in quanto, in definitiva, è responsabilità del datore di lavoro presentare tutte le domande per i benefici di compensazione dei lavoratori.
Sebbene il processo vari da stato a stato, sono necessari alcuni passaggi generali in tutte le giurisdizioni:
Passaggio 1: Rapporti dei dipendenti Incidente – infortunio sul lavoro.
Il dipendente informa il datore di lavoro che si è verificato un infortunio sul lavoro. Visitano un operatore sanitario per una valutazione medica e un trattamento.
Passaggio 2: Rapporto sugli incidenti dei file manager.
Il manager o il supervisore del dipendente ferito completa e archivia un rapporto di incidente. Inoltre, devono assicurarsi che sia firmato dal dipendente che è stato ferito nel lavoro e da eventuali testimoni pertinenti. Il rapporto include dettagli come data, ora e luogo della lesione; dettagli personali del dipendente coinvolto; natura e gravità della lesione; e dettagli su come è avvenuto l’incidente.
Passo 3: Documenti HR Reclamo ufficiale di assicurazione.
HR presenta un reclamo ufficiale per conto del dipendente. Il reclamo andrà al fornitore di assicurazione della società e all’ufficio dell’Agenzia di compensazione dei lavoratori dello stato (WCAO).
Fase 4: HR conduce un’indagine.
Le risorse umane conducono un’indagine e intervistano tutti i testimoni chiave, tenendo conto delle normative della Family and Medical Leave Act (FMLA) e della Americans with Disabilities Act (ADA).
Passo 5: Monitorare i progressi dei dipendenti.
Nel caso in cui un lavoratore ferito non sia in grado di svolgere le proprie funzioni, i reparti di terapia HR o occupazionale mantengono contatti regolari con il dipendente per monitorare i loro progressi e il ritorno anticipato alla data di lavoro. Per questo motivo, i fogli di calcolo di tracciamento comp dei lavoratori possono essere utilizzati per eseguire questa operazione. Tuttavia, se si desidera semplificare il processo, monitorare i progressi dei dipendenti attraverso un sistema di gestione delle prestazioni. HR deve anche fornire formazione una volta che il dipendente torna al lavoro, se necessario.
Fase 6: liquidazione della compensazione.
Lo stato WCAO determina se un reclamo ha esito positivo o se sono necessarie ulteriori indagini. Se gli insediamenti comp vengono rifiutati, i dipendenti possono fare appello al WCAO.
Come funziona Workers’ Comp con FMLA?
In determinate circostanze, può essere possibile per un dipendente ricevere consecutivamente il congedo comp e FMLA dei lavoratori. Un esempio di questo sarebbe un dipendente che subisce un infortunio sul lavoro o una malattia che è classificata come una “condizione di salute grave” sotto la FMLA. In questo caso, il lavoratore riceve le prestazioni comp dei lavoratori e il loro tempo libero è conteggiato contro le ferie FMLA.
Che dire nel caso in cui si applichino entrambe le leggi sulla compensazione? In questo caso, il datore di lavoro deve determinare quali regolamenti forniscono il maggior numero di benefici al dipendente.
Indennità dei lavoratori & Buone pratiche
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- Mentre la maggior parte delle aziende adottano misure preventive per salvaguardare gli ambienti di lavoro, gli incidenti sono inevitabili. È quindi fondamentale che i dipartimenti delle risorse umane rispettino le normative locali e federali. Ciò garantisce che i dipendenti feriti ricevano diritti retributivi e previdenziali e riduce la responsabilità dei datori di lavoro per il risarcimento.
- Tutti gli infortuni sul lavoro devono essere accuratamente studiati e documentati, indipendentemente dal fatto che venga presentata o meno una richiesta. Le indagini dovrebbero concentrarsi sulla raccolta di fatti e dichiarazioni attendibili dei testimoni. Soprattutto, le aziende che formano i loro manager e supervisori sull’importanza della salute e della sicurezza e dei reclami WCB possono supportare le risorse umane in questo processo. Inoltre, è fondamentale che i datori di lavoro sappiano cosa fare in caso di incidente e siano consapevoli dell’importanza di segnalare e documentare tutti gli incidenti. Possono anche aiutare a determinare se un reclamo è valido o meno.
La chiave per gestire in modo efficiente le richieste di risarcimento dei lavoratori è la segnalazione tempestiva, la formazione a livello aziendale, un’indagine approfondita e una buona comunicazione. Un programma di ritorno al lavoro ben progettato è anche vitale per garantire una transizione fluida verso il posto di lavoro con il minimo disturbo alle operazioni.
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Scritto da Cat Symonds; A cura di Tanya Lesiuk