Un Guide Étape Par Étape pour Améliorer les Processus Métier
Les processus métier jouent un rôle essentiel dans toute organisation. Des processus efficaces rationalisent les activités individuelles et améliorent l’efficacité globale.
Pour réussir et continuer à réussir, il faut se concentrer en permanence sur l’amélioration des processus métier afin d’augmenter la productivité et de maintenir un niveau de qualité élevé.
Rendre un processus plus efficace réduit finalement votre charge de travail et rationalise la livraison d’un produit ou d’un service. Mais comment améliorer exactement un processus métier et quelles sont les étapes à suivre ?
Dans cet article, nous aborderons les étapes exactes de l’amélioration des processus métier. Nous vous montrerons également comment créer des flux de travail automatisés avec le logiciel d’automatisation des processus métier de frevvo.
Ceci est un guide complet. Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder à la section qui vous intéresse le plus:
- Quelles sont les Étapes pour Améliorer un Processus Métier ?
- Quels Impacts Faut-Il Attendre De L’Amélioration Des Processus Métier?
- Cas d’utilisation de l’Amélioration des Processus Métier
- Comment Améliorer et Automatiser vos Processus Métier
Quelles Sont les Étapes pour Améliorer un Processus Métier ?
L’amélioration des processus opérationnels consiste à identifier et à améliorer un processus existant afin de rationaliser son efficacité globale. En termes simples, vous prenez un processus et trouvez une meilleure façon de le faire.
Votre entreprise dépend probablement chaque jour d’innombrables processus, de la gestion des bons de commande à l’approbation des demandes de voyage, etc. Chacun est nécessaire pour que votre entreprise fonctionne et prospère.
Mais ces processus peuvent devenir inefficaces s’ils ne sont pas mis à jour ou s’ils sont exécutés manuellement, ce qui peut entraîner des pertes financières et une perte de temps précieuse.
Vous préférez le voir et l’entendre plutôt que de lire à ce sujet?
Laissez-nous vous montrer à quel point c’est facile.
Une étude d’IDC a révélé que les entreprises perdent environ 20 à 30% de leur chiffre d’affaires annuel en raison de processus inefficaces. Les impacts financiers de ces processus inefficaces s’aggravent plus ils perdurent longtemps.
Si les employés passent trop de temps sur un processus ou s’ils font plus d’erreurs que d’habitude, il est judicieux de revoir ces processus en question.
L’amélioration des processus implique les sept étapes suivantes:
- Choisir un Processus à améliorer
- Cartographier le Processus Actuel
- Identifier Les Goulots d’Étranglement & Domaines à Améliorer
- Cartographier le Nouveau Processus Potentiel
- Tester le Processus & Réviser
- Mettre en œuvre le Nouveau Processus
- Revoir le processus
En suivant ces étapes d’amélioration des processus, vous pouvez prendre un processus complexe comme la gestion des bons de commande et utiliser un logiciel d’automatisation des processus comme frevvo pour améliorer son efficacité.
Avant de nous pencher sur la façon d’exécuter ces étapes, examinons les impacts positifs que vous pouvez attendre de l’amélioration des processus métier.
Quels Impacts Devez-Vous Attendre De L’Amélioration Des Processus Métier?
Dans le marché concurrentiel d’aujourd’hui, vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre d’avoir des processus inefficaces. Voici comment l’amélioration de vos processus métier peut donner à votre organisation un avantage concurrentiel.
Augmenter l’efficacité opérationnelle
L’automatisation des processus métier conduit à une plus grande efficacité et réduit les coûts opérationnels. Une étude a révélé que les organisations peuvent économiser 10 à 15% de leurs coûts opérationnels en utilisant un outil pour automatiser leurs flux de travail.
Ce chiffre est à l’extrémité inférieure. Les organisations qui pourraient citer combien d’argent elles ont économisé en utilisant un logiciel d’automatisation des flux de travail estiment qu’elles économisent des millions de dollars par an.
Avec frevvo, vous pouvez créer un flux de travail et visualiser un processus complet du début à la fin.
Par exemple, examinons un processus que chaque organisation a: l’intégration des employés. Avant de recruter un employé, vous devrez remplir et soumettre tous les formulaires nécessaires.
Les employés peuvent s’enliser dans ce processus si vous faites tout manuellement. En rationalisant ce processus, vous pouvez réduire considérablement le temps de compétence des nouveaux employés.
Voici un exemple de workflow d’intégration des employés que vous pouvez créer dans frevvo:
L’utilisation d’un logiciel comme frevvo pour visualiser un processus peut vous aider à identifier et à corriger les lacunes opérationnelles.
Améliorer la productivité des employés
Les processus inefficaces sont répétitifs et prennent beaucoup de temps. Ils prennent également du temps pour un travail plus significatif.
Plus de 40 % des employés déclarent consacrer un quart de leur semaine de travail à des tâches répétitives, la saisie manuelle des données prenant le plus de temps.
Avec le logiciel d’automatisation des processus métier de frevvo, vous pouvez réduire la saisie de données avec des champs de formulaire remplis automatiquement. Cela permet aux employés de consacrer moins de temps à la saisie manuelle des données et plus de temps à d’autres tâches productives.
Voici comment le logiciel remplit dynamiquement les champs d’un formulaire PO connecté à une base de données SQL:
L’amélioration des processus métier élimine également la confusion sur la responsabilité de tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail dans frevvo qui achemine automatiquement un formulaire vers la bonne personne.
Les employés n’auront pas à perdre de temps à déterminer à qui envoyer des documents. Tout ce qu’ils ont à faire est de remplir un formulaire et de le soumettre.
Réduire les erreurs humaines
La gestion de la paperasse pour tout processus est non seulement fastidieuse, mais aussi plus sujette aux erreurs.
Les formulaires peuvent être remplis de manière incorrecte ou envoyés à la mauvaise personne. Ces erreurs pourraient entraîner des pertes financières si elles ne sont pas détectées.
Même les feuilles de calcul sont susceptibles d’erreurs. Le Comité olympique de Londres a survendu 10 000 billets pour un événement de natation lorsqu’un membre du personnel a accidentellement entré « 20 000 » dans une cellule au lieu de « 10 000 ». »Le comité a fini par mettre à niveau les détenteurs de billets vers d’autres événements majeurs à perte.
frevvo intègre des calculs automatiques aux formulaires, ce qui réduit la saisie manuelle des données et élimine les erreurs humaines.
Examinons des cas d’utilisation pour améliorer un processus de travail. Ceux-ci peuvent vous donner une idée de la façon dont un logiciel d’automatisation des processus peut être appliqué dans votre propre organisation.
Cas d’utilisation d’amélioration des processus métier
Les startups peuvent être en mesure de s’appuyer sur des processus manuels pour effectuer leur travail. Mais finalement, à mesure qu’une entreprise se développe et attire plus d’employés, les inefficacités créeront des goulots d’étranglement.
Voici les domaines de votre organisation qui peuvent bénéficier de l’amélioration des processus métier.
Intégration des nouveaux employés
Un processus d’intégration solide est essentiel pour toute organisation. Il aide les employés à s’adapter à leurs nouveaux rôles et leur fournit un cadre de réussite.
Pourtant, seuls 12% des employés disent que leur entreprise fait un bon travail d’intégration.
La bonne nouvelle est qu’un programme d’intégration bien structuré peut augmenter l’engagement et réduire le temps nécessaire pour les nouveaux employés.
Avec le logiciel automatisé d’intégration des employés de frevvo, vous pouvez créer un flux de travail qui rationalise la paperasse et met rapidement les employés au courant. Les employés peuvent commencer à cotiser dès leur premier jour au lieu de s’enliser dans la paperasse.
Bons de commande
Les bons de commande sont utilisés pour documenter la vente de biens et de services. Mais l’envoi d’un seul bon de commande comporte de nombreuses étapes: vous devez créer un formulaire, le faire approuver, l’envoyer à un fournisseur, autoriser la facture et le stocker pour la tenue de registres.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un workflow de commande d’achat:
Un processus manuel de commande peut ralentir les opérations. Les employés peuvent également être confus quant aux étapes à suivre ou à qui envoyer les documents.
Les entreprises qui utilisent un logiciel d’automatisation pour les bons de commande ont un temps de cycle plus rapide (24 heures) que celles qui s’appuient sur un processus manuel (35 heures). Cela peut facilement se traduire par des centaines d’heures économisées par an en fonction du nombre de commandes que vous envoyez.
Voici un exemple de workflow de commande conditionnelle dans frevvo:
Une fois qu’un employé soumet un bon de commande, il est automatiquement acheminé vers son responsable. Vous pouvez même ajouter des règles conditionnelles à vos workflows (par ex., les bons de commande ne sont envoyés à un VP pour approbation qu’au-dessus d’une certaine valeur).
Avec les modèles prédéfinis de frevvo, vous pouvez rationaliser les bons de commande et automatiser d’autres processus, notamment la demande d’achat, l’approbation des factures et la gestion des fournisseurs.
Demandes de voyage
Les demandes de voyage sont essentielles pour les organisations dont les employés voyagent pour le travail. L’automatisation de ce processus élimine le besoin pour les employés de rechercher un responsable pour obtenir des approbations.
Chaque entreprise a des processus d’approbation différents pour les demandes de voyage. Avec le logiciel de demande de voyage de frevvo, vous pouvez créer des flux de travail et activer des règles dynamiques pour garantir la conformité aux politiques de voyage.
Par exemple, une politique commune de conformité aux voyages consiste à demander à un gestionnaire d’examiner et d’approuver la demande de voyage d’un employé avant qu’elle ne soit envoyée au service des finances.
Voici un exemple de workflow de demande de voyage dans frevvo:
La création d’un flux de travail pour les demandes de voyage simplifie le processus et garantit que les employés suivent les politiques de conformité aux voyages de votre organisation.
Commandes client
Les commandes client sont utilisées pour confirmer la vente de biens ou de services aux clients. Ils couvrent des éléments tels que les dates de livraison, les méthodes de paiement et d’autres détails clés.
En améliorant et en automatisant ce processus métier avec la solution d’automatisation des commandes client de frevvo, vous pouvez réduire la saisie manuelle des données et traiter les commandes client plus rapidement avec moins d’erreurs.
Voici un exemple de bon de commande client avec intégration de base de données SQL (cliquez sur l’image pour l’essayer):
Lorsqu’un utilisateur sélectionne un produit, le formulaire extrait automatiquement le PDSF et calcule le sous-total lorsqu’une quantité est saisie. Le formulaire prend également en charge les signatures numériques et les pièces jointes.
La connexion de vos bons de commande client à votre base de données SQL signifie que votre équipe commerciale peut consacrer plus de temps à la conclusion de transactions et moins de temps à s’enliser dans des processus internes inefficaces.
Ce ne sont que quelques processus que vous pouvez améliorer et automatiser dans votre entreprise. Tout processus trop manuel peut être une opportunité d’amélioration des processus métier.
Examinons maintenant les étapes exactes pour rationaliser ces processus.
Comment améliorer et automatiser vos processus métier
Suivez ces étapes pour automatiser un processus dans votre entreprise.
Remarque: Les étapes suivantes nécessitent un compte frevvo. Vous pouvez essayer gratuitement le logiciel d’automatisation des processus de frevvo pendant 30 jours.
#1. Choisissez un processus à améliorer
La première étape pour améliorer les processus métier consiste à identifier les domaines qui doivent être modifiés. Un bon point de départ sont les processus qui se répètent souvent et suivent le même ensemble d’étapes.
Voici une courte liste de processus qui bénéficient souvent de l’automatisation:
- Accueil des nouveaux embauchés
- Demandes d’achat
- Demandes de congés
- Remboursements de frais
- Autorisations de voyage
- Commandes client
- Formulaires de consentement
- Audits et conformité
Nous dans ce guide, vous examinerez l’amélioration et l’automatisation des demandes de voyage, mais n’hésitez pas à choisir les vôtres.
#2. Cartographier le processus
L’étape suivante consiste à documenter chaque étape d’un processus existant. L’utilisation d’un organigramme est utile ici pour visualiser chaque étape de votre flux de travail.
Vous pouvez créer votre flux de travail dans frevvo, en ajoutant et en configurant chaque étape. Vous pouvez également installer un flux de travail pré-construit et le personnaliser en conséquence.
Voici à quoi ressemble notre flux de travail de demande de voyage conditionnel:
Dans le concepteur de formulaires visuels, vous pouvez également afficher et modifier les formulaires de demande de voyage.
Tout comme avec le flux de travail lui-même, vous pouvez modifier le formulaire. Vous pouvez faire glisser et déposer des éléments de la palette sur le côté gauche sur le formulaire pour le personnaliser.
#3. Identifier les goulots d’étranglement & Domaines à améliorer
L’étape suivante consiste à effectuer une analyse pour identifier les parties d’un processus qui doivent être améliorées. Posez ces questions pour identifier les goulots d’étranglement:
- Quelles étapes créent des goulots d’étranglement?
- De quoi les employés sont-ils frustrés?
- Quelles étapes causent le plus de retards?
Envisagez d’obtenir des commentaires directement de la part des personnes impliquées dans un processus que vous travaillez à améliorer. Demandez leur avis sur les changements qu’ils mettraient en œuvre.
Une fois que vous avez identifié les goulots d’étranglement, il est temps de concevoir un processus qui les supprime.
#4. Cartographiez le nouveau processus potentiel
Vous pouvez maintenant utiliser le même outil avec lequel vous avez créé votre flux de travail actuel pour créer votre flux de travail amélioré.
Lorsque vous créez votre nouveau flux de travail, gardez à l’esprit les points douloureux que vous avez identifiés à l’étape précédente.
Par exemple, un employé qui doit retrouver son gestionnaire à chaque fois pour approuver une demande de voyage perd un temps précieux. Pour résoudre ce problème, vous pouvez ajouter une étape dans votre flux de travail qui achemine automatiquement ce formulaire vers la bonne personne pour approbation.
#5. Testez le processus
Une fois que vous avez terminé de créer votre nouveau flux de travail dans frevvo, il est temps de le tester pour vous assurer qu’il fonctionne.
Passez ensuite en revue chaque étape de votre flux de travail pour vous assurer de ne rien manquer. Vous pouvez toujours revenir au concepteur visuel pour apporter des modifications si nécessaire.
Assurez-vous de tester votre nouveau flux de travail sur des appareils mobiles, ce que vous pouvez faire directement depuis la fenêtre de test.
#6. Implémentez le nouveau processus
Une fois que vous avez testé votre nouveau flux de travail, il est temps de le déployer — ce que vous pouvez faire dans frevvo en un seul clic.
Améliorer un processus métier implique de modifier un processus existant, alors planifiez-le en conséquence. Allouez du temps pour communiquer ces changements et fournir des conseils aux équipes qui les utiliseront.
#7. Passez en revue le processus
Il y aura probablement des hoquets en cours de route lorsque vous améliorerez un processus. Surveillez de près l’évolution des nouveaux processus et sollicitez les commentaires des employés. Ont-ils des problèmes? Est-ce que quelque chose ne sait pas avec une étape?
Enregistrez tous les commentaires que vous recevez et travaillez à apporter des améliorations continues à vos processus. De petits changements au fil du temps peuvent entraîner d’énormes économies.
Conclusion
L’amélioration des processus métier vous permet de rationaliser les tâches répétitives et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, ce qui réduit les coûts globaux et augmente la productivité.
Avec le logiciel d’automatisation des processus métier de frevvo, vous pouvez cartographier et améliorer un processus existant dans votre entreprise. Le système inclut une fonctionnalité de glisser-déposer, vous permettant de créer des processus automatisés sans écrire de code.
Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un essai gratuit de 30 jours pour voir à quel point il est facile d’utiliser le logiciel pour améliorer vos processus métier et mesurer les résultats.
