Tout Ce Que Vous Devez Savoir Sur La Rédaction De La Proposition De Soumission Gagnante
Faire passer une proposition d’offre est une tâche délicate et il faut s’assurer que vous pouvez vous différencier des concurrents dans l’élaboration d’une offre qui attire l’attention. Les organisations gouvernementales aspirent à obtenir le meilleur résultat possible de l’approvisionnement, il est donc dans l’intérêt du gestionnaire des soumissions, des fournisseurs et des entrepreneurs de soumettre la proposition de soumission la plus précise et la plus éclairée. Une partie très critique du processus d’appel d’offres est la rédaction de la proposition de soumission. Il est crucial d’y consacrer beaucoup de temps pour faire des recherches sur l’organisation gouvernementale contractante et sur ce qu’elle attend de l’appel d’offres.
Quels Sont Les Éléments D’Une Proposition De Soumission?
Il existe de nombreux appels d’offres émis par des organisations gouvernementales et les propositions peuvent varier selon les organisations et les exigences du projet. Certains éléments sont plus ou moins présents dans chaque Proposition d’Offre tels que
- Coordonnées des agences fournisseurs
- Coordonnées des agences fournisseurs
- Portée du travail
- Objet de la proposition
Détails des services et des biens à fournir par le fournisseur ou les agences contractantes
Informations sur les services à valeur ajoutée
Informations sur les prix
Conditions supplémentaires
Calendrier estimé du projet
Signature des deux parties
Que faut-il garder à l’esprit avant de rédiger la proposition de soumission?
Gardez Une Approche Personnalisée
Adressez-vous au pouvoir adjudicateur par son nom. Cela signalera à l’organisation gouvernementale que vous avez parcouru les détails du document d’appel d’offres et que vous ne vous êtes pas contenté de copier-coller des réponses pour chaque projet. De plus, se référer par son nom aide à établir un lien personnel. Comme chaque offre, chaque acheteur est différent et a des attentes différentes du pouvoir adjudicateur. Prenez donc le temps de lire les documents d’appel d’offres et d’adapter votre réponse en fonction de l’offre particulière. Si vous avez du mal à comprendre une question particulière, prenez la liberté de demander.
Informations Sur le projet
Les documents d’appel d’offres sont le guide qui contient toutes les informations essentielles sur le projet, telles que les exigences du gouvernement, les procédures d’approvisionnement, les Critères d’évaluation et l’attribution des contrats. Étudiez peu à peu le document d’appel d’offres pour vous assurer de pouvoir couvrir tous les aspects du projet et de présenter une proposition convaincante indiquant comment vos compétences et vos ressources seront en mesure d’obtenir des résultats de qualité.
Il s’agit d’eux et non de vous
Ce qui distingue une mauvaise proposition d’offre d’une bonne offre, c’est la façon dont vous atteignez l’équilibre entre la présentation de vos compétences et les détails du projet. Trop d’informations sur vous ou simplement mettre en place des compétences non pertinentes ne vous aideraient pas à conclure l’affaire. Au lieu de cela, quelques exemples de projets similaires sur lesquels vous avez travaillé ainsi que de préciser pourquoi vous êtes le mieux adapté pour le poste vous aideront à attirer l’attention de l’autorité contractante.
Promouvoir l’avantage
Lors de la rédaction d’une proposition d’appel d’offres, il est important de situer le coût, les délais et les exigences du projet. Il est important de décrire les avantages que les organisations gouvernementales tireront de vous. Un appel d’offres bien axé sur le client a de meilleures chances de gagner que celui qui n’a pas l’effort de comprendre vos besoins et de fournir une solution pour les mêmes. Il est crucial de faire des recherches sur ce que les agences gouvernementales recherchent auprès de l’autorité contractante et d’essayer de trouver plus d’une idée alternative pour la même chose.
N’oubliez pas de vous concentrer sur le fait que vos solutions dépassent le cadre du projet.
Essayez de mettre en avant un impact positif supplémentaire que votre offre offre à la communauté ou aux entreprises en général.
Mettez-vous à la place de l’Acheteur
Une approche plus emphatique dans la rédaction d’une proposition d’appel d’offres consiste à vous mettre à la place de l’acheteur. Posez-vous des questions comme Ce qui est important pour le client? Comment pouvez-vous ajouter une valeur réelle aux exigences spécifiées? Quels sont les avantages que vous pourriez examiner lors de la sélection d’une proposition d’appel d’offres?
Si vous pensez que votre proposition de soumission pourra apporter des réponses impressionnantes à ces questions et avoir un impact durable sur l’esprit des décideurs, vous êtes prêt à partir.
La relecture est essentielle
Le processus d’appel d’offres comprend le traitement de délais stricts, une pression intense et une gestion multiple de la ressource. Plus encore qu’aucun, il existe des erreurs grammaticales ou non surveillées dans le projet proposé qui terniront l’image de votre entreprise. Nous ne pouvons pas insister suffisamment sur l’exercice pour relire et éditer les propositions avant de les envoyer. Compte tenu du volume élevé de propositions de soumissions que les gouvernements reçoivent, on ne peut pas se permettre de prendre le risque de commettre des erreurs stupides et de réduire leurs chances de gagner.
Professionnels Derrière la scène
Choisissez votre équipe en fonction des forces des professionnels qui peuvent travailler ensemble et partager l’objectif commun, c’est-à-dire remporter l’appel d’offres du gouvernement. Il est important de créer une équipe organisée et collaborative capable de mener à bien le travail de manière efficace. Avant d’aborder le projet de proposition d’appel d’offres, il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe et de s’assurer qu’ils sont tous sur la même longueur d’onde.
Rappelez-vous que votre équipe peut faire ou casser l’affaire, alors choisissez judicieusement vos collaborateurs.
L’enchère la moins chère gagne toujours est un mythe !
Lorsque vous soumettez une offre pour un projet, vous vous assurez que vous engagez un coût et il est crucial de placer un « devis » raisonnable pour les services que vous devriez offrir. Les offres sous-évaluées entraînent non seulement des pertes pour l’entreprise à long terme, mais réduisent également votre crédibilité. L’optimisation des ressources est un critère important dans l’évaluation des offres, il faut donc établir une estimation claire pour poursuivre le processus d’appel d’offres avec authenticité.
Les éléments d’une ventilation claire des coûts « cotés » incluent
Salaire horaire
Coût du matériel
Coût d’opportunité
Frais généraux
Main-d’œuvre
Tant que vous pouvez justifier le prix que vous avez mis en place, vous êtes prêt.
Divers infomédiaires en ligne comme Tendersinfo sont là pour faciliter le processus d’appel d’offres du gouvernement en aidant ses utilisateurs des premières étapes de la préparation de la proposition d’offre jusqu’à l’attribution du contrat. En quelques clics, e-Procurement Technologies Limited vous propose sa large gamme de services sous ses différentes marques.
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