Soirée trivia d’entreprise grand groupe
La semaine dernière, TrivWorks a eu l’honneur de participer à une grande conférence à Las Vegas, pour offrir du divertissement à un public gigantesque de 1 400 participants. Nous ne sommes pas étrangers aux grands événements, ayant produit les plus grandes soirées-questionnaires à New York plusieurs fois par an depuis 2011 (en savoir plus ici). Cependant, j’étais moi-même à Las Vegas, et laissez-moi vous dire: un public de 1 400 personnes, c’est gros.
Comme, GROS.
Lors de la fourniture de divertissements de quiz d’entreprise à un large public comme celui-ci, le format de quiz d’équipe standard que nous utilisons généralement ne fonctionnera tout simplement pas. À la Bell House de Brooklyn, où nous avons produit les événements à grande échelle susmentionnés au cours des six dernières années, nous avons confortablement plafonné la fréquentation à 300 personnes. Cela doit servir plusieurs objectifs. D’une part, nous devons nous assurer que l’expérience est agréable pour tous les participants, et entasser autant de personnes que possible dans l’espace ne servira pas cet objectif. Mais d’un point de vue plus pratique, nous devons nous assurer que notre système de classement est efficace et efficient.
L’une des bonnes choses de nos événements est que nous pouvons gérer de grandes foules pour une raison simple: lorsque vous jouez à des quiz d’équipe, ce n’est pas le nombre de participants qui compte pour la notation, mais le nombre d’équipes. Quand vous entendez « 300 personnes » jouer à la fois, vous pourriez penser: « vache sacrée! »Mais en réalité, ces 300 personnes jouent en équipes de 4 à 8 personnes, ce qui correspond généralement à environ 70 à 90 équipes – ce qui est absolument gérable, à condition d’avoir une équipe dédiée d’évaluateurs formés et un appareil avec Microsoft Excel à portée de main.
Cependant, revenons à cet événement à Las Vegas. Nous ne parlons pas de 300 personnes, nous parlons littéralement cinq fois plus! Qu’avons-nous fait?
L’événement-questionnaire de ce soir @Cosmopolitan_LV réunira 1 400 personnes. Cette pièce est GRANDE! pic.Twitter.com/ze1HM9YpkT
Eh bien, comme mentionné, notre formule éprouvée pour les fêtes de trivia d’entreprise n’allait pas fonctionner ici. Nous voulions garder ce divertissement de conférence « à l’ancienne » (c’est-à-dire: pas de dispositifs de soumission de réponses numériques); pour favoriser la collaboration et le lien d’équipe, nous voulions que les gens mettent de côté leurs mobiles et jouent à des anecdotes à l’ancienne. Même avec toute notre expérience et notre expertise mises à profit, il n’y a vraiment aucun moyen possible de collecter, de noter et de tabuler efficacement plusieurs séries de feuilles de réponses provenant de près de 200 tables / équipes. Même si nous le pouvions, combien d’équipes seraient à égalité pour la première place à chaque tour, ainsi qu’à la toute fin? Je frémis à l’idée
En travaillant en étroite collaboration avec le client, nous avons opté pour un nouveau format. Tout d’abord, le client tenait à utiliser cette expérience comme un moyen de « mélanger les gens. »L’événement avait attiré les professionnels de l’entreprise du monde entier dans une seule pièce pendant une très courte période, et le client était déterminé à tirer le meilleur parti de cette situation très particulière (une approche avec laquelle je n’aurais pas pu être plus d’accord!). Ainsi, les tables étaient toutes numérotées et les invités étaient assignés à des tables non pas en fonction de leurs groupes de travail existants ou de leurs pays d’origine, mais plutôt au hasard. Cela aiderait à favoriser la socialisation et de nouvelles relations – ce qui est le but déclaré de l’événement, et en fait pourquoi TrivWorks existe pour commencer. J’ai adoré!
Nous avons déterminé que nous lancerions l’événement avec une seule série d’anecdotes d’équipe dans toute la salle. Les quelque 200 tables seraient préréglées avec une feuille de réponse et un stylo de marque; une fois les portes ouvertes, les participants localiseraient leurs tables et s’asseyeraient pour un dîner combiné / soirée-questionnaire. Nous annoncions les questions de trivia, puis collectons et notons cette feuille de réponse avec une équipe de notation dédiée, stratégiquement placée dans l’immense salle de bal. Nous aurions ensuite tout le dîner pour noter cette série de anecdotes, qui, grâce à mon expérience à la Maison Bell et à d’autres grands événements que je savais, seraient parfaitement gérables. Nous terminerions l’événement par une série de combats-questionnaires en tête-à-tête sur scène, ainsi qu’une grande finale de « confrontation » de style jeu télévisé pour déterminer le gagnant général.
Avec un plan bien en place pour exécuter une soirée-questionnaire d’équipe personnalisée pour un large public d’entreprise, il ne restait plus qu’à avoir le bon emcee. Chez TrivWorks, nous travaillons uniquement avec des professionnels de l’hébergement formés qui ont une expérience considérable sur scène devant des publics divers, qu’ils soient employés, cadres ou clients. Cependant, un événement comme celui-ci appelle quelque chose de plus: nous avions besoin d’un animateur d’événement d’entreprise chevronné, avec des décennies d’expérience devant des « grandes salles » comme celle-ci.
Jeff Rogers était l’homme du métier. Animateur professionnel, modérateur et animateur de jeux télévisés avec plus de 25 ans d’expérience devant un public d’entreprises, Jeff a travaillé avec certaines des marques les plus prestigieuses au monde. Un soir donné, il peut être trouvé n’importe où aux États-Unis interviewant des cadres supérieurs sur scène ou dans le cadre d’une émission interne, ou gardant un public de 10 000 participants à la session générale engagé et enflammé entre les conférenciers principaux. Il est également un animateur de jeu télévisé professionnel, ce qui signifie qu’il sait exactement ce qu’il fait lorsqu’il s’agit de faciliter des concours-questionnaires. Il est parfait ! (pour en savoir plus sur Jeff, cliquez ici).
L’événement n’aurait pas pu être plus fluide. Le public est entré dans la salle de bal et s’est assis, après quoi Jeff est monté sur scène, a ordonné à tout le monde de mettre son téléphone portable au milieu de sa table, puis a guidé le public dans une orientation amusante et remplie de rire. Quand il était temps d’annoncer les questions-questionnaires, elles sont apparues une à la fois sur les écrans de projection gigantesques situés dans toute la salle, ce qui, combiné à la voix en plein essor de Jeff, permettait aux 1 500 participants de voir et d’entendre les questions. Une fois la dernière question annoncée, notre équipe de notation – stratégiquement positionnée dans la pièce entre les tables – a rapidement rassemblé les 200 feuilles de réponses, puis les a emmenées dans une pièce adjacente pour la notation et la tabulation.
Le classement s’est déroulé encore plus rapidement que je ne l’avais imaginé – je dirais que nous étions complètement terminés après au plus dix minutes. Nous avons pris toutes les équipes qui avaient obtenu un dix parfait sur dix, et avons mis leurs feuilles de réponse dans un bol de tombola. Pendant ce temps, Jeff organisait un combat-questionnaire en tête-à-tête sur scène entre deux groupes de cadres supérieurs, entre deux cours de dîner. Pour couronner l’événement, nous avons apporté la tombola des scores parfaits sur scène, et Jeff a attiré deux équipes pour participer à un défi final de « confrontation » sur scène, afin de déterminer le gagnant général.
J’organise et produit des événements-questionnaires depuis plus de dix ans, et je dois dire que cet événement s’est déroulé aussi bien et avec succès que tous ceux auxquels j’ai jamais participé. Les questions personnalisées et la compétition amicale ont été extrêmement bien accueillies par le public, et la collecte et la notation des feuilles de réponses ont été parfaitement fluides. Cependant, le fait d’avoir un animateur professionnel très expérimenté sur scène pour diriger le spectacle a vraiment tout lié magnifiquement, garantissant au public une expérience amusante et festive qui se sentait professionnelle du début à la fin. Ce fut un énorme succès pour le client et une grande victoire pour TrivWorks – J’ai hâte de travailler avec Jeff pour produire plus d’événements de grande taille à l’avenir!
Pour un autre article utile sur les événements trivia d’équipe pour un large public d’entreprises, visitez https://trivworks.com/2011/06/taking-the-terror-out-of-running-huge-trivia-events/