Liste de contrôle de réunion de classe facile en 8 étapes
Les réunions scolaires peuvent être un excellent moyen de renouer avec ses camarades de classe, de se remémorer le passé et de partager votre vie après le lycée. Si vous vous êtes porté volontaire ou avez été élu pour planifier une réunion de classe mais que vous ne savez pas par où commencer, cette liste est faite pour vous! Si vous suivez cette liste de contrôle de réunion de classe en utilisant seulement 8 étapes
Liste de contrôle de réunion de classe: 8 Étapes clés
Créer un comité
Un comité est un ingrédient clé dans la planification de tout grand événement réussi. Planifier une réunion par vous-même est possible, mais c’est une tâche énorme. Vous devrez rechercher les bons lieux d’événements, le budget, fixer une date, choisir des décorations *, embaucher un DJ, un photographe, un traiteur et bien plus encore.
Si vous avez plus d’une personne à faire tout cela, cela semblera beaucoup moins de travail. Ce comité devrait être des gens qui veulent aider. Les camarades de classe sont votre meilleur choix pour les membres du comité, car ils feront de toute façon partie de la réunion de classe. Un comité vous aidera non seulement à faire tout votre travail, mais il rendra également votre travail beaucoup plus agréable. N’oubliez pas que vous avez le pouvoir de choisir qui vous voulez au sein de ce comité, assurez-vous de choisir des personnes que vous connaissez qui vous seront utiles!
Une fois votre comité formé, vous devez alors savoir quelques choses. Tout d’abord, vous devrez décider d’un lieu et d’une heure pour vous rencontrer. Vous pouvez vous rencontrer en personne ou en ligne. Vous pouvez vous rencontrer dans une maison, un café, une bibliothèque ou tout simplement lors d’un appel vidéo. En ce qui concerne le moment de votre réunion, cela dépendra simplement du moment où tout le monde est libre. En règle générale, visez l’après-midi ou le soir lorsque d’autres sont au chômage. Vous devrez également être attentif aux activités familiales des autres.
Une fois les heures de réunion définies, il est temps de décider de la plate-forme que vous allez utiliser pour communiquer en dehors de ces réunions. Il y a tellement de façons différentes de le faire. Vous pouvez simplement utiliser des SMS ou des appels. Si vous préférez, vous pouvez utiliser de nombreuses plateformes de médias sociaux. Facebook messenger est une façon, ou vous pouvez simplement créer un groupe Facebook. GroupMe est une application très populaire pour communiquer avec un groupe. Une autre idée est d’utiliser Zoom ou Skype, ils ont tous deux des capacités de discussion et de conférence téléphonique. Cela dépend beaucoup de votre comité spécifique et de leurs préférences.
Budget
En ce qui concerne la budgétisation, vous pouvez collecter des fonds pour l’événement de différentes manières. Le moyen le plus populaire d’amasser des fonds consiste à vendre des billets. Si vous suivez cette méthode, plus vous avez d’invités présents, plus vous collecterez d’argent. Une autre façon courante de collecter des fonds est de vendre de la publicité. Si vos invités le souhaitent, ils peuvent acheter un espace sur une bannière ou un document lors de la fête. Le montant que vous collectez grâce à vos efforts de collecte de fonds, en plus du montant que vous êtes prêt à dépenser, dictera le montant que vous devrez dépenser pour votre lieu, vos décorations, votre nourriture, etc.
Il existe également quelques façons d’économiser de l’argent lorsque vous établissez un budget. Tout d’abord, assurez-vous d’utiliser les ressources et les contacts dont vous disposez. D’autres camarades de classe peuvent avoir des liens avec des photographes qui offriraient des frais moins élevés, ou ils peuvent posséder une entreprise de restauration qui pourrait fournir de la nourriture à prix réduit. Tendre la main et demander pourrait vous aider à économiser beaucoup.
Deuxièmement, pour trouver les meilleures offres, soyez à l’affût des promotions ou des soldes qui se déroulent en ce moment. Bien que l’événement puisse ne pas avoir lieu avant quelques mois, il peut y avoir une vente de ballons ou de banderoles qui n’aura pas encore lieu au moment de la fête.
Troisièmement, comparez les prix des articles à différents endroits. Assurez-vous de regarder la différence entre les prix en ligne et en magasin. Il existe de nombreux sites Web sur Internet qui offrent des codes promo pour ces magasins, tels que Coupons.com .
Quatrièmement, achetez en vrac. Généralement, le décor est moins cher lorsqu’il est acheté en vrac. Cependant, soyez prudent, si vous n’avez pas un nombre final d’invités. Si vous n’êtes pas sûr du nombre de personnes qui viendront, cela ne vaudra probablement pas la peine d’avoir des centaines de restes, et cela pourrait coûter plus cher que nécessaire.
Enfin, soyez conscient des frais cachés. Alors que les conceptions génériques peuvent être annoncées à faible coût, les conceptions personnalisées peuvent augmenter le coût. Au lieu de cela, cherchez des moyens de réduire les coûts en trouvant des produits moins chers, en modifiant le design ou en le rendant fait maison. Cependant, alors qu’un article peut être moins cher s’il était fait maison, il pourrait ne pas être moins cher d’en fabriquer une grande quantité. Parfois, faire des choses maison s’avère beaucoup plus cher que d’acheter une grande quantité.
3. Recherchez une date
Vous allez vouloir planifier cette réunion à l’avance. Vous ne voulez pas avoir à planifier tout cet événement à la dernière minute ou manquer de temps pour sortir des invitations et des RSVP. Sans un nombre suffisant de participants, la réunion ne sera pas digne de capturer votre expérience au lycée. Afin d’éviter cela, essayez d’envoyer un sondage avec quelques dates différentes dans environ six mois à vos camarades de classe. Cela permettra à vos invités de répondre au sondage. À partir de ces réponses, vous serez en mesure de déterminer la meilleure date. Facebook et When2Meet sont des ressources gratuites qui peuvent être utilisées pour interroger vos invités sur des dates spécifiques.
Il est également important de choisir les dates de départ et d’arrivée idéales. Ces dates peuvent être pour trouver un lieu, embaucher un traiteur et toute autre décision que vous devez prendre. Cela aidera votre comité à savoir à quel point ses tâches spécifiques sont urgentes. Assurez-vous de garder une trace de qui est assigné quelle tâche, et quand ils doivent la terminer. Cela vous aidera à éviter une grande partie de la confusion qui accompagne la planification d’un événement.
Trouver un lieu
Une fois que vous avez reçu les résultats du sondage et que vous avez choisi une date, il est maintenant temps de choisir votre lieu. Contactez des personnes que vous connaissez qui peuvent avoir des liens ou qui peuvent donner une référence. En utilisant vos connexions, vous pouvez être certain de choisir un lieu merveilleux et potentiellement bénéficier d’une réduction. La solidification du lieu est une étape importante pour faire de la réunion une réalité.
Lorsqu’il s’agit de choisir le lieu spécifique, l’un des points à prendre en compte est le nombre de participants que vous prévoyez d’avoir. Si vous avez déjà reçu des RSVP, vous pouvez baser votre jugement sur ce nombre. Si vous n’avez pas encore reçu de RSVP, vous pouvez estimer en fonction du nombre de personnes ayant répondu au sondage sur les dates potentielles.
Une fois que vous avez un lieu en tête, vous aurez besoin de plus d’informations de base à ce sujet. Êtes-vous en mesure de réserver pour la date à laquelle vous souhaitez que l’événement soit organisé? Y a-t-il un dépôt qui doit être effectué pour tenir la réservation? Quel est le nombre maximum de personnes que l’endroit peut contenir? Y a-t-il un traiteur ou un fournisseur de divertissement que le lieu vous oblige à utiliser? Il y a beaucoup de détails qui entrent dans le choix d’un lieu. Utilisez votre comité lorsque vous choisissez un lieu, cela le rendra beaucoup moins difficile.
Annoncez-le
Une fois la date fixée et le lieu réservé, il est temps de passer le mot sur les détails de la réunion. Vous pouvez utiliser de nombreuses méthodes différentes pour annoncer la réunion. C’est un bon moyen de s’assurer que les informations parviennent au plus grand nombre possible de vos camarades de classe. Les médias sociaux, les listes de courrier électronique des écoles secondaires et la création d’un site Web pouvant être partagé sont autant de moyens de s’assurer que les détails seront rendus publics. Assurez-vous d’inclure la date, l’heure et le lieu. Une brève description de la destination de l’événement peut également être utile, juste pour s’assurer que les bonnes personnes sont invitées. Incluez également votre nom et votre e-mail au cas où les gens auraient des questions.
Prise de décision
Lors de la planification d’une réunion de classe, de nombreuses décisions doivent être prises. Vous souhaitez un photographe /photomaton ? Avez-vous besoin d’un DJ ? La nourriture est attendue, mais faites-vous la cuisine ou engagez-vous un traiteur? De combien de décorations avez-vous besoin et suivez-vous un thème? Avez-vous besoin de rubans*, de nappes*, de sacs cadeaux ou d’invitations*? Ces décisions, et tant d’autres, peuvent être prises par le comité, puis divisées en tâches spécifiques pour chaque membre.
Il y a beaucoup de détails faciles à oublier. En ce qui concerne la nourriture, certaines personnes sont intolérantes au lactose, ont des allergies, sont sans gluten ou végétariennes. Il est très important de garder cela à l’esprit lors du choix d’un menu. Un autre détail à retenir est que les gens peuvent voyager pour venir à cette réunion. Leur fournir des idées de logement ou obtenir un rabais pour eux pourrait être une option que vous choisissez.
Choisir un fournisseur
Une fois que vous avez décidé de tous les différents aspects que vous souhaitez inclure dans la réunion, il est maintenant temps de choisir un fournisseur pour les fournir. Gardez à l’esprit que trouver des fournisseurs par l’intermédiaire de personnes que vous connaissez peut potentiellement entraîner des réductions. Si vous ne savez pas par où commencer lorsque vous recherchez un fournisseur, consultez easyeventplanning.com . Vous y trouverez une liste de tous les vendeurs et détaillants locaux de votre région. Chaque fois que vous planifiez quelque chose avec un fournisseur, assurez-vous d’obtenir tous les accords par écrit. Avoir cette confirmation écrite peut vous éviter beaucoup de confusion ou de tracas à l’avenir.
Finaliser vos décisions
La toute dernière étape consiste à finaliser toutes vos décisions. Finalisez qui de votre comité viendra tôt pour la configuration et qui détruira l’événement après qu’il se soit produit. Le fournisseur que vous embauchez peut jouer un rôle dans ce processus, mais quelqu’un doit être là pour superviser en tout temps. Finalisez ensuite tout avec vos contacts et fournisseurs. Assurez-vous que chaque aspect de l’événement est payé et corrigez tous les détails que vous avez peut-être manqués. Si tout semble parfait, vous êtes prêt à partir!
Terminez votre expérience de planification de réunion en disant à votre comité combien vous avez apprécié leur temps et leurs efforts. Il serait très gentil de leur offrir une carte de remerciement ou un cadeau.
Bien que la planification d’une réunion de lycée puisse sembler une tâche ardue, ces étapes ont été créées pour diminuer votre niveau de stress et organiser votre processus de planification pour les tâches principales. En fin de compte, l’objectif est de lancer une réunion qui permettra à vos anciens camarades de classe de se retrouver et de se remémorer. Tant que vous pourrez vous réunir à nouveau et profiter de la compagnie de l’autre, ce sera une réunion réussie.
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Écrit par Caitlin Connell, Anni Xie et Anna Wertman; Contributeurs: Isabel Tenney, Kerri Sullivan