Construire un Système de Gestion de documents à l’aide de Microsoft

Construire un Système de Gestion de documents à l’aide de Microsoft

Construire un Système de Gestion de documents à l’aide de Microsoft

Trouver le bon système pour gérer vos documents est crucial pour le succès de toute entreprise. L’utilisation d’un système de gestion de documents Microsoft peut aider à résoudre les défis typiques auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles tentent de créer un flux de travail évolutif.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?

Un système de gestion de documents permet de gérer des fichiers numériques tels que Word, Excel, PowerPoints et plus encore. À cette époque, nous avons besoin d’un logiciel sécurisé, robuste et personnalisable qui offre une excellente expérience utilisateur. Le passage d’un ancien système de gestion de documents à un système plus récent a le potentiel d’améliorer les performances et de réduire les coûts.

Défis typiques des Systèmes de Gestion de Documents Hérités

Microsoft dispose-t-il d’un Système de Gestion de documents?

Oui, c’est le cas. Microsoft Office 365 fournit diverses solutions logicielles, notamment SharePoint, Microsoft Dynamics et OneDrive, pour la gestion de documents. Tout ce qui précède peut être utilisé en fonction des besoins de chaque organisation. Ce système nous aide à stocker, collaborer et partager les documents sur différentes plateformes. Il existe également différentes façons d’analyser les performances du système.

1. Gestion de la sécurité et des autorisations
   De nombreux systèmes de gestion de documents n’offrent pas aux utilisateurs un moyen de définir des restrictions sur les personnes pouvant voir certains documents. Certains documents ne devraient pouvoir être consultés que par des utilisateurs spécifiques. Les membres d’un ministère peuvent ne pas vouloir qu’un autre ministère puisse accéder à leurs dossiers. Ou, un département ou un groupe d’utilisateurs devrait pouvoir disposer d’une autorisation d’ajout/modification tandis qu’un autre groupe dispose d’une autorisation en lecture seule.
2. Rechercher et filtrer
   Lorsqu’il y a beaucoup de dossiers et de documents, il peut être difficile de trouver le document spécifique que vous recherchez. De nombreux systèmes de recherche de gestion de documents ne sont pas configurés pour résoudre ce problème.
3. Notification et approbation
   Certains documents, comme la politique RH ou les factures, doivent être approuvés avant d’être consultés par tous les utilisateurs. Malheureusement, la plupart des systèmes de gestion de documents n’offrent pas cette fonctionnalité.
4. Historique du document
   Avez-vous déjà apporté des modifications à un document, uniquement pour avoir besoin de restaurer la dernière version, mais n’y êtes-vous pas parvenu? De nombreux utilisateurs citent l’incapacité de conserver l’historique des documents et de restaurer les versions antérieures comme un point difficile avec les systèmes de gestion de documents hérités.
5. Collaboration d’équipe
   Il n’existe généralement aucun moyen pour les équipes de gérer des documents spécifiques au projet. Les projets doivent pouvoir se voir attribuer une équipe capable de gérer les documents entre les membres de l’équipe.
6. Maintenir la Structure et le nommage des dossiers
   La plupart des systèmes de gestion de documents conserveront la même structure de dossiers et les mêmes conventions de nommage dans tout l’espace. Cela signifie que les utilisateurs ne sont pas en mesure d’organiser ou de nommer les dossiers d’une manière qui leur semble logique, car ces modifications sont reflétées par tous les autres utilisateurs.

Comment les principales applications Microsoft Fonctionnent ensemble pour prendre en charge la gestion des documents

SharePoint

SharePoint offre à votre équipe un espace de travail collaboratif avec des tableaux de bord, des calendriers, des tâches, des notifications et des mises à jour. La plate-forme SharePoint les conserve dans un portail central associé aux sites de l’entreprise. Vous pouvez configurer un site SharePoint auquel chacune de vos équipes peut accéder, avec des tableaux de bord qui donnent des notifications à l’équipe et à l’entreprise. Vous pouvez également configurer un portail d’entreprise où des bibliothèques et des notifications consultables à l’échelle de l’entreprise sont en direct. Attribuez à chaque employé un niveau de sécurité pour autoriser l’accès.

il y a 10 ans, les entreprises utilisaient SharePoint pour la consolidation de documents, Skype pour la communication instantanée et Outlook pour la messagerie et la planification. SharePoint est devenu un centre de partage de documents robuste, avec des espaces de travail, un stockage et une présentation partagés.

OneDrive

OneDrive est une plate-forme de stockage de documents / fichiers en ligne. Il est généralement utilisé par les particuliers et les équipes commerciales qui ont besoin d’un emplacement central pour stocker et accéder aux fichiers. Les fonctionnalités de gestion des versions et de partage de OneDrive facilitent la collaboration, c’est donc plus qu’un simple classeur en ligne. Microsoft fait la distinction entre les versions personnelles et professionnelles de l’outil.

OneDrive (for Business) contient désormais toutes les offres de documents SharePoint d’origine, y compris les flux de travail, l’audit, les modèles et le contrôle de version. Ce qu’il n’inclut pas, ce sont vos ressources marketing, telles que les connexions au site Web et aux réseaux sociaux. L’entreprise est propriétaire du compte et chaque utilisateur se voit attribuer un compte personnel dans le compte de l’entreprise. C’est là que des documents individuels peuvent être produits et stockés avant d’être partagés avec le public plus large de l’entreprise.

OneDrive n’offre pas la possibilité de publier votre contenu sur le Web. Bien que vous puissiez envoyer par e-mail des liens vers des documents, vous ne pouvez pas publier ces documents directement sur une page Web à partir de la plate-forme OneDrive. Vous pouvez rendre les documents accessibles à votre équipe, mais vous aurez besoin d’Office 365 ou d’une autre plate-forme CMS / site Web pour publier votre travail publiquement.

Azure

Tirez parti des partages de fichiers entièrement gérés dans le cloud qui sont accessibles via le protocole SMB (Server Message Block) standard du secteur. Montez des partages de fichiers simultanément dans le cloud ou sur site sous Windows, Linux et macOS. De plus, mettez en cache les partages de fichiers Azure sur les serveurs Windows avec Azure File Sync pour des performances d’accès local. Utilisez des partages premium pour des charges de travail sensibles aux performances et gourmandes en E/S et des partages standard pour un stockage de fichiers fiable et polyvalent

Dynamics 365

Dynamics 365 est une solution basée sur le cloud qui offre tout ce dont vous avez besoin pour le CRM et l’ERP dans un seul package

Consultez les données commerciales et clients en un seul endroit — à travers des centaines de sources — pour une vue unique à 360 degrés de votre organisation.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est conçu pour consolider tous les aspects de la collaboration, pas seulement la gestion et le partage de documents. Grâce à Microsoft Teams, les employés peuvent suivre leur messagerie instantanée, leur courrier électronique, leurs calendriers, leurs projets, etc.

Microsoft Planner

Microsoft Planner est une application à faire fournie avec Office 365. Il est utilisé pour la planification personnelle et le travail d’équipe, avec une interface simple basée sur une carte.

Microsoft Planner permet aux membres de l’équipe de créer des plans, d’organiser et d’attribuer des tâches à différents utilisateurs et de vérifier les mises à jour sur les progrès via des tableaux de bord. Il fournit également un endroit centralisé où les fichiers peuvent être partagés et visibles par toute l’équipe. En tant qu’application Office 365, vous pouvez trouver un planificateur dans votre maison Office 365.

Planner s’intègre nativement à toutes les autres applications Office 365, et l’utilisation d’un outil au sein de  » l’écosystème  » de Microsoft est très efficace. Microsoft a créé une suite d’applications qui se complètent toutes et fonctionnent magnifiquement ensemble. L’utilisation de Planner vous permet d’intégrer facilement vos tâches dans Outlook, de joindre et d’afficher la documentation des tâches en vous connectant à SharePoint, de discuter d’un projet au sein de Teams tout en ayant votre Planner ouvert, de passer un appel vidéo (avec Teams, anciennement Skype for Business), et bien plus encore

Avantages de l’utilisation du logiciel Microsoft pour la gestion des documents

Une solution efficace de gestion des documents spécifie les éléments suivants:

1. Quels types de documents et autres contenus peuvent être créés dans une organisation
2. Quel modèle utiliser pour chaque type de document
3. Quelles métadonnées fournir pour chaque type de document
4. Où stocker un document à chaque étape de son cycle de vie
5. Comment contrôler l’accès à un document à chaque étape de son cycle de vie
6. Comment déplacer des documents au sein de l’organisation lorsque les membres de l’équipe contribuent à la création, à la révision, à l’approbation, à la publication et à la disposition des documents

Microsoft fournit les meilleures solutions pour tous les surtout. Voici les fonctionnalités et les avantages de l’utilisation de Microsoft en tant que partenaire DMS. Elle fournit ces solutions depuis de nombreuses années et est l’une des entreprises leaders dans ce domaine. Avec le cloud, sur site ou hybride, quelle que soit la structure de votre choix, Microsoft offre une meilleure solution.

Ces solutions et avantages comprennent:

• Possibilité de trouver / rechercher facilement les informations dont vous avez besoin
• Compatible avec les mobiles: Créez / modifiez / collaborez à tout moment, en tout lieu
• Sécurité globale: Plus sécurisée qu’un serveur sur site
• Sécurité au niveau des dossiers et des fichiers: Accordez l’accès uniquement aux personnes qui en ont besoin
• Respect de la conformité
• Contrôle de version afin qu’il n’y ait pas d’itérations différentes d’un fichier flottant autour de
• Historique des fichiers afin que vous puissiez voir qui a apporté ce changement, quand
• Collaboration facile avec des collègues, des sous-traitants et des clients
• Partage rapide et sécurisé à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation
• Intégration & Compatibilité: Les solutions de Microsoft s’intègrent facilement à de nombreux autres systèmes
• L’imagerie /numérisation de documents vous permet d’économiser de l’espace physique en stockant vos fichiers en ligne
• Évolutif: Il grandit facilement avec votre organisation. Vous ne pourrez pas le dépasser en tant que solution de gestion de documents
• basée sur le Cloud: Vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité physique des serveurs ni de perdre toutes vos données lorsque tout est dans le cloud. Accédez aux fichiers dont vous avez besoin à tout moment, où que vous ayez une connexion Internet
• Édition hors ligne: si vous allez quelque part sans connexion Internet, vous pouvez facilement emporter vos fichiers avec vous
• Économisez sur les ressources humaines: Vous n’aurez pas besoin d’autant de personnel informatique que pour un serveur existant sur site

De plus, la migration depuis des serveurs existants ou d’autres solutions est facile.

Comment HingePoint Aide Nos Clients à tirer parti des Solutions Microsoft pour leurs besoins de gestion de documents

Nous pouvons vous aider à implémenter SharePoint en tant que solution de stockage de documents. Nous concevrons l’architecture de l’information (IA) en fonction de vos besoins métier uniques. L’IA couvre les collections de sites, les sous-sites, la bibliothèque de documents, les métadonnées, les champs requis, etc.

Organisez vos fichiers en catégories logiques pour vous aider à rester organisé

Nous nous occupons de créer des bibliothèques avec des métadonnées prédéfinies pour vous assurer de trouver le contenu que vous recherchez à chaque recherche et filtre.

Nous pouvons implémenter un workflow qui permet de définir l’approbation et les notifications sur certains documents. Si vous avez besoin d’un site d’équipe pour la collaboration, nous pouvons le créer. Nous pouvons également transformer ce site en un modèle qui vous permet de créer facilement des espaces séparés pour chaque client ou projet qui conservent la même structure de base.

Si vous souhaitez amener la collaboration d’équipe à un autre niveau, nous pouvons vous aider à intégrer Microsoft Teams. Vos équipes seront en mesure de gérer facilement tous les documents liés à une discussion en un seul endroit et de les retrouver facilement à l’avenir.

Gérer des documents liés aux tâches du projet ? Nous pouvons vous aider à ajouter Microsoft Planner à l’équation pour suivre les tâches de progression. Vous pouvez facilement associer des documents de SharePoint à vos tâches et les associer à des conversations avec Microsoft Teams.

Utilisez des formulaires personnalisés pour gérer les demandes d’équipe et créez des onglets avec des rapports personnalisés pour surveiller la progression globale.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons de rationaliser vos processus de gestion de documents à l’aide des outils Microsoft.

Vous pouvez même utiliser SharePoint pour gérer les documents que vous utilisez pour publier du contenu sur votre site Web.

À Quoi Ressemblerait Un Meilleur Système De Gestion De Documents Pour Vous?

Votre organisation utilise-t-elle encore un ancien système de gestion de documents daté pour gérer vos dossiers? Contactez Hingepoint dès aujourd’hui et découvrez que nos consultants expérimentés peuvent vous faciliter la tâche grâce à un système que vos utilisateurs adoreront !