Comment VLOOKUP à partir d’une autre feuille dans Google Sheets
Vous pouvez libérer tout le potentiel de Vlookup, (recherche verticale), dans Google Sheets en l’utilisant pour appeler des données sur différentes feuilles de calcul et classeurs.
La fonction Vlookup est une fonctionnalité incroyablement puissante qui peut transformer des heures de travail en quelques secondes. Bien que la fonction soit utile pour l’analyse de données sur une feuille singulière, vous pouvez améliorer encore la convivialité de Vlookup en appelant des données sur différentes feuilles de calcul.
Avec cette fonction, vous pouvez rechercher et récupérer des valeurs spécifiques à partir de grandes quantités de données rapidement et efficacement.
La possibilité de l’utiliser sur plusieurs feuilles de calcul facilite la propreté de vos données et les met automatiquement à jour lorsqu’il y a des changements entre les feuilles.
Cet Article Couvre:
La formule VLOOKUP
La syntaxe Vlookup est assez simple mais peut être utilisée à un degré très complexe.
Comme le « vertical » dans son nom l’indique, Vlookup recherche une correspondance de ligne dans la colonne la plus à gauche de la plage établie et renvoie la valeur dans la cellule identifiée par l’index.
Il recherche une colonne et renvoie une valeur à partir de la ligne correspondante, généralement à partir d’une colonne différente.
L’une des plus grandes faiblesses de Vlookup est qu’il ne peut pas rechercher une correspondance dans une colonne de droite et ramener un résultat d’une colonne à gauche. En d’autres termes, Vlookup ne peut que regarder ou tourner à droite.
Voici à quoi ressemble la formule lorsqu’elle est décomposée par partie:
=Vlookup(search_key,range,index,is_sorted)
Examinons chaque composant individuellement:
- = Vlookup() : C’est la fonction elle-même sans aucun paramètre. C’est ce qui dit à Google Sheets d’agir.
- search_key : Ce paramètre définit les informations que nous cherchons à associer. Il peut s’agir d’un nom, d’un nombre, d’une valeur booléenne ou de quelque chose de différent. Il peut s’agir d’une valeur statique que nous avons définie ou d’une valeur relative stockée dans une cellule. Si nous définissons cela comme « A2 », il recherchera la valeur dans la cellule « A2 ». Si nous le définissons pour « true », il correspondra à la chaîne de texte « true. »
- gamme: Cela indique à la fonction Vlookup où rechercher une correspondance et la plage dans laquelle se trouve la valeur qu’elle est censée renvoyer. Si nous recherchons une correspondance de valeur dans la colonne B et que nous voulons renvoyer une valeur dans les colonnes C ou D, nous définirons la plage comme B: D. index
- : Ce paramètre indique à Vlookup quelle valeur de colonne renvoyer. L’indice est relatif à la plage, pas à la feuille. C’est donc un nombre au lieu d’une lettre comme les colonnes sont généralement définies. Si notre recherche correspond à la colonne B et renvoie une valeur de la colonne C, la valeur de l’index est 2. Si nous renvoyons la colonne D à partir d’une correspondance de la colonne B, la valeur de l’index est 3.
- is_sorted: Le nom de ce paramètre n’est pas aussi clair car il renvoie des correspondances exactes lorsqu’il est défini sur « false » et la correspondance la plus proche lorsqu’il est défini sur « true ». »True est défini par défaut, mais false est recommandé dans la plupart des utilisations.
Maintenant, regardons tout cela ensemble:
=Vlookup(A2,A2:B5,2,false)
Utilisation de VLOOKUP dans le même Classeur et dans un Classeur différent
Bien que la plupart du temps, nous utilisons la formule VLOOKUP dans Google Sheets sur la même feuille, vous devrez souvent l’utiliser pour VLOOKUP entre deux feuilles du même classeur ou même à travers le classeur différent.
Par exemple, vous pouvez récupérer les données d’éléments spécifiques dans une feuille de calcul, tandis que les données de recherche se trouvent dans une feuille ou un classeur différent.
La façon dont vous utilisez la fonction Vlookup pour importer des données d’une autre feuille est quelque peu différente lorsque vous travaillez dans le même classeur ou un classeur différent.
La formule pour le même classeur Vlookup ressemble à:
=vlookup(search_key,{sheet name}!{cell range},index,is_sorted)
Remarquez qu’il y a un « ! »entre le nom de la feuille et la plage de cellules. De plus, il n’y a pas de guillemets autour de la plage sur un Vlookup de même classeur.
Dans notre test, nous voulons définir la plage sur A3:B6 sur notre feuille nommée « Appelée. »Nous recherchons une correspondance dans la colonne A et renvoyons la valeur dans la colonne B.
Voici la formule qui va le faire:
=Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)
La formule ci-dessus récupère la valeur de la deuxième colonne de la feuille nommée « Appelée » dans la feuille actuelle.
Maintenant, regardons un exemple où nous devons récupérer la valeur d’un classeur Google Sheets différent
=vlookup(search_key,importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cell range}"),index,is_sorted)
Cette version utilise une nouvelle commande appelée « importrange() ».
La syntaxe de cette commande vous demande de définir l’URL du classeur à partir duquel vous importez des données, de définir la feuille spécifique et de définir la plage.
La formule se décompose comme ceci:
Importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cel range}")
- { sheetsURL}: Entre guillemets, ajoutez l’URL du fichier Google Sheets auquel vous souhaitez accéder. Exemple: « https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AJcuVkYvdiW0NAlfuI »
- { nom de la feuille }!{cel range}: Définissez-le de la même manière que vous l’avez configuré dans la méthode same-workbook. Cependant, notez que cette fois, il y a des guillemets autour du nom de la feuille et de la plage de cellules.
Maintenant, regardez-le avec une valeur ajoutée et toutes les valeurs ajoutées :
=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ","Called!A2:B5"),2,false)
Pour réitérer, il y a trois valeurs importantes que vous devez définir dans une référence Vlookup de feuille croisée:
- URL du classeur {sheetsURL}
- Page de la feuille {nom de la feuille}
- Plage de cellules {plage de cellules}:
En parcourant le processus Vlookup
Comprenons le processus de fonctionnement de VLOOKUP lors du référencement d’autres feuilles ou classeurs.
VLOOKUP à partir d’une autre feuille de calcul dans le même Classeur
Utilisons un cas simple d’inventaire de produits pour montrer comment fonctionne Vlookup.
Dans cet exemple, nous avons une gamme de quatre produits: Gadgets, Gadgets, Objets connectés et Widgets. Actuellement, nous n’avons pas de gadgets en stock. Notre première fiche, « Active » nous donne une liste de tous nos produits et nous indique si un produit est en stock:
Nous avons également une deuxième feuille que nous avons nommée « Appelée » qui répertorie le nombre de chaque produit que nous avons en stock.
Disons maintenant que nous voulons que l’onglet « Actif » indique le nombre de produits en stock, mais nous ne voulons nous soucier que de la mise à jour d’une page de feuille de calcul.
- Entrez notre formule Vlookup dans la cellule la plus haute — dans notre cas, nous utilisons
=Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)in cell C2.
- Faites glisser l’indicateur en bas à droite pour l’appliquer à chaque produit (flèche bleue).
Maintenant, notre page « Active » extrait les valeurs de la page « Appelée ». L’un des avantages de l’utilisation de Vlookup est que les produits seront toujours identiques si les deux feuilles de calcul les répertorient dans un ordre différent.
Il ne sera pas non plus rejeté si un produit est manquant dans la feuille de calcul référencée.
VLOOKUP à partir d’une autre feuille de calcul dans un Classeur différent
Le processus de référencement des données d’un classeur différent est un peu plus compliqué.
Nous utiliserons la même gamme de gadgets, Gadgets, Objets et Widgets de l’exemple précédent.
Cette fois-ci, nous voulons apporter les mêmes informations dans une feuille appelée « Extérieur » dans un classeur différent.
Nous voulons apporter les informations de la feuille « Appelée » dans l’autre classeur:
Disons maintenant que nous voulons que l’onglet « Extérieur » indique le nombre de produits en stock, mais nous ne voulons nous soucier que de la mise à jour de la page de feuille de calcul « Appelée » dans le classeur d’origine.
Entrez notre formule Vlookup dans la cellule la plus haute — dans notre cas, nous utilisons
=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ-","Called!A2:B5"),2,false)in cell C2.
Maintenant, notre deuxième classeur fait référence au nombre d’inventaire du premier classeur:
Cela peut être extrêmement utile pour quelqu’un analysant les informations de la première feuille de calcul sans risque d’erreur sur les données d’origine.
Il est également très utile pour apporter une fraction des informations dans une feuille de calcul pour une analyse plus facile dans une autre. La commande Vlookup permet de ne lui apporter que les informations souhaitées.
Quelques conseils lorsque vous utilisez VLOOKUP pour Référencer une Autre Feuille/Classeur
Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous référencez une autre feuille ou un autre classeur dans la formule :
Soyez précis sur la plage
La fonctionnalité Vlookup peut être très gourmande en performances et entraîner une analyse des performances d’un classeur.
Vous pouvez éviter les performances lentes en étant spécifique avec les plages que vous référencez.
- Au lieu d’appeler des colonnes entières comme « A:B » référence les cellules de début et de fin spécifiques comme « A1: B1000 ». Cela réduit le travail que Google Sheets doit faire pour apporter la même quantité d’informations.
- Si vous recherchez des informations dans la colonne A et que vous ramenez le résultat dans la colonne D, utilisez une référence comme « A1: D1000 » au lieu de « A1: F1000 ». Il n’est pas nécessaire de référencer les colonnes E et F si elles sont dans la plage si elles ne sont pas utilisées.
Ceci est particulièrement important lorsque vous appelez des informations entre différents classeurs. Lorsque vous effectuez un Vlookup de classeur croisé, il nécessite une bande passante Internet pour transférer des données entre les deux.
Utilisez des instructions conditionnelles pour éviter les appels inutiles
Une autre façon d’éviter le ralentissement avec Vlookup à feuilles croisées consiste à utiliser une instruction conditionnelle pour déterminer si Google Sheets doit exécuter le Vlookup.
Par exemple, s’il y a des informations sur la feuille que vous utilisez l’appel Vlookup qui vous indiquent qu’il n’est pas nécessaire de l’exécuter, utilisez-les à votre avantage.
Dans notre exemple de produit, la feuille « Active » indique si un produit est en stock ou non. Comme nous savons qu’un produit est en rupture de stock, nous n’avons pas besoin d’utiliser Vlookup pour définir le nombre de stocks.
Pour cela, nous utiliserons la fonction « =if() ». Cette fonction demande si une condition donnée est vraie ou fausse, puis fait quelque chose de différent pour chaque cas. La syntaxe ressemble à ceci:
=if(logical_expression, value_if_true, value_if_false)
Dans un cas d’utilisation simple, nous pouvons l’utiliser pour déterminer si la valeur dans la cellule A1 est supérieure à la valeur dans la cellule B1. Donc, l’expression A1 > B1 ressemblerait à ceci:
=if(A1>B1, "A1 is greater", "B1 is greater")
La formule renverra le texte « A1 est plus grand » si A1 est le plus grand nombre et « B1 est plus grand » si B1 est le plus grand nombre.
Dans le cas de notre feuille de calcul produit, si la valeur « En stock » est « Non », nous ne voulons pas exécuter Vlookup. Nous avons donc configuré notre instruction if comme ceci:
- logical_expression: B2 = « YES » — Cela exécutera la « valeur si true » si les données de la cellule B2 sont « YES ».
- Value_if_true: Vlookup(A2, Appelé !A2:B5,2, false) – Cela exécutera le Vlookup si l’expression logique renvoie true.
- Valeur_fi_false: « en rupture de stock » — Cela renverra le texte « en rupture de stock » si la valeur dans la cellule B2 est autre chose que « OUI. »
Si nous mettons tout cela ensemble, cela ressemble à ceci:
=IF(B2="YES",Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false),"out of stock")
Remarquez comment la cellule C3 dit maintenant « en rupture de stock » au lieu de renvoyer la valeur « 0 ». Dans ce cas, nous avons évité d’exécuter un Vlookup car nous n’avions pas besoin de ramener des données.
Pendant que vous entrez plus d’informations dans Google Sheets pour calculer les résultats, cela crée moins de travail pour le programme.
Il est beaucoup moins difficile d’exécuter de nombreux « if checks » qu’un seul Vlookup. L’utilisation de cette technique vous aidera à accélérer Google Sheets et à améliorer les performances.
Assurez-vous d’avoir l’autorisation
Pour des raisons de sécurité évidentes, Google Sheets ne vous permettra pas d’extraire des données d’un autre classeur sauf si vous en avez l’autorisation.
Pour référencer un classeur d’un autre avec Vlookup, vous devez être le créateur des deux ou avoir la permission d’utiliser les deux. Vous pouvez être ajouté en tant qu’utilisateur autorisé soit par compte, soit via une URL de partage.
Utiliser Vlookup pour référencer des informations sur différentes feuilles et classeurs est un outil incroyablement puissant à votre disposition.
La commande est particulièrement utile avec l’utilisation de feuilles croisées car elle reflétera toutes les modifications apportées à la feuille d’origine sur toutes les feuilles référencées.