Comment puis-je tenir des livres pour une petite entreprise?

Comment puis-je tenir des livres pour une petite entreprise?

Gérer une entreprise peut être imprévisible, mais un excellent système de tenue de dossiers peut faciliter les choses. Sur cette page, vous en apprendrez plus sur la tenue de dossiers – ce que vous devez conserver, comment conserver les dossiers et combien de temps les conserver.

De nombreuses start-ups, ainsi que les propriétaires d’entreprise existants, ont tendance à négliger cet aspect de leur entreprise jusqu’à la fin de l’exercice (EOFY).

Selon la loi, chaque entreprise est tenue de tenir des dossiers exacts et opportuns.

Je ne saurais trop insister sur l’importance d’organiser vos comptes dès le début en mettant en place et en utilisant un logiciel de comptabilité simple adapté à vos besoins.

Dès que vous démarrez une entreprise, vous devez faire face à des chiffres. Chaque entreprise, aussi petite soit-elle, doit tenir un registre de chacune de ses transactions. Cela inclut les ventes, les dépenses, les paiements de salaire – en fait, chaque mouvement d’argent vers et hors de votre entreprise.

Bien qu’il soit possible de le faire vous-même, la plupart des entrepreneurs ne sont pas formés à la comptabilité. Il est donc courant que les entreprises externalisent ce travail quotidien.

Dans ce guide, nous expliquerons pourquoi l’embauche d’un comptable est une excellente idée ou même une partie essentielle de la conduite des affaires. Ensuite, nous verrons comment vous pouvez embaucher le bon comptable pour votre entreprise.

Qu’Est-Ce Que La Comptabilité?

La comptabilité consiste à enregistrer et à classer toutes les transactions financières de votre entreprise. C’est garder une trace de ce que votre entreprise dépense et de ce que votre entreprise reçoit.

Ces tâches étaient autrefois gérées à l’aide de livres et de registres, d’où le nom de  » comptabilité « . À l’origine, les transactions seraient enregistrées dans des livres de jour, des livres de caisse ou des journaux, puis transférées dans un grand livre.

Les logiciels de tenue de livres ont maintenant pratiquement remplacé le besoin de livres physiques.

Qu’est-ce qui fait un bon comptable? Les qualifications aident, mais ce qui sépare le blé de l’ivraie, c’est l’attitude. Un bon comptable se soucie quand quelque chose ne s’équilibre pas et se fâche quand des choses disparaissent. Un comptable se soucie que les états financiers aient un sens et se sent responsable lorsqu’il s’agit d’amener les clients à payer à temps. Un bon comptable, en d’autres termes, vaut son pesant d’or.

Avantages de la tenue de dossiers

La tenue de bons dossiers présente de nombreux avantages. Cela peut vous aider à:

• gardez une trace de la santé de votre entreprise, afin que vous puissiez prendre de bonnes décisions d’affaires
• respectez vos obligations fiscales et de pension de retraite
• gérez vos flux de trésorerie
• démontrez votre situation financière aux banques ou à d’autres prêteurs

Registres fiscaux et de pension de retraite que vous devez conserver

Vous devez tenir des registres de toutes les opérations liées aux affaires fiscales et de pension de retraite de votre entreprise, y compris des registres à l’appui des renseignements que vous incluez dans vos déclarations et déclarations de revenus.

Les dossiers que vous devez tenir dépendent des obligations fiscales et de pension de retraite de votre entreprise et de la structure de votre entreprise (entreprise individuelle, société de personnes, société ou fiducie).

L’Office australien des impôts (ATO) exige que:

1. Vos enregistrements ne doivent pas être modifiés et doivent être stockés de manière à empêcher la modification des informations ou l’endommagement des enregistrements.
2. Vous devez conserver la plupart des documents pendant cinq ans, à compter du moment où vous avez préparé ou obtenu les documents, ou terminé les opérations (ou les actes auxquels ils se rapportent), selon la dernière de ces dates.
3. Vous devez pouvoir montrer à l’ATO vos enregistrements s’ils le demandent.
4. Vos enregistrements doivent être en anglais ou pouvoir être facilement convertis en anglais.

Trois raisons Pour lesquelles Vous avez besoin d’Un comptable

Si vous débutez dans les affaires, vous pourriez penser que vous n’avez pas besoin de quelqu’un pour vous occuper des livres. Peut-être pensez-vous qu’il suffit de laisser votre comptable trier les chiffres une fois par trimestre ou une fois par an. Mais il y a de bonnes raisons d’embaucher un comptable. En voici trois:

Ils vous font gagner du temps

Sauf si vous en savez déjà beaucoup sur la tenue de livres, il n’est pas sage d’assumer ce travail vous-même. Le traitement des reçus, des dépenses et des paiements n’est qu’une partie du travail. Ils savent comment attribuer des dépenses à des clients particuliers. Ils prendront tous les numéros, les saisiront dans votre logiciel de comptabilité et leur donneront un sens. Un bon comptable sait comment les transactions doivent être traitées pour fournir des rapports commerciaux utiles. C’est un travail qualifié, et votre comptable le fera beaucoup plus efficacement que vous ne le pouvez.

Ils comprennent votre entreprise.

Parce qu’ils s’occupent des comptes quotidiens, les comptables ont une connaissance approfondie des finances de votre entreprise. En partageant ces informations avec vous, ils peuvent vous aider à déterminer où votre entreprise devrait aller. Ils peuvent signaler tous les problèmes à temps pour que vous puissiez faire quelque chose à leur sujet. Un bon comptable veille sur vos finances et vous aide à éviter les ennuis.

Ils vous aident à gérer vos flux de trésorerie.

Les comptables fournissent un service précieux, en particulier lorsqu’il s’agit de conseils stratégiques, de déclarations annuelles et de questions fiscales. Mais ils ne voient généralement pas vos comptes tous les jours. Un bon comptable surveillera régulièrement vos comptes. Cela vous aidera à garder votre flux de trésorerie sous contrôle, ce qui est vital pour la croissance de l’entreprise.

Comptabilité de base: Comprendre les types de comptes

Comprendre la différence entre les types de comptes est le secret pour coder correctement les transactions. Voici le guide de triche pour comprendre la différence entre les actifs et les passifs, les capitaux propres et les revenus, les bananes et les pommes.

• Actif actuel: Tout ce qu’une entreprise possède qui peut être converti en espèces dans les 12 prochains mois.
• Actif non courant : Un actif physique tel que du matériel de bureau, des terrains, des bâtiments, des ordinateurs ou des véhicules à moteur qui ne devrait pas être converti en espèces au cours des 12 prochains mois.
• Passif actuel: Un montant dû par l’entreprise qui est dû dans les 12 prochains mois, y compris des choses effrayantes telles que les cartes de crédit.
• Responsabilité non courante: Tout ce que vous possédez qui ne doit pas être payé dans les 12 prochains mois, comme les dettes de location-achat ou les prêts bancaires.
• Capitaux propres: L' »intérêt » que les actionnaires ou un propriétaire ont dans l’entreprise, y compris à la fois le capital apporté et le résultat accumulé au fil du temps.
• Revenu: Argent généré par les ventes aux clients ou le rendement des investissements.
• Coût des ventes: Ce qu’il en coûte en matières premières, en fournitures ou en main-d’œuvre de production pour fabriquer les biens que vous vendez (également appelé coût des biens vendus ou dépenses variables).

Liste de contrôle de comptabilité

Cette liste de contrôle de comptabilité étape par étape devrait vous aider à dormir tranquille la nuit en sachant que vous avez fait ce que vous deviez faire pour que vos livres soient en parfait état.

• Assurez-vous de configurer des flux bancaires pour chaque compte.
• Au moins une fois par mois, rapprochez chaque compte bancaire des relevés bancaires.
• Recherchez les transactions pré-datées ou futures.
• Mangez une barre de chocolat familiale en une seule séance (oh oui, et nettoyez la liste du débiteur).
• Parcourez la liste des créanciers.
• Vérifiez les codes fiscaux sur toutes les transactions.
• Rapprochez vos comptes de responsabilité en matière de TPS.
• Donnez l’inventaire une fois terminé.
• Rapprochez tous les comptes de passif de la paie.

Comment Faire La Comptabilité?

Les deux tâches les plus importantes de la comptabilité des petites entreprises sont l’enregistrement et le rapprochement.

Enregistrement de chaque transaction

Enregistrez vos ventes. Cela se faisait traditionnellement en les écrivant dans un livre de caisse ou en les poinçonnant dans une feuille de calcul. Les propriétaires d’entreprise sont désormais plus susceptibles de télécharger les données de vente directement dans leurs livres à partir d’un logiciel de point de vente ou de facturation.

Enregistrez vos transactions. Chaque achat lié à l’entreprise doit être noté. Vous devez également conserver la preuve d’achat si vous envisagez de demander cette dépense à titre de déduction fiscale. Encore une fois, vous pouvez écrire ces détails dans un livre ou une feuille de calcul. Ou vous pouvez automatiser la tâche afin que tous les débits de votre compte bancaire professionnel soient transférés dans votre logiciel de comptabilité.

Vous pouvez enregistrer les revenus et les dépenses à différents moments, selon que vous faites de la comptabilité d’exercice ou de la comptabilité d’exercice.

Rapprocher chaque transaction

Le rapprochement implique de croiser régulièrement vos livres d’affaires avec vos relevés bancaires pour vérifier que les transactions et les soldes correspondent – et identifier les raisons sinon. Souvent, les frais bancaires, les paiements d’intérêts, les dépôts et les paiements qui n’ont pas encore atteint vos comptes bancaires devront être comptabilisés.

Vous pouvez effectuer un rapprochement bancaire tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou moins souvent, selon le nombre de transactions effectuées par votre entreprise. Cependant, vous devrez probablement rapprocher vos livres avant de soumettre des déclarations de revenus à tout le moins.

Plus tôt vous rapprochez les transactions, et plus tôt les erreurs peuvent être détectées et corrigées. Il est préférable de le faire souvent – même quotidiennement – pour que le travail ne s’accumule pas. Vous pouvez en savoir plus dans notre guide sur la façon de procéder au rapprochement bancaire.

Autres tâches de tenue de livres pour les petites entreprises

Si vous agissez à titre de comptable pour une petite entreprise, vous pourriez également être responsable ::

• comptes débiteurs (émettre des factures et s’assurer qu’elles sont payées)
• comptes créditeurs (payer les factures à temps)
• paie (payer les employés)

Les comptables professionnels fournissent également d’autres services, comme l’aide aux rapports financiers (profits et pertes, bilan, rapport sur les flux de trésorerie) et la mesure de la performance de l’entreprise. Les comptables sont également souvent des agents BAS et peuvent vous aider à déclarer vos impôts.

Que Font Les Comptables ?

Voici quelques-unes des tâches du comptable qui vous aideront à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise:

Suivi des transactions quotidiennes

Un comptable peut s’occuper de l’enregistrement des transactions bancaires quotidiennes. Si le logiciel de comptabilité que vous utilisez a des flux bancaires automatiques quotidiens, c’est un excellent outil à utiliser pour votre comptable. Lorsque vos lignes de relevés bancaires sont introduites dans votre logiciel de comptabilité, il est beaucoup plus facile de garder un œil sur les flux de trésorerie et cela permet également d’économiser du temps de saisie des données.

Envoi des factures et gestion du grand livre des comptes clients

La préparation des factures et leur envoi aux clients relèvent généralement de la responsabilité du comptable. La gestion du grand livre des comptes débiteurs – et la poursuite des retards de paiement – est également susceptible d’être effectuée par un comptable.

Gestion du grand livre des comptes fournisseurs

Jusqu’à un certain montant, ce sont généralement les comptables qui effectuent les paiements au nom de l’entreprise. Cela comprend le paiement des factures fournisseurs, des dépenses et de la petite caisse.

Garder un œil sur les flux de trésorerie

L’une des tâches les plus importantes pour un comptable est de s’assurer que l’entreprise ne manque pas d’argent au quotidien. Ils peuvent le faire en surveillant le solde des revenus par rapport aux dépenses. Ensuite, ils peuvent agir ou offrir des conseils s’il semble que l’entreprise ait besoin de plus d’argent prêt.

Préparer les livres pour le comptable

C’est le travail du comptable de s’assurer que les comptes sont valides et à jour lorsque le comptable en a besoin. Cela permet au comptable d’utiliser ses compétences et ses connaissances pour formuler des recommandations commerciales, faire rapport au conseil d’administration et remplir les déclarations de revenus des entreprises.

En résumé, c’est le comptable qui fait le travail quotidien afin que le comptable puisse se concentrer sur les opérations financières stratégiques. Les comptables jouent donc un rôle important – sans eux, les comptables ne peuvent pas faire leur travail.

Comment conserver des dossiers

Vous pouvez conserver des dossiers électroniquement ou sur papier. L’ATO recommande que les entreprises utilisent si possible la tenue de dossiers électroniques, car elles s’orientent progressivement vers la déclaration électronique pour les obligations fiscales et les super obligations. La conservation de vos dossiers par voie électronique devrait faciliter certaines tâches et vous faire gagner du temps une fois votre système configuré.

Si vous conservez vos dossiers électroniquement, il n’est pas nécessaire de conserver des copies papier, sauf si une loi ou un règlement particulier exige une copie papier.

Vous pouvez également stocker et conserver des enregistrements papier par voie électronique. L’ATO accepte les images des documents papier d’affaires enregistrés sur un support de stockage électronique, à condition que les copies électroniques soient une reproduction fidèle et claire des documents papier originaux et répondent à leurs exigences en matière de tenue de dossiers. Une fois que vous avez enregistré une image de vos enregistrements papier originaux, vous n’avez pas à conserver les versions papier.

Quel que soit votre choix, assurez-vous de stocker vos enregistrements dans un endroit sécurisé. Sauvegardez vos documents et, si possible, disposez d’un emplacement de stockage hors site sécurisé, qui peut inclure un stockage en nuage.

Les enregistrements doivent également se trouver sur un ordinateur ou un appareil qui:

• vous avez accès à (y compris tous les mots de passe)
• est sauvegardé en cas de panne informatique
• vous permet de contrôler les informations traitées, saisies et envoyées conseils pour trouver un comptable

De nombreux services de comptabilité sont disponibles. Ces conseils vous aideront à affiner vos choix.

• Demandez-vous si vous voulez un consultant ou une entreprise?
• Les comptables travaillent souvent de manière indépendante afin d’avoir plusieurs clients à la fois. Vous pouvez choisir d’embaucher un consultant indépendant ou une entreprise de comptabilité. Si votre entreprise est assez grande, vous pouvez même embaucher un employé à temps plein. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise approche – cela dépend de la taille et des besoins de votre entreprise.
• Emplacement, emplacement– emplacement – décidez si c’est important
• Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vous pouvez partager l’accès aux données de vos comptes à distance. Mais vous voudrez peut-être toujours rencontrer votre comptable en personne de temps en temps. Décidez à quel point cela est important pour vous et ajustez votre recherche en conséquence. Vous pouvez trouver un conseiller à proximité maintenant si vous êtes à Sydney.
• Utilisez vos réseaux sociaux
• Utilisez les réseaux sociaux en ligne, notamment LinkedIn, pour trouver des professionnels de la comptabilité. C’est génial si vos amis ou connaissances les ont recommandés. Parlez également aux chambres de commerce et aux conseillers commerciaux locaux. Ils connaîtront probablement quelqu’un de convenable.
• Rechercher de l’expérience
• Les comptables ont besoin de qualifications professionnelles avant de pouvoir effectuer légalement des travaux comptables. La comptabilité n’a pas les mêmes restrictions, mais une certification est disponible. Il vaut également la peine de vérifier s’ils font partie d’un organe directeur professionnel comme une association de comptables. Recherchez de l’expérience et un nombre important de clients passés – de préférence dans le même domaine d’activité que vous. Parlez à certains de ces clients si vous le pouvez, car ils vous donneront des informations utiles.
• Choisissez la bonne personne
• Parlez à autant de personnes ou d’entreprises que vous le souhaitez. Interrogez-les deux fois si nécessaire, et assurez-vous de vérifier leurs références et qualifications. Il est également essentiel de penser à la personnalité et à la culture. Le comptable de votre choix communiquera beaucoup avec vous et votre personnel, même s’ils ne sont pas employés à temps plein. Il est payant d’embaucher quelqu’un qui travaille bien dans votre environnement. Faites confiance à votre instinct ici et embauchez quelqu’un de sympathique, serviable et surtout passionné.

Votre copilote financier

Les comptables créent de l’ordre hors du chaos. Ils prennent tous les numéros, reçus, factures et autres données de comptes qui circulent dans votre entreprise. Ils entonneront tout cela dans votre logiciel de comptabilité – dans les bons rapports et le bon compte.