Comment planifier une soirée de gala ?
Pourquoi organiser une soirée de gala ?
La soirée de gala désigne un événement exceptionnel, souvent organisé pour une occasion exceptionnelle. Que ce soit pour une soirée de remise de prix, une collecte de fonds, un lancement de produit ou un anniversaire d’entreprise, organiser une soirée de gala n’est pas quelque chose que vous pouvez improviser.
Un horaire précis et détaillé vous permettra d’offrir un événement inoubliable à vos invités, tout en promouvant une image positive de votre entreprise.
Les objectifs de votre soirée
Pourquoi organiser une soirée de gala ? Les raisons pour lesquelles une entreprise peut vouloir organiser un tel événement sont multiples : communiquer des informations essentielles, récompenser les participants pour leurs réalisations, réunir les employés, etc. D’une manière générale, l’organisation d’une soirée permet à une entreprise de diffuser un message et une image positive auprès des invités dans une atmosphère détendue.
Quelle que soit la raison pour laquelle vous organisez une soirée de gala, la première étape consiste à identifier les objectifs exacts de l’événement.
Sélection du thème de votre événement
Après avoir clairement défini le motif de l’organisation d’une soirée et ses objectifs, il est important de choisir le thème. Ce dernier deviendra le fil conducteur et servira à construire l’horaire de la soirée de gala.
Ce type d’événement est assez rare et exclusif, et les invités soigneusement choisis, ce qui rend cet événement exceptionnel. Les participants sont fiers d’en faire partie, ils veulent être surpris et pris en charge le temps d’une soirée, ce qui aidera à laisser un souvenir positif dans leur esprit.
Rien ne doit être laissé au hasard, surtout pas le choix du thème de l’événement !
L’ambiance de la soirée sera basée sur ce choix, et toutes les animations et services seront sélectionnés en fonction du thème de la soirée.
Votre budget de soirée de gala
Une fois ces étapes préliminaires suivies, vous devez réfléchir au montant que vous pouvez dépenser pour organiser votre soirée de gala. Cela dépend d’un certain nombre de facteurs: le lieu, le nombre de participants et le type de services fournis.
Cependant, le budget que vous souhaitez allouer à votre événement doit être pensé minutieusement et méticuleusement, car il déterminera tous les choix que vous aurez à faire lors des prochaines étapes. Le divertissement, le son, la lumière, la nourriture et les boissons sont autant d’aspects qui auront un impact sur le budget de la soirée de gala.
Choix du lieu
Le nombre d’invités et le budget sont définis, le thème de votre soirée est décidé, il est maintenant temps de choisir le lieu de votre événement.
Comment trouver le bon emplacement pour convenir au thème de l’horaire de la soirée de gala?
Un lieu adapté au nombre d’invités
Trouver le lieu idéal pour organiser une soirée de gala n’est pas chose aisée. Avant de vous lancer dans votre recherche, sachez qu’il existe de nombreux critères à prendre en compte.
Tout d’abord, vous devez identifier les lieux pertinents pour le thème de votre soirée. L’architecture, l’ambiance et l’emplacement sont autant de facteurs à prendre en compte. Un château à la campagne ne donnera pas le même ton à votre soirée qu’un rooftop au cœur de la ville.
Quel que soit l’emplacement que vous choisissez, il doit être facilement accessible en voiture ou en transports en commun pour faciliter l’arrivée de vos invités.
Pour réserver la salle, prévoyez de réserver trois à six mois avant la date prévue du gala.
Nos espaces pour l’organisation d’une soirée de gala
Pour tous vos événements, nous mettons à votre disposition des espaces de réception de capacités et de styles variés, adaptés à tous types de fêtes, pouvant accueillir de quelques centaines à plusieurs milliers de convives. La Sucrière et son style industriel unique, le Palais des Congrès de Lyon et son rooftop avec vue sur le Parc de la Tête d’Or, le Matmut Stadium de Gerland, le mythique stade de Lyon et l’Espace Paul Bocuse d’Eurexpo Lyon, à vous de choisir. Quel que soit le thème lors de l’organisation d’une soirée, nous vous aiderons à choisir le lieu idéal pour répondre à vos attentes et gagner le cœur de vos invités.
Divertissez vos invités !
Votre soirée de gala devrait laisser de bons souvenirs aux invités et cela est en partie dû aux animations que vous proposerez sur place le jour de l’événement.
Le choix des animations
Assurez-vous de sélectionner les animations en fonction de l’horaire et du thème de la soirée de gala afin de maintenir la cohérence tout au long de l’événement. Assurez-vous également de prendre en compte vos invités et leurs attentes, car ils ne voudront pas nécessairement participer à des activités physiques s’ils sont habillés en tenue de cérémonie, par exemple.
Dans tous les cas, que vous souhaitiez exprimer vos remerciements à vos invités, les réunir ou simplement les divertir de manière originale, chaque détail doit être soigné.
L’horaire de la soirée de gala
La définition de l’horaire de la soirée de gala est l’une des étapes clés de l’organisation de votre événement. Vous pourrez ainsi contrôler le déroulement de votre soirée. Il devrait détailler, heure par heure, le déroulement de notre événement. Accueil des invités, scénographie, animation, restauration, etc. Chaque étape doit être méticuleusement planifiée.
Le programme de soirée de gala a pour but d’organiser votre soirée de gala, d’informer chaque participant de son domaine de responsabilité et de respecter scrupuleusement le timing que vous vous êtes fixé. Si, par exemple, vous avez prévu une performance à 21 heures précises, chaque participant doit en être informé (son, lumière, restauration).
Restauration
Avant de penser à l’organisation de votre dîner de gala, il est important de déterminer son style. Sera-ce un buffet de cocktails? Y aura-t-il un service à table?
Quoi qu’il en soit, la nourriture et les boissons doivent correspondre au thème que vous avez choisi pour votre soirée de gala.
Nous pouvons vous aider à envisager la nuit plus clairement.
Si vous décidez d’un dîner assis
Si vous souhaitez créer une atmosphère formelle et offrir plus de confort à vos invités lors de l’organisation d’une soirée, nous vous recommandons un dîner assis avec service à table. Vos invités seront ainsi confortablement assis, ce qui semble être la meilleure solution s’il y a une scène avec une longue performance ou un discours lors de votre soirée de gala.
Les invités passeront un agréable moment autour de la table, ils pourront profiter de toutes les animations et vous pourrez facilement contrôler le timing de la soirée.
Un buffet de cocktails
Pour une ambiance détendue et pour favoriser l’interaction, un cocktail dînatoire est la solution idéale. Vos invités pourront ainsi se déplacer dans les différentes zones, en profitant des expositions qui sont exposées et, surtout, peuvent interagir librement les uns avec les autres.
Opter pour un buffet cocktail, c’est privilégier une ambiance détendue et chaleureuse pour vos invités, et multiplier les interactions entre eux.
Les invitations
L’horaire de la soirée de gala a été établi, le lieu a été choisi et les invitations doivent maintenant être envoyées.
Réservez la date
Les invitations doivent être envoyées bien avant votre soirée pour vous assurer que vos invités sont disponibles. Par conséquent, prévoyez d’envoyer une Sauvegarde de la Date au moins un mois avant la date de l’événement afin que les participants puissent inscrire la date dans leurs agendas et se rendre disponibles pour la soirée. Si vous envoyez votre invitation trop tard, ils peuvent ne pas être en mesure de se rendre disponibles, si vous l’envoyez trop tôt, ils peuvent oublier que vous organisez une soirée.
Invitation papier ou par e-mail
Vous ne pouvez pas choisir entre une invitation papier ou par e-mail? Tout dépend du public cible, de ses habitudes et de ses préférences. Dans votre invitation, pensez à inclure un extrait de l’horaire de la soirée de gala pour séduire les invités, tout en gardant à l’esprit de ne pas tout révéler pour ne pas gâcher l’élément de surprise.
Dans tous les cas, le libellé et la forme de votre invitation doivent être élaborés en fonction de vos objectifs et du thème que vous avez choisi pour organiser votre soirée de gala.
Inscription en ligne
Vous avez également la possibilité de choisir une plateforme d’inscription en ligne. De cette façon, vous connaîtrez le nombre exact de participants bien à l’avance et pourrez facilement les rappeler.
Ces solutions permettent aux invités de sauvegarder votre événement directement dans leur agenda électronique, pour ne pas l’oublier !
Communiquez!
Pour toucher plus de monde et susciter de l’intérêt pour votre événement, ne négligez pas la communication avant, pendant et après votre soirée de gala.
Avant la soirée
Avant l’événement, vous pouvez annoncer la date et l’horaire de votre soirée de gala. S’il s’agit d’un événement interne, privilégiez les emails, l’intranet, les affiches dans les locaux de votre entreprise ou vos réseaux sociaux internes.
En revanche, s’il s’agit d’un événement externe, vous pouvez opter pour des outils tels que votre site web, l’emailing ou les réseaux sociaux.
Organiser une soirée de gala sans la communiquer, c’est se priver d’un outil indispensable pour séduire ses invités !
Pendant la soirée
Pendant la soirée, vous pouvez communiquer en direct via les réseaux sociaux, réaliser des vidéos de l’accueil des invités ou partager l’animation en encourageant les participants à faire de même.
Cependant, si vous organisez une soirée de gala plus confidentielle, assurez-vous qu’aucune information officielle ou sensible ne soit rendue publique par vos invités.
Après la soirée
Après l’événement, les invités aiment se souvenir de la soirée avec des photos ou des vidéos comme souvenirs. Vous pouvez donc distribuer les photos prises le soir aux participants mais aussi réaliser un film (aftermovie) à publier sur vos réseaux (internes ou externes).
Pensez également à donner aux invités quelque chose à emporter chez eux lors de leur départ, comme des goodies aux couleurs de votre entreprise, afin qu’ils aient des souvenirs positifs de la soirée.
Après avoir vu votre soirée se dérouler, n’oubliez pas de remercier tous les intervenants, internes et externes, car la réussite est un travail d’équipe !