Comment organiser les bons de travail : Apprenez les meilleures pratiques de maintenance
Prêt à passer à une meilleure gestion des bons de travail? Voici cinq façons de prendre le contrôle de vos flux de travail de maintenance et de tout faire fonctionner exactement comme vous le souhaitez.
Mais d’abord une note rapide: Bien qu’il soit possible de voir des résultats positifs de certaines de ces étapes sans l’aide d’un logiciel de GMAO, la réalité est que les logiciels de bons de travail modernes rendent tout, y compris la gestion des bons de travail, la planification de la maintenance préventive et le contrôle des stocks MRO, à la fois plus fiables et plus efficaces.
Enfin, la bonne GMAO vous facilite la vie.
Mais pour commencer, regardons quelques étapes solides que vous pouvez prendre pour organiser vos ordres de travail.
1. Normalisez et centralisez vos données de bons de travail
Quel que soit le système que vous utilisez, qu’il s’agisse de bouts de papier démodés ou de feuilles de calcul légèrement plus modernes, il est toujours préférable de viser la cohérence. Si vous utilisez du papier, tout devrait être sur papier. Si les bons de travail commencent sous forme de feuilles de calcul, ils devraient se retrouver sous forme de feuilles de calcul.
Avec ces systèmes à l’ancienne, il y a déjà de nombreuses chances que les données disparaissent, deviennent périmées ou soient corrompues.
Mais si vos flux de travail vous font passer du papier aux feuilles de calcul, puis à nouveau, vous vous ouvrez à encore plus de possibilités de mauvaises données. Chaque fois qu’un technicien copie manuellement des données du papier vers une feuille de calcul, ou va dans l’autre sens, vous courez le risque d’obtenir les mauvais chiffres.
Et les petites erreurs comptent. Si un technicien indique qu’il a fermé un ordre de travail en avril au lieu de juin, vos chiffres sont maintenant affichés dans deux rapports mensuels. Et si un technicien place le 31 avril comme date de clôture (une date qui n’existe pas car Avril n’a que 30 jours), les données de l’ordre de travail peuvent passer à travers les mailles du filet.
Et lorsque vous utilisez une norme, il est beaucoup plus facile de tout garder en un seul endroit. Vous pouvez empiler tous vos ordres de travail papier dans une seule pile ou enregistrer tous vos ordres de travail de feuille de calcul dans un seul fichier.
2. Planifiez les PMs, puis hiérarchisez les ordres de travail à la demande
Le service de maintenance doit fonctionner comme un hôpital, pas comme un dépôt de bus.
Quelle est la différence?
En bas à la gare routière, une fois l’horaire fixé, il n’y a pas de changement. Le bus A doit partir à 10 heures, et c’est à ce moment-là qu’il part. Idem pour tous les autres bus.
Mais à l’hôpital, l’horaire est plus élastique. Bien sûr, il y a des patients avec des rendez-vous pour rencontrer des médecins, et dans la plupart des cas, les choses se passent comme prévu. Mais si quelqu’un arrive dans un état critique, il se déplace instantanément en tête de ligne. En fait, ils sautent complètement la file d’attente et consultent immédiatement un médecin. Vos ordres de travail devraient fonctionner de la même manière.
Commencez par configurer et planifier vos inspections et tâches de maintenance préventive. Mais lorsque des travaux plus pressants apparaissent, vous devriez être prêt à déplacer votre SPm pour faire de la place.
La bonne nouvelle est que les PMS ont tendance à avoir des fenêtres, pas des délais. Cela signifie que lorsqu’il est temps de terminer un PM, il y a de la place pour le remonter ou le repousser un peu. Au lieu de le faire cette semaine, vous pouvez souvent attendre la semaine prochaine en toute sécurité.
3. Exigez des demandes formelles et normalisées de bons de travail
, mais avant de pouvoir gérer efficacement votre calendrier, vous avez besoin d’un moyen fiable de collecter les demandes de maintenance. Les employés de tous les départements, partout dans l’installation, ont besoin d’un moyen simple et fiable de communiquer avec le service de maintenance pour soumettre des demandes de maintenance.
Mais avant de regarder pourquoi, éclaircissons toute confusion possible.
Quelle est la différence entre une demande de maintenance et un bon de travail ?
Les différences se résument à qui les fabrique et comment vous les utilisez.
Les demandes d’entretien arrivent de partout dans l’installation, de toutes sortes de personnes. Lorsque quelqu’un, et cela peut être n’importe qui, du PDG à l’opérateur d’équipement, voit quelque chose qui doit être réparé, il soumet une demande de maintenance. L’idée est qu’avec tout le monde agissant comme des yeux supplémentaires autour de l’installation, le service de maintenance sait tout de suite quand il y a un problème, qui peut aller d’un robinet qui fuit dans la salle de bain du dernier étage à une inondation complète au sous-sol. Une fois que le service de maintenance approuve une demande, il utilise les informations pour générer un ordre de travail, qu’il attribue ensuite à un technicien de maintenance.
La clé des demandes de maintenance est d’avoir un système bien établi et facile à comprendre afin que tout le monde sache comment vous contacter. Plus il est difficile pour les gens de vous joindre, moins ils risquent de vous déranger, vous amenant à manquer beaucoup de petits problèmes qui ont ensuite une chance de devenir de gros problèmes.
Et quand il y a de gros problèmes et que les gens savent qu’ils doivent contacter votre service, ils utilisent une combinaison déroutante de méthodes imprévisibles et peu fiables. Cela vous laisse fouiller dans des piles de notes papier, d’e-mails et de messages téléphoniques.
Au lieu de cela, vous devriez mettre en place une ligne de communication simple et directe afin que les gens sachent exactement comment vous joindre avec des demandes.
4. Rendez chaque ordre de travail de maintenance super lourd
Puis, une fois que vous avez vos demandes de maintenance, vous devez générer des ordres de travail contenant les données critiques dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement et clôturer rapidement. Plus ils en savent avant de commencer, plus il leur est facile de terminer.
Que devez-vous inclure?
Un bon de travail efficace est livré avec:
- Historique complet de la maintenance et des réparations des actifs
- Instructions étape par étape
- Listes de contrôle
- Pièces et matériaux MRO associés
- Schémas, images et garanties
- Emplacements sur les plans et plans du site
L’objectif est que les techniciens arrivent avec une idée claire de ce qu’ils doivent faire et de ce qu’ils doivent faire. Si l’entretien ou les réparations commencent à se dérouler latéralement à mi-parcours, vous voulez qu’ils aient ce dont ils ont besoin pour redresser les choses.
5. Rendez chaque ordre de travail de maintenance super léger
Maintenant que vous avez rempli vos ordres de travail de données utiles, vous devez trouver des moyens de les rendre mobiles. C’est génial que les techniciens aient des tonnes de données utiles avec eux, mais vous ne voulez pas qu’ils poussent des brouettes pleines de papier. Vos ordres de travail doivent être lourds en données, mais aussi agréables, légers et faciles à déplacer.
Il y a quelques options ici, mais elles ont toutes une chose en commun: devenir mobile signifie passer au numérique. Il n’y a tout simplement aucun moyen pour vous d’obtenir aux techniciens les informations dont ils ont besoin si vous êtes coincé à tout imprimer sur papier. C’est cher et peu pratique.
Une option utilise des feuilles de calcul. Mais le problème ici est que maintenant vos ordres de travail sont trop légers; parce qu’ils ne sont pas liés les uns aux autres, les modifications que vous apportez à un fichier ne sont pas reportées. Rapidement, vous avez un tas de versions différentes du même ordre de travail, et personne ne sait qui a les données les plus à jour. Vos données sont simplement là-bas flottant, sans lien.
La meilleure façon d’obtenir des données fiables et accessibles est d’utiliser une solution de GMAO.
Exemples de gestion efficace des bons de travail avec un logiciel de GMAO
Bon nombre des étapes ci-dessus peuvent vous aider même si vous êtes coincé avec du vieux papier ou des feuilles de calcul. Mais pour tirer le meilleur parti des étapes et prendre le contrôle total de vos ordres de travail, vous avez besoin d’une solution logicielle de GMAO moderne.
En gardant les étapes à l’esprit, regardons comment le logiciel de gestion des ordres de travail les rend plus faciles et plus efficaces.
Comment suivre les bons de travail
Si vous souhaitez suivre vos bons de travail, vous devez trouver un moyen de standardiser et de centraliser vos données. Avec les anciennes méthodes comme le papier et les feuilles de calcul, vous courez toujours le risque de perdre ou de corrompre les données.
Une GMAO vous aide à résoudre ce problème en stockant vos données dans une base de données centrale qui conserve toutes vos informations en sécurité, sécurisées et accessibles. Et parce que tout est au même endroit, il est facile de tout mettre à jour. Au lieu de plusieurs versions, vous avez des données auxquelles vous pouvez faire confiance.
Comment organiser les bons de travail
Une fois que vous avez tous les bons de travail sur place, vous pouvez facilement les déplacer, en configurant des horaires de travail que vous pouvez ensuite ajuster rapidement pour faire de la place pour des tâches à la demande. Le logiciel de GMAO facilite les choses avec des tableaux de bord de calendrier intuitifs qui vous permettent de déplacer les ordres de travail avec un simple glisser-déposer.
Comment savoir quand ajouter des bons de travail à la demande ? Avec le simple portail de demande de maintenance en ligne, tout le monde sait exactement comment contacter le service. Tout ce qu’ils ont à faire est d’aller sur le site et d’entrer leurs informations. Et contrairement à un message téléphonique ou à un e-mail, le formulaire en ligne est livré avec des champs de données personnalisables, afin que les gens sachent exactement quelles informations inclure dans leurs demandes.
Comment rationaliser les ordres de travail
Les deux dernières étapes rendent vos ordres de travail lourds mais aussi légers. Le logiciel de GMAO aide avec les deux.
En utilisant des modèles personnalisables, en quelques clics, vous pouvez rapidement ajouter toutes les informations dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. Et à l’aide de l’application de maintenance, les techniciens peuvent accéder à tout, de n’importe où, à l’aide de n’importe quel appareil mobile connecté à Internet. Tout ce qui aide tient dans la paume de leur main.
Résumé rapide et concis
Une gestion efficace des bons de travail n’est peut-être qu’à quelques pas, mais vous devez vous assurer d’aller dans la bonne direction. Commencez par standardiser vos données afin que tout soit dans le même format, réduisant ainsi vos risques de perte ou de corruption de données. Ensuite, configurez votre horaire, mais traitez le syndrome prémenstruel comme des rendez-vous à l’hôpital: si quelque chose de plus grave se présente, soyez prêt à reprogrammer le syndrome prémenstruel. Lorsque vous traitez des demandes de maintenance, configurez et appliquez un processus formel, puis emballez chaque ordre de travail avec les informations dont les techniciens ont besoin pour bien fonctionner, en s’assurant que les techniciens ont accès à ces informations de n’importe où avec une application de maintenance mobile.
Prochaines étapes
Prêt à enfin organiser votre gestion des bons de travail ? Il est temps de mettre en œuvre une solution de GMAO moderne.
Hippo a de nombreuses façons de vous aider, peu importe à quel point vous êtes dans le processus. Nous pouvons répondre à vos questions sur les stratégies de maintenance (et tout ce qui concerne la maintenance), vous aider à réserver une démo de logiciel en direct ou même vous proposer un essai gratuit.