Comment organiser des Conférences et des Séminaires internationaux réussis?
Organiser une conférence réussie nécessite de la planification, de l’expertise, de la préparation et des ressources dédiées.
Étapes pour organiser une conférence
1. Définir le but et le format
En tant qu’organisateur de la conférence, il est important de définir le but de l’événement. Mise en forme de la mise en page étape par étape la première étape de l’accueil d’une conférence
- Le concept
- Timing et durée
- Répartition des rôles au sein de l’équipe
- L’aménagement de la salle
- Restauration et son
2. Portez une attention suffisante à la planification de la conférence
Pour la préparation de la conférence, il est important de planifier tout, d’avoir des idées de conférence créatives qui rendront la conférence unique. Le plan devrait comprendre la logistique, le contenu et la publicité de l’événement. Faites un document accessible à toute l’équipe, où chaque membre pourrait voir les tâches des autres. Tout d’abord, préparez une liste des tâches importantes, puis configurez-la par ordre de priorité. Il est essentiel de désigner le calendrier dans le plan. Pour une conférence réussie, il est important que vous mainteniez un délai
3. Choisissez la bonne date et le bon lieu pour votre conférence
La sélection de la date peut être une tâche difficile, donc peu de choses à garder à l’esprit avant de sélectionner une date
- Assurez-vous que la date que vous sélectionnez ne doit pas se croiser avec des festivals ou de grands événements, il sera difficile pour les participants de voyager pendant cette période.
- Ne planifiez jamais votre conférence ou séminaire pendant les vacances (été & hiver) les gens veulent passer ce temps en famille et non en conférence.
- Essayez de garder votre événement à la fin de la semaine car les gens n’ont pas à prendre de congé spécial pour assister à votre événement.
- Sélectionnez l’endroit où les gens peuvent se déplacer facilement et, si possible, sélectionnez une bonne ville où toutes les facilités de transport d’autres choses sont facilement disponibles.
4. Rédiger votre budget
C’est la clé de la planification d’une conférence cela vous aide à savoir combien vous souhaitez facturer pour votre conférence.
- Lieu
- Hébergement
- Transport
- Restauration
- Honoraires des conférenciers
- Activités
- Marketing
5. Réservez un lieu pour votre conférence
Sélectionnez le lieu qui correspond à tous vos besoins pour votre séminaire ou vos conférences. Vérifiez le lieu avant de réserver voir toutes les installations qu’ils fournissent comme la taille de la salle, l’emplacement, l’accessibilité aux fauteuils roulants, les caractéristiques techniques et les parkings
6. Formez une équipe et attribuez des tâches
Formez une grande équipe qui vous aidera à accomplir toutes les autres tâches. Répartir les tâches par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription à la conférence, quelqu’un d’autre pour recevoir les conférenciers, une autre personne pour le matériel, pour la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne a besoin d’avoir son domaine, dont elle devrait être en autorité pendant toute la durée de la conférence.Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les tâches assignées, afin que chaque personne sache à qui contacter pour toute question spécifique.
7. Connaissez vos conférenciers
Les conférenciers jouent le rôle de catalyseur dans votre conférence ils attirent de nombreuses personnes. Assurez-vous d’avoir un haut-parleur professionnel. Quelqu’un qui est connu pour son travail, bien respecté cela stimulera votre conférence et attirera plus de personnes
8. Inscription à la conférence
L’inscription est une partie importante de votre événement, alors assurez-vous que les gens s’inscrivent à votre conférence, il y a peu de sites Web comme www.allconferencealert.net ce qui aide les gens à trouver sur toute la conférence internationale 2020. Et aidez les gens à s’inscrire à cette conférence.
9. Marketing de votre conférence
Ne sous-évaluez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent tous votre tactique marketing. Lorsque vous choisissez vos associés médias, concentrez-vous sur ceux qui cibleront votre public. Il vaut mieux avoir quelques associés mais ciblés ones.It il est également important de générer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Faites La Promotion De Votre Conférence
10. Faites attention au service
Soyez amical avec les participants, les conférenciers et les associés. Essayez de parler de leurs problèmes ou de leurs questions et de répondre à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et que tout ne se passe pas comme prévu. À la fin de la journée, les gens ne se souviendront que de la façon dont ils ont été traités.
11. Effectuez une vérification finale un jour avant l’événement
Assurez-vous d’avoir informé les membres sur la façon de se rendre sur place, invité toutes les personnes importantes et préparé les ressources imprimées, le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend ses tâches et ses devoirs et si l’espace est organisé.
12. Demandez des commentaires
Demandez aux participants de remplir un formulaire de commentaires imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne à leur retour à la maison. Demandez-leur de juger différents aspects de l’événement comme la logistique, les conférenciers, les lieux et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter les erreurs à l’avenir et à augmenter la qualité de vos événements.
