Comment Importer des Codes d’affectation P6 à partir d’Excel
Vous avez peut-être remarqué qu’à partir de décembre 2020, il existe de nouvelles fonctionnalités dans Primavera P6 EPPM (Enterprise Project Portfolio Management), que nous allons examiner aujourd’hui. Plus précisément, nous parlerons des Codes d’affectation, l’une des nouvelles fonctionnalités de Primavera P6 ici pour faciliter nos tâches.
Mais seulement, bien sûr, si vous savez comment tout utiliser correctement.
Remarque: Si vous n’avez pas lu mon dernier article où j’ai parlé de la façon dont vous pouvez utiliser des codes d’affectation pour remplacer les comptes de coûts Primavera P6, vous voudrez peut-être aller le lire en premier. C’est une base utile pour comprendre le fonctionnement des codes d’affectation dans Primavera P6 et simplifiera également votre compréhension de ce sujet.
Prêt à apprendre à importer des codes d’affectation Primavera P6 à partir d’Excel?
Je vous montre à quel point il est facile de le faire. Vous devez être un administrateur EPPM, alors assurez-vous de vous associer à un ou d’avoir les autorisations appropriées avant de vous lancer. Commençons!
Comment exporter vos données depuis Primavera P6 Professional
La séquence principale d’événements consiste à exporter vos données actuelles depuis Primavera, à les configurer correctement dans Excel, puis à les ramener dans Primavera. Bien que certaines de ces tâches puissent sembler redondantes, elles ne le sont pas. Suivez attentivement les étapes pour obtenir des résultats précis.
Étape 1: Importez les données système actuelles
Une fois que vous vous connectez à EPPM, accédez à l’onglet Administration, puis à la zone de données d’entreprise. Descendez dans la zone Codes d’affectation, sous ressources, et vous verrez les Codes d’affectation que vous avez déjà. Descendez jusqu’au lien en bas, où vous verrez l’option d’importation / exportation de données d’entreprise. Si vous cliquez dessus, vous pouvez exporter ce que vous avez actuellement dans le système.
C’est une étape importante. Si vous passez à l’importation, vous allez croiser vos fils.
Vous devez d’abord exporter ce que vous avez pour voir comment configurer le modèle dans Excel. Une fois que vous le faites, vous pouvez brancher vos chiffres Excel aux bons endroits. Faites cela, et vous pouvez être assuré que vous aurez une transition en douceur des données vers Primavera.
Étape 2: Configurez les données pour la réimportation
Une fois que vous exportez, vous verrez qu’il y a des paramètres spécifiques qui doivent être configurés pour que l’importation fonctionne. L’une des étapes les plus importantes est toujours de préserver cette rangée du haut. Si vous jouez avec l’une des valeurs là-haut, votre importation ne fonctionnera pas, alors laissez-les tranquilles.
À ce stade, ajoutez les valeurs de votre Code d’affectation dans la feuille de calcul, en veillant à suivre le formatage approprié.
Utilisez la même structure que pour vos comptes de coûts. Vous pouvez également utiliser les colonnes pour créer une hiérarchie.
Puis enregistrez, avant de passer à l’importation.
Étape 3: Téléchargez à nouveau des données Excel sur Primavera
Il est maintenant temps de tout ramener à la maison.
Cliquez à nouveau sur Importer/exporter des données d’entreprise. Dans l’onglet Importer, choisissez le fichier que vous venez de mettre à jour. Sélectionnez-le, à quel moment il lira le fichier et reflétera les codes de ressource et d’affectation qu’il contient. Vous dites oui et cliquez sur le bouton Importer, à quel moment il vous donnera une notification « Job Submitted ».
Dans EPPM, chaque fois que vous importez ou exportez, un travail d’arrière-plan aura lieu. Vous pouvez le surveiller en cliquant sur le bouton « Afficher l’état du service » ou vous pouvez simplement cliquer sur « OK ». »
Vérifiez la zone notifications en haut à droite pour déterminer si tout s’est bien passé; vous devriez recevoir une notification vous indiquant lorsque le travail est terminé avec succès, à quel moment vous pouvez fermer cette notification.
Maintenant, tout ce que vous devez faire est de rafraîchir l’écran, d’aller dans un onglet différent et de revenir à vos codes d’affectation. Si vous avez tout fait correctement, vous devriez voir les codes d’affectation supplémentaires de votre feuille de calcul.
Notes finales sur l’importation de Codes d’affectation Primavera P6 à partir d’Excel
Pour conclure, l’importation de Codes d’affectation est beaucoup plus facile dans EPPM que dans P6 Professional car nous avons une feuille de calcul Excel très basique qui nous permet d’importer et d’exporter.
Maintenant que vous avez le tutoriel de base (et que vous pouvez regarder la vidéo pour un guide visuel du processus), vous devriez pouvoir transférer facilement les codes d’affectation entre Primavera et Excel, et inversement. Quelques réflexions à garder à l’esprit avant de commencer:
- N’oubliez pas que vous devez être administrateur pour ce faire. Si vous ne l’êtes pas, vous devez travailler avec un.
- Assurez-vous de savoir ce que vous faites lorsque vous importez des données globales afin de ne pas écraser les informations déjà présentes. Si vous ne faites pas attention, vous pouvez faire un vrai gâchis.
- Avant d’effectuer des importations majeures, sauvegardez toujours votre base de données.
D’accord, c’est tout! Suivez les étapes et les mises en garde ci-dessus, et vous rationaliserez votre processus de gestion de projet, éviterez les amalgames et optimiserez Primavera P6 au plus haut niveau possible. Bonne planification.