Comment garder vos bénévoles heureux, Serviables et Désireux de revenir
Gérer une équipe de bénévoles, grande ou petite, est un ensemble de compétences important. Certaines des mêmes compétences utilisées pour gérer le transfert des employés, mais il y a différentes dynamiques en jeu que vous devrez garder à l’esprit si vous voulez réussir autant que Sue et Claire.
Apprendre à utiliser efficacement les bénévoles peut faire progresser les objectifs de toute organisation. Puisque peu d’entre vous ont eu le privilège de servir sous les ordres de maîtres comme Claire et Sue, permettez-moi de partager avec vous ce que j’ai appris d’eux et comment je l’ai mis en pratique.
Il existe un large éventail de raisons pour lesquelles les gens font du bénévolat. Certains motifs courants sont les suivants:
- avoir quelque chose à faire
- se sentir bien dans sa peau
- parce que vous vous souciez des objectifs de l’organisation ou du projet en cours
- apaiser la culpabilité
- bien paraître aux autres
- remplir une exigence (école, travail, organisation communautaire, club)
- jouissance du travail lui-même
- interagir avec d’autres personnes
- par sentiment d’obligation
- accès ou goodies fournis
Comprendre les principales raisons pour lesquelles les gens font du bénévolat vous aide à mieux les gérer.
» Le service aux autres est le loyer que vous payez pour votre chambre ici sur terre. »
— Muhammad Ali
» Payez « Vos bénévoles
Non, ce n’est pas un oxymore. Vous ne donnez pas de salaire à vos bénévoles, mais s’ils ne se sentent pas récompensés d’une manière ou d’une autre, ils ne feront pas un travail de qualité ou ne reviendront pas pour un autre quart de travail. Tout comme les gens choisissent de faire du bénévolat pour une grande variété de raisons, il existe une vaste gamme de façons de les récompenser.
La meilleure rémunération pour la plupart des bénévoles consiste à fournir un travail significatif, dans le cadre de leurs compétences, avec les outils nécessaires et à les remercier de leurs efforts. Les récompenses secondaires comprennent des avantages comme des collations, l’accès à une expérience hors de l’ordinaire et l’interaction sociale.
Vous rémunérerez vos bénévoles en remplissant au moins une de leurs raisons de bénévolat. Étant donné que différentes personnes se portent volontaires pour différentes raisons, visez à toucher autant de récompenses que possible.
Voici comment Sue et Claire m’ont payé. La première fois que je me suis présenté à une réunion de la PTA, j’ai été accueilli à la porte par un bénévole.
« Rouge ou blanc? » demanda-t-elle, me tendant un verre et se préparant à verser le vin approprié. Déjà, cette réunion de la PTA a pris un bon départ.
La première tâche à laquelle je me suis inscrit a été d’aider à préparer la vente annuelle de jumble. J’ai totalement approuvé l’objectif de collecter des fonds pour l’école en collectant des déchets utiles du quartier et en leur donnant un autre souffle. J’ai reçu à la porte une liste de tâches à accomplir. J’ai choisi de trier les vêtements et un collègue bénévole m’a rapidement mis au courant de la façon de faire le travail.
Pendant que mon collègue et moi discutions et triions, Sue est venue voir comment les choses se passaient.
« Merci beaucoup d’avoir donné de votre temps. Nous collectons plus de £ 1,000 avec cette vente chaque année. De plus, nous gardons tant d’articles hors de la décharge et fournissons un véritable service à nos familles et à notre quartier. Cette année, nous espérons améliorer le terrain de jeu avec les bénéfices. Nous ne pouvons le faire qu’avec des bénévoles comme vous. »
» Les bénévoles ne sont pas payés, non pas parce qu’ils ne valent rien, mais parce qu’ils n’ont pas de prix. »- Sherry Anderson
Fournir des collations ou d’autres avantages
Une petite somme dépensée en collations est de l’argent bien dépensé. Si vous organisez un nettoyage de quartier, une boîte de beignets ou une pâte à tartiner donne le coup d’envoi de l’événement avec une ambiance de fête. Si l’argent est très serré, pensez à demander aux personnes qui ne peuvent pas faire du bénévolat en personne si elles sont en mesure de fournir des collations.
Tous les concerts de bénévolat ne sont pas propices aux collations. De petits objets comme des stylos ou des crayons peuvent également être un moyen tangible non seulement de récompenser votre bénévole, mais aussi de garder votre nom devant eux.
» Si la compassion était le facteur de motivation derrière toutes nos décisions, notre monde ne serait-il pas un endroit complètement différent? »- Sheryl Crow
Les besoins des personnes servies passent avant Tout
Il existe un équilibre délicat entre la satisfaction de vos bénévoles et la réalisation des objectifs du projet de travail réel. Si vos bénévoles ont des contacts avec les personnes servies, accordez toujours la priorité aux besoins des personnes servies plutôt qu’aux besoins des bénévoles.
Prenons par exemple un projet de secours en cas de catastrophe. Si votre équipe passe la moitié de son temps à prendre des selfies avec des enfants, non seulement ils ne font pas le travail, mais ils exploitent également des personnes vulnérables pour des goûts sur les réseaux sociaux.
Rappelez constamment à vos bénévoles que toutes les personnes ont de la valeur et de la dignité et doivent être traitées avec respect.
» Ce qui doit nous amener à l’action, c’est la dignité humaine: la dignité inaliénable des opprimés, mais aussi la dignité de chacun de nous. Nous perdons notre dignité si nous tolérons l’intolérable. » – Dominique de Menil
Mettre en place le lieu de travail pour réussir
Partir en sachant que leurs efforts ont fait la différence est un élément clé pour garder les bénévoles heureux et susceptibles de revenir. Le baiser de la mort pour la satisfaction et la rétention leur fait perdre leur temps. Pensez à l’avance et ayez une grande variété de tâches qui peuvent être effectuées par des personnes de différents niveaux de compétence.
Assurez-vous d’avoir les outils nécessaires aux bénévoles pour faire le travail. Même si vous leur avez demandé d’arriver avec leurs propres pinceaux, râteau, sacs à ordures, ou autre, ayez quelques-uns sous la main pour les bénévoles qui n’ont pas lu attentivement vos courriels.
» Commencez où vous êtes. Utilisez ce que vous avez. Fais ce que tu peux. »- Arthur Ashe
Ne dites pas Oui à un bénévole Que vous ne pouvez pas utiliser
Il est acceptable de refuser des bénévoles que vous ne pouvez pas mettre au travail. Si possible, faites-le avant qu’ils ne se présentent sur place. Un bénévole qui s’ennuie est rarement un bénévole heureux. D’un autre côté, examinez attentivement le travail qui peut être effectué par une main-d’œuvre non qualifiée et gardez une liste de tâches disponibles pour répondre à une grande variété de niveaux de compétence.
Ne sous-estimez pas le travail que les enfants peuvent faire avec une supervision appropriée. Les familles aiment faire du bénévolat ensemble et même les jeunes enfants peuvent être étonnamment utiles dans les bonnes circonstances avec des conseils parentaux. Si votre lieu de travail n’est pas adapté aux enfants, n’ayez cependant pas peur de détourner les gens.
» Nous ne pouvons pas vivre uniquement pour nous-mêmes. Mille fibres nous relient à nos semblables. » – Herman Melville
Recruter largement
En demandant aux mêmes personnes ou groupes de personnes de faire du bénévolat chaque fois qu’une tâche nécessite des risques d’épuisement professionnel et de stagnation. Sortez des sentiers battus en matière de recrutement.
Quand j’ai voulu tripler le nombre d’enfants que nous pouvions servir dans notre programme d’été, je savais que j’aurais besoin de tripler le nombre de bénévoles. Avant d’assumer ce rôle, presque tous les bénévoles étaient des mères au foyer dont les enfants participaient au programme ou des lycéens dignes de confiance.
Ma première étape a été de créer une grande variété de postes de bénévoles à différents niveaux de compétences et engagements de temps.
Ceux qui n’aimaient pas travailler directement avec les enfants pouvaient travailler dans la cuisine ou comme coureurs livrant des fournitures. Ceux qui n’ont qu’une journée à donner pourraient être branchés au besoin pour ajouter du support. Les collégiens pourraient être responsables de l’encadrement d’un petit groupe de 3-4 enfants dans le cadre d’un grand groupe supervisé par un adulte.
Ceux disponibles uniquement le week-end ont fourni un support de mise en place et de retrait. Une femme passait 30 minutes chaque matin à vérifier les enfants après avoir déposé son propre enfant et avant de partir au travail.
Si vous êtes flexible avec le temps et les tâches, vous pouvez augmenter considérablement le bassin de personnes capables de faire du bénévolat pour vous.
» Chaque personne peut faire une différence, et chaque personne devrait essayer. »
— John F. Kennedy
Former, Recycler et s’enregistrer régulièrement
Fournir une formation même pour des tâches simples. Rien n’écrase le moral des bénévoles plus rapidement que la confusion sur la façon de faire une tâche ou que quelqu’un vienne plus tard critiquer son travail ou, pire encore, qu’il doive le refaire.
La formation doit être aussi brève et aussi complète que possible. Couvrez les détails clés aussi rapidement et clairement que possible, puis faites travailler votre équipe. Surveillez attentivement, surtout au début, afin de pouvoir corriger doucement les erreurs. Continuez à vous enregistrer régulièrement pour donner du soutien, des encouragements, une réorientation ou une formation supplémentaire si nécessaire.
» Les bénévoles n’ont pas nécessairement le temps; ils ont le cœur. »
— Elizabeth Andrew
Remplacez vos meilleurs bénévoles
Les bénévoles ne sont pas créés égaux. Dans la plupart des situations, certains de vos bénévoles se distingueront rapidement comme étant plus qualifiés, des leaders naturels, des travailleurs acharnés ou une combinaison des trois. Augmentez les capacités de votre groupe et placez vos meilleurs travailleurs dans des rôles de leadership, le cas échéant.
Le contrôle de la qualité peut être un problème avec le travail bénévole et vous ne pouvez pas être partout en tout temps. Une fois que vous avez identifié quelqu’un qui fait bien la tâche, demandez à cette personne d’enseigner aux autres.
» Pour que nos espoirs de construire un monde meilleur et plus sûr deviennent plus que des vœux pieux, nous aurons plus que jamais besoin de l’engagement des volontaires. »
— Kofi Annan
Rappelez-vous qu’ils ne sont pas des employés
Lorsque vous payez quelqu’un pour faire un travail, il est facile de remettre une description de poste détaillée, de faire très attention les premières fois qu’ils tentent une tâche, puis de s’attendre à ce qu’ils s’y mettent. Cette approche fonctionnera avec certains de vos bénévoles, mais d’autres auront besoin d’un peu plus de dorloter.
Cherchez des moyens d’améliorer l’expérience du bénévolat tout en continuant à remplir votre mission principale. Par exemple, les bénévoles pourraient travailler plus rapidement s’ils sont séparés pour éviter la socialisation, mais si la motivation principale de votre bénévole était d’interagir avec les autres, vous perdrez probablement un bénévole dans le processus.
Pensez en termes de gain à long terme plutôt que de tirer le plus de travail de chaque personne à chaque séance. Rappelez-vous toujours que vous construisez également de la bonne volonté envers votre organisation. De nombreux bénévoles finissent par donner de l’argent ainsi que du temps.
» Les bénévoles font des dons à des œuvres de charité à un taux deux fois plus élevé que les non-bénévoles. Près de 80 % des bénévoles ont fait des dons à des œuvres caritatives, contre 40 % des non-bénévoles. »- AmeriCorps
Accepte gracieusement Chaque « Non » ou « Oui »
Nous avons tous rencontré le recruteur bénévole qui amène les gens à se glisser dans les placards ou à se souvenir soudainement d’une tâche urgente à accomplir ailleurs dès qu’ils voient le recruteur arriver. Vous ne voulez pas être la personne qui ne peut pas prendre non pour une réponse et qui essaie continuellement de culpabiliser les gens.
Au lieu de cela, n’oubliez pas que vous n’alignez pas seulement des travailleurs pour une tâche. Vous offrez aux gens une chance de faire une différence avec leur temps. Souvent, vous recevrez un « non » avec une raison. Est-ce la raison pour laquelle vous pouvez aider votre volontaire potentiel à surmonter un obstacle ou est-ce qu’il est poli et qu’il présente des excuses?
Il est CORRECT de repousser doucement les excuses. La meilleure façon de le faire est dans le terrain de bénévolat lui-même. Considérez les obstacles possibles au service et trouvez un moyen de les résoudre, tels que des horaires et des tâches flexibles. Mais aussi permettre aux gens de dire non avec dignité. Vous voulez des volontaires volontaires et enthousiastes. Pas des gens qui se sentent pressés dans le service.
Au lieu de cela, n’oubliez pas que vous n’alignez pas seulement des travailleurs pour une tâche. Vous offrez aux gens une chance de faire une différence avec leur temps.
Selfies et autres Photos : Oui ou non?
De nos jours, la plupart des bénévoles veulent des photos pour les médias sociaux. Réfléchissez aux moyens de répondre à ce besoin sans compromettre votre sécurité et vos principes. Soyez très clair avec vos bénévoles sur ce qui est acceptable et ce qui n’est pas acceptable.
Si vous devez avoir une politique d’absence de photos pendant le travail pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, envisagez d’offrir des photos de groupe au début ou à la fin de la séance de travail. Une autre option consiste à demander à un membre du personnel ou à un bénévole de prendre des photos qui seront mises à la disposition du groupe plus tard.
Si votre police est sans photos, donnez votre raison:
« Malheureusement, je vais devoir vous demander de ne pas prendre de photos en travaillant sur la préparation ou le service des aliments car c’est contraire aux règles d’hygiène et de sécurité. »
» Veuillez ne pas prendre de photos ou avec les clients. Nous devons respecter leur vie privée et leur dignité. »
» Ce n’est qu’en donnant que vous pouvez recevoir plus que ce que vous avez déjà. »- Jim Rohn
Raisons pour lesquelles les bénévoles quittent ou ne reviennent pas
Les bénévoles qui reviennent pour un autre quart de travail sont les meilleurs. Ils sont déjà formés, savent exactement à quoi ils se sont inscrits, sont totalement à bord et représentent une nouvelle personne de moins que vous devez recruter. Alors, quelles sont les principales raisons pour lesquelles les gens ne continuent pas à faire du bénévolat?
- n’ont plus le temps
- ont trouvé la mission ennuyeuse ou déplaisante
- personne ne leur a demandé de revenir
- ont eu l’impression que leur temps était perdu
- le travail était en dehors de leur zone de compétence ou de confort
- ne se sentaient pas appréciés
- n’êtes-vous pas sûr que le travail en vaut la peine
- les objectifs de la tâche ou de l’organisation n’étaient pas clairs
- leurs compétences n’étaient pas bien utilisées
- Se sentaient profitant de
Soyez comme Sue et Claire
Qu’est-ce qui a rendu Sue et Claire si efficaces en tant que leaders bénévoles? Ils ont tout fait pour que chaque bénévole se sente apprécié. Nous avons toujours su exactement ce qu’il fallait faire, nous avons eu le choix des tâches à entreprendre et des compétences et outils appropriés pour le travail. La communication était abondante, concise et complète.
Nos opinions et commentaires ont été écoutés et appréciés. Nous savions comment chaque projet servait à atteindre les plus grands objectifs de l’école. Il y avait beaucoup de temps pour socialiser et créer des liens les uns avec les autres pendant que nous travaillions. Quand nous sommes arrivés, nous avons pu plonger et nous mettre au travail pour faire une différence.
Que vous soyez vous-même un bénévole recrutant une ou deux personnes pour obtenir un emploi ou une personne rémunérée essayant de réaliser un programme massif ou continu, faites attention aux principes ci-dessus et vous serez en mesure d’accomplir de grandes choses ensemble.
» Le bénévolat est un acte d’héroïsme à grande échelle. Et cela compte profondément. Cela fait plus qu’aider les gens à battre les chances; cela change les chances. »
— William J. Clinton