Comment Gérer Efficacement les Comptes Créditeurs

Comment Gérer Efficacement les Comptes Créditeurs

Comment Gérer Efficacement les Comptes Créditeurs

Dans le contexte économique actuel, les entreprises doivent faire plus avec moins, peu importe le secteur d’activité. Les organisations ne peuvent pas se permettre de manquer des occasions d’augmenter leur fonds de roulement. Pour réussir, vous devez développer une stratégie qui vous donne plus de flexibilité avec les liquidités à court de votre bilan. Cela vous aide à développer la liquidité supplémentaire dont vous avez besoin pour rationaliser les processus, réduire les coûts, financer la croissance, améliorer le service et saisir de nouvelles opportunités d’investissement. Tout commence par une gestion efficace des comptes créditeurs.

Qu’est-ce que la gestion des comptes fournisseurs?

la gestion des comptes fournisseurs fait référence aux procédures, aux politiques et aux pratiques qu’une entreprise utilise pour gérer les achats de crédits commerciaux. Ces tâches comprennent:

• Recherche de lignes de crédit commercial
• Gestion du calendrier et du flux des achats
• Acquisition de conditions d’achat favorables

Tout cela si cela est fait pour contrôler le fonds de roulement d’une entreprise. Les comptes créditeurs doivent être inclus dans la section des passifs à court terme du bilan. Il comprend principalement le financement à court terme de choses telles que les achats d’inventaire, les charges à payer et d’autres opérations précieuses à court terme.

Retarder le paiement

En ce qui concerne l’exécution des comptes créditeurs, il y a certainement une bonne et une mauvaise façon. Parce qu’il s’agit d’un système de gestion de back-office, il est rarement à l’avant-plan. C’est particulièrement le cas lorsqu’une entreprise cherche à se développer car elle est souvent mise en veilleuse au profit de priorités concurrentes. Cependant, si vous souhaitez optimiser votre fonds de roulement, l’une de vos priorités doit être de développer une stratégie de dettes.

En réponse au besoin d’optimisation, de nombreuses entreprises ont décidé de retarder les paiements. Ils prolongeront leurs dettes le plus longtemps possible afin de maximiser leurs flux de trésorerie disponibles. D’une manière générale, cette approche n’est pas la façon de la gérer. Retarder le paiement peut détruire le moral et la bonne volonté des fournisseurs, ce qui entraîne des livraisons plus lentes, moins de volonté de résoudre les problèmes, des réponses retardées aux requêtes et des conditions de paiement plus strictes.

D’autre part, payer plus tôt peut offrir à une entreprise des avantages tels que des remises et des rabais sur les paiements anticipés. Cela revient à faire de bonnes affaires. Les ballonnements de l’argent d’une autre entreprise ne seront jamais beaux.

Avantages

Le changement organisationnel est crucial pour favoriser une culture du fonds de roulement. Pour une petite entreprise, cela peut produire des avantages significatifs. L’affinage de votre processus de comptes créditeurs améliore la précision des prévisions de flux de trésorerie, ce qui permet au département des comptes créditeurs d’établir une meilleure budgétisation. En fin de compte, cela permet à une entreprise d’améliorer sa liquidité et d’atténuer les écarts de financement tout en réalisant des bénéfices plus élevés.

Une gestion efficace des comptes fournisseurs peut fournir de nombreuses informations pour renforcer votre pouvoir de négociation et vous aider à établir des partenariats avec de meilleurs fournisseurs. L’utilisation correcte de l’argent d’une entreprise signifie des conditions de paiement prolongées, des réserves spéciales sur les stocks et des périodes de garantie accrues.

L’automatisation élimine non seulement les tâches fastidieuses, mais elle facilite également le paiement des factures et le suivi des paiements des fournisseurs, vous permettant ainsi de mieux contrôler les flux de trésorerie.

Risques

Le fait de ne pas adopter un processus AP efficace entrave la capacité de votre entreprise à traiter les factures en temps opportun, à profiter des remises disponibles et à définir des conditions de paiement plus ou moins longues avec les fournisseurs selon les besoins, en fonction de ceux qui sont les plus favorables.

Évitez ces erreurs:

• S’appuyer fortement sur les processus manuels car ceux-ci sont fortement sujets aux erreurs. C’est particulièrement le cas lorsqu’il s’agit d’approuver des demandes
• Ne pas confirmer que les livraisons correspondent aux conditions contractuelles
• Surcharger votre cycle de paie, entraînant une perte d’accès aux remises de paiement anticipé
• Ne pas émettre de bons de commande pour chaque commande
• Négliger de profiter des économies grâce à des remises en volume ou à des initiatives de dépenses commerciales
• Accepter des remises avant de calculer le coût des dépenses en capital
• Erreurs de saisie des données des fournisseurs ou des contrats dans les fichiers maîtres
• Échec de l’élaboration de systèmes ou de processus qui empêchent les paiements inexacts, en double, en retard ou manqués

L’objectif est de faire le moins d’erreurs possible. Si vous n’avez pas la main-d’œuvre disponible, de nombreuses options de logiciels de comptabilité peuvent vous aider à garder un œil sur tout.

Gestion stratégique des comptes créditeurs

Les entreprises doivent adopter une approche plus stratégique de la gestion des comptes créditeurs. L’équipe des comptes fournisseurs et le service des achats doivent collaborer avec la haute direction pour établir une culture du fonds de roulement dans l’ensemble de l’entreprise.

Une grande partie de cela se résume au traitement des factures. Les factures sont-elles reçues et traitées en temps opportun? Les organisations doivent adopter une stratégie de gestion qui accorde la priorité à l’importance de libérer du fonds de roulement grâce à l’optimisation des dettes. Alors que de nombreuses entreprises peuvent choisir d’adopter une approche personnalisée, certaines stratégies fonctionnent à tous les niveaux.

Mise en œuvre de pratiques de gouvernance solides

Cela renforcera non seulement vos contrôles internes, mais réduira également les erreurs manuelles liées à l’ensemble du processus des comptes fournisseurs et de l’examen des contrats.

Comptes créditeurs centralisés

En utilisant un environnement de service partagé pour le traitement et la production de rapports, tous les employés respecteront des normes et des pratiques communes. Il est également plus facile de mesurer les performances de chacun par rapport aux mesures établies afin qu’une entreprise puisse accomplir plus de tâches en moins de temps en utilisant moins de ressources. Cette approche est finalement ce qui réduit les coûts.

Passer à la dématérialisation

Envisagez d’automatiser la gestion de vos comptes créditeurs grâce à l’échange de données informatisé. Bien que ce ne soit pas une solution pour tout le monde, une entreprise qui considère la communication électronique avec les fournisseurs rationalise son processus d’approbation et crée des paiements plus rapides. Cela vous permet de profiter des remises et rabais disponibles pour être en avance ou payer à temps.

L’utilisation d’un système électronique permet à votre entreprise de gérer une variété de tâches et de gagner beaucoup de temps dans le processus, notamment:

• Approbation des demandes
• Génération automatique des bons de commande
• Validation et acceptation des factures
• Suivi de la réception des marchandises
• Paiement des factures aux dates d’échéance correctes

Selon le degré d’automatisation, il peut même être possible de scanner les factures électroniquement, de suivre les reçus de livraison , et résoudre les différends.

Adoption de portails fournisseurs

Un portail fournisseur porter devrait être mis en place pour permettre aux fournisseurs de suivre les activités de votre entreprise. Cela peut inclure des activités telles que:

• Statut des commandes
• Pénuries potentielles de produits
• Paiements reçus
• Livraisons planifiées

La mise en œuvre d’un portail fournisseur réduit les erreurs manuelles tout en facilitant la tâche de vos fournisseurs. Cela aide également à améliorer la précision des commandes.

Workflows de gestion

La création d’un workflow de gestion permet d’identifier rapidement les problèmes et améliore l’efficacité du processus des comptes fournisseurs. Il aide à résoudre les goulots d’étranglement des processus et rationalise tout pour améliorer efficacement la gestion des liquidités.

En ce qui concerne l’approbation des achats, il est impératif de toujours définir le niveau d’autorité requis pour les différents achats. Cela peut différer en fonction du prix ou de la quantité.

Optimisation des processus

Au sein du département AP, six fonctions principales doivent être optimisées. Lorsqu’ils sont correctement optimisés, ceux-ci devraient considérablement renforcer votre fonds de roulement.

Processus de sélection des fournisseurs

Configurez une liste de fournisseurs préférés pour empêcher les achats non-conformistes. Cette approche positionne également votre organisation pour négocier les conditions les plus favorables afin d’optimiser votre fonds de roulement. Vous allez:

• Établir des priorités pour le processus de négociation des fournisseurs, s’assurer que les principaux décideurs sont impliqués, y compris le chef des finances (DPF) et le chef des achats (DPF).
• Cherchez régulièrement à négocier de meilleures conditions de prix et de paiement, y compris des frais de retard réduits.
• Développez des tableaux de bord de performance des fournisseurs pour vos fournisseurs les plus stratégiques afin de les exploiter lors des négociations pour obtenir une meilleure qualité en termes de produits et services, de meilleurs prix ou un service client amélioré.

Processus de configuration des données de base des fournisseurs

Après avoir négocié des conditions avec les fournisseurs, vous devez capturer et conserver les données. Une saisie de données inexacte peut entraîner plus que des erreurs de paiement. Cela peut entraîner des retards de compte, ce qui vous empêche d’obtenir des rabais disponibles, et peut même entraîner des ruptures d’approvisionnement. Pour éviter ces problèmes:

• Gardez tous vos accords de niveau de service (SLA) reflétés avec précision dans votre système comptable. Vos données de base de fournisseur doivent détailler les détails du produit / service, les délais de livraison, les mandats de conformité réglementaire applicables, les responsabilités des fournisseurs, les normes de qualité, etc.
• Mettez à jour régulièrement les conditions de paiement et la disponibilité des remises en volume, ainsi que toute autre remise périodique. Si les conditions du contrat changent, assurez-vous que les données de base sont modifiées en conséquence.
• Stockez votre contrat correctement avec un système de gestion de documents.

Processus d’examen contractuel

Pour prévenir les pratiques de facturation inexactes ou frauduleuses des fournisseurs, qui peuvent entraîner des paiements en trop ou des paiements en double, prenez le temps d’examiner régulièrement vos contrats de fournisseur. Faites ceci par:

• Attribuer la responsabilité des données à une équipe centrale de données de référence qui peut vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité aux conditions standard. L’équipe doit également examiner le rendement des fournisseurs pour s’assurer qu’ils respectent les conditions de leur contrat.
• Y compris les clauses contractuelles des fournisseurs qui rendent les fournisseurs responsables des amendes et des pénalités s’ils sont jugés insuffisants sous certains aspects.
• Examens complets des contrats des fournisseurs en temps opportun et en période, en examinant les contrats par rapport aux conditions standard de l’industrie.
• Discuter des limites d’autorisation des fournisseurs avec votre équipe juridique, ainsi que de la pertinence des termes du contrat et de la confirmation de la conformité réglementaire

Processus d’approvisionnement

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous pouvez travailler avec une poignée de fournisseurs, ou vous pouvez travailler avec des centaines, voire des milliers d’entre eux. Même si vous avez rationalisé votre environnement, vous pouvez toujours avoir du mal à suivre toutes les factures des fournisseurs et à les rapprocher des marchandises reçues et des bons de commande appropriés. Si vous ne parvenez pas à gérer avec précision vos dettes, il est plus difficile de prévoir et de gérer vos flux de trésorerie et d’anticiper vos besoins de liquidité à court terme.

Considérez ces stratégies:

• Émettez un bon de commande pour chaque nouvelle commande, afin que vous puissiez valider les commandes reçues, verrouiller les conditions de paiement à l’avance, suivre les factures par rapport aux points de vente existants pour vous assurer que les fournisseurs facturent conformément aux conditions du contrat
• Explorez la viabilité des remises disponibles. Si vous n’avez pas l’argent sous la main ou si la dépense en capital dépasse la prestation, il peut ne pas être judicieux de payer plus tôt.
• Suivez les dettes impayées par le fournisseur et selon les modalités de paiement.
• Lors de l’achat d’un produit plus risqué ou nouveau, négociez des délais de paiement plus longs afin d’augmenter votre fonds de roulement. Vous pouvez également demander d’ajouter le produit au stock de consignation, plutôt qu’au stock, afin de maximiser la liquidité et de réduire les risques.
• Définissez clairement les métriques AP, telles que la fréquence des factures correspondant aux bons de commande, le pourcentage de factures payées aux termes, etc., et y adhérer dans toute l’organisation.

Processus de facturation

Une bonne gestion du processus de facturation est cruciale pour améliorer la liquidité. Considérez:

• Refus de payer des factures inexactes – toute erreur devrait entraîner le renvoi de la facture au fournisseur.
• Éviter le paiement anticipé des factures, sans risquer les relations clés avec les fournisseurs
• Développer les canaux et processus appropriés pour gérer les exceptions et les rapports
• Mettre en œuvre un système EDI qui vous permet de recevoir des factures par voie électronique
• Utiliser la correspondance à trois voies pour faire correspondre le numéro de facture au bon de commande, à la réception des marchandises
• Traiter les factures en temps opportun conformément aux SLA et inclure un timbre à date .

Processus de comptabilité et de reporting

Avant de pouvoir gérer activement le PA, vous devez vous assurer que vos rapports sont exacts et à jour. Sans ces informations, de nombreuses entreprises n’ont pas une image claire du montant qu’elles dépensent, de la fréquence à laquelle elles paient et du moment où elles paient leurs fournisseurs. Cela peut rendre difficile d’obtenir les meilleures conditions de paiement ou de choisir les bons moments pour effectuer des paiements.

Pour améliorer votre processus, vous devez:

• Validez les factures par rapport aux bons de commande et aux conditions contractuelles
• Investissez dans des capacités de reporting en temps réel et des fonctionnalités d’automatisation pour gérer le rapprochement.
• Résoudre régulièrement les éléments non rapprochés
• Demander aux mêmes personnes de préparer et d’examiner tous les rapprochements afin de réduire la probabilité de doublons ou de paiements en trop
• Appliquer les paiements à chaque facture à la date à laquelle ils sont effectués pour que le système reste exact
• Suivre tous les paiements effectués, et pas seulement les paiements des fournisseurs.

Les départements PA performants travaillent non seulement avec l’automatisation, mais comprennent à quel point les relations commerciales sont importantes. Il ne suffit pas de payer un fournisseur – vous devez travailler avec lui. Mieux vous les traitez, meilleur est l’accord que vous obtiendrez.

À partir de là, trouvez le logiciel de comptabilité le mieux adapté à votre entreprise et examinez les différentes façons d’optimiser le processus AP. Surveillez ensuite l’augmentation de votre fonds de roulement.