Comment démarrer un Programme de subventions à partir de zéro

Comment démarrer un Programme de subventions à partir de zéro

Créer une subvention et devenir un bailleur de fonds peut demander des efforts, mais cela peut être incroyablement gratifiant et percutant si vous le faites correctement.

Il peut aussi — sans exagération – changer le monde.

Redonner à votre communauté en lançant un programme de subventions est un acte admirable d’altruisme qui garantit que vos ressources seront utilisées sur des projets spécifiques, de manière cohérente au fil du temps et en fonction de vos intérêts, passions et objectifs.

Mais par où commencez-vous lorsque vous commencez une subvention? Même si vous avez déjà un financement garanti, lancer une opportunité de subvention peut être intimidant et intimidant, surtout si vous ne l’avez jamais fait auparavant.

Commencer une subvention sans prendre les mesures appropriées peut créer des problèmes fiscaux, gaspiller des ressources ou réduire l’impact de votre programme final.

Lancer une subvention de la bonne façon nécessite une planification, une recherche et une réflexion importantes. Voici comment démarrer une subvention une étape à la fois, pour passer de l’idée à la mise en œuvre.

Choisissez votre objectif et votre mission

La question que votre programme de subventions aborde doit être spécifique, mais pas si spécifique que vous aurez du mal à trouver des candidats.

Les objectifs d’octroi de subventions ont tendance à entrer dans une ou plusieurs des grandes catégories suivantes:

• Aider les groupes marginalisés
• Éduquer
• Sauver l’environnement
• Œuvrer pour l’égalité
• Faire avancer la science / la connaissance
• Répondre aux besoins fondamentaux
• Répandre l’humanité

Dans un ou plusieurs de ces objectifs, identifiez un angle spécifique pour la mission de votre organisation. Votre subvention peut se concentrer sur le financement de logements pour les sans-abri de votre ville, le financement de cours de sciences pour les filles afro-américaines au collège ou la création de plus d’habitats pour les hiboux tachetés.

Si vous n’avez pas une idée claire de l’orientation ou de la mission de votre organisation, envisagez de financer un projet en fonction de vos passions et de vos intérêts. Par exemple, passez-vous beaucoup de temps à l’extérieur ou jouez-vous de la musique de manière professionnelle? Cela pourrait guider votre subvention communautaire.

Considérez également ce qui vous a aidé à réussir: c’est peut-être un programme d’arts qui vous a rendu moins timide, ou un programme d’équipe de mathématiques après l’école qui vous a aidé à trouver vos forces.

Ensuite, assurez-vous que la communauté a réellement besoin de ce que vous voulez offrir en effectuant une analyse des besoins. Il y a peut-être déjà des programmes ou des subventions similaires en place; votre subvention n’aurait pas beaucoup d’impact dans ce cas. Faire référence à un rapport de subvention qui décrit les programmes existants dans votre région peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à concentrer votre subvention sur des besoins réels.

Conclusion: lorsque vous commencez une subvention, le choix d’une mission doit prendre en compte vos domaines d’intérêt et les besoins de ceux que vous souhaitez aider.

Déterminez si vous devez créer une fondation

Les fondations privées financent souvent des subventions d’une seule source — comme un particulier, une succession ou une société. Ils sont exonérés d’impôt et gérés par un administrateur ou un conseil d’administration et allouent leur argent à des organisations à but non lucratif qui demandent des fonds.

Si vous avez des fonds privés pour établir votre programme de subventions, vous voudrez probablement créer une fondation privée constituée en société.

Si vous envisagez de financer vos subventions via un plan de collecte de fonds et des dons publics, vous devrez probablement créer un organisme de bienfaisance public, une fondation communautaire ou une organisation à but non lucratif. Ces organisations sont également exonérées d’impôt et sont financées par des dons publics ou des subventions de grandes entités.

Si vous ne vous souciez pas des avantages fiscaux de l’offre de subventions, vos options sont grandes ouvertes tant que vous avez du financement garanti. Vous pouvez distribuer votre argent comme vous le souhaitez et vous concentrer sur la détermination de votre mission et sur la manière dont vous collecterez, examinerez et accepterez les propositions.

Cependant, la grande majorité des personnes et des groupes qui établissent des subventions veulent absolument profiter des avantages fiscaux.

Parce que les fondations impliquent des coûts et des efforts de démarrage importants, vous pouvez envisager de gérer votre subvention par l’intermédiaire d’une fondation, d’un organisme de bienfaisance, d’un organisme à but non lucratif ou d’une autre organisation déjà établie. C’est une bonne option si vous:

• Cela ne vous dérange pas de travailler avec un groupe plus important
• Vous êtes à l’aise d’abandonner un certain contrôle
• Vous pouvez localiser une organisation qui partage votre mission et vos objectifs
• Vous ne souhaitez pas gérer votre propre fondation

Si cette option vous semble la meilleure, commencez par rechercher des organisations avec lesquelles travailler et contactez leurs dirigeants avec votre idée de subvention. Dans ce cas, vous voudrez sauter quelques étapes et établir fermement le financement, l’orientation et la mission de votre subvention avant d’aller plus loin.

Sinon, passez à l’étape suivante pour en savoir plus sur la création de votre propre fondation d’octroi de subventions.

Consulter des professionnels du droit et de la fiscalité

Vous voudrez consulter un avocat, un comptable et/ou un conseiller financier pour valider votre décision de créer et de constituer une fondation (ou non).

Ces professionnels peuvent également vous aider avec les documents et formulaires suivants:

• Statuts constitutifs
• Statuts de la fondation
• Statut exonéré d’impôt (Formulaire IRS 1023)

Bien que l’incorporation et l’obtention d’un statut d’exonération fiscale ne soient pas nécessaires, elles sont fortement recommandées pour la plupart des personnes qui souhaitent créer une fondation privée.

Le statut d’exonéré d’impôt vous évite d’avoir à payer le gouvernement pour vos activités de bienfaisance et augmente l’impact de votre programme de subventions.

L’incorporation permet à votre fondation de devenir sa propre entité juridique, ce qui garantit qu’elle peut continuer même après la fin de votre implication. Cela garantit également que vous ne serez pas personnellement responsable en cas de problèmes juridiques.

Constituez un Conseil d’administration

Une fois que vous avez créé votre entité subventionnaire, il est temps de constituer un Conseil d’administration ou un comité de fiduciaires. La taille de ce groupe peut varier, mais chacun devrait avoir quelques points communs:

• Passionné par la mission de la subvention
• Disponible pour consacrer du temps et de l’énergie à votre cause
• Bien informé sur certains aspects de votre programme de subvention ou de votre mission

Il est tout à fait acceptable d’ajouter des amis ou des connaissances à votre tableau. Mais il est également important d’atteindre la diversité: non seulement c’est la bonne chose à faire, mais cela aidera votre fondation à avoir un conseil d’administration avec un large éventail d’expériences et de connaissances.

Envisagez un processus de demande pour votre conseil. Vous pouvez même utiliser Submittable pour collecter, examiner et sélectionner les demandes des membres du conseil d’administration de la même manière que vous l’utiliseriez avec les propositions de subvention.

Déterminez les détails du financement de la subvention

Enfin, avec l’aide de votre nouveau conseil, il est temps de fouiller dans les détails de votre financement de la subvention.

Selon vos objectifs, votre mission et les fonds dont vous disposez, vous devez prendre des décisions en matière de temps et d’argent. Plus précisément, vous devriez vous concentrer sur trois questions:

Quelle est la meilleure taille pour votre programme de subventions?

Voulez-vous donner une très grande somme d’argent à une grande organisation, comme le font certaines subventions fédérales et gouvernementales? Ou voulez-vous donner une série de microcrédits à des dizaines, des centaines ou des milliers de bénéficiaires, comme vous le feriez avec des subventions aux petites entreprises ou des prêts aux petites entreprises?

Selon votre programme, une avenue pourrait avoir un impact beaucoup plus important que l’autre.

Quelle est la meilleure durée pour votre programme de subventions?

Différentes subventions ont des cycles de vie différents. Certains fonctionnent chaque année, d’autres de façon saisonnière et d’autres en continu.

Quel cycle de vie de subvention vous donne suffisamment de temps pour exécuter des tâches administratives tout en permettant à votre argent de faire la différence?

Comment les fonds de subvention seront-ils utilisés?

En tant que celui qui octroie des fonds, vous décidez exactement comment les fonds de subvention peuvent être utilisés par les bénéficiaires.

Vous pouvez être aussi strict ou laxiste que vous le souhaitez — bien que ces dernières années, la tendance en philanthropie ait été de donner aux bénéficiaires une plus grande marge de manœuvre pour dépenser l’argent de leur subvention pour les frais généraux d’exploitation ou les dépenses adjacentes.

Rappelez-vous: ces détails de financement ne sont pas gravés dans le marbre et vous pouvez apporter des modifications au fur et à mesure que vous apprenez. Lorsque vous démarrez un programme de subventions, vous commettrez des erreurs et aurez besoin d’ajustements (et ce n’est pas grave!).

Rédiger un business plan

Suivant : votre business plan. Plus précisément, lorsque vous démarrez un programme de subventions, votre plan d’affaires devrait inclure des détails sur la façon dont vous allouerez les fonds du programme et les ressources dont vous aurez besoin pour rendre le programme efficient et efficace.

Vous souhaitez trouver un équilibre judicieux entre les dépenses en subventions et les coûts administratifs et opérationnels. Après tout, une gestion efficace des subventions nécessite de disposer de ressources suffisantes.

Heureusement, votre conseil d’administration sera là pour vous aider à chaque étape de cette étape, de l’allocation des dépenses à l’embauche.

Rédiger un plan marketing

L’image de marque et le marketing sont votre prochain projet. Vous aurez besoin d’un logo et d’un slogan, et vous devrez établir votre ton et votre voix. Vous aurez également besoin d’un site Web et de comptes de médias sociaux.

Vous devrez également commencer à réfléchir à la notoriété de votre marque et à votre budget marketing pour la publicité et les relations publiques.

Assurez-vous de réserver une partie de votre budget marketing pour la publicité de votre appel à propositions de subventions.

Établir les conditions de la subvention

Rédiger les lignes directrices d’une subvention à ce stade devrait être assez simple puisque vous avez déjà déterminé votre mission, votre objectif, les détails de votre financement et votre cycle de vie.

Les conditions et les lignes directrices de la subvention devraient inclure absolument tout ce qu’un auteur de subvention aurait besoin de savoir pour postuler, y compris:

• Toutes les échéances importantes
• Toutes les exigences de la subvention
• Toutes les exigences de la demande
• L’objectif/la mission de la subvention
• Le montant de la subvention
• Le calendrier de la subvention
• Les exigences de rapport de la subvention

Une fois que vous avez vos directives, formatez-les afin qu’elles soient faciles à lire et accessibles sur une page de destination.

Assurez-vous que votre page de destination est marquée et facile à trouver pour les rédacteurs de subventions et les demandeurs de subventions. Le système de gestion des subventions de Submittable facilite la configuration de votre page de destination et de vos directives de marque.

Mettre en place un processus de demande

Il est enfin temps de mettre en place votre demande de subvention en ligne afin que vous puissiez commencer à accepter les propositions de subvention.

Avec l’aide de vos administrateurs de subventions, utilisez une plate-forme de gestion des subventions comme Submittable pour créer votre formulaire de demande.

Lors de la création de votre formulaire de demande de subvention, trouvez un moyen heureux entre demander trop d’informations (ce qui crée un obstacle à la demande) et ne pas demander suffisamment d’informations (ce qui rend difficile le choix des meilleures demandes).

La durée de votre demande doit également refléter la taille et le poids de votre subvention. Un auteur de subvention consacrera plus de temps et d’efforts à une subvention gouvernementale ou fédérale d’une valeur de plusieurs millions, mais moins de temps à une subvention pour petites entreprises de quelques centaines ou quelques milliers de dollars.

Le générateur de formulaires de Submittable a la mise en œuvre la plus rapide de toutes les plateformes de longue date, et nos fonctionnalités facilitent la création de formulaires réactifs et accessibles avec une logique et des conditions qui correspondent exactement à vos besoins.

De plus, les quiz d’admissibilité de Submittable vous font gagner du temps, vous et les candidats, en éliminant les candidats non qualifiés avant même qu’ils n’arrivent à votre candidature.

Organisez un processus d’examen et publiez votre appel de propositions

Réunissez un comité d’examen et un processus d’examen des demandes de subvention et de sélection des propositions de subvention retenues.

Considérations pour votre commission d’examen:

• De combien de personnes aurez-vous besoin pour examiner les propositions de subvention?
• Est-ce qu’une ou l’ensemble de ces personnes aura besoin d’une expertise spécifique?
• Comment seront-ils indemnisés ?
• Combien de temps devront-ils vous consacrer ?
• Où seront situés vos évaluateurs? Seront-ils éloignés?
• De quel type de formation vos évaluateurs auront-ils besoin?
• Comment assurerez-vous la diversité et l’inclusion au sein de votre conseil d’administration?

Considérations pour votre processus d’examen:

• Quelle sera votre rubrique de notation?
• Combien de cycles d’examen aurez-vous besoin?
• Allez-vous vous engager dans un examen anonyme ou garder des champs cachés?
• Comment minimiserez-vous les biais pendant votre processus?
• Combien de temps ce processus prendra-t-il?
• Partagerez-vous des commentaires ou des notes d’évaluation avec vos demandeurs de subvention?
• Comment déterminerez-vous la décision finale?

La soumission facilite la systématisation de presque toutes ces considérations, rendant votre processus d’examen plus efficace, plus efficace et moins sujet aux biais.

L’une des nombreuses fonctionnalités d’examen de Submittable comprend plusieurs cycles d’examen, de sorte que vous pouvez facilement diviser et conquérir même les processus de demande de subvention les plus importants et les plus complexes.

Bienvenue dans le monde du don

Établir une subvention de la bonne façon demande du temps, des ressources, des efforts et des soins. Mais même les subventions aux petites entreprises et aux particuliers peuvent changer des vies et façonner le monde dans lequel nous vivons. Une subvention de toute taille peut améliorer votre communauté. Commencez une subvention, changez le monde.

Une fois que vous avez établi votre fondation, créé votre conseil d’administration et transformé vos pensées en mission, Submittable peut vous aider dans tous les détails de la collecte et de l’examen des demandes de subvention.

Faire une subvention est un travail, mais cela ne doit pas nécessairement être autant de travail qu’auparavant.