Avertissements verbaux au travail
Lorsque vos employés enfreignent les règles du travail, vous pouvez décider de leur envoyer un avertissement.
Certains cas de mauvaise conduite peuvent être résolus par une conversation rapide ou silencieuse. Tandis que d’autres devraient légalement suivre les procédures disciplinaires appropriées.
Mais il peut s’avérer difficile de décider d’émettre un avertissement écrit ou verbal au travail. Cela pourrait entraîner des demandes de discrimination, des frais d’indemnisation coûteux et des perturbations commerciales.
Qu’est-ce qu’un avertissement verbal?
Un avertissement verbal est donné lorsqu’un employé se comporte de manière inappropriée et que ses actions vont à l’encontre des politiques de votre entreprise.
Des avertissements verbaux peuvent être donnés pour des fautes qui peuvent ne pas sembler extrêmement graves, mais doivent néanmoins être traitées.
Il existe deux types d’avertissement verbal: formel et informel.
Un avertissement verbal informel est normalement utilisé pour une faute mineure ou moins grave. Grâce à un chat informel, ces cas peuvent être résolus rapidement et ne nécessitent pas de mesures disciplinaires supplémentaires.
Des exemples de ceux-ci peuvent inclure, parler pendant la formation ou se connecter à des ordinateurs en retard à quelques reprises.
Un avertissement verbal formel est émis lorsqu’il est jugé nécessaire de prendre des mesures disciplinaires. Cela comprend généralement une enquête et une audience.
Un avertissement verbal formel est généralement donné pour des actions telles que:
- Retard constant.
- Absence constante.
- Ne pas coopérer avec ses collègues.
- Ne pas suivre les pratiques de travail.
- Oublis ou erreurs constants pendant les tâches.
Procédure d’avertissement verbal
Une procédure disciplinaire doit être suivie pour qu’un employeur puisse obtenir un licenciement, ce qui est à la fois équitable et cohérent.
Il est important de suivre la procédure disciplinaire appropriée lorsque vous donnez suite à un avertissement verbal ou écrit – pour les sanctions formelles et informelles.
Pour une réprimande verbale, suivez le Code de pratique de l’ACAS qui énonce les règlements disciplinaires. Le Code présente les exigences minimales pour une procédure équitable. Et ce qui doit suivre des cas spécifiques d’inconduite.
Voici les étapes à suivre pour donner des avertissements verbaux aux employés:
- Recueillir les éléments de preuve – commencer le processus en recueillant les éléments de preuve pour l’affaire – établir la nature et l’étendue de l’allégation.
- Informez l’employé présumé – Si vous décidez que l’affaire ne nécessite pas de procédure formelle, un avertissement verbal informel est une mesure appropriée à prendre. Ici, vous n’avez rien à faire à part informer l’employé.
- Tenir une audience disciplinaire – lorsque l’audience disciplinaire est tenue, vous devez présenter à l’employé le fondement de l’affaire, comme des allégations, des preuves et des comptes. Et vous devriez leur permettre de défendre leur cas aussi.
Rendre une décision juste et raisonnable une fois l’audience terminée. Et en fonction du résultat, suivez la discipline appropriée.
Les avertissements verbaux sont-ils documentés ?
Même si un avertissement verbal a été donné, toutes les mesures disciplinaires doivent être prononcées par écrit à l’employé présumé
Cela peut être fait au moyen d’une lettre ou d’un formulaire d’avertissement verbal. Il est utile de le documenter, car vous pouvez utiliser le dossier d’avertissement verbal comme preuve lors des audiences judiciaires.
Un formulaire d’avertissement verbal doit inclure ::
- Décisions finales de l’audience – le résultat décrira toute inconduite ou si une diminution du rendement a été prouvée.
- Mesures disciplinaires appropriées – c.-à-d. un avertissement verbal formel.
- Conséquences de l’inconduite.
- Quels changements de comportement doivent être satisfaits ou quelles améliorations doivent être apportées aux performances.
- Longévité de l’avertissement verbal.
- Droits des employés, tels que l’appel et la représentation.
Cette confirmation écrite d’un avertissement verbal ne doit pas être convertie en avertissement écrit. Il s’agit d’un enregistrement de l’avertissement verbal qui a été émis à l’employeur.
Devez-vous d’abord donner un avertissement verbal?
Si votre politique disciplinaire l’indique, vous pouvez émettre un avertissement écrit avant un avertissement verbal.
Mais généralement, les avertissements verbaux sont la première étape d’une procédure disciplinaire; et un avertissement écrit vient pendant ou après.
Veillez à ne pas confondre la forme écrite d’un avertissement verbal et d’un avertissement disciplinaire écrit.
Un avertissement verbal est écrit pour documenter l’allégation, qui est enregistrée dans des dossiers ou utilisée comme preuve judiciaire.
Un avertissement écrit est donné si l’employé ne parvient pas à améliorer les normes de travail après avoir discuté de la question avec lui.
Combien de temps dure un avertissement verbal ?
La durée et les limites d’un avertissement verbal dépendront en fin de compte de vos politiques disciplinaires.
Il n’y a pas de lois ou de règlements sur la durée d’un avertissement verbal. Mais normalement, ils peuvent durer entre trois et six mois.
Vous devez indiquer clairement la durée des avertissements verbaux dans les politiques de votre entreprise. Mais rappelez-vous, qu’un avertissement soit verbal ou non, il ne devrait pas être déraisonnablement long.
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Que l’inconduite soit grande ou petite, vous devez toujours y faire face dès que possible.
Si vous émettez un avertissement verbal ou si vous suivez les politiques disciplinaires– votre personnel doit bien comprendre les conséquences d’une mauvaise pratique du travail.
Sans une compréhension claire ou une conformité appropriée, vous pourriez prendre le risque d’appliquer des sanctions injustes, ce qui entraînerait des réclamations du tribunal et des paiements d’indemnisation coûteux.
Peninsula Business Services fournit des conseils RH 24 heures sur 24 et peut vous aider à vous assurer que vous êtes conforme lorsque vous émettez des avertissements verbaux et d’autres mesures disciplinaires.
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