8 Conseils pour Organiser et organiser des réunions efficaces
Les réunions font souvent partie intégrante de la vie professionnelle. Malheureusement, toutes les réunions ne sont pas créées égales. Certains finissent par être des gaspilleurs de temps complets qui n’accomplissent rien. Mais ça ne doit pas être comme ça. Il existe des moyens d’organiser et d’organiser des réunions efficaces et productives. Voici quelques conseils.
Comment organiser une réunion efficace
Décidez si la réunion est vraiment nécessaire
La première décision est de savoir si vous devez même tenir la réunion. Considérez les objectifs de la réunion et si votre équipe peut les atteindre d’une manière différente, par exemple via un appel, une discussion de groupe ou un e-mail. Si la réponse est oui, vous n’avez pas besoin de la réunion. Gagnez du temps pour faire du vrai travail à la place.
Quand pourriez-vous avoir besoin d’une réunion? Lorsque vous avez besoin d’une contribution de groupe pour prendre une décision en temps réel ou pour collaborer à la résolution de problèmes spécifiques. Si un problème peut être résolu en face à face avec un groupe, une réunion est probablement appropriée.
Texte alternatif: Vue de haut en bas d’un groupe de personnes avec des ordinateurs portables autour d’une table lors d’une réunion
Demandez aux bonnes personnes d’assister à
Tout comme toutes les réunions ne doivent pas avoir lieu, tout le monde n’a pas besoin d’être à une réunion. Avant d’inviter quelqu’un, réfléchissez à la raison pour laquelle ils sont nécessaires et à leurs contributions. S’ils n’ont aucune contribution significative, ils n’ont pas besoin d’être là.
Tout aussi important, assurez-vous que les personnes qui doivent absolument être là, comme les décideurs, puissent y arriver. Sinon, il ne sert à rien de tenir la réunion et vous devriez la reporter à un autre moment où ils pourront y assister.
Choisissez le bon lieu d’événement d’entreprise
Organiser votre réunion sur place est pratique, mais pourquoi ne pas bousculer les choses avec une réunion hors site? Aller hors site ne signifie pas nécessairement que vous êtes limité à une location de salle de conférence. Vous trouverez des tonnes d’espaces de réunion près de chez vous dans des espaces passionnants et inattendus, comme des musées, des aquariums et même des parcs d’attractions. Lorsque vous comparez les lieux, considérez comment l’atmosphère peut augmenter la productivité et remonter le moral.
Fixer un ordre du jour
Il est important d’avoir un ordre du jour pour la réunion afin que les participants soient conscients de l’objet de la réunion et des sujets de discussion. Vous devriez idéalement définir l’ordre du jour à l’avance et l’envoyer avec l’invitation à la réunion. De cette façon, les participants peuvent se préparer à leurs rôles et rendre la réunion plus productive. Ils peuvent également ajouter tous les points supplémentaires nécessaires à l’ordre du jour avant la réunion.
Avoir un ordre du jour permet également de maintenir la réunion sur la bonne voie. Si la discussion se déroule sur une tangente, vous pouvez facilement la déposer et ne pas faire dérailler la réunion avec des discussions parallèles. Pour vraiment garder les choses sur la bonne voie, envisagez d’ajouter un calendrier aux points de l’ordre du jour avec des délais alloués pour chaque point.
Texte alternatif: Vue en gros plan des mains d’un groupe de personnes parcourant des graphiques et des tableaux lors d’une réunion
Rendre l’information disponible à l’avance
La réunion sera plus productive si les gens ont la possibilité d’examiner des documents, en particulier des documents longs, avant la réunion. Il n’est tout simplement pas réaliste de s’attendre à ce que les gens puissent absorber et approuver un rapport de 100 pages pendant la réunion. Ce n’est pas non plus une bonne utilisation du temps de réunion pour simplement lire ou faire lire aux participants ce qui aurait pu être examiné à l’avance.
Début et fin à l’heure
Il est important de valoriser le temps de chacun en commençant la réunion à l’heure. Commencer la réunion tard donne également le mauvais ton, et les participants seront plus susceptibles d’être distraits lorsqu’ils commenceront à se concentrer sur d’autres questions.
Le fait de commencer une réunion en retard peut entraîner la fin de la réunion en retard, ce qui peut également perturber les horaires de chacun pour le reste de la journée. S’il semble que la réunion doive durer plus longtemps, il est préférable de planifier une réunion de suivi plutôt que d’essayer de se précipiter sur les éléments importants avec un temps limité.
Résumez et terminez avec un plan d’action
Avant de terminer la réunion, assurez-vous de résumer la réunion et de reformuler ce qui a été convenu pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Il est également important de discuter des prochaines étapes résultant de la réunion, y compris qui est responsable de quelle tâche et quand ils doivent les accomplir.
Tout le monde devrait quitter la réunion avec une idée claire des accords et des tâches à accomplir. Envoyez des minutes de la réunion à tous ceux qui y ont assisté, ainsi qu’aux autres membres de l’équipe qui n’ont pas pu y assister mais qui pourraient en bénéficier. Incluez les prochaines étapes dans les minutes, afin que les membres de l’équipe puissent facilement vérifier de quoi ils sont responsables.
Demandez des commentaires
Juste après la réunion, demandez aux participants leurs commentaires afin que vous puissiez évaluer l’efficacité de la réunion. De cette façon, vous pouvez faire les ajustements nécessaires pour les réunions futures. Les commentaires ne doivent pas nécessairement être compliqués et peuvent se présenter sous la forme d’une bonne réunion ou d’améliorations nécessaires, utiles ou non utiles.
Pour des commentaires plus substantiels, vous pouvez également demander aux participants leurs réflexions sur des aspects spécifiques, tels que la durée de la réunion, l’ordre du jour et si la réunion a atteint ses objectifs. S’il y a beaucoup de commentaires négatifs, vous devriez faire un suivi pour voir comment vous pouvez vous améliorer pour les réunions futures.
Conclusion: tenir de grandes réunions
Avec un peu de planification et d’organisation, il est possible de tenir des réunions productives et efficaces, comme le montrent les conseils ci-dessus. Maintenant que vous savez ce qui doit être fait, commencez à chercher le lieu d’événement d’entreprise idéal pour accueillir votre réunion.
Pour plus d’informations sur la façon d’organiser une réunion efficace, vous pouvez le consulter ici.