5 Conseils pour Mesurer l’efficacité du Programme de conformité
Il peut être difficile d’évaluer le succès de votre programme de conformité d’entreprise. Et beaucoup trop d’entreprises déterminent simplement le succès de ces efforts en surveillant leurs outils de reporting anonymes. Cependant, le simple suivi de ces rapports ne suffit pas.
L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a signalé dans le cadre d’une étude mondiale sur la fraude qu’environ 39 % des incidents suivis en 2016 ont été découverts par des mécanismes de signalement, ce qui signifie que près des deux tiers ne l’ont pas été. Et ce nombre diminue d’environ 10 points de pourcentage pour les entreprises de moins de 100 employés.
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Bien que le reporting soit un outil inestimable, toute véritable évaluation des efforts de conformité de votre entreprise devra passer en revue l’ensemble du programme.
Dans le cadre d’un guide de ressources élaboré pour aider à mesurer l’efficacité des programmes de conformité, le Bureau de l’inspecteur général du Département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis soutient qu’un programme de conformité suffisamment complet comprendra sept éléments:
- Normes, politiques et procédures
- Administration du programme de conformité
- Sélection et évaluation des employés, des fournisseurs et des autres agents
- Communication, éducation et formation sur les questions de conformité
- Systèmes de surveillance, d’audit et de rapports internes
- Discipline en cas de non-conformité
- Enquêtes et mesures correctives
Et le guide offre un certain nombre de mesures qui peuvent être utilisées pour suivre le succès de chacun de ces composants.
Certes, les mesures recommandées par le guide s’adressent principalement aux organisations de soins de santé, mais ces principes généraux et orientations peuvent être facilement adaptés à presque toutes les industries.
Comment Votre Entreprise Peut-Elle Évaluer Votre Programme De Conformité Actuel?
Analyser la formation
Idéalement, votre organisation aura déjà un programme de formation à la conformité en place, et vous devriez tester les employés sur leurs connaissances conservées à la fin de chaque session de formation. Faites un suivi quelques mois plus tard pour voir si les informations importantes ont réellement été conservées.
De même, évaluer les tendances en matière de signalement d’inconduite après une campagne de formation. Y a-t-il une augmentation ou une diminution des incidents signalés après la fin d’une session? Ces fluctuations pourraient aider à déterminer la valeur du programme.
Mener des enquêtes
Parallèlement à ces évaluations de formation, votre entreprise devrait mener des enquêtes annuelles qui capturent les détails pertinents concernant vos programmes de conformité. Posez des questions sur l’éthique et la politique organisationnelle pour évaluer les attitudes des employés et avoir une vision honnête de la culture existante de votre entreprise.
Notez également les réponses des employés concernant l’inconduite observée et comparez ces résultats avec les antécédents de déclaration. Si les employés constatent des volumes significativement plus élevés d’inconduite qu’ils ne le signalent, votre programme de conformité a probablement besoin de travail.
Informations sur le pool
Recherchez des sources de données en dehors de votre service de conformité et d’éthique pour évaluer le succès global. Par exemple, coordonnez-vous avec votre équipe des ressources humaines pour poser des questions sur l’éthique et la conformité lors des procédures d’embauche, des entrevues de départ et des évaluations du rendement.
De plus, en suivant le nombre de jours de maladie pris, les incidents de vol, les plaintes d’indemnisation des travailleurs et les accidents, votre entreprise peut recueillir des informations supplémentaires sur la culture générale de l’entreprise et suivre plus facilement les tendances.
Parlez aux managers
Selon l’enquête de l’ACFE mentionnée précédemment, les lanceurs d’alerte sont les plus susceptibles de signaler une fraude à leurs supérieurs directs ou aux dirigeants de l’entreprise — environ 38% des cas. Non seulement ces chefs d’entreprise doivent être préparés sur la façon de répondre à un problème, mais ils peuvent souvent fournir un aperçu direct de la culture d’entreprise.
Demandez à ces gestionnaires de documenter activement toute question ou préoccupation qui leur est soulevée. Avec des procédures formelles en place, votre organisation peut collecter des informations cohérentes sur les incidents et les délais, offrant ainsi une visibilité accrue sur les tendances.
Obtenez de l’aide extérieure
Les réglementations fédérales, étatiques et locales étant régulièrement adoptées et modifiées, et les organismes d’application de la loi publiant régulièrement des mises à jour des politiques et des procédures, le maintien de la conformité peut sembler toucher une cible mobile.
Étant donné la difficulté de se tenir au courant de tous ces changements constants, envisagez de travailler avec des fournisseurs externes ou des experts pour vous aider à gérer et à concevoir un programme de conformité flexible capable de répondre à ces attentes changeantes.
L’étape suivante
Un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte lors de l’évaluation de la valeur et du succès de votre programme de conformité existant. En adoptant une approche holistique et en évaluant régulièrement les attitudes et les connaissances de votre personnel, votre entreprise peut mieux déterminer la santé globale de votre culture d’entreprise et identifier les actions qui ont un impact positif sur la conformité.
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