5 Étapes Pour Gérer Votre Projet Du Début à la Fin
En théorie, un projet est réussi lorsqu’il est livré dans les délais et le budget, dans les conditions convenues par les parties prenantes participantes. Dans la pratique cependant, vous devrez planifier et affecter des ressources, faire face à des retards et ajuster les dépenses, tout en vous assurant que tout le monde est synchronisé.
Mais que faites-vous lorsque vous avez peu ou pas d’expérience dans la gestion d’un projet du début à la fin? Si tel est votre cas, les 5 prochaines étapes serviront de guide pour la mise en place et l’exécution de votre projet. Nous examinerons chaque détail et verrons comment une application de gestion de projet comme Paymo peut vous aider.
Convenir avec les parties prenantes du plan de projet
Un plan de projet est l’élément clé d’un projet réussi, servant de feuille de route pour son leader et les parties prenantes impliquées. Il contient trois paramètres par rapport auxquels l’avancement du projet est mesuré: la portée, le calendrier et le budget. Il indique également dans quelles circonstances des changements peuvent se produire, au cas où des écarts par rapport au plan initial se produiraient.
Après son achèvement, les parties prenantes l’examineront et l’accepteront pour démarrer le projet. Il est donc essentiel de mettre toutes les parties concernées sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les paramètres convenus et leurs propres responsabilités. Pour ce faire, créez une note dans Paymo et notez autant de choses que possible. Ensuite, attachez-le au projet une fois que tout le monde l’a approuvé.
Créez une liste de tâches et regroupez-les
À ce stade, vous devez identifier toutes les tâches nécessaires qui mèneront à l’exécution de la portée. Cela peut s’avérer facile si vous avez déjà géré un projet similaire. Mais si vous entrez dans des eaux inexplorées, la meilleure chose à faire est de désosser l’ensemble du processus. Pensez au résultat final et à ce qui doit être fait pour l’obtenir.
Notez toutes les tâches requises sans ordre particulier, puis regroupez-les sous des listes de tâches en fonction de leur ressemblance. Si le projet est plus dense, vous pouvez aller plus granulaire et définir un troisième niveau de tâches sous la forme de sous-tâches. Faites attention cependant, car cela ajoute de la complexité et rend le projet difficile à suivre.
Budget prévisionnel & coûts pour chaque tâche
Une fois les tâches tracées, vous devez faire ce que la plupart des chefs de projet craignent: les estimations, c’est-à-dire combien de temps faudra-t-il pour terminer une tâche. Pourquoi? Parce que les estimations initiales sont souvent fausses. Ne vous inquiétez pas cependant, vous serez plus précis une fois que vous aurez acquis de l’expérience.
Mais pour vous donner un coup d’avance, il existe trois types de tâches: les tâches que vous avez déjà effectuées, les tâches que vous n’avez pas encore effectuées mais qui ont une idée de la façon de les gérer, et les tâches que vous n’avez pas faites auparavant et n’avez aucune idée de leur logistique. Pour le premier type, vous connaissez déjà le budget temps et pouvez calculer les coûts dérivés du taux horaire moyen. Pour le deuxième type, vous estimez en fonction de votre intuition et multipliez le budget par 1,5-2, et pour le troisième type, vous multipliez le budget par 3. Si cela semble trop, rappelez-vous: il est toujours préférable de promettre beaucoup et de livrer trop.
Surveillez et mesurez l’avancement du projet
Vous avez déjà décidé de la portée du projet, des budgets de tâches estimés et établi un calendrier de projet. Et maintenant ? Vous devez surveiller le projet quotidiennement pour vous assurer que tous les paramètres convenus sont respectés. Pour ce faire, vous devez définir un ensemble de mesures, en fonction de ce que le succès signifie pour vous. Par exemple, si vous souhaitez respecter la date limite en raison de contraintes de projet spécifiques, vous mesurerez la métrique de variante de planification. Celui-ci montre comment le projet varie par rapport au calendrier initial et quelles tâches sont en retard. Si la satisfaction des parties prenantes est plus importante pour vous, vous publierez un sondage de satisfaction et mesurerez le résultat.
Une fois réglés, il vous suffit de les mesurer régulièrement. Vous pouvez utiliser un tableau de bord personnalisable dans un système de gestion de projet qui fournit des données en temps réel. L’avantage est que vous pouvez voir l’ensemble de l’avancement du projet dans une seule vue, sans avoir à basculer entre différentes applications.
Suivez le temps et soyez payé
N’oubliez pas de suivre le temps pour chaque tâche en partie et de le classer en heures facturables par rapport aux heures non facturables. De cette façon, vous déterminerez si vous êtes cohérent par rapport à la portée du projet. La pratique vous aidera également à facturer vos clients et à être payé pour le travail réel, en supprimant les conjectures de l’équation. Les litiges de prix finaux embarrassants sont ainsi évités, tandis que vous êtes tenu responsable.