Miten seurata maksuja ja laskuja

Miten seurata maksuja ja laskuja

kirjanpito, laskutus ja maksujen seuranta ovat merkittäviä huolenaiheita pk-yrityksille, joiden kassavirran hallinta ja taloudellinen tilanne hyötyvät suuresti oikeiden järjestelmien käyttöönotosta. Tutkimme tekijöitä huomioon valittaessa kirjanpito-ohjelmisto, sekä parhaita käytäntöjä toteuttaa pitää päällä maksuja ja laskuja.

Kirjanpitoprosessit ja kassavirran hallinta eivät ole sitä, mitä ne ennen olivat. Digitaalinen murros ja käytännön innovaatiot ovat tarkoittaneet sitä, että maksujen seuranta ja laskujen laatiminen on monelle pienyritykselle suurelta osin digitalisoitu, kaikkine sen tuomine mukavuuksineen.

vaikka digitalisaatio tarkoittaa, että pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) voivat hoitaa sisään-ja ulosvirtauksensa helpommin, tämä ei kuitenkaan ole tekosyy itsetyytyväisyydelle. Pysyminen päällä maksujen ja laskujen on elintärkeää menestystä tahansa liiketoimintaa, koska se auttaa varmistamaan terveen kassavirran ja parantaa taloudellista ennustamista. Nykyaikaisilla kirjanpito-ohjelmilla ja maksujen seurantaominaisuuksilla yritykset voivat hyötyä suuremmasta näkyvyydestä kuin koskaan ennen, mikä voi parantaa kaikkea toiminnan tehokkuudesta toimittajasuhteisiin.

mutta kun on valittava oikeat keinot maksujen seuraamiseksi ja kassavirran käsittelemiseksi, joidenkin yritysten on vaikea tunnistaa niiden tarpeisiin parhaiten soveltuvaa palveluntarjoajaa. Otamme huomioon kriteerit, jotka on pidettävä mielessä kirjanpitoratkaisua valittaessa, sekä parhaat käytännöt, jotka on toteutettava kassavirran järkevän hallinnan, valvonnan ja laskujen seurannan varmistamiseksi.

maksut, laskutus ja kirjanpito nykyään

vaikka sähköisiä maksuja pidetään nykyään normina, monet pk-yritykset jatkavat kaupankäyntiä perinteisemmin keinoin. Sekkiperusteisten maksujen suorittaminen tai paperilaskujen esittäminen näyttää selvästi vanhentuneelta teknologiayrityksissä tai teknologian lähiyrityksissä. Joillekin ne ovat kuitenkin edelleen yleisiä, ja niiden esiintyvyys vaihtelee eri maissa. Vaikka Ranskasta on määrä tulla jälleen uusi EU-valtio, joka luopuu B2B-paperilaskutuksesta kokonaan vuoteen 2025 mennessä, se on edelleen kaikkialla maailmassa. Paperisekkejä on myös runsaasti joillakin alueilla, kuten Yhdysvalloissa, jossa vuonna 2019 jopa 42 prosenttia B2B-maksuista suoritettiin shekillä.

saapuvien asiakasmaksujen osalta sekkipohjaiset maksutapahtumat koostuvat perinteisesti laskun antamisesta ja sen jälkeen asiakkaan shekin selvittämisen odottamisesta, jolloin näkyvyys matkan varrella on vähäinen tai olematon. Pisimmissä tapauksissa sekit eivät selviä edes ennen seuraavaa tilikautta, mikä voi vaikeuttaa yhteensovittamista ja johtaa ristiriitoihin. Sen sijaan sähköisen maksamisen kätevyys on merkittävä etu kaikille sidosryhmille, ja huolimatta sähköisen maksamisen ja verkkolaskutuksen epäsymmetrisestä viiveestä digitalisaatio jatkuu. Itse asiassa ilmiö on vain voimistunut Covid-19-pandemian ja sen jälkivaikutusten myötä.

nykyajan tiliohjelmia on muokannut myös digitaalinen murros. Kun liiketoiminta kasvaa, kassavirran hallinta muuttuu yhä monimutkaisemmaksi ja se voi olla vaikea seurata. Tämän yksinkertaistamistarpeen tyydyttämiseksi lukuisat käyttäjäystävälliset kirjanpitoalustat vievät nyt yritysten omistajien huomion ja lupaavat helpottaa huomattavasti heidän maksutoimintojaan ja kirjanpitopyrkimyksiään sellaisten ominaisuuksien avulla kuin:

• automaattiset toistuvat laskut.
• yhtenäiset verkkolaskumallit.
• ilmoitukset asiakasmaksujen myöhästymisestä.
• tuloslaskelman laatiminen.

nämä ovat vain joitakin käytännön seikkoja, jotka ovat tehneet nykyaikaisista kirjanpitoratkaisuista olennaisen hyödyn pienimmillekin yrityksille. Kun pk-yrityksillä on kuitenkin runsaasti vaihtoehtoja, mitä niiden pitäisi varoa, kun ne valitsevat itselleen sopivan vaihtoehdon?

miten valita paras kirjanpito-ohjelmisto

samalla kun tiettyjen prosessien automatisointi vähentää tilien käsittelijöiden työnkulkurasitusta, laskujen ja maksujen seuranta vaatii edelleen vankkaa tarkkaavaisuutta ja laser-terävää tarkkuutta. Tietenkään kaikkia alustoja ja palveluita ei luoda tasapuolisesti, ja jotkut tarjoavat enemmän toiminnallisuuksia kuin toiset. Tämä jättää yritysten omistajat yrittää selvittää, mikä palvelu tai alustan valita, mukaisesti oman yrityksen vaatimukset.

yleisesti ottaen on useita ominaisuuksia, jotka on pidettävä mielessä kirjanpito-ohjelmistoja valittaessa, vaikka ne riippuvat suurelta osin yrityksen koosta ja budjetista.

yritysten omistajien tulee kysyä itseltään seuraavat kysymykset kootessaan listaa:

onko se pilvipohjainen?

• valitun kirjanpito-ohjelmiston tulee olla etäyhteydessä.
• työpöydälle ladattujen ja tallennettujen ohjelmistojen käyttö on epäkäytännöllistä, rajoittavaa ja rajoittaa käyttäjäystävällisyyttä.
• viimeaikainen kehitys on korostanut tarvetta päästä käsiksi tärkeisiin järjestelmiin etänä ja koko ajan. Kirjanpito ei ole poikkeus tästä säännöstä.

onko se monen käyttäjän käytettävissä?

• useimmat kirjanpitoratkaisut tarjoavat nykyään mahdollisuuden useiden käyttäjien käyttöön.
• suuremmissa yrityksissä on hyödyllistä myöntää pääsy tiliosaston ulkopuolisille työntekijöille, jolloin he saavat vastuun omien kulujensa kirjaamisesta ja laskujen toimittamisesta.
• tämä vapauttaa tileillä olevien kaistanleveyttä ja antaa heille mahdollisuuden keskittyä kiireellisempiin asioihin.
• tällaisen pääsyn määrittäminen on kuitenkin elintärkeää. Kaikilla käyttäjillä ei pitäisi olla samoja oikeuksia, sillä osa tiedoista on arkaluonteisia ja niitä on varjeltava.

sopiiko hinnoittelurakenne yrityksesi tarpeisiin?

• useimmat nykyaikaiset kirjanpitoalustat tarjoavat Porrastetun hinnoittelurakenteen, jossa on erilaisia suunnitelmia ja ominaisuuksia, ”basic” ja ”Intermediate”, ”premium” ja ”advanced”. On tärkeää arvioida suunnitelma, joka parhaiten sopii yrityksesi tarpeisiin.
• isommat yritykset tarvitsevat todennäköisesti laajempia suunnitelmia, mutta niiden tulisi perehtyä tarkasti niihin ominaisuuksiin, joita lisäkulut tuovat tullessaan. Jos monen käyttäjän pääsyä esimerkiksi perussuunnitelman kanssa rajoitetaan kohtuuttomasti, eteneminen edellä mainitulle tasolle voi olla suositeltavaa.

mitä ominaisuuksia se tarjoaa?

• tarjottujen ominaisuuksien määrä ja niiden käytännön sovellutukset yritykseesi ovat ratkaisevia näkökohtia. Jokaisen ominaisuuden reaalimaailman pay-off pitäisi perustella.
• harkitse seuraavia:
  • tuottaako alusta automaattisesti toistuvia laskuja?
  • luokitteleeko se menot saumattomasti?
  • voiko se tuottaa tulosraportteja integroiduilla tiedoilla?
• nämä ovat vain joitakin huomioon otettavia tekijöitä.

kuinka varma se oikein on?

• arkaluonteisten taloudellisten tietojen säilyttäminen vaatii valppautta.
• yritysten tulisi tutkia, millaisia palomuureja ja salauksia palvelu käyttää.
• hyvän kirjanpitoalustan ansiosta nämä tiedot ovat helposti saatavilla.

onko se kustannustehokas?

• kustannustehokkuudessa ei ole kyse halvasta tai kalliista.
• kirjanpito-ohjelmaa valitessaan yritysten on punnittava tarjottuja ominaisuuksia ja pohdittava, tuottavatko ne todellista päivittäistä toiminnallista hyötyä.
• vastaavatko erilaiset toiminnallisuudet aitoa ajallista ja viime kädessä kustannussäästöä? Tuottaako tehostaminen sijoitukselle tuottoa?

maksu-ja laskutuskäytännöt

kun on valinnut yritykselleen sopivan ohjelmiston ja tottunut sen erilaisiin toiminnallisuuksiin, päivittäisestä maksutoiminnasta tulee yksinkertaisempaa. Tästä huolimatta on syytä toteuttaa joukko parhaita käytäntöjä, joita kirjanpitohenkilöstön tai jopa jokaisen, joka harjoittaa kirjanpitoa tai laskujen käsittelyä yrityksen sisällä.

saapuville maksuille:

viivästyneiden asiakasmaksujen seuranta

• vaikka valitsemasi tilialusta voi lähettää automaattisia muistutuksia tai jopa sähköposteja, jos maksu on myöhässä, on suositeltavaa seurata suoraan, jos haluat varmistaa oikea-aikaisen ratkaisun ja ylläpitää hyviä suhteita.
• jos Sinulle ilmoitetaan, että asiakasmaksu on myöhässä, soita kohteliaisuuspuhelu selvittääksesi, miksi sitä ei ole suoritettu tai käsitelty. Useimmissa tapauksissa on looginen selitys, kuten yksinkertainen laiminlyönti asiakkaan puolelta. Näissä tapauksissa he arvostavat muistutusta.
• seuratkaa sähköpostilla, kiinnittäen lasku uudelleen, jotta heidän ei tarvitse troolata vanhojen viestien kautta.

varmista, että kaikki tiedot ovat selkeitä ja tarkkoja

• kun laadit laskuja kirjanpito-ohjelmasi kautta, varmista, että täytät kaikki asiaankuuluvat kentät. Laskun aiheen pitäisi myös olla molempien osapuolten kannalta selvillä yhdellä silmäyksellä.
• varmista, että maksutiedot pidetään ajan tasalla ja selvästi merkittyinä, ja tee tarvittavat muutokset automaattisesti syntyviin toistuviin laskuihin, jos tietosi ovat muuttuneet.
• mikä tahansa uskottava kirjanpitoalusta antaa automaattisesti oikean numeron jokaiselle uudelle laskulle, mutta varmistaa, että maksun eräpäivä on selvästi näkyvissä. Selkeys on välttämätöntä viivästysten välttämiseksi.

Suorita raportteja, tarkkaile kuvioita, mieti uudelleen rahoitusstrategioita

• monet kirjanpito-ohjelmat voivat tuottaa tulosraportteja integroidun datan avulla. Tämä vertaa maksettuja ja maksamattomia laskuja, näyttäen nettovoiton kokonaismäärän, jonka avulla voit arvioida kassavirtasi tilaa.
• ajan mittaan saattaa ilmaantua kuvioita, joiden avulla sinäkin näet, mitkä asiakkaat ovat sarjamaksuviivästyksiä. Tämä voi vaatia maksuehtojen muuttamista.
• keskipitkällä aikavälillä raportit ja analytiikka auttavat sinua parantamaan kassavirran ennustamista ja tarkentamaan tulevia rahoitusstrategioita.

lähtevien maksujen osalta:

dokumentoi ja luokittele

• Hyödynnä kirjanpito-ohjelmaasi saadaksesi yleiskuvan veloistasi ja pidä kirjaa lähtevistä maksuistasi erillisellä laskentataulukolla tai sisäänrakennetulla vastaavalla.
• intuitiivisen kojelaudan avulla voit merkitä maksutyypin mukaan, ilmoittaa yrityksesi käyttötilillä tai luottokortilla suoritetut maksut, korottaa eräpäivät ja alleviivata maksujen käsittelyajat.
• mitä yksityiskohtaisempi yleiskuva, sitä parempi näkyvyys sinulla on säännöllisten kulujen ja kulujen suhteen.

käytä laskujen hallintajärjestelmää

• tämä voi tulla osana valitsemaasi kirjanpito-ohjelmaa tai se voi olla erillinen. Sen avulla yritykset voivat paremmin hallita toimittajien ja myyjien laskuja.
• vastaanotettaessa jokainen lasku täsmätään vastaavaan ostotilaukseen, ja ellei sitä jostain syystä merkitä, ne maksetaan automaattisesti.
• prosessiautomaatio ja tämänkaltainen virtaviivaistaminen parantavat toiminnan tehokkuutta, kun taas lisääntyneet analyyttiset valmiudet tarjoavat hyödyllisiä oivalluksia johtamiseen.

valitse PSP, joka korostaa näkyvyyttä

• joidenkin maksupalveluntarjoajien (PSPs) kohdalla näkyvyys suorittamistasi maksuista voi olla puutteellinen. Välittäjäpankkien suorittama käsittely voi johtaa siihen, että sähköinen maksaminen kestää ennakoitua kauemmin, jolloin maksumatkan näkyvyys on vähäistä.
• jotkin maksupalveluntarjoajat tarjoavat suuremman avoimuuden ilmoittamalla reaaliaikaiset maksutavat, minkä vuoksi yritykset voivat olla selkeästi yhteydessä velkojiin ja tavarantoimittajiin mahdollisista logjameista.

kirjanpitoprosesseissa ja laskutuksessa pk-yrityksillä ei ole nykyään varaa jäädä jälkeen. Digitalisaation hyödyn hyödyntämättä jättäminen on vakava virhe. Nykyaikainen kirjanpito-ohjelmisto auttaa yrityksiä lievittämään työnkulun rasitusta, pitämään yllä kassavirtaa ja automatisoimaan pitkäveteisiä, toistuvia tehtäviä, mikä lisää toiminnan tehokkuutta.

vaikka useimmat ohjelmat sisältävät ominaisuuksia, kuten maksuviivästysilmoituksia ja verkkolaskumalleja, yritysten on tehtävä ostoksia, tutkittava tarjolla olevia ominaisuuksia ja tunnistettava niille hyödyllisin ratkaisu. Liiallista automaatioon tukeutumista ei kuitenkaan suositella, sillä yritysten on toteutettava ennakoivasti parhaita käytäntöjä. Näin varmistetaan tarkka kirjanpito, johdonmukainen laskujen seuranta ja terve kassavirran hallinta.

nykyinnovaatioilla maksuissa pysyminen on helpompaa kuin koskaan ennen. Erikoistuneiden kirjanpitoalustojen ja laskujen seurantatyökalujen lisäksi jotkut maksupalveluntarjoajat puolustavat myös suurempaa näkyvyyttä, minkä ansiosta niiden yritysasiakkaat voivat seurata maksutilannetta reaaliaikaisesti, jolloin ne saavat arvokasta tietoa. Luotettu ekosysteemi, jonka tämä luo yrityksille ja niiden edunsaajille, on jotain, jota kannattaa vakavasti harkita valitessaan maksupartneria.