Kuinka johtaa Puhelinkonferenssi | 16 vinkkejä valloittaa seuraava kokous
”Haloo? Kuuletko minua?”
” Oi, anteeksi, sinä menet ensin.”
” ei, sinä menet ensin!”
”Sorry, who’ s speaking now?”
Konferenssipuhelut ovat haaste. Kun olet saanut useita ihmisiä luottaa täysin audio, olet puuttuu ulos rikas visuaalinen vihjeitä, jotka voivat auttaa kokouksen sujuvasti.
vaikka videoneuvottelu ylittää nopeasti äänen, on silti tilanteita, joissa hyvä vanha puhelu on parempi vaihtoehto, kuten:
- työskenneltäessä kotoa tai muusta paikasta, jossa et halua loukata kaikkien yksityisyyttä, jotka näkevät taustasi
- lyhyemmissä kokouksissa
- kokouksissa, joissa on vähemmän ihmisiä
- kokouksissa ”liikkeellä”, kuten työmatkoilla
- kun Internet-yhteys/kaistanleveys on ongelma, eikä osallistujien yhteys voi tukea videota hyvin
audio-puhelinkonferenssissa on tietenkin ainutlaatuisia haasteita, kuten:
- on vaikea tulkita, kuka puhuu.
- on hankalaa tietää, milloin pitäisi puhua.
- esityksessä käytettäviä visuaalisia apuvälineitä saatetaan rajoittaa.
neuvottelupuhelun ainutlaatuisten haasteiden vuoksi on sitäkin tärkeämpää tulla valmiina. Alla on muutamia vinkkejä siitä, miten johtaa neuvottelupuhelu ilman päänsärkyä.
ennen puhelinkonferenssia
Valitse oikea verkkokonferenssisovellus.
vaikka voit varmasti johtaa neuvottelupuhelua, joka on puhtaasti audio, se voi olla hyödyllistä ja mukaansatempaava täydentää puhelun näytön jakaminen. On olemassa monia web conferencing sovellukset, joiden avulla voit tehdä tämän.
voit esimerkiksi isännöidä vain ääntä sisältävää Zoom-puhelua, mutta silti voit jakaa näyttösi. Näin:
- kun aikataulutat Zoom-kokouksen, varmista, että isännän video ja osallistujien video on ” pois päältä.”Under” Lisäasetukset, ”varmista” ota odotushuone ” on tarkistettu.
- osallistujien saapuessa heitä pidetään odotushuoneessa. Tämä tarkoittaa, että voit valita, milloin heidät hyväksytään varsinaiseen kokoukseen (he eivät voi automaattisesti liittyä). Näin varmistetaan, että ei ole mitään sitä kiusallista, että ihmiset tulevat eri aikoina ja esittelevät itsensä, eristäen muita ihmisiä. Voit päästää kaikki kokoukseen, kun olet valmis ja sitten esitellä itsesi ja osallistujat kerralla.
- kun kaikki ovat päässeet sisään ja esittelyt ovat ohi, voit käyttää valkotauluominaisuutta tai jakaa näytölläsi olevia tietoja.
karsitaan osallistujalista.
puhelinkonferensseissa, mitä vähemmän osallistujia, sen parempi. Kun äänipuhelussa on liikaa ihmisiä, se voi olla hämmentävää, koska pitää erottaa niin monta ääntä. Kenet haluat kutsua, varmista, että heidän on oltava paikalla. Loput, voit lähettää ne muistiinpanoja kokouksesta.
Määritä notetaker.
johtajana sinulla on kädet täynnä puhujien johtamisessa ja kokouksen sujuvuuden varmistamisessa. Pyydä jotakuta muuta tekemään muistiinpanoja, jotta voit lähettää nuo kokouspöytäkirjat kaikille puhelun jälkeen.
Aseta kokouksen aikaraja.
kukaan ei pidä tarpeettomasti ulos vedetystä kokouksesta, mutta vielä pahempaa on se, että tapaaminen tapahtuu äänentoiston kautta, koska ilman näkemisen stimulaatiota nämä tuppaavat tylsistymään nopeasti.
jos isännöit vain audio-äänikonserttipuhelua, pyri pitämään se 30 minuutissa ja enintään tunnissa.
Luo esityslista.
hahmottele, ketkä puhuvat, mistä puhuvat ja missä järjestyksessä. Äänipuheluihin liittyvien haasteiden kanssa on tärkeää, että kesytät kaaoksen määrittelemällä, kuka esittää ja milloin.
formaatin osalta on parempi, että jokainen pitää ensin koko esityksensä ja avaa sitten puheenvuoron kysymyksille. Tämä vähentää hämmennystä ja vähentää sitä, kuinka monta kertaa ihmiset puhuvat toistensa päälle.
Jaa esityslista ja kokouksen yksityiskohdat kaikille sähköpostitse.
nyt kun olet vahvistanut osallistujalistan ja laatinut esityslistan, muista jakaa se kaikille läsnäolijoille hyvissä ajoin ennen kokousta. Tämä antaa osallistujille aikaa valmistautua, jos he esittävät ja perehtyvät juontajien järjestykseen.
anna kaikki tiedot, joita he tarvitsevat liittyäkseen puheluun. Tämä sisältää linkin, dial-in-koodi, ja salasana. Muista lähettää se heille hyvissä ajoin, ja ehkä lähettää se uudelleen 30 minuuttia ennen kokousta.
esityslistan ja kokouksen kulkutietojen lisäksi Jaa joitakin kokousvinkkejä, joita heidän tulisi noudattaa, kuten:
- ennen kuin soitat, varmista, että olet rauhallisessa ympäristössä. Useiden rivien taustamelu voi vaikeuttaa kaikkien kuulemista. Parhaan äänenlaadun varmistamiseksi pyydä osallistujia asentamaan kohinaa vaimentava sovellus, kuten Krisp, etukäteen poistamaan melu, jota he eivät voi välttää tilassaan.
- ilmoita itsestäsi liittyessäsi kokoukseen (kunhan et ole myöhässä). Tämä ehdotus riippuu suuresti Web conferencing sovellus käytät. Jotkut, kuten GoToMeeting, soittavat kelloa, kun joku astuu sisään. Toisilla, kuten Webexillä, on vaihtoehto, jossa sovellus ilmoittaa automaattisesti osallistujan nimen heidän liittyessään puheluun. Ja vielä toiset, kuten Zoom, antavat sinun isäntänä pitää osallistujia odotushuoneessa, ja se näyttää luettelon läsnä olevista osallistujista, joten oman itsensä ilmoittaminen ei ehkä ole tarpeen.
tee kuivaharjoitus valitsemallasi kokoussovelluksella.
uudella teknologialla on tapana yllättää. Yllätyksiä halutaan rajoittaa mahdollisimman paljon. Kun olet valinnut kokoussovelluksen puhelinkonferenssiin, testaa sen ominaisuuksia. Kutsu pari luotettua kollegaa mukaan testikonferenssipuheluun, jotta voit tutustua formaattiin ja ominaisuuksiin.
Testaa yhteys-ja soittokoodit etukäteen. Mikään ei pilaa kokousta niin kuin se, etteivät osallistujat pääse sinne.
puhelun aikana
muista vastuusi johtajana.
neuvottelupuhelun johtajana sinun tehtäväsi on esitellä kaikki, siirtää heitä aiheesta toiseen ja niin edelleen.
kun ihmiset astuvat sisään, joko varmista, että he ovat odotushuoneessa (kuten Zoom on), tai muista julkisesti tunnustaa heidät sanomalla jotain, ”näyttää siltä, että Janet on liittynyt. Mitä kuuluu, Janet?”
jos odotushuonetta ei ole, todennäköisesti istut muutaman minuutin puhelussa joidenkin ihmisten kanssa, kun odotat kaikkien saapumista. Jotta ihmiset eivät usko menettäneensä yhteyttä, muista sanoa jotain, ” odotamme vielä paria ihmistä. Odotamme vielä minuutin, että he ehtivät liittyä.”
älä myöskään pelkää aloittaa ystävällistä keskustelua ennen kuin sukellat kokouksen lihaan (kunhan sinulla on lisäaikaa!).
kun kaikki ovat lähteneet mukaan, aloita kokous ilmoittamalla, kuka olet, keitä muita on vuorossa ja mikä on kokouksen tarkoitus. Voit myös käydä läpi joitakin pelisääntöjä, kuten:
- ”jokaisen esityksen jälkeen tulen mukaan ja avaan puheenvuoron kysymyksille. Odottakaa, kunnes esitys on ohi ja olen ilmoittanut, että on Q&aika sanoa mitään. Tämä on niin,ettei kukaan tahattomasti kiilaa toista.”
- ” pyydän kaikkia hiljentämään itsenne, jos ette ole tällä hetkellä puheväleissä. Voit löytää mute-painikkeen … ”
- Jos sovellus on uusi osallistujille, anna heille lyhyt katsaus ohjelmistoon, josta he voivat löytää tiettyjä ominaisuuksia.
ota agenda huomioon.
pidä esityslista edessäsi koko ajan, jotta sinulla on parempi käsitys siitä, kuka puhuu seuraavaksi ja milloin päättää jokin Q&A-istunto. Sinun täytyy myös viitata siihen siirtyminen sujuvammin. Esimerkiksi: ”Okei, kaikki, tähän päättyvät kysymykset Q1-taloudestamme. Siirrytään nyt markkinointisuunnitelmiin tulevaa tuotelanseeraustamme varten.”
Mykistä itsesi tarpeen mukaan.
pysy vaimeana, kun et ole puheväleissä, ja pyydä muita tekemään samoin. Riippuen kokoussovelluksestasi, Sinä isäntänä saatat pystyä mykistämään ihmisiä parhaaksi katsomallasi tavalla.
tiedä milloin säestää.
- jos sinulla on kysymys tai kommentti jollekin tietylle henkilölle, puhu hänelle aina ensin hänen nimellään, jotta hän tietää, että puhut hänelle.
- jos jokin ajatus tai kysymys tulee mieleesi jonkun esitellessä, Tee muistiinpanoja ja odota puhujan lopettamista, ennen kuin osallistut.
- jos ihmiset ovat ylittäneet puheaikansa, voitte vapaasti keskeyttää, kun heidän aikansa on kulunut kokouksen siirtämiseksi.
- joka kerta, kun juontaja on puhunut, kiitä heitä, summaa sanottua ja kysy, onko kysyttävää tai kommentteja.
antakaa kaikille mahdollisuus puhua.
jotkut ihmiset eivät tunne oloaan mukavaksi puhua kokouspuhelun aikana vastaan henkilökohtaisessa tapaamisessa, joten yritä rohkaista näitä ihmisiä. Samaan aikaan heitä ei kannata laittaa likoon tai nolata.
kun keskustelu tyrehtyy aiheen loppuun, jos huomaat, ettei joku ole sanonut sanaakaan, voit kysyä:”, onko mitään mitä haluaisit lisätä?”Jos he sanovat ei, siirry nopeasti eteenpäin.
puhelun päättäminen
- koko kokouksen ajan, antaa kokoukselle lähtölaskennan, kuten: ”We’ ve got five minutes to wrap up here.”Näin varmistetaan, että asiat sujuvat aikataulun mukaan eikä Tapaaminen mene yli ajan.
- jos aikaa on jäljellä, voitte avata puheenvuoron loppuhuomautuksia tai kysymyksiä varten.
- ennen kuin erotat kaikki, Tee yhteenveto päätetyistä asioista ja hahmottele mahdolliset seuraavat askeleet. Muista kiittää kaikkia osallistumisesta.
- kun puhelu on suoritettu, lähetä kokouspöytäkirja ja toimintaohjeet sähköpostilla osallistujille.
Paranna Puhelinkonferenssihuolesi
Kyllä, puhelinkonferenssit ovat haaste—mutta ne eivät ole mitään, mitä et pystyisi käsittelemään. Näillä neuvoilla, miten johtaa neuvottelupuhelu, voit valloittaa seuraavan kokouksen helposti.