Kuinka järjestää onnistunut konferenssipuhelu
kaikenlaisissa rooleissa olevia ihmisiä pyydetään käymään konferenssi-ja videopuheluita milloin tahansa. Usein on kysyttävä itseltään: Miten voin hallita ihmisiä, joita en näe? Toisinaan puhelinkonferenssit voivat olla turhauttavia ja tuntua ajanhukalta (kuten alla olevalla videolla).
hallinnoin Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) – ohjelmaa, joka sertifioi Yacht Brokers koko maassa. Koska cpyb: n hallituksen jäsenet sijaitsevat eri puolilla Pohjois-Amerikkaa, hosting neljännesvuosittaiset konferenssipuhelut ovat rahaa säästävä pyrkimys sijasta vuosittain järjestetään ”kasvotusten” kokouksia. Olen oppinut, että konferenssi-ja videopuheluiden tehokas hoitaminen on oleellista tiimiyhteistyössä ja päätöksenteossa. Puheluiden aikana voi kuitenkin tapahtua joitakin ennalta arvaamattomia ja hallitsemattomia asioita. Alla on muutamia vinkkejä, joilla voit tehostaa puhelinkonferenssiasi.
ennen soittoa
-
Laadi ja jaa kokouksen esityslista etukäteen, jossa kerrotaan kokouksen tarkoitus, milloin kokous pidetään ja miten osallistujat pääsevät kokoukseen. Sisällytä puhelun tavoitteet ja mahdolliset erityiset keskustelupisteet. Tiedottaminen ennen puhelua auttaa valmistautumaan keskusteluun ja antaa mahdollisuuden miettiä, miten he voisivat osallistua keskusteluun.
- jos käytät muuta palvelua kuin puhelinta kokouksen pitämiseen, muista ilmoittaa ryhmällesi, että se pitää koeajon, jotta tekniset ongelmat voidaan tunnistaa tai välttää. Järjestäjien kannattaa varautua taustajoukkoihin, jos jokin menee pieleen. Varmista, että jokainen ymmärtää vaimentaa äänensä ja taustamelun.
- värvää nimetty muistiinpanojen ottaja. Kukaan ei tykkää ottaa kokousminuutteja, mutta se on välttämätön paha (erityisesti niille, jotka eivät voineet liittyä puheluun).
puhelun aloittaminen
- jos olet puhelun Moderaattori, liity puheluun vähintään viisi minuuttia ennen sovittua kokousaikaa. Kevyt keskustelu odottaessa helpottaa oloa. Aloita puhelu virallisesti vasta, kun avainhenkilöt ovat paikalla, jotta sinun ei tarvitse toistaa mitään tietoja.
- esittäydy aina puhelun alkaessa varmistaaksesi, että kaikki tunnistavat sinut moderaattoriksi. Ennen virallisen liiketoiminnan aloittamista, ottaa roolipyyntö on varmistettava, että kaikki keskeiset toimijat ovat läsnä ja kirjanpidossa. Varatkaa tarvittaessa aikaa kaikille esittelyihin (nimi, yritys, asema), varsinkin jos he ovat uusia ryhmässä. Tämä on myös hyvä aika tarkistaa hallinnollisia kohteita(mykistys puhelin, miten kysyä kysymyksiä suoraan tai chat-toiminnon kautta, voi tarkastella jaettua näyttöä, jne.).
kutsu
- aloittaa yhteenvedolla kokouksen esityslistasta ja tarkoituksesta.
- välttääksesi ihmisiä puhumasta toistensa yli, vastaa kysymyksiin suoraan nimeltä, Jos haluat jonkun vastaavan. Pidä fasilitaattorina kirjaa siitä, kuka puhuu ja pyydä hiljaisilta puheenvuoroja. Konferenssipuhelujen pitäisi mahdollistaa erilaisia viestejä voidaan lähettää, kuten: ”tarvitsemme ideoita jokaisen tässä organisaatiossa. ”Ennen kuin vaihdat aihetta, hengähdä ja kysy, onko aihetta koskevia lisäkysymyksiä tai ajatuksia. Pidä silmällä tavoitettasi ja keskustelua asiasta. Jos aihe kuumentuu tai pitkittyy, kannattaa suunnitella toinen puhelu, jossa keskustellaan aiheesta perusteellisemmin sen jälkeen, kun lisävalmistelut ja-tutkimukset on saatu valmiiksi. Tarjoa säännöllisiä tarkistusaikoja, jotta asialistasi pysyy oikeilla raiteilla. Aloita ja lopeta mahdollisimman lähellä ehdotettuja aikoja.
puhelun päättäminen
-
tarjoa kokouspuhelun lopussa kertaus. - Vahvista, että jokainen ymmärtää seuraavat vaiheet, vastuut, toimintakohdat ja määräajat, mukaan lukien seuraavan aikataulun mukaisen puhelun ajankohdan.
- seuraa sähköpostilla, joka sisältää tärkeimmät kohdat ja / tai minuutit puhelusta.
näiden vihjeiden käyttöönotto parantaa kaikkien tulevien konferenssi-ja videopuhelujesi arvoa.
