Best Practices to Improve Your purchase Department
osto-osasto vastaa tavaroiden ja palvelujen hankinnasta. Vaikka se voi tuntua tarpeeksi yksinkertainen, ne todella täytyy suorittaa paljon tehtäviä välillä tutkimiseen parhaat tarjoukset ja ostoksen. Jos olet SMB, tiedät, että osto-osasto tekee paljon, ja se on jopa niitä tekemään älykkäitä ostopäätöksiä, jotka vaikuttavat koko liiketoiminnan.
ajattele asiaa näin: hankintaosastosi on ainakin osittain vastuussa yrityksesi menestyksestä. Koskaan ei kannata tuhlata rahaa sellaisten tuotteiden ostamiseen, joita saa muualta, ja on tämän osaston vastuulla varmistaa, ettei näin käy.
Miksi Sinun Pitäisi Parantaa Osto-Osastoasi?
vastaus tähän kysymykseen on yksinkertainen: raha. Parantaa tämän osaston ja miten se toimii voi päätyä säästää tonnia rahaa vuosittain. Tämä sisältää tuotteen kustannusten säästämisen ja työntekijöiden tehokkuuden niin, että 8-tuntisen työpäivän aikana he saavat aikaan enemmän ja tekevät liiketoiminnastasi kannattavamman.
miten-parantaa osto-osastoa
kun olet aloittamassa, voi olla vaikea saada ostoprosessia päätökseen niin, että kaikki osastolla ovat samalla sivulla. Kuitenkin, käyttämällä näitä vinkkejä, voit parantaa osto-osasto ja positiivisesti vaikuttaa koko liiketoiminnan.
parantaa ostamista
jokaisen osto – osaston henkilön ei tarvitse olla vastuussa tavarantoimittajien soittamisesta ja parhaiden tarjousten löytämisestä. Sen sijaan voit asettaa tiimin, joka vastaa tästä tehtävästä ja antaa muiden osaston jäsenten keskittyä seuraaviin vaiheisiin.
yritysostoja voi myös hoitaa systemaattisesti ostamalla yhden henkilön vastaamaan tavarantoimittajien kutsumisesta ja toisen hintojen vertailusta. Mitä haluat tehdä, sinulla on oltava prosessi, joka hahmotellaan sääntöjä ostaa niin, että jokainen tekee sen samalla tavalla ja suorittaa kunkin tehtävän.
Analysoikaa menoja
analysoidaksenne menoja, teidän on tehtävä kuluanalyysi. Tämä analyysi on yksityiskohtainen katsaus siihen, miten kulutat, ja se on kriittistä tarkastella hankintajärjestelmän parantamiseksi. Varmista analysoida jokainen tekijä, joka vaikuttaa tuotteiden hintaan, kuten:
- raaka-ainekustannukset
- varastokustannukset (mukaan lukien tilatarpeet, lämmitys ja vakuutukset)
- kuljetuskulut
- Toimittajamaksut
- maksuehdot
- toimitus-ja käsittelykustannukset
parantamalla tätä seikkaa osto-osasto, voit säästää tarpeeksi rahaa muille liiketoiminta-alueille, kuten markkinointi, ja palkata lisää työntekijöitä kasvaessasi.
analysoi kysyntä
kysynnän analysoimiseksi sinun on selvitettävä yrityksesi olennaiset tarpeet ostamisen suhteen. Keskity vain tekemiisi kriittisiin ostopäätöksiin. Tätä varten sinun on ehkä kirjoitettava uudelleen sisäiset politiikat, jotka sisältävät uusia kriteerejä, jotka määrittävät, mitkä tuotteet ja palvelut ovat välttämättömiä.
sinun on myös keskityttävä määrään. Jos olet ostamassa irtotavarana halvemmalla, mieti, kuinka paljon maksaa säilyttää tuotteita, joita et välttämättä tarvitse tulevina kuukausina.
kannattaa harkita halvemman tavaran ostamista ulkomailta. Kuitenkin ostaa ulkomaisilta toimittajilta tulee kustannuksia, jotka voivat tehdä siitä ei kannata, kuten korkeammat toimituskulut. Koska myös aikaeroja on, Voit myös odottaa viivettä, joten ei ole suositeltavaa käyttää näitä toimittajia kohteita, jotka tarvitset välittömästi.
vähennä monimutkaisuutta
voit yksinkertaisesti ostaa enemmän vakio-osia tai tavaroita tavarantoimittajilta kalliimpien räätälöityjen tuotteiden sijaan. Jos tämä on mahdollista yrityksellesi, keskustele tavarantoimittajiesi kanssa varmistaaksesi, että hankinnat sopivat tarpeisiisi ja ettet käytä liikaa räätälöityjä tuotteita. Jos sinulla on hyvä suhde toimittajasi kanssa, heillä ei pitäisi olla mitään ongelmaa auttaa sinua vähentämään kustannuksia, koska jatkat ostojen tekemistä, jotka hyödyttävät sekä yritystäsi että heidän.
strategisten kumppanuuksien rakentaminen
kumppanuuksien rakentaminen on helppoa. Strategisten kumppanuuksien rakentaminen voi kuitenkin olla joillekin yrityksille vaikeaa. Jos työskentelet paljon toimittajia, sinun kannattaa alkaa vähentää luetteloa ja yrittää työskennellä vain muutaman.
jos työskentelet harvempien toimittajien kanssa, voit säästää aikaa ja resursseja. Voit myös rakentaa parempia suhteita, koska sinulla on vähemmän yrityksiä työskennellä.
tavarantoimittajanne tuntevat olevansa kunnioitettuja, koska heidät on valittu harvoiksi, joiden kanssa teette kauppaa. Tämä auttaa edelleen rakentaa suhteita niin, että voit odottaa enemmän joustavuutta niistä, kun se tulee tarpeisiisi.
muista aina, että parisuhteen pitäisi olla molemminpuolista hyötyä. Sinun pitäisi auttaa heitä menestymään yhtä paljon kuin he auttavat sinua. Kun neuvottelette, pitäkää mielessä, että teidän on autettava heitä näkemään, miten molemmat osapuolet voivat hyötyä. Tämä auttaa luomaan luottamusta sinun ja heidän välilleen, jotta voit jatkaa menestymistä.
arvioi toimittajat
kun sinulla on pienempi lista toimittajista, joiden kanssa työskentelet, varmista, että arvioit heidät säännöllisesti. Voit luoda oman järjestelmän arvioida niiden suorituskykyä, mutta varmista sisällyttää nämä tekijät:
- joustavuus
- toimitusaika
- kustannukset
- palvelun laatu
se, että Tavarantoimittajilla on käytössään asiakirja, auttaa heitä myös näkemään, missä heidän suorituskykyään voidaan parantaa, mikä voi auttaa heidän liiketoimintaansa ja heidän liiketoimintaansa, koska heillä on useita ostajia, joiden kanssa he ovat tekemisissä.
Invest in Purchase Order Management Softwarepurchase order software. hankintaohjelmisto
nykyaikana on olemassa niin monia teknologisia työkaluja, jotka voivat auttaa yritystäsi kasvamaan ja menestymään. Hankintaprosessi on joskus voinut olla niin yksinkertainen, että laskentataulukon käyttö on perusteltua. Kuitenkin, kasvaessasi, löydät enemmän inhimillisiä virheitä ja komplikaatioita, jotka tekevät manuaalisten prosessien käytöstä epäkäytännöllistä.
monet pk-yritykset alkavat käyttää Quickbookseja auttaakseen heitä lähettämään ostotilauksia nopeammin luomalla QuickBooks-ostotilauksen, joka täyttää automaattisesti kentät puolestasi. Vaikka automaatio on avain menestykseen nykyaikana, tämä ohjelma ei voi tehdä kaikkea mitä tarvitset, kun se tulee hankintoja. Sen sijaan, käyttäjät voivat integroida Bellwether kanssa QuickBooks:
- Kirjoita laskut ePMX: ään
- kolmiosainen laskujen täsmäytys (PO, kuitti ja lasku)
- Siltalaskut QB: hen maksamista varten
Integroidut hankintaohjelmistot auttavat sinua hallitsemaan kaikkia ostoprosessin päivittäisiä toimintoja, jotta säästät aikaa ja rahaa samalla kun työntekijäsi keskittyvät tärkeämpiin tehtäviin, kuten suhteiden rakentamiseen.tavarantoimittajiesi kanssa.
yrityksille, jotka haluavat säästää huomattavasti aikaa ja rahaa, vankka ostotilausohjelmisto voi auttaa sinua hallitsemaan toimittajan ja toimittajan suhteita, löytämään parhaat tarjoukset ja muuttamaan Myyntipisteet laskuiksi muutamalla hiiren napsautuksella. Nämä teknologiat mullistavat täysin tapasi käsitellä hankintoja, tehden kaikesta hankinnoista hyväksyntäprosesseihin paljon yksinkertaisempaa.