a Step-By-Step Guide to Improving Business Processes
Business processes play a vital role in any organization. Tehokkaat prosessit virtaviivaistavat yksittäisiä toimintoja ja parantavat yleistä tehokkuutta.
menestyäkseen on keskityttävä jatkuvasti liiketoimintaprosessien parantamiseen tuottavuuden lisäämiseksi ja korkean laatutason ylläpitämiseksi.
prosessin tehostaminen vähentää lopulta työtaakkaa ja tehostaa tuotteen tai palvelun toimittamista. Mutta miten tarkalleen parannat liiketoimintaprosessia ja mitkä ovat siihen liittyvät vaiheet?
tässä artikkelissa käydään läpi tarkat vaiheet liiketoimintaprosessien parantamiseksi. Näytämme myös, miten voit luoda automatisoituja työnkulkuja frevvon liiketoimintaprosessien automaatio-ohjelmistolla.
tämä on kattava opas. Napsauta alla olevia linkkejä siirtyäksesi sinua eniten kiinnostavaan osioon:
- mitkä ovat vaiheet liiketoimintaprosessin parantamiseksi?
- Mitä Vaikutuksia Liiketoimintaprosessien Parantamisella On Odotettavissa?
- liiketoimintaprosessien parantaminen käyttötapaukset
- miten parantaa ja automatisoida liiketoimintaprosesseja
mitkä ovat vaiheet liiketoimintaprosessin parantamiseksi?
liiketoimintaprosessien parantamiseen kuuluu olemassa olevan prosessin tunnistaminen ja parantaminen sen yleisen tehokkuuden virtaviivaistamiseksi. Yksinkertaisesti sanottuna, otat prosessi ja löytää parempi tapa saada se tehtyä.
liiketoimintasi riippuu todennäköisesti päivittäin lukemattomista prosesseista ostotilausten hallinnasta matkustuspyyntöjen hyväksymiseen ja muuhun. Jokainen on välttämätön yrityksesi toimimaan ja menestyä.
mutta nämä prosessit voivat muuttua tehottomiksi, jos niitä ei päivitetä tai jos ne suoritetaan manuaalisesti, mikä puolestaan voi johtaa taloudellisiin menetyksiin ja arvokkaan ajan tuhlaamiseen.
Haluatko mieluummin nähdä ja kuulla sen kuin lukea siitä?
Näyttäkäämme, kuinka helppoa se on.
IDC: n tutkimuksessa havaittiin, että yritykset menettävät arviolta 20-30 prosenttia vuotuisesta liikevaihdostaan tehottomien prosessien vuoksi. Näiden tehottomien prosessien taloudelliset vaikutukset voimistuvat, mitä kauemmin ne jatkuvat.
jos työntekijät käyttävät liikaa aikaa johonkin prosessiin tai tekevät tavallista enemmän virheitä, on hyvä käydä kyseiset prosessit läpi.
prosessien parantamiseen kuuluu seuraavat seitsemän vaihetta:
- valitse prosessi, jolla parannetaan
- Kartoita nykyinen prosessi
- tunnista pullonkaulat & parannettavat alueet
- Kartoita mahdollinen Uusi prosessi
- testaa prosessi & Tarkista
- Ota käyttöön Uusi prosessi
- käy prosessi läpi
näitä prosessin parannusvaiheita noudattamalla voit ottaa monimutkaisen prosessin, kuten ostotilausten hallinnan ja käyttää frevvo: n kaltaisia Prosessiautomaatio-ohjelmistoja tehostaakseen toimintaansa.
ennen kuin ryhdymme pohtimaan, miten nämä vaiheet toteutetaan, tarkastelkaamme myönteisiä vaikutuksia, joita voit odottaa liiketoimintaprosessien parantamisesta.
Mitä Vaikutuksia Liiketoimintaprosessien Parantamisella On Odotettavissa?
nykypäivän kilpailluilla markkinoilla ei yksinkertaisesti ole varaa tehottomiin prosesseihin. Näin liiketoimintaprosessien parantaminen voi antaa organisaatiollesi kilpailuedun.
toiminnan tehostaminen
liiketoimintaprosessien automatisointi lisää tehokkuutta ja vähentää toimintakustannuksia. Eräässä tutkimuksessa havaittiin, että organisaatiot voivat säästää 10-15 prosenttia toimintakuluistaan käyttämällä työkalua, jolla ne automatisoivat työnkulkunsa.
tuo luku on alapäässä. Organisaatiot, jotka voisivat mainita, kuinka paljon rahaa he ovat säästäneet käyttämällä työnkulun automaatio-ohjelmisto arvioi he säästävät miljoonia dollareita vuodessa.
Frevvon avulla voit luoda työnkulun ja visualisoida koko prosessin alusta loppuun.
tarkastellaan esimerkiksi prosessia, joka jokaisella organisaatiolla on — työntekijän perehdyttäminen. Ennen työntekijän palkkaamista sinun on täytettävä ja toimitettava kaikki tarvittavat lomakkeet.
työntekijät voivat juuttua tähän prosessiin, Jos teet kaiken käsin. Virtaviivaistamalla tätä prosessia voit vähentää huomattavasti aikaa uusien työntekijöiden pätevyyteen.
tässä on esimerkki työntekijästä, joka on perehdyttämässä työnkulkua, jonka voit luoda frevvossa:
käyttämällä ohjelmistoja kuten frevvo visualisoida prosessi voi auttaa tunnistamaan ja korjaamaan toiminnallisia puutteita.
työntekijöiden tuottavuuden parantaminen
tehottomat prosessit ovat toistuvia ja aikaa vieviä. Ne vievät aikaa myös mielekkäämmältä työltä.
yli 40 prosenttia työntekijöistä kertoo käyttävänsä neljänneksen työviikostaan toistuviin tehtäviin, joissa manuaaliseen tietojen syöttämiseen kuluu eniten aikaa.
frevvon business process automation-ohjelmiston avulla voit vähentää tiedonsyöttöä automaattisilla lomakekentillä. Näin työntekijät voivat käyttää vähemmän aikaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen ja enemmän aikaa muihin tuottaviin tehtäviin.
tässä on katsaus siihen, miten ohjelmisto dynaamisesti täyttää kentät SQL-tietokantaan liitetylle PO-muodolle:
liiketoimintaprosessien parantaminen poistaa myös epäselvyydet siitä, kuka on vastuussa tietyistä tehtävistä. Esimerkiksi, voit rakentaa työnkulun frevvo, joka automaattisesti reitittää lomakkeen oikealle henkilölle.
työntekijöiden ei tarvitse tuhlata aikaa sen miettimiseen, kenelle lähettää asiakirjoja. Heidän tarvitsee vain täyttää lomake ja lähettää se.
vähennä inhimillisiä virheitä
minkä tahansa prosessin paperityön käsittely on paitsi työlästä, myös alttiimpaa virheille.
lomakkeet voidaan täyttää väärin tai lähettää väärälle henkilölle. Virheistä voi seurata taloudellisia menetyksiä, jos niitä ei jää kiinni.
Tasatyönnöt ovat alttiita virheille. Lontoon olympiakomitea ylimyyti 10 000 lippua uintitapahtumaan, kun henkilökuntalainen meni vahingossa ”20 000” selliin ”10 000: n sijaan.”Komitea päätyi päivittämään lippujen haltijoita muihin suurtapahtumiin tappiolla.
frevvossa on lomakkeisiin sisäänrakennettu automaattinen laskenta, joka vähentää manuaalista tiedonsyöttöä ja poistaa inhimilliset virheet.
Katsotaanpa käyttötapauksia työprosessin parantamiseksi. Nämä voivat antaa sinulle käsityksen siitä, miten Prosessiautomaatio-ohjelmistoja voidaan soveltaa omassa organisaatiossasi.
liiketoimintaprosessien parantaminen käyttötapaukset
startupit voivat luottaa manuaalisiin prosesseihin saadakseen työnsä tehdyksi. Mutta lopulta, kun yritys kasvaa ja tuo lisää työntekijöitä, tehottomuus luo pullonkauloja.
tässä ovat organisaatiosi alueet, jotka voivat hyötyä liiketoimintaprosessien parantamisesta.
New Hire Onboarding
vahva onboarding prosessi on välttämätön kaikille organisaatioille. Se auttaa työntekijöitä sopeutumaan uusiin rooleihinsa ja antaa heille puitteet menestykselle.
kuitenkin vain 12 prosenttia työntekijöistä sanoo yrityksensä tekevän hyvää työtä perehdyttämisessä.
hyvä uutinen on, että hyvin jäsennelty perehdytysohjelma voi lisätä sitoutumista ja vähentää aikaa pätevyyteen uusille palkkaajille.
frevvon automatisoidulla employee onboarding-ohjelmistolla voit rakentaa työnkulun, joka tehostaa paperityötä ja tuo työntekijät nopeasti ajan tasalle. Työntekijät voivat alkaa osallistua heidän ensimmäinen päivä sen sijaan saada juuttua paperityötä.
ostotilauksia
ostotilauksia käytetään tavaroiden ja palvelujen myynnin dokumentointiin. Mutta yhden PO: n lähettämiseen liittyy monia vaiheita — sinun täytyy luoda lomake, saada se hyväksytyksi, lähettää se myyjälle, valtuuttaa lasku ja tallentaa se kirjanpitoa varten.
tässä esimerkki siitä, miltä ostotilauksen työnkulku voi näyttää:
manuaalinen ostotilausprosessi voi hidastaa toimintaa. Työntekijät saattavat myös olla hämillään siitä, mihin toimiin seuraavaksi ryhdytään tai kenelle asiakirjoja lähetetään.
yrityksillä, jotka käyttävät ostotilauksissa automaatio-ohjelmistoa, on nopeampi kierrosaika (24 tuntia) verrattuna niihin, jotka käyttävät manuaalista prosessia (35 tuntia). Tämä voi helposti kääntää satoja tunteja säästää vuodessa riippuen siitä, kuinka monta ostaa tilauksia lähetät.
tässä esimerkki ehdollisesta ostotilauksen työnkulusta frevvossa:
kun työntekijä lähettää ostotilauksen, se ohjataan automaattisesti johtajalle. Voit jopa lisätä ehdollisia sääntöjä työnkulkuihisi (esim., ostotilaukset lähetetään vain VP hyväksyttäväksi yli tietyn arvon).
Frevvon valmiiksi rakennetuilla malleilla voit tehostaa ostotilauksia ja automatisoida muita prosesseja, kuten ostojen pakkolunastuksia, laskujen hyväksymisiä ja myyjien hallintaa.
Matkustuspyynnöt
matkustuspyynnöt ovat välttämättömiä organisaatioille, joiden työntekijät matkustavat työn perässä. Automatisointi poistaa tarpeen työntekijöiden jahdata johtaja hyväksynnät.
jokaisella yrityksellä on erilaiset hyväksymisprosessit matkustuspyyntöihin. Frevvon travel request-ohjelmiston avulla voit luoda työnkulkuja ja ottaa käyttöön dynaamiset säännöt, joilla varmistetaan matkustuskäytäntöjen noudattaminen.
esimerkiksi yleinen matkustussääntö on, että esimies tarkastaa ja hyväksyy työntekijän matkustuspyynnön ennen kuin se lähetetään talousosastolle.
tässä esimerkki matkapyynnön työnkulusta frevvossa:
travel requests-työnkulun luominen tehostaa prosessia ja varmistaa, että työntekijät noudattavat travel compliance-käytäntöjä organisaatiossasi.
myyntitilauksia
myyntitilauksia käytetään vahvistamaan tavaroiden tai palvelujen myyntiä asiakkaille. Ne kattavat asioita, kuten toimituspäivät, maksutavat, ja muita keskeisiä yksityiskohtia.
parantamalla ja automatisoimalla tätä liiketoimintaprosessia frevvo: n myyntitilausautomaatioratkaisulla voit vähentää manuaalista tiedonsyöttöä ja käsitellä myyntitilaukset nopeammin ja vähemmillä virheillä.
tässä esimerkki myyntitilauslomakkeesta, jossa on SQL-tietokantaintegraatio (klikkaa kuvaa kokeillaksesi sitä):
kun käyttäjä valitsee tuotteen, lomake vetää automaattisesti MSRP: n ja laskee välisumman, kun määrää syötetään. Lomake tukee myös digitaalisia allekirjoituksia ja liitteitä.
liittämällä myyntitilauslomakkeet SQL-tietokantaan myyntitiimisi voi keskittyä enemmän ajastaan sopimuksiin ja vähemmän aikaa tehottomien sisäisten prosessien jumittumiseen.
nämä ovat vain muutamia prosesseja, joita voit parantaa ja automatisoida liiketoiminnassasi. Mikä tahansa liian manuaalinen prosessi voi olla mahdollisuus liiketoimintaprosessien parantamiseen.
nyt tarkastellaan tarkkoja vaiheita näiden prosessien virtaviivaistamiseksi.
kuinka voit parantaa ja automatisoida liiketoimintaprosessejasi
toimi näiden ohjeiden mukaisesti automatisoidaksesi yrityksesi prosessin.
huomautus: Seuraavat vaiheet edellyttävät frevvo tilin. Voit kokeilla frevvon Prosessiautomaatio-ohjelmistoa ilmaiseksi 30 päivän ajan.
#1. Valitse prosessi, jolla parannetaan
ensimmäinen askel liiketoimintaprosessien parantamiseksi on tunnistaa alueet, jotka tarvitsevat muutosta. Hyvä paikka aloittaa ovat prosesseja, jotka toistuvat usein ja noudattavat samoja vaiheita.
tässä on lyhyt luettelo prosesseista, jotka usein hyötyvät automaatiosta:
- New hire onboarding
- Purchase requirements
- Time off requirements
- kulukorvaukset
- Travel authorisations
- Sales orders
- Consent forms
- Auditations and compliance
tarkastelemme tässä oppaassa matkustuspyyntöjen parantamista ja automatisointia, mutta voit vapaasti valita omasi.
#2. Prosessin
seuraava vaihe on dokumentoida olemassa olevan prosessin jokainen vaihe. Vuokaavion käyttäminen on hyödyllistä tässä työnkulun jokaisen vaiheen visualisoimiseksi.
voit rakentaa työnkulun frevvoon lisäämällä ja määrittämällä jokaisen vaiheen. Vaihtoehtoisesti voit myös asentaa valmiiksi rakennetun työnkulun ja muokata sitä vastaavasti.
Tältä näyttää ehdollisen Matkustuspyynnön työnkulku:
visuaalisessa lomakesuunnittelijassa voit myös tarkastella ja muokata matkustuspyyntölomakkeita.
aivan kuten itse työnkulun kanssa, lomaketta voi muokata. Voit vetää ja pudottaa elementtejä paletista vasemmalla puolella lomakkeen muokata sitä.
#3. Pullonkaulojen tunnistaminen & parannettavat alueet
seuraava vaihe on tehdä analyysi sen määrittämiseksi, mitkä prosessin osat tarvitsevat parannusta. Kysy nämä kysymykset pullonkaulojen tunnistamiseksi:
- millä toimilla luodaan pullonkauloja?
- mihin työntekijät turhautuvat?
- mitkä vaiheet aiheuttavat eniten viivästyksiä?
harkitse palautteen saamista suoraan niiltä, jotka ovat mukana prosessissa, jonka parantamiseksi työskentelet. Kysykää heidän mielipidettään siitä, mitä muutoksia he toteuttaisivat.
kun pullonkaulat on tunnistettu, on aika suunnitella prosessi, joka poistaa ne.
#4. Kartoita mahdollinen Uusi prosessi
nyt voit käyttää samaa työkalua, jolla rakensit nykyisen työnkulkusi paremman työnkulun rakentamiseen.
kun rakennat uutta työnkulkuasi, pidä edellisessä vaiheessa tunnistamasi kipupisteet mielessäsi.
esimerkiksi työntekijä, jonka on joka kerta jäljitettävä esimiehensä hyväksyäkseen matkustuspyynnön, tuhlaa arvokasta aikaa. Tämän selvittämiseksi voit lisätä työnkulkuusi vaiheen, joka ohjaa lomakkeen automaattisesti oikealle henkilölle hyväksyttäväksi.
#5. Testaa prosessi
kun olet rakentanut uuden työnkulun frevvossa, on aika testata sitä varmistaaksesi, että se toimii.
käy sitten läpi työnkulkusi jokainen vaihe varmistaaksesi, ettet menetä mitään. Voit aina palata visuaalisen suunnittelijan luo tekemään tarvittaessa muutoksia.
muista testata uusi työnkulkusi mobiililaitteilla, minkä voit tehdä suoraan testausikkunasta.
#6. Toteuta Uusi prosessi
kun olet testannut uuden työnkulun, on aika ottaa se käyttöön — minkä voit tehdä frevvossa yhdellä napsautuksella.
liiketoimintaprosessin parantaminen edellyttää olemassa olevan prosessin muuttamista, joten suunnittele tämä sen mukaisesti. Varaa aikaa muutoksista ilmoittamiseen ja ohjeistuksen antamiseen niitä käyttäville tiimeille.
#7. Tarkista prosessi
on todennäköistä, että tulee hikka matkan varrella, kun parannat prosessia. Pidä tarkasti silmällä, miten uudet prosessit ovat menossa ja pyytää palautetta työntekijöiltä. Onko heillä ongelmia? Onko askelluksessa mitään epäselvää?
Tallenna kaikki saamasi palaute ja pyri jatkuvasti parantamaan prosessejasi. Pienet muutokset ajan myötä voivat johtaa valtaviin säästöihin.
johtopäätös
liiketoimintaprosessien parantaminen mahdollistaa toistuvien tehtävien virtaviivaistamisen ja toiminnan tehokkuuden parantamisen — molemmat vähentävät kokonaiskustannuksia ja lisäävät tuottavuutta.
frevvon business process automation-ohjelmistolla voit kartoittaa ja parantaa yrityksesi olemassa olevaa prosessia. Järjestelmä sisältää vedä ja pudota-toimintoja, joiden avulla voit luoda automatisoituja prosesseja kirjoittamatta mitään koodia.
Rekisteröidy tänään 30 päivän ilmaiskokeiluun nähdäksesi, kuinka helppoa ohjelmiston käyttäminen liiketoimintaprosessien parantamiseen ja tulosten mittaamiseen on.
