Todo Lo Que Necesita Saber Sobre La Redacción De La Propuesta De Licitación Ganadora
Presentar una propuesta de licitación es una tarea complicada y uno debe asegurarse de que puede diferenciarse de los competidores en el desarrollo de una oferta que llame la atención. Las organizaciones gubernamentales aspiran a obtener el mejor resultado posible de la adquisición, por lo que es en el propio interés del Administrador de Ofertas, los Proveedores y los contratistas presentar la propuesta de licitación más precisa y bien informada. Una parte muy importante del proceso de licitación es la redacción de la propuesta de licitación. Es crucial invertir una amplia cantidad de tiempo en ti para hacer la investigación sobre la organización gubernamental contratante y lo que esperan de la licitación.
¿Cuáles Son Los Elementos De Una Propuesta De Licitación?
Hay muchas licitaciones emitidas por organizaciones gubernamentales y las propuestas pueden variar para diferentes organizaciones y requisitos del proyecto. Ciertos elementos están más o menos presentes en cada Propuesta de Licitación, como
- Información de contacto de las agencias suministradoras
- Información de contacto de las agencias suministradoras
- Alcance del trabajo
- Finalidad de la propuesta
Detalles de los servicios y bienes que debe proporcionar el proveedor o los organismos contratantes
Información sobre servicios de valor añadido
Información sobre precios
Términos y condiciones adicionales
Calendario estimado del proyecto
Firma de ambas partes
¿Qué debe tener en cuenta antes de redactar la propuesta de licitación?
Mantener un enfoque personalizado
Dirigirse al poder adjudicador por su nombre. Esto le indicará a la organización gubernamental que ha revisado los detalles del documento de licitación y que no se limitó a copiar y pegar respuestas para cada proyecto. Además, referirse por nombre ayuda a construir una conexión personal. Al igual que todas las ofertas, cada comprador es diferente y tiene expectativas diferentes de la autoridad contratante. Así que tómese su tiempo para leer los documentos de licitación y adaptar su respuesta según la oferta en particular. Si tiene algún problema para comprender una pregunta en particular, tómese la libertad de preguntar.
Información Sobre el Proyecto
Los documentos de licitación son la guía que contiene toda la información crítica sobre el proyecto, como los requisitos del Gobierno, los Procedimientos de Adquisición, los Criterios de Evaluación y la adjudicación de contratos. Estudie el documento de licitación poco a poco para asegurarse de que puede cubrir todos los aspectos del proyecto y presentar una propuesta persuasiva que indique cómo sus habilidades y recursos podrán entregar resultados de calidad.
Se trata de Ellos, No de Ti
Lo que diferencia una oferta mala de una buena oferta es cómo alcanzas el equilibrio entre presentar tu conjunto de habilidades y los detalles sobre el proyecto. Demasiada información sobre ti o simplemente poner habilidades irrelevantes no te ayudaría a conseguir el trato. En cambio, pocos ejemplos de proyectos similares en los que haya trabajado, junto con la especificación de por qué es el más adecuado para el trabajo, lo ayudarán a llamar la atención de la autoridad contratante.
Promover el beneficio
Al redactar una propuesta de licitación, es importante ubicar el Costo, los Plazos y los Requisitos del proyecto. Es importante describir los beneficios que las organizaciones gubernamentales obtendrán de usted. Una licitación bien centrada en el cliente tiene mejores posibilidades de ganar que la que carece del esfuerzo para comprender sus necesidades y proporcionar una solución para las mismas. Es crucial investigar lo que las agencias gubernamentales están buscando de la autoridad contratante y tratar de encontrar más de una idea alternativa para la misma.
Recuerde centrarse en el hecho de que sus soluciones están más allá del alcance del proyecto.
Intente presentar un impacto positivo adicional que su oferta ofrezca a la comunidad o a las empresas en general.
Ponte en el Lugar del Comprador
Un enfoque más enfático para redactar una propuesta de licitación es ponerte en el lugar del comprador. Hágase preguntas como ¿Qué es importante para el cliente? ¿Cómo puede agregar valor real a los requisitos especificados? ¿Cuáles son los beneficios que podría observar al seleccionar una propuesta de licitación?
Si cree que su propuesta de licitación será capaz de dar respuestas impresionantes a estas preguntas y dejar un impacto duradero en la mente de los responsables de la toma de decisiones, que está listo para comenzar.
La corrección de pruebas es clave
El proceso de licitación incluye lidiar con plazos estrictos, presión intensa y administración múltiple del recurso. Más que nada, existen errores gramaticales o desatendidos en el borrador propuesto que anularán la imagen de su empresa. No podemos insistir lo suficiente en el ejercicio para revisar y editar las propuestas antes de enviarlas. Dado el gran volumen de propuestas de licitación que reciben los gobiernos, uno no puede permitirse arriesgarse a cometer errores tontos y reducir sus posibilidades de ganar.
Profesionales Detrás de escena
Elija su equipo según las fortalezas de los profesionales que pueden trabajar juntos y compartir el objetivo común, es decir, ganar la licitación del gobierno. Es importante crear un equipo organizado y colaborativo que pueda completar el trabajo de manera eficiente. Antes de encabezar el borrador de la propuesta de licitación, es importante definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo y asegurarse de que todos estén en la misma página.
Recuerda que tu equipo puede hacer o romper el trato, así que elige a tu gente sabiamente.
¡La oferta más barata siempre gana es un mito!
Cuando puja por un proyecto, se asegura de que incurrirá en un costo y es crucial colocar una «cotización» razonable para los servicios que debe ofrecer. Las ofertas con precios bajos no solo conllevan pérdidas para el negocio a largo plazo, sino que también reducen su credibilidad. La relación calidad-precio es un criterio importante en la evaluación de ofertas, por lo que se debe hacer una estimación clara para continuar con el proceso de licitación con autenticidad.
Los elementos de un desglose claro de costos de ‘cotización’ incluyen
Salario por hora
Costo de material
Costo de oportunidad
Costo general
Mano de obra
Siempre que pueda justificar el precio que ha puesto, está todo listo.
Varios infomediarios en línea como Tendersinfo están ahí para facilitar el proceso de licitación del gobierno, ayudando a sus usuarios desde las etapas iniciales de preparación de la propuesta de licitación hasta la adjudicación del contrato. Con solo unos pocos clics, e-Procurement Technologies Limited le ofrece su amplia gama de servicios bajo sus diversas marcas.
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