Seguimiento de Órdenes de compra: 3 Formas de Seguimiento de Órdenes de compra

Seguimiento de Órdenes de compra: 3 Formas de Seguimiento de Órdenes de compra

¿Está implementando su empresa el seguimiento de órdenes de compra? Si no, es hora de comenzar, incluso si su empresa sigue creciendo.

De hecho, especialmente si está creciendo.

El seguimiento de órdenes de compra es esencial para el éxito de la adquisición. Además, la investigación ha demostrado que el seguimiento efectivo de las órdenes de compra aumenta el rendimiento general de la organización.

Sin embargo, el seguimiento de órdenes de compra, si no se hace correctamente, puede ser complicado. Esto es especialmente cierto si lo haces a la antigua usanza. Es por eso que queremos compartir con ustedes un par de maneras en las que puede comenzar a implementar el seguimiento de órdenes de compra en 2020.

Si su empresa aún no ha configurado el seguimiento de órdenes de compra, o se está ahogando en un lío administrativo alrededor de sus órdenes de compra, siga leyendo. Le informaremos sobre los beneficios del seguimiento de órdenes de compra, así como sobre cómo implementarlo.

Por qué son importantes las órdenes de compra

Antes de entrar en cómo rastrear las órdenes de compra, echemos un vistazo a por qué son importantes las órdenes de compra.

Muchas pequeñas empresas no necesitan usar formularios de orden de compra, ya que sus operaciones son simples y hay muy pocos empleados. Sin embargo, a medida que las empresas comienzan a escalar, es muy importante contar con un sistema para controlar y realizar un seguimiento de las órdenes de compra.

Las órdenes de compra actúan como acuerdos legales entre usted como comprador y su proveedor. Le obligan a cumplir con el pedido que solicita y lo protegen contra aumentos repentinos de precios y desacuerdos generales de adquisiciones.

Internamente, las órdenes de compra también lo protegen de pedidos duplicados, compras no autorizadas y problemas de pago de pedidos.

Gracias a estos controles, las órdenes de compra pueden ahorrar dinero y tiempo a su empresa y pueden simplificar el proceso de mantenimiento de registros.

Si quieres saber más sobre por qué las órdenes de compra son importantes para las pequeñas empresas, lee esta publicación.

Cómo se solía hacer el Seguimiento de las órdenes de compra

Aunque las órdenes de compra pueden simplificar el mantenimiento de registros y la adquisición, también pueden complicarse. Tradicionalmente, todas las órdenes de compra se realizaban en papel.

Se tuvieron que crear dos copias. Una se enviaba al proveedor, generalmente por correo, mientras que otra copia se guardaba en el registro interno. Con todas estas copias de órdenes de compra flotando, era fácil para las empresas estancarse en el mantenimiento de registros de órdenes de compra.

Afortunadamente, hay formas nuevas y mejoradas de llevar a cabo el seguimiento de órdenes de compra que requieren mucho menos trabajo y que son relativamente instantáneas. Echemos un vistazo.

Cómo implementar Electrónicamente el Seguimiento de Órdenes de compra

Hay algunas maneras de rastrear órdenes de compra electrónicamente. Estos incluyen sistemas basados en Microsoft Excel, así como aplicaciones dedicadas para la gestión de compras e inventario.

Uso de Excel para el Seguimiento de órdenes de compra

Una de las formas más básicas de configurar un sistema de seguimiento de órdenes de compra es mediante el uso de Excel. Puede comprar o descargar plantillas de Excel de seguimiento de compras para el seguimiento de órdenes de compra.

Las ventajas de usar Excel para el seguimiento de órdenes de compra son que puede estar relativamente seguro de que hay pocos o ningún error de cálculo en sus órdenes de compra y que los documentos no se perderán. Los puntos de venta generados por Excel se envían por correo electrónico, que se pueden rastrear y recuperar. Los TPv generados en Excel también se almacenan digitalmente, lo que es más práctico que alojarlos en archivadores, como fue el caso de los TPV basados en papel.

Simultáneamente, también hay una serie de desventajas al usar Excel para órdenes de compra.

En primer lugar, Excel POs se puede enviar fácilmente por correo electrónico a la persona equivocada. Incluso podrían ser enviados accidentalmente a alguien fuera de la compañía. También son relativamente fáciles de manipular, y no hay forma de verificar si se produjo la manipulación. Los puntos de venta en formato Excel también deben imprimirse para obtener firmas de aprobación.

Los sistemas PO de Excel también carecen de la automatización y organización que tienen las aplicaciones dedicadas.

A pesar de estos problemas, muchas empresas siguen utilizando Excel. Sin embargo, los estudios muestran que su uso está disminuyendo.

Gracias a las desventajas de Excel para órdenes de compra y a su lento declive en el uso comercial, es posible que desee optar por uno de los siguientes dos sistemas electrónicos de órdenes de compra.

Sistemas de adquisición

Los sistemas de adquisición son aplicaciones ricas en capacidades que no solo generan órdenes de compra y las rastrean, sino que también se integran con otros sistemas (como los sistemas de proveedores) y manejan todo el desafío de las tareas de administración de adquisiciones.

Para la mayoría de las empresas, esta es la mejor manera de realizar un seguimiento de las órdenes de compra.

El beneficio general de los sistemas de adquisición es que automatizan una gran parte del proceso de seguimiento de puntos de venta y optimizan los flujos de trabajo en torno a los puntos de venta.

Los sistemas basados en la nube también permiten el seguimiento de pedidos de compra en tiempo real, desde cualquier ubicación y dispositivo. Los empleados pueden buscar órdenes de compra y ver al instante en qué etapa se encuentran.

Como órdenes de compra se vinculan automáticamente con las correspondientes facturas, esto también elimina el peligro de la mezcla hasta que los pagos a realizar en el que las órdenes de compra.

Sistemas de gestión de inventario

Los sistemas de gestión de inventario son muy similares a los sistemas de adquisición. En esencia, son versiones emparejadas de sistemas de adquisiciones. Los sistemas de adquisición generalmente incluirán la gestión de inventarios, pero no al revés.

Si no necesita un sistema de adquisiciones a gran escala, puede usar un sistema de inventario para rastrear tanto su inventario como sus órdenes de compra.

Las aplicaciones de gestión de inventario basadas en la nube cuentan con las mismas ventajas de automatización, seguridad y seguimiento en tiempo real que los sistemas de adquisición.

¿Cuál Es la Mejor Solución para Usted?

Hay numerosas soluciones de adquisición e inventario disponibles. Para elegir el adecuado para su negocio, tendrá que combinar sus necesidades con las capacidades de las soluciones potenciales.

Si su empresa ha llegado recientemente a la etapa en la que necesita el seguimiento de órdenes de compra, una de las mejores apuestas es optar por una solución que sea intuitiva de usar y que admita numerosas integraciones.

¿Está Listo para Comenzar a Implementar el Seguimiento de Órdenes de Compra?

El seguimiento de órdenes de compra es esencial para implementar si su negocio está creciendo y alcanzando la etapa en la que las órdenes de compra comienzan a complicarse.

Si su negocio ha llegado a este punto, le recomendamos que eche un vistazo a nuestra solución de software de compra configurable. Con solo 1 10 al mes, su empresa puede tener acceso a un grupo de herramientas y sistemas que no solo rastrearán sus órdenes de compra, sino que también le permitirán llevar a cabo todos los procesos de adquisición de su empresa desde una plataforma.

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