Mejores Prácticas para mejorar su Departamento de Compras
El departamento de compras es responsable de adquirir bienes y servicios. Si bien eso puede parecer lo suficientemente simple, en realidad tienen que realizar muchas tareas entre la investigación de las mejores ofertas y la compra. Si eres una PYME, sabes que tu departamento de compras hace mucho, y depende de ellos tomar decisiones de compra inteligentes que afecten a todo el negocio.
Piénselo de esta manera, su departamento de compras es responsable, al menos en parte, del éxito de su negocio. Usted nunca quiere gastar dinero en la compra de productos que puede obtener en otro lugar, y es responsabilidad de este departamento asegurarse de que esto no suceda.
¿Por Qué Debería Mejorar Su Departamento De Compras?
La respuesta a esta pregunta es simple: dinero. Mejorar este departamento y la forma en que funciona puede terminar ahorrándole toneladas de dinero cada año. Esto incluye ahorrar en costos de productos y hacer que sus empleados sean lo suficientemente eficientes como para que durante su jornada laboral de 8 horas, logren más y hagan que su negocio sea más rentable.
Cómo mejorar su Departamento de Compras
Cuando está comenzando, puede ser difícil precisar el proceso de compra para que todos en el departamento estén en la misma página. Sin embargo, con estos consejos, puede mejorar su departamento de compras e impactar positivamente en todo su negocio.
Mejorar la compra
No todas las personas en el departamento de compras deben ser responsables de llamar a los proveedores y encontrar las mejores ofertas. En su lugar, puede establecer un equipo responsable de esta tarea y permitir que otros miembros del departamento se centren en las siguientes etapas.
También puede gestionar adquisiciones de forma sistemática, nombrando a una persona para que se encargue de llamar a los proveedores y a otra para comparar precios. Sea lo que sea que elija hacer, debe tener un proceso que describa las reglas de compra para que todos lo hagan de la misma manera y cumplan con cada tarea.
Analizar el gasto
Para analizar el gasto, deberá realizar un análisis del gasto. Este análisis es una revisión detallada de cómo gasta, y es fundamental revisarlo para mejorar el sistema de adquisiciones. Asegúrese de analizar todos y cada uno de los factores que afectan el precio de los productos, como:
- Costos de materias primas
- Costos de inventario (incluidos los requisitos de espacio, calefacción y seguros)
- Gastos de transporte
- Cargos por proveedor
- Condiciones de pago
- Costos de envío y manipulación
Mejorando este aspecto de en su departamento de compras, puede ahorrar suficiente dinero para otras áreas de negocios, como marketing, y contratar más empleados a medida que crece.
Analizar la demanda
Para analizar la demanda, tendrá que averiguar las necesidades esenciales de su empresa a la hora de comprar. Solo concéntrate en las decisiones de compra críticas que tomes. Para hacer esto, es posible que tenga que reescribir políticas internas que incluyan nuevos criterios que determinen qué productos y servicios son esenciales.
También tendrá que centrarse en la cantidad. Si va a comprar a granel por un precio más bajo, considere cuánto le cuesta almacenar artículos que tal vez no necesite en los próximos meses.
Es posible que desee considerar comprar productos más baratos en el extranjero. Sin embargo, comprar a proveedores extranjeros conlleva costos que pueden hacer que no valga la pena, como costos de envío más altos. Dado que también hay diferencias de tiempo, también puede esperar un retraso, por lo que no se recomienda que use estos proveedores para los artículos que necesita inmediatamente.
Reduzca la complejidad
Simplemente puede comprar más piezas o productos estándar de proveedores en lugar de los artículos personalizados más caros. Si esto es posible para su negocio, hable con sus proveedores para asegurarse de que las compras se ajusten a sus necesidades y que no esté gastando en exceso en artículos personalizados. Si tiene una buena relación con su proveedor, no debería tener ningún problema para ayudarlo a reducir costos, porque continuará realizando compras que beneficien tanto a su negocio como al de ellos.
Crear asociaciones estratégicas
Crear asociaciones es fácil. Sin embargo, la creación de asociaciones estratégicas puede ser difícil para algunas empresas. Si trabajas con muchos proveedores, querrás empezar a reducir la lista e intentar trabajar solo con unos pocos.
Si trabaja con menos proveedores, puede ahorrar tiempo y recursos. También podrás construir mejores relaciones porque tienes menos negocios con los que trabajar.
Sus proveedores se sentirán honrados, ya que han sido elegidos para ser los pocos con los que hace negocios. Esto le ayudará a continuar construyendo relaciones para que pueda esperar más flexibilidad de ellas cuando se trata de sus necesidades.
Recuerde siempre que su asociación debe ser mutuamente beneficiosa. Deberías ayudarles a tener éxito tanto como ellos te están ayudando a ti. Cuando negocies, ten en cuenta que tendrás que ayudarles a ver cómo pueden beneficiarse ambas partes. Esto ayudará a establecer confianza entre usted y ellos para que pueda continuar teniendo éxito.
Evaluar proveedores
Una vez que tenga una lista más pequeña de proveedores con los que trabajar, asegúrese de evaluarlos regularmente. Puede establecer su propio sistema para evaluar su rendimiento, pero asegúrese de incluir estos factores:
- Flexibilidad
- Tiempo de entrega
- Costos
- Calidad de servicio
Tener un documento disponible para que lo revisen sus proveedores también los ayudará a ver dónde se puede mejorar su rendimiento, lo que puede ayudar a su negocio y al de ellos, ya que tienen varios compradores con los que tratan.
Invierta en Software de Gestión de Órdenes de Compra. software de compras
En la era moderna, hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudar a su negocio a crecer y tener éxito. Su proceso de adquisición puede haber sido lo suficientemente simple como para justificar el uso de una hoja de cálculo. Sin embargo, a medida que crezca, encontrará más errores humanos y complicaciones que hacen que el uso de procesos manuales sea poco práctico.
Muchas PYMES comienzan a usar QuickBooks para ayudarles a enviar órdenes de compra más rápidamente al crear una orden de compra de QuickBooks, que rellena automáticamente los campos por usted. Si bien la automatización es clave para el éxito en la era moderna, este programa no puede hacer todo lo que necesita cuando se trata de compras. En su lugar, los usuarios pueden integrar Bellwether con QuickBooks para:
- Ingrese las facturas en ePMX
- Coincidencia de facturas de tres vías (PO, Recibo y factura)
- Facturas puente en QB para pago
El software de adquisición integrado le ayudará a administrar todas las funciones diarias del proceso de compra para que pueda ahorrar tiempo y dinero mientras sus empleados se centran en tareas más importantes, como la construcción de relaciones con sus proveedores.
Para las empresas que desean ahorrar mucho tiempo y dinero, el sólido software de órdenes de compra puede ayudarlo a administrar las relaciones entre proveedores y proveedores, encontrar las mejores ofertas y convertir el punto de venta en facturas con unos pocos clics del ratón. Estas tecnologías revolucionan por completo la forma en que manejará las compras, haciendo que todo, desde las adquisiciones hasta los procesos de aprobación, sea mucho más simple.