La Extensa Guía de Procesos de Negocio
Todo el mundo habla de procesos de negocio, pero sigue habiendo mucha confusión con respecto a ellos. Para proporcionar algo de claridad, aquí está toda la información que necesitará con respecto a lo que son y por qué su negocio necesita entenderlos.
¿Qué es un proceso de negocio?
Un proceso de negocio es una serie de pasos realizados por un grupo de partes interesadas para lograr un objetivo concreto. Cada paso en un proceso de negocio denota una tarea que se asigna a un participante. Es el bloque de construcción fundamental para varias ideas relacionadas, como la gestión de procesos de negocio, la automatización de procesos, etc.
Si bien hay un aluvión de cosas escritas y dichas sobre la gestión de procesos de negocio, es esencial comprender por qué son tan importantes para su negocio.
La importancia de los procesos de negocio
La necesidad y las ventajas de un proceso de negocio son bastante evidentes en las grandes organizaciones. Un proceso forma la línea de vida para cualquier negocio y ayuda a optimizar las actividades individuales, asegurándose de que los recursos se utilicen de manera óptima.
Razones clave para tener procesos de negocio bien definidos
- Identifique qué tareas son importantes para sus objetivos de negocio más grandes
- Mejore la eficiencia
- Optimice la comunicación entre personas/funciones/departamentos
- Establezca aprobaciones para garantizar uso óptimo de los recursos
- Evite que el caos entre en sus operaciones diarias
- Estandarice un conjunto de procedimientos para completar tareas que realmente importan a su negocio
Un ejemplo de negocio proceso
Como ejemplo, consideremos el proceso de contratación de un departamento de recursos humanos. Desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la incorporación del empleado, hay varios pasos involucrados en el proceso. Aunque esto puede variar de una organización a otra, un flujo de trabajo simple podría tener este aspecto:
- El ejecutivo de Recursos Humanos publica la actualización de trabajo
- Múltiples candidatos se postulan en un portal
- El ejecutivo de Recursos Humanos selecciona a los candidatos y filtra los mejores ajustes
- Los candidatos seleccionados son convocados para las siguientes etapas de la contratación
- El candidato adecuado es elegido en la última etapa de la contratación
- Negociaciones salariales y políticas tenga lugar
- Se envía la carta de oferta y el candidato acepta
A continuación, se lleva a cabo un largo proceso de incorporación de empleados.
Here Aquí hay 6 ejemplos de procesos de negocio reales.
Una forma increíblemente fácil de automatizar los flujos de trabajo
Los 7 pasos del ciclo de vida del proceso de negocio
Paso 1: Defina sus objetivos
¿Cuál es el propósito del proceso? ¿Por qué se creó? ¿Cómo sabrás si tiene éxito?
Paso 2: Planifique y mapee su proceso
¿Cuáles son las estrategias necesarias para lograr los objetivos? Esta es la hoja de ruta general para el proceso.
Paso 3: Establezca acciones y asigne partes interesadas
Identifique las tareas individuales que sus equipos y máquinas deben realizar para ejecutar el plan.
Paso 4: Pruebe el proceso
Ejecute el proceso a pequeña escala para ver cómo funciona. Observe los huecos y haga ajustes.
Paso 5: Implemente el proceso
Comience a ejecutar el proceso en un entorno en vivo. Comunicar y capacitar adecuadamente a todas las partes interesadas.
Paso 6: Supervisar los resultados
Revisar el proceso y analizar sus patrones. Documente el historial del proceso.
Paso 7: Repetir
Si el proceso es capaz de alcanzar los objetivos establecidos para él, replicarlo para procesos futuros.
Agilice y estandarice sus procesos de negocio
Ventajas del uso de software de procesos empresariales
Las soluciones de BPM están diseñadas de forma exclusiva para aumentar la eficiencia de los procesos en verticales y organizaciones. Implementarlos trae una serie de beneficios comerciales, como:
Reducción de riesgos
El software BPM ayuda a prevenir y corregir errores y cuellos de botella, minimizando así los riesgos.
Eliminación de redundancias
Los procesos de monitoreo permiten identificar y eliminar tareas duplicadas. La implementación de software de BPM también mejora la asignación de recursos para garantizar que el esfuerzo humano se invierta solo en tareas relevantes.
Costes minimizados
La visibilidad mejorada de los procesos ayuda a concentrarse en los gastos innecesarios. De esta manera, los costes se reducen al mínimo y se aumentan los ahorros.
Colaboración mejorada
La transparencia fomentada por el software BPM aumenta la colaboración entre equipos internos, así como entre proveedores y compradores externos. Todo el mundo es consciente de las responsabilidades, así como de los plazos y los cuellos de botella.
Agilidad
Los procesos optimizados permiten una mayor agilidad en las operaciones de la organización. Los errores minimizados, los cuellos de botella y la duplicación facilitan tiempos de respuesta más rápidos.
Productividad mejorada
Cuando los procesos están listos, las aprobaciones son más rápidas y la recuperación de información es más fácil. Las tareas se enrutan secuencialmente sin intervención humana. Estos beneficios aumentan significativamente la productividad de los equipos.
Mayor eficiencia
Los paneles completos en el software BPM proporcionan una vista panorámica del rendimiento del proceso. Ayuda a los gerentes a garantizar que los tiempos de entrega sean cortos y que los niveles de precisión sean altos.
Mayor cumplimiento
Con el software BPM, es más fácil y metódico crear pistas de auditoría y cumplir con las regulaciones y estándares de la industria.
¿Cuáles son los atributos esenciales de un proceso de negocio ideal?
Hay 4 atributos esenciales que constituyen un proceso de negocio ideal:
1. Finito-Un buen proceso de negocio tiene un punto de partida y un punto final bien definidos. También tiene un número finito de pasos.
2. Repetible: Un buen proceso de negocio se puede ejecutar un número indefinido de veces.
3. Crea valor: en última instancia, su objetivo es traducir la creación de valor en tareas ejecutables y no tiene ningún paso en el proceso solo por el hecho de hacerlo. En otras palabras, si cualquier paso en el proceso no está agregando valor, no debería existir.
4. Flexibilidad: Tiene una naturaleza incorporada para ser flexible al cambio y no es rígida. Cuando se identifica algún margen de mejora, el proceso permite que ese cambio se absorba en sí mismo sin afectar tanto operacionalmente a sus partes interesadas.
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¿Cuáles son algunos términos relacionados con el proceso de negocio?
La automatización de procesos de negocio es una estrategia impulsada por la tecnología para automatizar un proceso de negocio con el fin de lograrlo con un costo mínimo y en un tiempo más corto. Es extremadamente útil para procesos de negocio simples y complejos. Algunas áreas en las que la automatización de procesos de negocio es de gran ayuda son:
- Lograr una mayor eficiencia
- Reducir el error humano
- Adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio
- Aclarar las funciones y responsabilidades del trabajo
BPM es un enfoque sistemático para hacer que los procesos de una organización sean más eficientes y dinámicos para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio. La mejora continua es una de las principales filosofías subyacentes de BPM y su objetivo es colocarla en el centro de todas las iniciativas de BPM. BPM es un enfoque continuo para mejorar continuamente la ejecución de los procesos de negocio. Hay disponibles varias soluciones de software en la nube y en las instalaciones para implementar BPM.
El modelado de procesos de negocio es una representación esquemática / estructural del flujo de actividades de negocio en una organización o función dentro de una organización. Su uso principal es documentar y basar el flujo actual de actividades a fin de identificar mejoras y mejoras para la rápida realización de las tareas. Por lo general, siguen un estándar como la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN), que es un estándar aceptado a nivel mundial con el que la mayoría de los profesionales de procesos se identifican fácilmente. Sin embargo, el software de modelado de procesos como Kissflow permite incluso a un usuario empresarial modelar un proceso basado en pasos empresariales, sin tener que conocer ninguna notación de modelado.
La mejora de procesos de negocio es una iniciativa de planificación estratégica que tiene como objetivo remodelar los procesos de negocio en función de las operaciones, los niveles de complejidad, las habilidades de los empleados, etc. con el fin de hacer que todo el proceso sea más significativo y eficiente, y contribuir al crecimiento general del negocio. Es una forma bastante drástica de redescubrir formas más eficientes de ejecutar un proceso de negocio en lugar de tomar pequeños pasos incrementales. Por lo general, comienza con el mapeo de procesos y su objetivo principal es alinear los recursos de TI con los objetivos de negocio de la organización. Hay muchas herramientas de mejora de procesos en el mercado que lo ayudarán con esto.
La reingeniería de procesos de negocio es un rediseño completo de los procesos de negocio después de un análisis exhaustivo para lograr un impacto drástico. Implica identificar el núcleo de la ineficiencia, eliminar tareas que no agregan valor e incluso implementar un cambio de arriba a abajo en la forma en que se diseña un proceso para lograr una transformación general.
La optimización de procesos de negocio toma un proceso existente y utiliza herramientas de análisis y minería de procesos de negocio para eliminar los cuellos de botella y otras ineficiencias significativas en un proceso.
La asignación de procesos de negocio es un procedimiento para documentar, aclarar y desglosar secuencias de procesos en pasos lógicos. La asignación se realiza en formato escrito o se visualiza mediante diagramas de flujo. Elija un software de asignación de procesos que permita a los usuarios empresariales asignar todos los procesos en función de pasos lógicos con una interfaz visual intuitiva.
El análisis de procesos de negocio es el proceso de identificar los requisitos de negocio y decidir las soluciones que mejor resuelven los problemas de negocio. Esto puede consistir en la mejora de procesos, el desarrollo de políticas, el cambio organizacional o la planificación estratégica.
La integración de procesos de negocio es la capacidad de definir un modelo de procesos que define la secuencia, la jerarquía, los eventos y la lógica de ejecución y el movimiento de información entre sistemas que residen en la misma empresa.
La simulación de procesos de negocio es una herramienta para el análisis de procesos de negocio para medir el rendimiento, probar el diseño de procesos, identificar cuellos de botella, probar cambios y encontrar cómo funciona un proceso en diferentes condiciones ambientales con diferentes conjuntos de datos.
Transformación de procesos de negocio es un término que significa cambiar radicalmente una serie de acciones necesarias para cumplir con un objetivo de negocio específico. Esto tiene como objetivo garantizar que los empleados, los objetivos, los procesos y las tecnologías de una empresa estén alineados entre sí.
El flujo de procesos de negocio es una representación del proceso que está creando. Por lo general, se parece a un formulario o diagrama de flujo. Cada flujo de proceso de negocio se compone de etapas, y dentro de cada etapa, hay campos (o pasos) que completar.
El monitoreo de procesos de negocio es el monitoreo activo de procesos y actividades para ayudar a la administración a obtener información sobre transacciones y procesos importantes dentro de una empresa. Esto ayuda a la administración a comprender cómo funcionan sus procesos y si están alineados con los objetivos comerciales de la empresa.
Es hora de crear sus procesos de negocio
Procesos de negocio bien diseñados ponga a sus equipos en el camino hacia el éxito. Todos tienen claras sus funciones y responsabilidades y trabajan con una visión clara hacia el objetivo final.
Las situaciones en las que las empresas contrataban costosos consultores para diseñar procesos de negocio se están desvaneciendo. No quieres que otra persona cree un proceso de negocio para ti cuando eres el experto que conoce la entrada y salida de tu negocio.
¿Sabía que puede crear un proceso de negocio en 15 minutos con el proceso Kissflow? La plataforma sin código lo mantiene simple al tiempo que le permite diseñar procesos empresariales sofisticados. Pruébelo y vea lo fácil que es.
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