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Caja chica, también conocida como fondo de caja chica, es una pequeña cantidad de efectivo en mano que se utiliza para pagar pequeños gastos comerciales diarios. Ejemplos de uso de efectivo para gastos menores incluyen el pago de franqueo, tarjetas telefónicas y el reembolso de gastos de viaje. La cantidad en un fondo de caja chica variará según la organización: la cantidad que se mantiene y la forma en que se utiliza la caja chica son determinados por los gerentes de la empresa.
El efectivo para gastos menores requiere control
El efectivo para gastos menores está destinado a pequeños pagos, pero en muchas empresas, el efectivo para gastos menores se convierte en el fondo principal para realizar pagos en efectivo.Muchas empresas ghanesas tienen controles débiles sobre el efectivo para gastos menores. Asumen que debido a que es una pequeña cantidad de dinero, no necesitan prestar atención a los controles sobre cómo se gasta.
Las empresas han perdido cantidades significativas de dinero con el tiempo debido a la falta de control sobre el gasto en efectivo para gastos menores. Los controles débiles sobre el dinero en efectivo en un entorno en el que los empleados a menudo tienen dificultades para obtener dinero en efectivo crean una oportunidad tentadora para la malversación y el fraude. Tener fuertes controles sobre el efectivo para gastos menores es la forma más segura de disuadir a los delincuentes potenciales de malversar efectivo para gastos menores.
Siete pasos simples para mejorar los controles de caja chica
Los siete pasos simples que debe seguir para fortalecer los controles de caja chica y evitar pérdidas son:
1. Decida sobre una caja flotante y cuándo reponer
El primer paso es definir cuánto desea mantener como flotador en el efectivo para gastos menores y el nivel en el que debe reponer el efectivo para gastos menores. El flotador es la cantidad máxima que se puede mantener en efectivo para gastos menores en cualquier momento. La suma desembolsada con cargo al efectivo para gastos menores debe reembolsarse cuando el fondo alcance el nivel al que debe reponerse.
Para determinar el monto del flotador, considere los pequeños pagos típicos que realiza dentro de un período definido, como una semana o un mes, y establezca un monto flotante razonable. El flotador reduce el riesgo de retener demasiado dinero en efectivo que no necesita, o de hecho, demasiado poco dinero en efectivo.
2. Segregación de funciones
En una empresa pequeña, puede que no sea posible tener diferentes personas responsables de los fondos de caja chica, mantener las cuentas de caja chica y aprobar el pago de caja chica. Como mínimo, la persona que aprueba el efectivo para gastos menores no debe conservar el efectivo para gastos menores y las cuentas conexas.
3. Definir el límite de gastos y la matriz de aprobación
Es muy importante definir:
- La cantidad máxima que se puede desembolsar con cargo a la caja chica. Los pagos que excedan el límite no deben pagarse con efectivo para gastos menores. Por ejemplo, una cantidad que no exceda de 100 SGA.
- ¿Quién puede aprobar transacciones de efectivo para gastos menores?
4. Utilizar comprobantes de efectivo para gastos menores para todas las transacciones de efectivo para gastos menores
Crear un sistema de desembolso de efectivo para gastos menores. En este sistema, las solicitudes de efectivo para gastos menores deben registrarse en un comprobante de efectivo para gastos menores y ser aprobadas por una persona autorizada antes del desembolso.
5. Exigir recibos para respaldar los gastos reclamados
La política de desembolso de efectivo para gastos menores debe hacer obligatorio que las solicitudes de efectivo para gastos menores estén respaldadas por recibos. En algunos casos, por ejemplo, viajes en taxi, los recibos pueden no estar disponibles. En tales casos, la persona que da su aprobación debe evaluar si el gasto es razonable.
6. Examen y aprobación de la solicitud de reembolso en efectivo para gastos menores
Para solicitar el reembolso, el titular del efectivo para gastos menores debe presentar todos los comprobantes de efectivo para gastos menores junto con los documentos justificativos pertinentes. La persona que aprueba la solicitud debe asegurarse de lo siguiente:
- Inspeccione los comprobantes, comprobando que las cantidades en los comprobantes y los recibos concuerden.
- Los documentos justificativos llevan el sello «pagado», por lo que no pueden utilizarse para respaldar otros pagos.
- Aumente los importes de los vales y asegúrese de que el total calculado concuerda con el reembolso solicitado.
7. Recuentos periódicos de efectivo
El efectivo para gastos menores en caja debe contarse periódicamente y el efectivo contado debe conciliarse con el saldo de la cuenta de efectivo para gastos menores. El recuento de caja para gastos menores es un medio de verificar que existe un saldo de caja.
Para que el recuento de efectivo sirva de control eficaz:
- El recuento debe ser realizado por una persona independiente del custodio del efectivo para gastos menores y de la persona que mantiene la cuenta de efectivo para gastos menores.
- El efectivo para gastos menores y los documentos justificativos deben estar disponibles en el momento del recuento.
Para verificar si la cantidad correcta de efectivo para gastos menores está disponible, la persona que lleva a cabo el recuento debe hacer una conciliación de la siguiente manera:
- Obtenga todos los comprobantes de caja chica que no hayan sido reembolsados.
- Compruebe que los vales están en orden y calcule el importe total desembolsado.
- Deduzca la cantidad del flotador para obtener el saldo que debe estar a mano.
- Acuerde el saldo calculado al efectivo en caja.
En resumen
Dado que muchas transacciones comerciales en Ghana implican efectivo, la cantidad de dinero que pasa a través de efectivo para gastos menores puede ser significativa. Puede perder una suma considerable con el tiempo si sus controles son inadecuados.
Las sugerencias anteriores pueden ayudarlo a establecer el control y reducir el riesgo de robo.
Escrito por Amos Adu
Amos es el administrador de Servicios de Contabilidad de Clientes en SCG.
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