Documentos de trabajo de auditoría
Este artículo trata sobre documentos de trabajo de auditoría. Los auditores deben preparar y organizar sus documentos de trabajo de manera que ayuden al auditor a llevar a cabo un servicio de auditoría adecuado. El auditor debe evitar preparar o acumular documentos de trabajo innecesarios y, por lo tanto, evitar hacer copias extensas de los registros contables del cliente. Cabe señalar en esta etapa que no es necesario ni viable que el auditor documente todas las cuestiones examinadas durante la auditoría.
La documentación de auditoría debe entenderse tanto para Auditoría y Aseguramiento (AA) como para Auditoría y Aseguramiento Avanzados (AAA).
Las normas de auditoría
ISA 230, La Documentación de auditoría establece que el objetivo (1) del auditor es preparar documentación que proporcione:
- Un registro suficiente y apropiado de la base del informe del auditor, y
- Evidencia de que la auditoría se planificó y realizó de conformidad con las NIA y los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
El auditor debe preparar la documentación de auditoría de manera oportuna y de manera que un auditor experimentado, que no tenga relación previa con la auditoría, pueda comprender:
- La naturaleza, el calendario y el alcance de los procedimientos de auditoría realizados para cumplir las NIA y los requisitos legales y reglamentarios aplicables
- Los resultados de los procedimientos de auditoría y las pruebas de auditoría obtenidas, y
- Los asuntos importantes que surjan durante la auditoría, las conclusiones alcanzadas y las apreciaciones significativas hechas al llegar a esas conclusiones.
Al documentar la naturaleza, el momento y el alcance de los procedimientos de auditoría realizados, el auditor debe registrar las características de identificación de los elementos o asuntos específicos que se están probando.
El auditor deberá documentar oportunamente las deliberaciones sobre cuestiones importantes con la administración y otras entidades.
Si el auditor ha identificado información que contradice o es inconsistente con la conclusión final del auditor con respecto a un asunto significativo, el auditor debe documentar cómo el auditor abordó las contradicciones o inconsistencias en la formación de la conclusión final.
Cuando, en circunstancias excepcionales, el auditor considere necesario apartarse de un principio básico o de un procedimiento esencial que sea pertinente en las circunstancias de la auditoría, el auditor debe documentar la forma en que los procedimientos de auditoría alternativos realizados alcanzan el objetivo de la auditoría y, a menos que quede claro lo contrario, las razones de la partida.
Al documentar la naturaleza, el momento y el alcance de los procedimientos de auditoría realizados, el auditor debe registrar:
- Las características de identificación de los elementos o asuntos específicos examinados
- Que realizó el trabajo de auditoría y la fecha en que se completó dicho trabajo, y
- Que revisó el trabajo de auditoría y la fecha y el alcance de dicho examen (2).
El auditor deberá completar oportunamente el conjunto del expediente final de auditoría después de la fecha del informe del auditor.
Después de que se haya completado el ensamblaje del archivo de auditoría final, el auditor no debe eliminar o descartar la documentación de auditoría antes de que finalice su período de retención.
Cuando el auditor considere necesario modificar la documentación de auditoría existente o agregar nueva documentación de auditoría después de que se haya completado el ensamblaje del archivo final, el auditor, independientemente de la naturaleza de las modificaciones o adiciones, debe documentar:
- Las razones específicas para hacerlas, y
- Cuándo y por quién fueron hechas y revisadas.
Cuando, después de la fecha del informe del auditor, surjan circunstancias excepcionales que requieran que el auditor realice procedimientos de auditoría nuevos o adicionales, o que lo lleven a llegar a nuevas conclusiones, el auditor deberá documentar:
- Las circunstancias encontradas
- Los procedimientos de auditoría nuevos o adicionales realizados, las pruebas de auditoría obtenidas y las conclusiones alcanzadas, y su efecto en el informe del auditor
- Cuándo y por quién se realizaron los cambios resultantes en la documentación de auditoría, y (en su caso) revisados.
Los requisitos de la ISA guían al auditor a producir documentación de auditoría que sea de un nivel aceptable. Comprender y aplicar los requisitos protegerá al auditor de litigios innecesarios y no deseados.
Importancia de los documentos de trabajo
Los documentos de trabajo son importantes porque:
- son necesarios para fines de control de calidad de la auditoría
- garantizar que el trabajo delegado por el socio de auditoría se ha completado correctamente
- proporcionar pruebas de que se ha llevado a cabo una auditoría eficaz
- aumentar la economía, la eficiencia y la eficacia de la auditoría
- los hechos actuales que justifiquen la razonabilidad de las conclusiones del auditor
- conservarán un registro de los asuntos de importancia continua para auditorías futuras.
Evitar documentos innecesarios
Antes de decidir preparar un documento de trabajo de auditoría en particular, el auditor debe estar convencido de que es:
- necesario, ya sea porque servirá para un propósito esencial o útil en apoyo del informe del auditor, o porque proporcionará la información necesaria para fines fiscales u otros fines legales/reglamentarios relacionados con el cliente
- no es posible que el personal del cliente prepare el documento de trabajo, o que el auditor haga copias de documentos que el personal del cliente (incluidos los auditores internos) haya preparado como parte de sus funciones normales regulares.
Contenido
Normalmente, cada documento de trabajo de auditoría debe ir encabezado con la siguiente información:
- El nombre del cliente
- El período cubierto por la auditoría
- El objeto
- La referencia del expediente (3)
- Las iniciales (firma) del agente que preparó el documento de trabajo y la fecha de su elaboración
- En el caso de documentos de auditoría preparados por el personal del cliente, la fecha en que se recibieron los documentos de trabajo y las iniciales del miembro del equipo de auditoría que realizó el trabajo de auditoría
- Las iniciales del miembro del personal que revisó los documentos de trabajo y la fecha en que se llevó a cabo el examen
- Cada documento de auditoría debe reunir las características de un buen documento de trabajo, como se detalla más adelante en este artículo.
Documentos preparados por el cliente
Algunos documentos de trabajo requeridos por el auditor pueden haber sido preparados ya por el personal del cliente. El auditor deberá disponer, siempre que sea posible, que el equipo de auditoría tenga a su disposición copias de esos documentos. Si el personal del cliente prepara documentos de trabajo que el auditor debe conservar, el auditor debe acordar la forma de los documentos de trabajo con el personal del cliente en una etapa temprana de la auditoría, e incluir esta información en el calendario de auditoría.
Al preparar los documentos de trabajo, el auditor deberá asegurarse de que los documentos de trabajo contengan toda la información necesaria. Normalmente, todos esos documentos de trabajo deben estar claramente identificados como preparados por el cliente. El miembro del personal de auditoría directamente responsable de un área de auditoría en la que se incluyen documentos de trabajo preparados por el personal del cliente debe firmar esos documentos, lo que demostrará que han sido revisados y que pueden ser revisados por el gerente y el socio, y por revisores posteriores. La firma del miembro del equipo de auditoría indica que el documento de trabajo (preparado por el personal del cliente) ha sido «auditado».
Algunas características de un buen documento de trabajo
Sobre la base de la discusión anterior, un buen documento de trabajo debe cumplir los requisitos de la NIA 230 mostrando las siguientes características:
- Debe establecer un objetivo de auditoría claro, generalmente en términos de una afirmación de auditoría (por ejemplo, «garantizar la integridad de las cuentas por pagar comerciales»).
- Debe indicar el final del año/período (por ejemplo, el 31 de octubre de 20X9), de modo que el documento de trabajo no se confunda con documentación que pertenezca a un año/período diferente.
- Debe indicar el alcance total de la prueba (es decir, cuántos elementos se probaron y cómo se determinó este número). Esto permitirá al preparador, y a los examinadores posteriores, determinar la suficiencia de las pruebas de auditoría proporcionadas por el documento de trabajo.
- Cuando sea necesario hacer referencia a otro documento de trabajo, deberá indicarse la referencia completa de ese otro documento de trabajo. La afirmación de que los detalles de las pruebas se pueden encontrar en «otro documento de trabajo» es insuficiente.
- El documento de trabajo debe indicar de manera clara y objetiva los resultados de la prueba, sin sesgos y basándose en los hechos documentados.
- Las conclusiones alcanzadas deben ser coherentes con los resultados del ensayo y ser capaces de resistir un escrutinio independiente.
- El documento de trabajo debe estar claramente referenciado para que pueda archivarse adecuadamente y encontrarse fácilmente cuando sea necesario en una fecha posterior.
- Debe estar firmado por la persona que lo prepara para que las consultas puedan dirigirse a la persona adecuada.
- Debe estar firmado y fechado por cualquier persona que lo revise, para cumplir con los requisitos de control de calidad de la revisión.
El revisor de los documentos de trabajo de auditoría debe asegurarse de que todos los documentos tengan estas características. Si se considera que no hay ninguna característica relevante, esto debería dar lugar a un punto de revisión de auditoría (es decir, un comentario del revisor que indique al preparador original que rectifique el error en el documento de trabajo).
Conclusión
Los documentos de trabajo demuestran que se ha llevado a cabo una auditoría económica eficaz y eficiente. Por lo tanto, deben estar preparados con cuidado y habilidad. Deben ser lo suficientemente detallados y completos para que un auditor sin experiencia previa en esa auditoría pueda comprender los documentos de trabajo en términos del trabajo realizado, las conclusiones a las que se ha llegado y el razonamiento en que se basan estas conclusiones.
Notas
- Párrafo 5 de la NIA 230.
- El párrafo 17 de la NIA 220 establece el requisito de que el asociado en el contrato esté satisfecho de que se han obtenido pruebas de auditoría adecuadas suficientes mediante un examen de la documentación de auditoría (y conversaciones con el equipo encargado del contrato). Esto no implica que cada documento de trabajo específico deba incluir pruebas del examen, pero debe haber documentación de qué trabajo se examinó, quién revisó el trabajo y cuándo se examinó.
- Cada empresa de auditoría tiene su propio sistema de numeración y referencia de archivos. Dentro de cada sistema, la mejor manera de numerar los documentos de trabajo es archivarlos en serie en cada sección y hacer referencias cruzadas entre ellos. Cuando la finalidad de los documentos sea concordar con los elementos que figuran en los estados financieros o en otros documentos de trabajo del expediente, o apoyarlos, el auditor deberá prepararlos normalmente de manera que esos acuerdos sean evidentes sin necesidad de realizar nuevas investigaciones y conciliaciones.