¿Cuál es el papel de un Presidente de Comité?
Un presidente de comité es una posición de liderazgo que requiere habilidades específicas, así como un sentido de diplomacia y democracia. El papel de un presidente de comité puede ser una empresa que consume mucho tiempo y requiere tiempo adicional para que el presidente planifique y se prepare para las reuniones. Los presidentes de los comités son responsables de facilitar las reuniones de los comités e informar de los hallazgos del comité a la junta directiva. Es esencial que quienes ocupan el cargo de presidente de la junta tengan una voz clara y buenas habilidades de presentación. Las buenas habilidades de facilitación son importantes para los presidentes de los comités para que todos los miembros del comité participen y las reuniones se desarrollen sin problemas.
Rol del Presidente del Comité
Una habilidad importante para aquellos que sirven en el papel de presidente del comité es la planificación efectiva. Si bien la junta proporciona al comité una carta y deberes específicos, el presidente del comité debe tener en cuenta el propósito, la misión y la dirección estratégica de la organización a medida que el comité continúa su curso. Un presidente del comité debe planificar cuidadosamente una agenda y enviarla a los miembros del comité con tiempo suficiente para que los miembros del comité asistan a la reunión y participen cuidadosamente. Una preparación cuidadosa por parte del presidente del comité racionalizará el trabajo del comité a medida que realizan investigaciones y realizan investigaciones sobre los temas que necesitan abordar.
El Papel de Presidente del Comité Requiere excelentes Habilidades de Facilitación
El papel del presidente del comité requiere tener excelentes habilidades de facilitación. Para algunas personas, la facilitación es algo natural. Para otros, la capacitación para facilitar reuniones puede ser muy útil.
Es vital que los presidentes de los comités recuerden que son responsables ante la junta del grupo y del trabajo que realiza el grupo. Esta es una consideración importante al facilitar un comité que tiene uno o más miembros que son dominantes o que continuamente ofrecen opiniones fuertes. También es crucial que los presidentes de los comités estén dispuestos a dirigirse a un miembro del comité que no proteja la confidencialidad o que tenga un conflicto de intereses conocido.
Con esto en mente, el presidente de un comité no debe tener miedo de dirigirse a un miembro del comité que saca al grupo de su tema o que simplemente regurgita la opinión de otro miembro. El presidente del comité debe estar a cargo. Es importante abordar estos problemas con anticipación y ser coherente con la forma en que se manejan. Por ejemplo, una buena respuesta para usar cuando alguien está fuera de tema es: «¿Cómo se aplica eso a nuestra agenda?»Si el tema está fuera de tema, pero es importante discutirlo, es posible que un presidente desee presentarlo más adelante en la reunión.
Un buen facilitador utiliza frases y herramientas para ayudar al grupo a avanzar. Un presidente de comité nunca debe tomar decisiones por el grupo ni dirigir al grupo hacia las opiniones personales del presidente.
El objetivo de tener discusiones en grupo es tomar decisiones o recomendaciones que sean examinadas a fondo y completas. Esto solo sucede cuando un grupo de personas permite que todos participen para que las diferentes perspectivas entren en la discusión. Un facilitador eficaz no permite que una sola persona monopolice la conversación y puede alentar a los miembros del comité más silenciosos a compartir sus opiniones y perspectivas.
Los miembros del Comité pueden estar más inclinados a participar cuando el presidente los llama por su nombre. Si eres una de esas personas que tiene problemas para recordar los nombres de las personas, no te sientas culpable por usar una herramienta como etiquetas con los nombres o una tabla de asientos. Es mejor que equivocarse de nombre o pasar por alto a alguien porque no puedes recordar su nombre.
En la mayoría de los casos, los miembros del comité aprecian el orden tanto como el presidente del comité. Un buen facilitador de reuniones toma notas del orden en que los miembros levantan la mano. Una vez más, anote los nombres si tiene problemas para recordar el orden de las manos en el aire. Reconoce el orden de los oradores verbalizándolo. Escuchemos a John primero, y luego a Nancy y luego a Charles.»
Haga contacto visual con los miembros del comité mientras llama a cada persona para que hable porque establece una relación entre usted y ellos. Cuando haces contacto visual, también puedes captar las expresiones faciales y el lenguaje corporal de un miembro. Tome nota de los miembros que parecen estar confundidos, molestos o ansiosos de hablar. El contacto visual frecuente envía un mensaje a los miembros de su comité de que está alerta y en sintonía con la reunión.
A medida que la discusión termina y los miembros del comité no tienen nada más que contribuir, es hora de que el presidente del comité dirija al grupo hacia la toma de decisiones. La mejor manera de abordar esto es que el presidente resuma lo que se ha dicho y sugiera una propuesta o pida a un miembro del comité que formule una propuesta. Por ejemplo, ofrezca una declaración como, ‘ El grupo parece estar diciendo…»
Este tipo de declaraciones debería abrir un debate para modificar la redacción de la propuesta hasta que todos los miembros del comité estén de acuerdo y satisfechos con ella.
Con pocas excepciones, los comités tienen poco o ningún poder o autoridad. En el papel de presidente del comité, es vital que los comités no se excedan en su autoridad. Si se hace evidente que un asunto queda fuera de la responsabilidad del comité, es responsabilidad del presidente del comité devolverlo a la junta y pedirle que remita el asunto a un comité u órgano más apropiado.
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Presentación de Hallazgos y Recomendaciones a la Junta
El papel del presidente del comité requiere informar los hallazgos del comité a la junta. Dependiendo de la preferencia de la junta, los presidentes pueden presentar su informe oralmente o por escrito. Es responsabilidad del presidente asegurarse de que el informe del comité sea claro e inequívoco, y que sea específico sobre las recomendaciones del comité para los próximos pasos y la implementación. El informe final debería reflejar las opiniones colectivas del comité representadas por la perspectiva mayoritaria. Los presidentes también deberían tomar nota si el comité no pudo llegar a un consenso.
Por último, el presidente del comité podrá convocar una reunión especial para tratar asuntos urgentes cuando sea necesario. A lo largo de toda la labor del comité, el presidente debería examinar el funcionamiento y el desarrollo del comité para asegurarse de que la labor sigue siendo necesaria y se ajusta a la misión y dirección de la organización. Como el presidente del comité de pasos o gira la silla posición, es prudente que el presidente saliente, para apoyar al presidente entrante por dar parte al nuevo presidente y ofrecer asesoramiento.