Crear un Sistema de Gestión de Documentos con Microsoft

Crear un Sistema de Gestión de Documentos con Microsoft

Crear un Sistema de Gestión de documentos con Microsoft

Encontrar el sistema adecuado para administrar sus documentos es crucial para el éxito de cualquier negocio. El uso de un sistema de gestión de documentos de Microsoft puede ayudar a resolver los desafíos típicos a los que se enfrentan las empresas al intentar crear un flujo de trabajo escalable.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos es para administrar archivos digitales como Word, Excel, PowerPoints y más. En esta era, necesitamos un software seguro, robusto y personalizable que brinde una gran experiencia de usuario. El cambio de un sistema de gestión de documentos heredado a un sistema más nuevo tiene el potencial de mejorar el rendimiento y reducir los costos.

Desafíos Típicos con Sistemas de Gestión de Documentos Heredados

¿Microsoft tiene un Sistema de Gestión de Documentos?

Sí, lo hace. Microsoft Office 365 ofrece varias soluciones de software, como SharePoint, Microsoft Dynamics y OneDrive para la gestión de documentos. Cualquiera de los anteriores se puede utilizar en función de las necesidades de cada organización. Este sistema nos ayuda a almacenar, colaborar y compartir los documentos en diferentes plataformas. También hay diferentes formas en que podemos analizar el rendimiento del sistema.

1. Administración de permisos y seguridad
   Muchos sistemas de administración de documentos no ofrecen a los usuarios una forma de establecer restricciones sobre quién puede ver ciertos documentos. Algunos documentos solo deberían poder ser vistos por usuarios específicos. Es posible que los miembros de un departamento no deseen que otro departamento pueda acceder a sus archivos. O bien, un departamento o grupo de usuarios debe tener permiso de agregar / editar, mientras que otro grupo tiene permiso de solo lectura.
2. Buscar y filtrar
   Cuando hay muchas carpetas y documentos, puede ser difícil encontrar el documento específico que está buscando. Muchos sistemas de búsqueda de gestión de documentos no están configurados para resolver este problema.
3. Notificación y aprobación
   Algunos documentos, como la política de recursos humanos o las facturas, necesitan aprobación antes de que puedan ser vistos por todos los usuarios. Desafortunadamente, la mayoría de los sistemas de gestión de documentos no ofrecen esta función.
4. Historial del documento
   ¿Alguna vez realizó cambios en un documento, solo necesitó restaurar la última versión pero no pudo hacerlo? Muchos usuarios citan la incapacidad de mantener el historial de documentos y restaurar versiones anteriores como un problema con los sistemas de administración de documentos heredados.
5. Colaboración en equipo
   Por lo general, los equipos no tienen una forma de mantener los documentos específicos del proyecto. Los proyectos deben poder asignarse a un equipo que pueda administrar los documentos entre los miembros del equipo.
6. Mantener la estructura de carpetas y los nombres
   La mayoría de los sistemas de gestión de documentos mantendrán la misma estructura de carpetas y convenciones de nombres en todo el espacio. Esto significa que los usuarios no pueden organizar o nombrar carpetas de una manera que tenga sentido para ellos, ya que esos cambios se reflejan en todos los demás usuarios.

Cómo funcionan las aplicaciones Principales de Microsoft para Admitir la Gestión de documentos

SharePoint

SharePoint ofrece a su equipo un espacio de trabajo colaborativo con paneles, calendarios, tareas, notificaciones y actualizaciones. La plataforma SharePoint los mantiene ubicados en un portal central asociado con los sitios de la empresa. Puede configurar un sitio de SharePoint para que acceda cada uno de sus equipos, con paneles que proporcionan notificaciones de equipo y empresa. También puede configurar un portal corporativo en el que se puedan realizar búsquedas en bibliotecas y notificaciones de toda la empresa. Asigne a cada empleado un nivel de seguridad para permitir el acceso.

Hace 10 años, las empresas utilizaban SharePoint para la consolidación de documentos, Skype para la comunicación instantánea y Outlook para la mensajería y la planificación. SharePoint se ha convertido en un sólido centro para compartir documentos, con espacios de trabajo, almacenamiento y presentaciones compartidos.

OneDrive

OneDrive es una plataforma de almacenamiento de documentos/archivos en línea. Por lo general, es utilizado por individuos y equipos empresariales que necesitan una ubicación central para almacenar y acceder a los archivos. Las funciones de control de versiones y uso compartido de OneDrive facilitan el trabajo conjunto, por lo que es más que un simple archivador en línea. Microsoft distingue entre las versiones personal y empresarial de la herramienta.

OneDrive (para empresas) ahora contiene todas las ofertas de documentos originales de SharePoint, incluidos flujos de trabajo, auditorías, plantillas y control de versiones. Lo que no incluye son sus recursos de marketing, como conexiones a sitios web y redes sociales. La empresa es propietaria de la cuenta, y a cada usuario se le asigna una cuenta personal en la cuenta de la empresa. Aquí es donde se pueden producir y almacenar documentos individuales antes de compartirlos con el público más amplio de la empresa.

OneDrive no ofrece la posibilidad de publicar tu contenido en la web. Aunque puede enviar por correo electrónico enlaces a documentos, no puede publicar esos documentos directamente en una página web desde la plataforma OneDrive. Puede hacer que los documentos sean visibles para su equipo, pero necesitará Office 365 u otra plataforma de CMS/sitio web para publicar su trabajo públicamente.

Azure

Aproveche los recursos compartidos de archivos totalmente administrados en la nube a los que se puede acceder a través del protocolo de bloque de mensajes de servidor (SMB) estándar del sector. Monte archivos compartidos simultáneamente en la nube o en las instalaciones en Windows, Linux y macOS. Además, almacene en caché recursos compartidos de archivos de Azure en servidores Windows con Azure File Sync para obtener rendimiento de acceso local. Utilice recursos compartidos premium para cargas de trabajo de E / S sensibles al rendimiento y recursos compartidos estándar para almacenamiento de archivos confiable y de uso general

Dynamics 365

Dynamics 365 es una solución basada en la nube que ofrece todo lo que necesita para CRM y ERP en un solo paquete

Vea los datos de negocios y clientes en un solo lugar, en cientos de fuentes, para una vista única de 360 grados de su organización.

Microsoft Teams

Microsoft Teams está diseñado para consolidar todos los aspectos de la colaboración, no solo la gestión y el uso compartido de documentos. A través de Microsoft Teams, los empleados pueden realizar un seguimiento de sus mensajes instantáneos, correo electrónico, calendarios, proyectos y mucho más.

Microsoft Planner

Microsoft Planner es una aplicación de tareas que viene con Office 365. Se utiliza para la planificación personal y en equipo, con una interfaz sencilla basada en tarjetas.

Microsoft Planner proporciona un centro para que los miembros del equipo creen planes, organicen y asignen tareas a diferentes usuarios, y comprueben las actualizaciones del progreso a través de paneles de control. También proporciona un lugar centralizado donde los archivos pueden compartirse y ser visibles para todo el equipo. Como aplicación de Office 365, puede encontrar Planificador dentro de su hogar de Office 365.

Planner se integra de forma nativa con todas las demás aplicaciones de Office 365, y usar una herramienta dentro del «ecosistema» de Microsoft es muy eficiente. Microsoft ha creado un conjunto de aplicaciones que se complementan entre sí y funcionan muy bien juntas. Usar Planificador significa que puede integrar fácilmente sus tareas en Outlook, adjuntar y ver documentación de tareas mediante enlaces a SharePoint, discutir un proyecto dentro de Teams mientras tiene su Planificador abierto, conectarse a una videollamada (con Teams, anteriormente Skype empresarial) y mucho más

Ventajas del uso del Software de Microsoft para la Gestión de documentos

Una solución eficaz de gestión de documentos especifica lo siguiente:

1. Qué tipos de documentos y otros contenidos se pueden crear en una organización
2. Qué plantilla usar para cada tipo de documento
3. Qué metadatos proporcionar para cada tipo de documento
4. Dónde almacenar un documento en cada etapa de su ciclo de vida
5. Cómo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida
6. Cómo mover documentos dentro de la organización mientras los miembros del equipo contribuyen a la creación, revisión, aprobación, publicación y disposición de los documentos

Microsoft proporciona las mejores soluciones para todos los arriba. Las siguientes son las características y beneficios de usar Microsoft como socio de DMS. Ha proporcionado estas soluciones durante muchos años y es una de las empresas líderes en este campo. Con la nube, en las instalaciones o híbrida, cualquier estructura que elija, Microsoft ofrece una mejor solución.

Estas soluciones y beneficios incluyen:

• Capacidad de encontrar/buscar fácilmente la información que necesita
• Compatible con dispositivos móviles: Crear / editar / colaborar en cualquier momento y lugar
• Seguridad general: Más segura que un servidor local
• Seguridad a nivel de carpetas y archivos: Otorgue acceso solo a las personas que lo necesiten
• Compatible con el cumplimiento
• Control de versiones para que no haya diferentes iteraciones de un archivo flotando
• Historial de archivos para que pueda ver quién hizo qué cambio, cuando
• Colaboración fácil con compañeros de trabajo, contratistas y clientes
• Uso compartido rápido y seguro dentro o fuera de la organización
• Integración & Compatibilidad: Las soluciones de Microsoft se integran fácilmente en muchos otros sistemas
• El escaneo / procesamiento de imágenes de documentos le permite ahorrar espacio físico al almacenar sus archivos en línea
• Escalable: Crece fácilmente con su organización. No podrá superarlo como una solución de gestión de documentos basada en la nube
• : no tiene que preocuparse por la seguridad física de los servidores ni por perder todos sus datos cuando todo está en la nube. Acceda a los archivos que necesita en cualquier momento y en cualquier lugar con conexión a Internet
• Edición sin conexión: si va a un lugar sin conexión a Internet, puede llevarse fácilmente sus archivos
• Ahorre en recursos humanos: No necesitará tanto personal de TI como para un servidor local heredado

Además, la migración desde servidores heredados u otras soluciones es fácil.

Cómo HingePoint Ayuda a Nuestros Clientes a Aprovechar las Soluciones de Microsoft para Sus Necesidades de Administración de Documentos

Podemos ayudarlo a implementar SharePoint como su solución de almacenamiento de documentos. Diseñaremos la Arquitectura de la Información (IA) en función de sus requisitos comerciales únicos. IA cubre las colecciones de sitios, subsitios, biblioteca de documentos, metadatos, campos y más necesarios.

Organice sus archivos en categorías lógicas para ayudarlo a mantenerse organizado

Nos encargamos de crear bibliotecas con metadatos predefinidos para asegurarnos de que encuentre el contenido que está buscando cada vez que busque y filtre.

Podemos implementar un flujo de trabajo que permite configurar la aprobación y las notificaciones en ciertos documentos. Si necesita un sitio de equipo para la colaboración, podemos crearlo. También podemos convertir ese sitio en una plantilla que le permita crear fácilmente espacios separados para cada cliente o proyecto que mantengan la misma estructura básica.

Si quieres llevar la colaboración en equipo a otro nivel, podemos ayudarte a integrar Microsoft Teams. Sus equipos podrán gestionar fácilmente todos los documentos relacionados con una discusión en un solo lugar y encontrarlos fácilmente en el futuro.

Administrar documentos relacionados con tareas del proyecto? Podemos ayudarlo a agregar Microsoft Planner a la ecuación para realizar un seguimiento de las tareas de progreso. Puede asociar fácilmente documentos de SharePoint con sus tareas y vincularlos a conversaciones con Microsoft Teams.

Utilice formularios personalizados para gestionar solicitudes de equipo y cree pestañas con informes personalizados para supervisar el progreso general.

Como puede ver, hay muchas formas de optimizar los procesos de administración de documentos con herramientas de Microsoft.

Incluso puede utilizar SharePoint para administrar los documentos que está utilizando para publicar contenido en su sitio web.

¿Cómo Se Vería un Mejor Sistema de Gestión de Documentos?

¿Su organización sigue utilizando un sistema de gestión de documentos heredados con fecha para administrar sus registros? Póngase en contacto con Hingepoint hoy mismo y vea que nuestros consultores experimentados pueden hacer su trabajo más fácil con un sistema que a sus usuarios les encantará.