Cómo Mantener Sus Facturas Organizadas en Solo 5 Sencillos Pasos
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Siguiendo estos 5 sencillos pasos para mantener sus facturas organizadas, puede ahorrar dinero, ajustarse mejor a su presupuesto y reducir el estrés.
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Tal vez hayas estado allí antes. Usted saca la información de su cuenta bancaria en línea y se sorprende por el saldo bajo. Resulta que hubo un retiro automático de una de sus facturas que olvidó por completo que iba a suceder. O tal vez de repente te das cuenta de que tu servicio de televisión por cable no funciona y luego recuerdas que olvidaste pagar la factura y el servicio se desconectó. Tal vez es una llamada telefónica de una compañía de préstamos que te recuerda un pago mensual que perdiste.
La verdad es que no estás solo. Casi todo el mundo ha olvidado una factura en un momento u otro. Según la Encuesta de Educación Financiera del Consumidor de 2015 de la NFCC, aproximadamente 1 de cada 4 estadounidenses no siempre paga sus facturas a tiempo. Llevas muchos sombreros, haciendo malabares con los niños, trabajando y dirigiendo una casa. A pesar de sus mejores intenciones, puede ser fácil olvidarse de pagar las facturas si no tiene un sistema sólido en su lugar. ¡Estoy en las trincheras contigo!
Tener un sistema para organizar sus facturas no tiene por qué ser complicado o costoso. De hecho, cuanto más simple sea el sistema, mejor! Puede ahorrar dinero en cargos por mora y multas de tasa de interés, atenerse mejor a su presupuesto y detener las sorpresas financieras desagradables organizando sus facturas con un sistema que funcione para usted. Aprender a mantener sus facturas organizadas en solo 5 sencillos pasos puede ayudar a reducir el estrés y ahorrar dinero. Estos son los pasos que sigo para organizar mis facturas con el fin de agilizar el proceso de pago de facturas cada mes. Estos pasos también me ayudan a mantenerme en el buen camino con nuestro presupuesto mensual.
Paso 1: Cree una lista maestra de facturas con fechas de vencimiento, así como un calendario maestro de facturas.
Es importante tener un documento que muestre qué facturas vencen y cuándo. He creado hojas de trabajo imprimibles GRATUITAS para que las uses en este paso. Primero, reúna todos sus estados de cuenta y facturas. Segundo, mira hacia atrás a través de tu cuenta bancaria de los últimos dos meses. Agregue sus gastos recurrentes a la lista, agrupando los gastos por frecuencia (anual, semestral, trimestral, mensual). Póngalos en orden antes de la fecha de vencimiento. Tener una lista maestra de facturas le ayudará a asegurarse de que no pase por alto ni olvide ninguna factura, especialmente aquellas que pueden no suceder todos los meses.
A continuación, utilice el calendario de gastos recurrentes en blanco para anotar sus gastos mensuales en la fecha de vencimiento correspondiente. Tener los gastos mensuales en un calendario le permitirá ver, de un vistazo, cuándo vencen las facturas. Cuando le paguen, puede ver fácilmente qué facturas tendrán que pagarse con ese cheque de pago y qué facturas pueden esperar hasta el siguiente cheque de pago.
Paso 2: Organice sus facturas manteniéndolas todas en un solo lugar.
Esto puede parecer obvio, pero es uno que, sorprendentemente, es pasado por alto por muchas personas. Debe tener un espacio dedicado donde pueda guardar todas las facturas que lleguen por correo. Esto puede ser una carpeta de archivos, una caja o un carrito de compras. En realidad no importa, siempre y cuando sea un lugar dedicado a las facturas de papel sin pagar.
Del mismo modo, si recibe facturas electrónicamente, también debe tener un lugar para guardarlas. Puede configurar fácilmente una carpeta en el escritorio de su computadora o una carpeta en su bandeja de entrada de correo electrónico donde puede guardar las facturas digitales no pagadas. Es posible que desee configurar la entrega de facturas electrónicas para tantos de sus gastos como sea posible. Esto ayudará a eliminar el desorden de papel y le proporcionará la facilidad de almacenamiento digital de sus facturas impagadas.
Cuando las facturas están dispersas aquí, allá y en todas partes, es demasiado fácil pasar por alto una o dos. ¡Mantenga sus facturas organizadas almacenándolas en un solo lugar!
Paso 3: Programe un horario regular para pagar facturas.
Me doy cuenta de que no es muy divertido sentarse y pagar sus facturas. Pero es una responsabilidad con la que tenemos que lidiar. Al hacerlo parte de su rutina, es menos probable que se olvide de pagar una factura. También le permite realizar tareas por lotes, haciendo un mejor uso de su tiempo. La frecuencia de sus sesiones de pago de facturas estará determinada por su situación financiera particular y variables como la frecuencia con la que recibe el pago y cuándo vencen sus facturas. Aquí es donde el calendario de gastos recurrentes imprimibles que creé será útil.
Es posible que pueda sentarse una vez al mes y pagar sus facturas, o podría funcionar mejor para usted hacerlo una vez a la semana o una vez cada dos semanas. La clave es hacer esto regularmente. Programe un horario de rutina de la semana o el mes escríbalo en su calendario como lo haría con cualquier otra cita. Debido a que todas sus facturas se almacenan en un solo lugar y tiene una práctica lista imprimible de facturas organizadas por fecha de vencimiento, este proceso no debería llevar mucho tiempo.
Después de que haya pagado las facturas, deben eliminarse de su almacenamiento de facturas «no pagadas» y colocarse en el almacenamiento de facturas «pagadas». Si se trata de facturas de papel físicas que recibió en el correo, necesitará otro lugar para guardarlas, como otra carpeta o ranura dentro de su carpeta de archivos o carrito de almacenamiento. Las facturas electrónicas se pueden mover de la carpeta «sin pagar» a una carpeta «pagada» en su escritorio o en su bandeja de entrada de correo electrónico.
Paso 4: Utilice métodos de pago electrónicos cuando sea posible.
Al pagar sus facturas electrónicamente, elimina los obstáculos de tener cheques para escribir, necesitar sellos para enviar los pagos, etc. La mayoría de las instituciones bancarias en estos días ofrecen pago de facturas en línea gratis. Esto le permite programar sus pagos de facturas. Muchos bancos incluso enviarán un cheque en su nombre si no pueden enviar el dinero electrónicamente. Esto puede ser útil para pagos de alquiler y regalos únicos. Al usar el pago de facturas en línea con su banco, tiene control sobre cuándo se realizará el pago.
Muchas compañías también ofrecen opciones de pago de facturas en su propio sitio web. Por ejemplo, es probable que pueda pagar su factura de teléfono celular en el sitio web de su proveedor.
Las transacciones de pago automático son otra opción. Muchas empresas (con su permiso) obtendrán su pago debitando automáticamente su cuenta bancaria en una fecha establecida cada mes. Esta es la máxima comodidad, ya que no tiene que recordar enviar un pago. Sin embargo, usted tiene que asegurarse de que tiene el dinero en el banco cuando se debe retirar el pago. Esto puede ser un desafío para algunas personas, y estos pagos pueden olvidarse fácilmente.
Con cualquiera de estos métodos, use su lista y calendario de gastos recurrentes imprimibles para mantener su calendario de pagos en orden.
Paso 5: Deseche los recibos de papel y los estados de cuenta.
La mayoría de las facturas de servicios públicos y documentos similares se pueden descartar después de 1 a 3 meses, una vez que se haya asegurado de que la factura es correcta y el pago se haya liquidado en su cuenta bancaria. Los estados de cuenta mensuales de la hipoteca y los documentos de seguro vencidos se pueden descartar después de 1 año. Al desechar este papeleo regularmente, puede eliminar el desorden de papel en su hogar y también organizar mejor los papeles que necesita conservar.
Al tener un sistema simple y fácil de implementar, puede mantener sus facturas organizadas y agilizar su proceso de pago de facturas. En última instancia, esto lo ayudará a ahorrar dinero en cargos por mora y multas de tasa de interés, lo ayudará a mantenerse en el buen camino con su presupuesto y terminará con las abrumadoras sorpresas que amenazan con causar estragos en su estabilidad financiera.
¿Cuál es tu forma favorita de organizar tus facturas? ¡Házmelo saber en los comentarios a continuación!
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