¿Cómo hacer coincidir las transacciones Bancarias en QuickBooks Online y de escritorio?
A medida que conecta su tarjeta de crédito y sus cuentas bancarias, QuickBooks descarga automáticamente las últimas transacciones. Más tarde, intenta hacer coincidir los datos con las transacciones bancarias. Sin embargo, si no puede hacer coincidir las transacciones, tendrá que crear las nuevas transacciones y hacerlas coincidir manualmente. Para comprender todo el concepto, aprenda con nosotros cómo hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Online, QuickBooks Desktop Enterprise y QuickBooks Desktop para Mac.
¿Qué significa Match en QuickBooks Online?
Coincidencia se refiere a las transacciones bancarias que QuickBooks utiliza para comparar con las transacciones que ha ingresado en su software de contabilidad. Si ya ha configurado las reglas bancarias para las transacciones, QuickBooks utiliza automáticamente estas reglas para categorizar las transacciones.
En caso de que no haya establecido ninguna regla de transacción, QuickBooks recomienda categorías para cada transacción (que se ha descargado) en función de las transacciones otorgadas previamente o le pide que cree las nuevas categorías. Si su transacción bancaria se inicia fuera del período de 90 días, tendrá que hacer coincidir las transacciones manualmente. Para obtener más información sobre el procedimiento de transacciones bancarias coincidentes de QuickBooks, siga leyendo los siguientes detalles.
¿Cómo hacer coincidir las transacciones Bancarias en QuickBooks Online?
Para hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Online, uno tiene que descargar las últimas transacciones bancarias para que pueda revisarlas. Más tarde, puede verificar si las transacciones coinciden correctamente. Puede hacer cambios si es necesario. Los usuarios también pueden dividir las transacciones entre varias cuentas o excluir la transacción duplicada para mantener la cuenta precisa. Para conocer todo el procedimiento, aprenda aquí cómo hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Online.
Paso 1: Descargue la Tarjeta de Crédito y las últimas Transacciones bancarias
QuickBooks generalmente descarga las últimas transacciones cada noche. Para la mayoría de los bancos, elige la hora alrededor de las 10 PM PT. Mientras que, para algunos bancos, puede llevar más tiempo. Sin embargo, los usuarios pueden actualizar manualmente sus cuentas para recibir las últimas transacciones en cualquier momento. Para hacerlo, puede leer y realizar los siguientes pasos:
- Haga clic en el menú «Banca».
- Luego, cambie a la opción» Banca».
- Pulse el botón» Actualizar».
Al realizar estos pasos, puede actualizar todas las tarjetas de crédito y cuentas bancarias. En caso de que encuentre alguna solicitud de autenticación adicional, puede continuar siguiendo las indicaciones en pantalla para completar la actualización.
Paso 2: Revise las Transacciones descargadas
Una vez que actualice la tarjeta de crédito y las cuentas bancarias, puede revisar los detalles y categorizarlos. Todo lo que tiene que hacer es emparejar, agregar y ver las múltiples coincidencias. Echa un vistazo a los siguientes detalles para hacer lo mismo:
- Seleccione el menú «Banca».
- Luego, haga clic en el mosaico de la cuenta que desea revisar.
- Después de esto, haga clic en la pestaña «Para revisión» para iniciar la revisión.
Mientras QuickBooks envía las transacciones descargadas a la pestaña Para revisión, puede revisarlas una tras otra. Para cada transacción, tendrá la opción de agregar una nueva transacción, hacer coincidir las transacciones con la existente o ver varias coincidencias. Echa un vistazo a los siguientes detalles para entender mejor.
Haga coincidir la Transacción con la Existente
Como se indicó anteriormente, QuickBooks hace coincidir las transacciones descargadas con la transacción que ha ingresado. Esto los unirá para que no encuentre duplicados. Para asegurarte de que la transacción coincide correctamente, debes seguir estos pasos:
- En primer lugar, localice la transacción descargada. Para esto, puede ir a la columna» Acción «y hacer clic en la opción» Emparejar».
- En este punto, puede anotar el «Beneficiario», la «Fecha», la «Descripción» y el monto que ha recibido o gastado.
- Ahora, haga clic en las transacciones descargadas para expandir la vista.
- Aquí, puede comenzar a revisar los «Registros coincidentes encontrados» en su cuenta de QuickBooks. Esta es la transacción coincidente que ya ha ingresado en QuickBooks.
- A continuación, haz clic en el enlace situado junto a la partida para ver más detalles.
- Asegúrese de que esta es su coincidencia correcta. También puede revisar los campos» Método de pago»,» Depósito a «y»Cuenta Bancaria» (Cambiar Cuenta Bancaria de Depósito Directo en QuickBooks) en el formulario para sus transacciones de QuickBooks existentes.
- Si encuentra la coincidencia correcta, puede cerrar sus transacciones abiertas.
- A continuación, pulse el botón «Coincidir».
Después de hacerlo, QuickBooks sabrá que la transacción descargada es la misma que ha ingresado anteriormente. Conecta automáticamente ambas transacciones y ningún duplicado le molestará.
Agregar la Nueva Transacción
En caso de que no haya podido encontrar la transacción coincidente existente, puede agregar la nueva transacción para usar la información de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Siga leyendo los siguientes pasos para agregar la nueva entrada de transacción:
- Vaya a la columna» Acción».
- Haga clic en el botón» Agregar » para localizar la transacción descargada.
- Ahora, puede elegir la transacción y hacer clic en ella para expandir la vista.
- Después de eso, puede revisar la «Categoría». Esta es básicamente la cuenta que QuickBooks utiliza para categorizar su transacción. Si es necesario, puede cambiar la categoría y poner los detalles en una cuenta diferente.
- Aquí, puede cambiar el cliente o proveedor. Si ya ha agregado esta transacción a QuickBooks, haga clic en el botón «Buscar coincidencia». Luego, revisa los partidos y elige el que encuentres.
- A partir de entonces, puede presionar el botón «Agregar».
QuickBooks ahora usará estos detalles para crear e ingresar la nueva transacción en la cuenta. Tenga en cuenta que QuickBooks puede categorizar la transacción en cuentas temporales, como cuentas de Gastos Sin Categoría o Cuentas de Ingresos Sin Categoría. Le sugerimos que clasifique las transacciones directamente en su cuenta de gastos o ingresos.
Abra y Revise las coincidencias múltiples
Cuando QuickBooks encuentre más de una coincidencia, se supone que debe elegir la correcta. Por lo tanto, es importante revisar las coincidencias múltiples. Para ello, puede hacer lo siguiente:
- Haga clic en la columna «Acción».
- A continuación, seleccione el botón «Ver» para localizar la transacción descargada.
- haga Clic en la opción «Ver».
- Aquí, puede revisar los «Fondos de registros coincidentes». Estas son básicamente las transacciones coincidentes que ha ingresado en su cuenta de QuickBooks.
- A continuación, haz clic en el enlace situado junto a la partida para ver más detalles.
- Asegúrese de que esta es su coincidencia correcta. También puede revisar los campos» Método de pago»,» Depósito en «y» Cuenta Bancaria » en el formulario para sus transacciones de QuickBooks existentes.
- Si encuentra la coincidencia correcta, puede cerrar sus transacciones abiertas.
- Luego, haga clic en el botón «Emparejar».
Así es como puede verificar las transacciones en QuickBooks. Todo lo que tiene que hacer es hacer coincidir las transacciones con las existentes. Si no puede encontrarlo, cree el nuevo y luego revíselo para asegurarse de que no haya transacciones duplicadas.
Paso 3: Revisar Transacciones agregadas o coincidentes
Cuando haya terminado de agregar o emparejar las transacciones descargadas, se registrarán automáticamente en QuickBooks. El último paso es revisar las entradas para asegurarse de que todo está bien con sus transacciones de QuickBooks. Estos son los pasos para lo mismo:
- Vaya al menú «Banca».
- A continuación, elija el mosaico de cuenta que desea revisar.
- Cambie a la pestaña «En QuickBooks».
- Haga clic en el enlace en la columna «Emparejado» o «Agregado» y revise los detalles.
Si desea mover su transacción a otra cuenta, puede deshacer la coincidencia y aplicar los cambios necesarios. Asegúrese de aplicar estos cambios antes de la conciliación mensual.
Paso 4: Transacciones divididas entre varias Cuentas
Las transacciones, como los grandes gastos de viaje de negocios, se pueden dividir entre varias cuentas. Esto le ayuda a realizar un mejor seguimiento. Consulte los siguientes pasos para saber correctamente:
- Seleccione la pestaña «Para revisión».
- A continuación, elija la transacción descargada para abrirla y expandir la vista.
- Vaya a la columna «Acción». Si muestra el estado de «Coincidencia», puede modificar «Buscar coincidencia» para «Categorizar».
- Haga clic en el botón» Dividir «ubicado junto a la opción» Agregar».
- Cuando se abra la ventana «Dividir transacción», puede hacer clic en las» Categorías » en las que desea dividir sus transacciones.
- Luego, agregue la cantidad para cada división.
- Después de esto, haga clic en la opción» Cliente » para cada división.
- Una vez hecho, haga clic en el botón «Aplicar y Aceptar».
De esta manera puede encontrar la transacción descargada y dividirla para su cliente en particular. Asegúrese de introducir los detalles correctamente.
Paso 5: Excluir Transacciones duplicadas o personales
Para mantener las cuentas precisas, los usuarios también pueden eliminar transacciones duplicadas o personales. Puede consultar los siguientes detalles para excluir las transacciones:
- Haga clic en la pestaña «Para revisión».
- Luego, coloque la marca de verificación para cada transacción que desee excluir.
- Haga clic en el botón» Excluir».
Cuando se excluyen las transacciones, pasan a la pestaña Excluidos. Ahora en adelante, no se descargará ni se agregará a los QuickBooks. Ahora completa el procedimiento de transacciones de correspondencia de banca en línea QuickBooks.
¿Cómo hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Desktop Enterprise?
El procedimiento de las transacciones de correspondencia de banca de escritorio de QuickBooks es bastante similar al de QuickBooks Online. Todo lo que debe encontrar son las transacciones descargadas y coincidir con los detalles. En caso de que las transacciones no coincidan, puede averiguar la razón por la que está sucediendo y luego aplicar los cambios necesarios. Incluso puede hacer coincidir las transacciones manualmente. Para conocer todo el procedimiento con pasos detallados, puede consultar la siguiente información.
Paso 1: Obtenga las Transacciones descargadas
Para comenzar, tendrá que encontrar las transacciones descargadas (Encuentre transacciones eliminadas en QuickBooks). Esto se puede hacer a través del Centro de Alimentación del Banco. Puede realizar los siguientes pasos para descargar la declaración electrónica en QuickBooks:
- Haga clic en el menú «Banca».
- A continuación, elija la opción «Fuentes bancarias».
- Haga clic en la opción «Centro de Fuentes Bancarias».
- Aquí, puede usar el menú desplegable » Institución financiera «para iniciar la ventana» Transacciones de coincidencia». Asegúrese de que la cuenta correcta muestre lo siguiente:
- Haga clic en «Estado de revisión».
- Descargue y vea la declaración electrónica.
- Vaya a la ventana » Emparejar transacción «y asegúrese de haber colocado la marca de verificación para»Mostrar transacciones de QuickBooks».
- Una vez que QuickBooks haya hecho coincidir la transacción, verá los resultados. Luego, haga clic en el botón» ACEPTAR » para finalizar el proceso.
Después de eso, puede verificar el estado que QuickBooks ha asignado a cada una de las instrucciones. A partir de entonces, usted puede decidir lo que puede hacer a continuación.
Paso 2: Revise las Transacciones de descarga
El siguiente paso es hacer coincidir las transacciones descargadas con las que ya ha ingresado en QuickBooks. Si la coincidencia es correcta, no tienes nada que hacer. Pero, si no encuentra la coincidencia de transacción, entonces debe desmarcar las transacciones.
Si se pregunta por qué QuickBooks no coincide con las transacciones bancarias con los estados de cuenta electrónicos, debe ser consciente de sus principales factores. Aquí, enumeramos las siguientes razones:
- Las transacciones no se han agregado a QuickBooks. Por lo tanto, debe ingresarlo en QuickBooks.
- Hay errores tipográficos en la transacción que ha agregado en QuickBooks o la transacción se agrega a la cuenta incorrecta. Si ese es el caso, puede corregir la transacción para que coincida con la declaración electrónica.
- Las transacciones pueden no coincidir debido al nombre incorrecto del beneficiario en el estado de cuenta electrónico.
- Su institución financiera debe haber cometido algún error en las transacciones debido al cual no puede coincidir.
Estas podrían ser las razones por las que no coincide con las transacciones. Después de realizar los cambios necesarios en las transacciones, una vez que coincida con las transacciones correctamente, el estado de cuenta se elimina de la sección Artículos Recibidos en el Centro de Fuentes Bancarias.
Paso 3: Haga coincidir manualmente las Transacciones
En algunos casos, es posible que QuickBooks no pueda hacer coincidir las transacciones bancarias con las que ha agregado a su software de contabilidad. En tales casos, todo lo que puede hacer es ingresar la transacción y coincidirla manualmente. Para realizar este método, puede seguir los siguientes pasos:
- Seleccione el menú «Banca».
- Luego, haga clic en la opción «Fuentes bancarias».
- Seleccione la opción «Centro de Alimentación del banco».
- Aquí, puede seleccionar el menú desplegable » Institución financiera «para iniciar la ventana» Transacciones de coincidencia». Asegúrese de que la cuenta correcta muestre lo siguiente:
- Haga clic en «Estado de revisión».
- Descargue y vea la declaración electrónica.
- Vaya a la ventana » Emparejar transacción «y asegúrese de haber colocado la marca de verificación para»Mostrar transacciones de QuickBooks».
- Elija la transacción de la declaración que desea que coincida con la transacción de las Transacciones de QuickBooks.
- Ahora, elija las transacciones de la transacción de QuickBooks para que coincidan con las cantidades.
- Una vez que QuickBooks haya hecho coincidir la transacción, puede hacer clic en el botón «Emparejar».
Así es como puede hacer coincidir el estado de cuenta electrónico con las transacciones que ha ingresado en QuickBooks Desktop. Si encuentra algún tipo de error, asegúrese de ingresar todos los detalles correctamente.
¿Cómo hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Desktop para Mac?
Al descargar las transacciones del banco, es posible que algunas de las transacciones ya aparezcan en el registro. QuickBooks le facilita localizar las transacciones existentes o nuevas antes de agregarlas al registro. Cuando QuickBooks coincide con las transacciones en el registro, lo marca como coincidente. Si se muestra no coincidente, tendrá que asegurarse de que las transacciones descargadas se agreguen correctamente en su registro.
Para que las transacciones coincidan correctamente, debe asegurarse de que la cantidad, la fecha, el número de cheque y el nombre del beneficiario coincidan correctamente con las transacciones disponibles en QuickBooks. Puede seguir los siguientes pasos en QuickBooks Desktop para Mac para que coincidan con las transacciones:
- Haga clic en la opción «Banca».
- A continuación, seleccione la opción «Transacciones descargadas».
- En caso de que tenga varias cuentas, puede elegir la cuenta disponible en la página «Cuenta de QuickBooks».
- Aquí, puede elegir las transacciones no coincidentes, así como las transacciones de su registro que desea que coincidan. Tenga en cuenta que las transacciones coincidentes tienen el círculo naranja ubicado junto a ellas.
- Ahora, presione el botón «Emparejar».
- En este punto, debe agregar una nueva transacción. Para esto, puede hacer clic en » Agregar uno «para agregar una sola transacción o en la opción» Agregar varias » para agregar varias transacciones.
- Tendrá opciones para agregar las reglas de cambio de nombre del beneficiario. Puede hacer esto, ya que facilita el procedimiento de transacción de coincidencia.
- Después de eso, puede agregar los detalles requeridos y presionar el botón «Grabar».
Siguiendo estos pasos, puede agregar y hacer coincidir fácilmente las transacciones descargadas con las ingresadas en el registro.
Para concluir
QuickBooks analiza las transacciones bancarias contra los datos para que coincidan con las transacciones. Si no se coinciden transacciones, puede emparejarlas manualmente. Todo lo que tiene que hacer es descargar las últimas transacciones bancarias, compararlas con las existentes y revisar los detalles. Aquí, ya hemos explicado cómo hacer coincidir las transacciones bancarias en QuickBooks Online y QuickBooks Desktop Enterprise, y Desktop para Mac.
Si desea obtener más información sobre QuickBooks, como la administración de inventario o la activación de la cuenta inactiva, lea las siguientes guías para obtener ayuda:
- Comience con la Administración de Inventario en línea de QuickBooks
- ¿Cómo activar una Cuenta Inactiva en QuickBooks Online?