8 Consejos para Organizar y Organizar Reuniones eficaces
Las reuniones suelen ser una parte necesaria de la vida laboral. Desafortunadamente, no todas las reuniones son iguales. Algunos terminan siendo derrochadores de tiempo completos que no logran nada. Pero no tiene que ser así. Hay maneras de organizar y llevar a cabo reuniones efectivas y productivas. Aquí hay algunos consejos.
Cómo organizar una reunión efectiva
Decide si la reunión es realmente necesaria
La primera decisión es si necesitas celebrar la reunión. Considere los objetivos de la reunión y si su equipo puede cumplirlos de una manera diferente, por ejemplo, a través de una llamada, un chat grupal o un correo electrónico. Si la respuesta es sí, entonces no necesita la reunión. En su lugar, ahorre tiempo a todos para hacer un trabajo real.
¿Cuándo podría necesitar una reunión? Cuando necesita contar con aportaciones de grupo para tomar una decisión en tiempo real o para colaborar en la resolución de problemas específicos. Si un problema se puede resolver mejor cara a cara con un grupo, entonces una reunión es probablemente apropiada.
Texto alternativo: Vista de arriba hacia abajo de un grupo de personas con computadoras portátiles alrededor de una mesa en una reunión
Haga que las personas adecuadas asistan
Al igual que no todas las reuniones tienen que celebrarse, no todos tienen que estar en una reunión. Antes de invitar a alguien, piense en por qué son necesarios y cuáles serán sus contribuciones. Si no tienen ninguna contribución significativa, entonces no necesitan estar allí.
Igual de importante, asegúrese de que las personas que están absolutamente obligadas a estar allí, como los tomadores de decisiones, puedan hacerlo. De lo contrario, no tiene sentido celebrar la reunión, y debe reprogramarla para un momento diferente cuando puedan asistir.
Elija el lugar adecuado para eventos corporativos
Celebrar su reunión en el lugar es conveniente, pero ¿por qué no agitar las cosas con una reunión fuera del lugar? Ir fuera del lugar no significa necesariamente que esté limitado a alquilar una sala de conferencias. Encontrará toneladas de espacios para reuniones cerca de usted en espacios emocionantes e inesperados, como museos, acuarios e incluso parques de atracciones. Al comparar lugares, considere cómo el ambiente puede aumentar la productividad y aumentar la moral.
Establecer una agenda
Es importante tener una agenda para la reunión para que los participantes estén al tanto de todo el punto de la reunión y los temas de discusión. Lo ideal es que establezca la agenda con anticipación y la envíe junto con la invitación a la reunión. De esta manera, los participantes pueden prepararse para sus funciones y hacer que la reunión sea más productiva. También pueden añadir los puntos adicionales del orden del día que sean necesarios antes de la reunión.
Tener una agenda también ayuda a mantener la reunión en marcha. Si la discusión se desarrolla por la tangente, puede presentar fácilmente la discusión y no descarrilar la reunión con discusiones secundarias. Para mantener las cosas en el buen camino, considere agregar un cronograma a los temas de la agenda con marcos de tiempo asignados para cada tema.
Texto alternativo: Vista de cerca de las manos de un grupo de personas que repasan algunos gráficos y tablas en una reunión
Ponga la información a disposición con anticipación
La reunión será más productiva si las personas tienen la oportunidad de revisar cualquier material, especialmente los más largos, antes de la reunión. Simplemente no es realista esperar que las personas puedan absorber y firmar un informe de 100 páginas durante la reunión. Tampoco es un buen uso del tiempo de reunión simplemente leer o hacer que los asistentes lean lo que se podría haber revisado con anticipación.
Comience y termine a tiempo
Es importante valorar el tiempo de todos iniciando la reunión a tiempo. Comenzar la reunión tarde también establece el tono equivocado, y es más probable que los asistentes se distraigan a medida que comienzan a concentrarse en otros asuntos.
Tener una reunión que comience tarde podría llevar a que la reunión termine tarde, lo que también puede causar interrupciones en los horarios de todos para el resto del día. Si parece que la reunión necesita durar más tiempo, es mejor programar una reunión de seguimiento que tratar de apresurarse en los temas importantes con tiempo limitado.
Resumir y terminar con un plan de acción
Antes de finalizar la reunión, asegúrese de resumir la reunión y repetir lo acordado para asegurarse de que todos estén en la misma página. También es importante discutir los próximos pasos que resulten de la reunión, incluyendo quién es responsable de qué tarea y cuándo deben completarla.
Todos deberían salir de la reunión con una idea clara de los acuerdos y tareas pendientes. Envíe las actas de la reunión a todos los que asistieron, así como a otros miembros del equipo que no pudieron asistir pero que podrían beneficiarse. Incluya los siguientes pasos en las actas, para que los miembros del equipo puedan verificar fácilmente de qué son responsables.
Solicitar comentarios
Justo después de la reunión, pida a los participantes sus comentarios para que pueda evaluar la eficacia de la reunión. De esa manera, puede hacer los ajustes necesarios para reuniones futuras. La retroalimentación no tiene que ser complicada y puede ser en la forma de si la reunión fue buena o necesitó mejoras, útil o no útil.
Para obtener comentarios más sustantivos, también puede preguntar a los participantes sus opiniones sobre aspectos específicos, como la duración de la reunión, la agenda y si la reunión logró sus objetivos. Si hay muchos comentarios negativos, entonces debe hacer un seguimiento para ver cómo puede mejorar para reuniones futuras.
Conclusión: celebración de grandes reuniones
Con un poco de planificación y organización, es posible celebrar reuniones productivas y efectivas, como muestran los consejos anteriores. Ahora que sabe lo que hay que hacer, comience a buscar el lugar perfecto para eventos corporativos para celebrar su reunión.
Para obtener más información sobre cómo organizar una reunión efectiva, puede consultarla aquí.