Easy 8 Step Class Reunion Checklist
Riunioni scolastiche possono essere un ottimo modo per riconnettersi con i compagni di classe, ricordare il passato, e condividere la tua vita dopo il liceo. Se ti sei offerto volontario o sei stato eletto per pianificare una riunione di classe ma non sai da dove cominciare, questa lista è per te! Se segui questa lista di controllo della riunione di classe usando solo 8 passaggi
Lista di controllo della riunione di classe: 8 passaggi chiave
Crea un comitato
Un comitato è un ingrediente chiave nella pianificazione di qualsiasi grande evento di successo. Pianificare una riunione da soli è possibile, ma questo è un compito enorme. Avrai bisogno di ricercare le giuste location per eventi, budget, fissare una data, scegliere decorazioni*, assumere un DJ, fotografo, catering e molto altro ancora.
Se hai più di una persona che fa tutto questo, sembrerà molto meno lavoro. Questo comitato dovrebbe essere persone che vogliono aiutare. Compagni di classe sono la soluzione migliore per i membri del comitato, perché saranno una parte della riunione di classe in ogni caso. Un comitato non solo ti aiuterà a svolgere tutto il tuo lavoro, ma renderà anche il tuo lavoro molto più piacevole. Ricorda, hai l’autorità di scegliere chi vuoi in questo comitato, assicurati di scegliere le persone che conosci saranno utili!
Dopo aver formato il tuo comitato, devi sapere alcune cose. In primo luogo, è necessario decidere su un luogo e il tempo per incontrare. Si possono incontrare di persona o on-line. Si possono incontrare in una casa, caffetteria, biblioteca o semplicemente su una videochiamata. Quando si tratta dei tempi del tuo incontro, questo dipenderà semplicemente da quando tutti sono liberi. In genere, puntare per i pomeriggi o serate quando gli altri sono senza lavoro. Dovrai anche tenere conto delle attività familiari degli altri.
Una volta impostati gli orari delle riunioni, è il momento di decidere quale piattaforma utilizzare per comunicare al di fuori di tali riunioni. Ci sono tanti modi diversi per farlo. Si può semplicemente utilizzare SMS o chiamando. Se si preferisce, ci sono molte piattaforme di social media è possibile utilizzare. Facebook messenger è un modo, oppure si può semplicemente creare un gruppo di Facebook. GroupMe è un’applicazione molto popolare per comunicare a un gruppo. Un’altra idea è usare Zoom o Skype, entrambi hanno chat e funzionalità di chiamata in conferenza. Questo dipende molto dal vostro comitato specifico e dalle loro preferenze.
Budget
Quando si tratta di budget, puoi raccogliere fondi per l’evento in diversi modi. Il modo più popolare per raccogliere fondi è attraverso la vendita di biglietti. Se segui questo metodo, più ospiti hai presenti, più soldi raccoglierai. Un altro modo comune per raccogliere fondi è quello di vendere pubblicità. Se i tuoi ospiti lo desiderano, possono acquistare uno spazio su un banner o un volantino alla festa. L’importo che raccogli attraverso i tuoi sforzi di raccolta fondi, oltre a quanto sei disposto a spendere, detterà l’importo che devi spendere per la tua sede, le decorazioni, il cibo, ecc.
Ci sono anche alcuni modi per risparmiare denaro quando si sta budgeting. Innanzitutto, assicurati di utilizzare le risorse e i contatti che hai. Compagni di classe possono avere connessioni con i fotografi che offrirebbero una tassa più bassa, o possono possedere una società di catering che potrebbe fornire cibo con uno sconto. Raggiungere e chiedere potrebbe aiutare a risparmiare un bel po’.
In secondo luogo, per trovare le migliori offerte, essere alla ricerca di offerte speciali o vendite che stanno accadendo in quel momento. Mentre l’evento potrebbe non aver luogo per alcuni mesi, potrebbe esserci una vendita su palloncini o stelle filanti che non si verificherà ancora al momento della festa.
In terzo luogo, confrontare i prezzi per gli articoli in luoghi diversi. Assicurati di guardare la differenza tra i prezzi online e nei negozi. Ci sono molti siti web su Internet che offrono codici promozionali per questi negozi, come ad esempio Coupons.com.
Quarto, acquistare alla rinfusa. Generalmente, l’arredamento è più economico se acquistato alla rinfusa. Tuttavia, essere cauti, se non si dispone di un numero finale di ospiti. Se non sei sicuro di quante persone arriveranno, probabilmente non varrà la pena avere centinaia di avanzi e potrebbe costare più del necessario.
Infine, essere a conoscenza di tasse nascoste. Mentre i disegni generici possono essere pubblicizzati a basso costo, i disegni personalizzati possono aumentare il costo. Invece, cercare modi per tagliare i costi trovando prodotti meno costosi, alterando il design o rendendolo fatto in casa. Tuttavia, mentre un elemento può essere più conveniente se è stato fatto in casa, potrebbe non essere più conveniente per fare una grande quantità di loro. A volte fare le cose fatte in casa risulta essere molto più costoso rispetto all’acquisto di una grande quantità.
3. Ricerca una data
Si sta andando a voler pianificare questa riunione in anticipo. Non si vuole avere per pianificare tutto questo evento all’ultimo minuto o a corto di tempo per uscire inviti e RSVP. Senza un numero sufficiente di partecipanti, la riunione non si sentirà degna di catturare la tua esperienza di scuola superiore. Al fine di evitare questo, cercare di inviare un sondaggio con un paio di date diverse circa sei mesi di distanza ai tuoi compagni di classe. Questo permetterà ai vostri ospiti il tempo di rispondere al sondaggio. Da quelle risposte, si sarà in grado di capire la data migliore. Facebook e When2Meet sono risorse gratuite che possono essere utilizzate per sondare i tuoi ospiti su date specifiche.
È anche importante scegliere le date di inizio e fine ideali. Queste date possono essere per la ricerca di un luogo, l ” assunzione di un ristoratore, e tutte le altre decisioni che dovete fare. Questo aiuterà il vostro comitato a sapere quanto siano urgenti i loro compiti specifici. Assicurati di tenere traccia di chi viene assegnato quale compito e quando è necessario completarlo. Questo vi aiuterà a evitare gran parte della confusione che viene fornito con la pianificazione di un evento.
Trova una sede
Dopo aver ricevuto i risultati del sondaggio e aver scelto una data, è ora il momento di scegliere la sede. Raggiungere le persone che conosci che possono avere connessioni o può dare un rinvio. Utilizzando le connessioni, si può essere certi di scegliere un luogo meraviglioso, e potenzialmente ricevere uno sconto. Ottenere la sede solidificata è un passo importante per rendere la riunione una realtà.
Quando si tratta di scegliere la sede specifica, un’area di considerazione è il numero di partecipanti che si prevede di avere. Se hai già ricevuto RSVP, puoi basare il tuo giudizio su quel numero. Se non hai ancora ricevuto RSVP, è possibile stimare in base a quante persone hanno risposto al sondaggio sui potenziali date.
Dopo aver in mente una sede, è necessario trovare ulteriori informazioni di base su di esso. Sei in grado di tenere una prenotazione per la data in cui si desidera che l’evento sia ospitato? C’è un deposito che deve essere effettuato per mantenere la prenotazione? Qual è il numero massimo di persone che il posto può contenere? C’è un set catering o fornitore di intrattenimento che la sede richiede di utilizzare? Ci sono molte specifiche che vanno nella scelta di un luogo. Utilizzare il vostro comitato quando si sceglie un luogo, lo renderà molto meno impegnativo.
Pubblicizzalo
Una volta impostata la data e prenotata la sede, è tempo di diffondere la parola sui dettagli della riunione. È possibile utilizzare molti metodi diversi per pubblicizzare la riunione. Questo è un buon modo per garantire che le informazioni raggiungano il maggior numero possibile di compagni di classe. I social media, le liste di e-mail delle scuole superiori e la creazione di un sito Web che può essere condiviso sono tutti modi per garantire che i dettagli vengano pubblicizzati. Assicurati di includere la data, l’ora e il luogo. Anche una breve descrizione di chi è l’evento può essere utile, solo per garantire che le persone corrette siano invitate. Inoltre, includi il tuo nome ed e-mail nel caso in cui le persone abbiano domande.
Processo decisionale
Quando si pianifica una riunione di classe, ci sono molte decisioni che devono essere prese. Vuoi un fotografo / photo booth? Hai bisogno di un DJ? Il cibo è previsto, ma stai facendo la cucina o stai assumendo un ristoratore? Quante decorazioni hai bisogno e stai seguendo un tema? Avete bisogno di nastri*, tovaglie*, goodie bags, o inviti*? Queste decisioni, e tante altre, possono essere prese dal comitato e poi suddivise in compiti specifici per ciascun membro.
Ci sono molti dettagli che sono facili da dimenticare. Quando si tratta di cibo, alcune persone sono intolleranti al lattosio, hanno allergie, sono senza glutine o vegetariani. È molto importante tenerlo a mente quando si sceglie un menu. Un altro dettaglio da ricordare è che le persone possono essere in viaggio per venire a questa riunione. Fornire loro idee per l’alloggio o ottenere uno sconto per loro potrebbe essere un’opzione che scegli.
La scelta di un fornitore
Una volta che avete deciso tutti i diversi aspetti che si desidera includere nella riunione, è ora il momento di scegliere un fornitore per fornire loro. Tieni presente che trovare fornitori attraverso persone che conosci può potenzialmente portare a sconti. Se non siete sicuri da dove cominciare quando siete alla ricerca di un fornitore, check-out easyeventplanning.com. Lì troverai un elenco di tutti i venditori e rivenditori di feste locali nella tua zona. Ogni volta che la pianificazione di qualsiasi cosa con un fornitore, essere sicuri di ottenere tutti gli accordi per iscritto. Avere quella conferma scritta può salvarti da molta confusione o problemi in futuro.
Finalizza le tue decisioni
L’ultimo passo è finalizzare tutte le tue decisioni. Finalizza chi nel tuo comitato arriverà presto per l’installazione e chi abbatterà l’evento dopo che accadrà. Il fornitore che assumete può svolgere un ruolo in questo processo, ma qualcuno deve essere lì per supervisionare in ogni momento. Quindi finalizza tutto con i tuoi contatti e fornitori. Assicurati che ogni aspetto dell’evento sia pagato e rispolvera tutti i dettagli che potresti aver perso. Se tutto sembra perfetto, sei pronto per andare!
Finisci la tua esperienza di pianificazione della riunione dicendo al tuo comitato quanto hai apprezzato il loro tempo e i loro sforzi. Sarebbe molto gentile dare loro un biglietto di ringraziamento o un regalo.
Mentre la pianificazione di una riunione di scuola superiore può sembrare un compito arduo, questi passaggi sono stati creati per diminuire il livello di stress e organizzare il processo di pianificazione per i compiti principali. In definitiva, l’obiettivo è quello di lanciare una riunione che permetterà ai tuoi ex compagni di classe di riunirsi di nuovo e ricordare. Finché si è in grado di venire di nuovo insieme e godere la reciproca compagnia, sarà una riunione di successo.
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Scritto da Caitlin Connell, Anni Xie e Anna Wertman; Collaboratori: Isabel Tenney, Kerri Sullivan