Wie organisiert man eine erfolgreiche internationale Konferenzen und Seminare?
Die Organisation einer erfolgreichen Konferenz erfordert Planung, Fachwissen, Vorbereitung und dedizierte Ressourcen.
Schritte zur Organisation einer Konferenz
1. Definieren Sie den Zweck und das Format
Als Rolle des Konferenzorganisators ist es wichtig, den Zweck der Veranstaltung zu definieren. Formatieren des Layouts Schritt für Schritt die erste Stufe der Ausrichtung einer Konferenz
- Das Konzept
- Timing und Dauer
- Rollenverteilung innerhalb des Teams
- Das Layout der Halle
- Catering und Sound
2. Achten Sie ausreichend auf die Konferenzplanung
Für die Konferenzvorbereitung ist es wichtig, alles zu planen und kreative Konferenzideen zu haben, die die Konferenz einzigartig machen. Der Plan sollte aus Logistik, Inhalt und der Werbung für die Veranstaltung bestehen. Erstellen Sie ein Dokument, das für das gesamte Team zugänglich ist und in dem jedes Mitglied die Aufgaben der anderen sehen kann. Erstellen Sie zunächst eine Liste der wichtigen Aufgaben und richten Sie sie dann in der Reihenfolge ihrer Priorität ein. Es ist wichtig, den Zeitrahmen im Plan festzulegen. Für eine erfolgreiche Konferenz ist es wichtig, dass Sie einen Zeitrahmen
3 einhalten. Wählen Sie das richtige Datum und den richtigen Ort für Ihre Konferenz
Die Auswahl des Datums kann schwierig sein, daher sollten Sie vor der Auswahl eines Datums nur wenige Dinge beachten
- Stellen Sie sicher, dass sich das ausgewählte Datum nicht mit Festivals oder Großveranstaltungen überschneidet.
- Planen Sie Ihre Konferenz oder Ihr Seminar niemals in den Ferien (Sommer & Winter).
- Versuchen Sie, Ihre Veranstaltung am Ende der Woche zu halten, da die Leute keinen Sonderurlaub nehmen müssen, um an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.
- Wählen Sie den Ort, an dem die Menschen leicht pendeln können, und wenn möglich, wählen Sie eine gute Stadt, in der alle Einrichtungen für den Transport anderer Dinge leicht verfügbar sind.
4. Entwerfen Sie Ihr Budget
Es ist der Schlüssel zur Planung einer Konferenz Es hilft Ihnen zu wissen, wie viel Sie für Ihre Konferenz berechnen möchten.
- Veranstaltungsort
- Unterkunft
- Transport
- Verpflegung
- Sprechergebühren
- Aktivitäten
- Marketing
5. Buchen Sie einen Ort für Ihre Konferenz
Wählen Sie den Ort, der alle Ihre Anforderung passt, die Sie für Ihr Seminar oder Konferenzen benötigen. Überprüfen Sie den Veranstaltungsort vor der Buchung sehen Sie alle Einrichtungen, die sie bieten, wie Größe der Halle, Lage, rollstuhlgerecht, technische Merkmale und Parkmöglichkeiten
6. Bilden Sie ein Team und weisen Sie Aufgaben zu
Bilden Sie ein großes Team, das Ihnen hilft, alle anderen Aufgaben zu erfüllen. Ordnen Sie Aufgaben nach Bereich zu. Zum Beispiel ist jemand für den Konferenzregistrierungsbereich verantwortlich, jemand anderes für den Empfang der Referenten, eine andere Person für die Ausrüstung, für das Catering, die Kommunikation mit der Presse usw. Jede Person muss über ihren Bereich verfügen, den sie während der gesamten Dauer der Konferenz innehaben sollte.Geben Sie jedem Teammitglied ein Dokument mit den zugewiesenen Aufgaben, damit jede Person weiß, an wen sie sich in einer bestimmten Angelegenheit wenden kann.
7. Kennen Sie Ihre Lautsprecher
Lautsprecher spielen die Rolle des Katalysators in Ihrer Konferenz sie ziehen viele Menschen an. Stellen Sie sicher, dass Sie einen professionellen Sprecher bekommen. Jemand, der für seine Arbeit bekannt ist, respektiert Dies wird Ihre Konferenz steigern und mehr Menschen anziehen
8. Konferenzregistrierung
Die Registrierung ist ein wichtiger Teil Ihrer Veranstaltung, also stellen Sie sicher, dass die Leute an Ihrer Konferenz teilnehmen, es gibt nur wenige Websites wie www.allconferencealert.net die den Menschen helfen, sich über die gesamte internationale Konferenz 2020 zu informieren. Und den Menschen helfen, sich an dieser Konferenz zu beteiligen.
9. Marketing Ihrer Konferenz
Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand für die erfolgreiche Promotion einer Veranstaltung. Die Art der Veranstaltung, ihre Zielgruppe, interne Ressourcen und das Budget bestimmen Ihre Marketingtaktik. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl Ihrer Medienpartner auf diejenigen, die Ihr Publikum ansprechen. Es ist besser, ein paar Mitarbeiter zu haben, aber gezielt ones.It ist auch wichtig, eine Schlüsselbotschaft zu generieren, die auf allen Kanälen ausgestrahlt wird. Fördern Sie Ihre Konferenz
10. Achten Sie auf Service
Seien Sie freundlich zu Teilnehmern, Referenten und Mitarbeitern. Versuchen Sie, ihre Probleme oder Fragen zu sprechen und ihre Erwartungen zu erfüllen, auch wenn Sie sich müde fühlen und nicht alles nach Plan verläuft. Am Ende des Tages werden sich die Menschen nur daran erinnern, wie sie behandelt wurden.
11. Führen Sie einen Tag vor der Veranstaltung eine abschließende Überprüfung durch
Stellen Sie sicher, dass Sie die Mitglieder darüber informiert haben, wie Sie zum Veranstaltungsort gelangen, alle wichtigen Personen eingeladen und die gedruckten Ressourcen sowie Audio- und Videoinhalte vorbereitet haben. Überprüfen Sie, ob jeder seine Aufgaben und Pflichten versteht und ob der Raum organisiert ist.
12. Fragen Sie nach Feedback
Bitten Sie die Teilnehmer, am Ende der Veranstaltung ein gedrucktes Feedback-Formular oder zu Hause ein Online-Formular auszufüllen. Bitten Sie sie, verschiedene Aspekte der Veranstaltung wie Logistik, Referenten, Standorte und die Arbeit der Organisatoren zu beurteilen. Diese Informationen helfen Ihnen, Fehler in der Zukunft zu vermeiden und die Qualität Ihrer Veranstaltungen zu steigern.
