Wie halte ich Bücher für ein kleines Unternehmen?

Wie halte ich Bücher für ein kleines Unternehmen?

Die Führung eines Unternehmens kann unvorhersehbar sein, aber ein hervorragendes Aufzeichnungssystem kann die Dinge einfacher machen. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Aufzeichnungen führen – was Sie aufbewahren müssen, wie Sie Aufzeichnungen führen und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.

Viele Start-ups sowie bestehende Unternehmer neigen dazu, diesen Aspekt ihres Geschäfts bis zum Ende des Geschäftsjahres (EOFY) zu vernachlässigen.

Laut Gesetz ist jedes Unternehmen verpflichtet, genaue und zeitnahe Aufzeichnungen zu führen.

Ich kann nicht genug betonen, wie wichtig es ist, Ihre Konten von Anfang an zu organisieren, indem Sie eine einfache Buchhaltungssoftware einrichten und verwenden, die Ihren Anforderungen entspricht.

Sobald Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie sich mit Zahlen befassen. Jedes Unternehmen, egal wie klein es ist, muss jede Transaktion aufzeichnen. Dazu gehören Verkäufe, Ausgaben, Gehaltszahlungen – in der Tat jede Bewegung von Geld in und aus Ihrem Unternehmen.

Obwohl es möglich ist, dies selbst zu tun, sind die meisten Unternehmer nicht in der Buchhaltung geschult. Es ist also üblich, dass Unternehmen diese tägliche Arbeit auslagern.

In diesem Leitfaden erklären wir, warum die Einstellung eines Buchhalters eine großartige Idee oder sogar ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit ist. Dann schauen wir uns an, wie Sie den richtigen Buchhalter für Ihr Unternehmen einstellen können.

Was ist Buchhaltung?

Bei der Buchhaltung werden alle Finanztransaktionen in Ihrem Unternehmen erfasst und klassifiziert. Es verfolgt, was Ihr Unternehmen ausgibt und was Ihr Unternehmen erhält.

Diese Aufgaben wurden früher über Bücher und Hauptbücher verwaltet, daher der Name ‚Buchhaltung‘. Ursprünglich wurden die Transaktionen in Tagesbüchern, Kassenbüchern oder Journalen erfasst und dann in ein Hauptbuch übertragen.

Buchhaltungssoftware hat jetzt die Notwendigkeit physischer Bücher ziemlich ersetzt.

Was macht einen guten Buchhalter aus? Qualifikationen helfen, aber was die Spreu vom Weizen trennt, ist Haltung. Ein guter Buchhalter kümmert sich, wenn etwas nicht ausbalanciert, und ärgert sich, wenn etwas fehlt. Ein Buchhalter kümmert sich darum, dass die Abschlüsse sinnvoll sind, und fühlt sich verantwortlich, wenn es darum geht, Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu bezahlen. Mit anderen Worten, ein guter Buchhalter ist sein Gewicht in Gold wert.

Vorteile der Aufzeichnungen

Es gibt viele Vorteile, gute Aufzeichnungen zu führen. Es kann Ihnen helfen:

• Behalten Sie die Gesundheit Ihres Unternehmens im Auge, damit Sie gute Geschäftsentscheidungen treffen können
• Erfüllen Sie Ihre Steuer- und Rentenverpflichtungen
• Verwalten Sie Ihren Cashflow
• Zeigen Sie Banken oder anderen Kreditgebern Ihre Finanzlage

Steuer- und Rentenbescheinigungen, die Sie aufbewahren müssen

Sie müssen Aufzeichnungen über alle Transaktionen im Zusammenhang mit den Steuer- und Rentenangelegenheiten Ihres Unternehmens führen, einschließlich Aufzeichnungen, die die Informationen unterstützen, die Sie in Ihre Steuererklärungen und Berichte aufnehmen.

Die Aufzeichnungen, die Sie führen müssen, hängen von den Steuer- und Pensionsverpflichtungen Ihres Unternehmens und der Struktur Ihres Unternehmens (Einzelunternehmer, Partnerschaft, Unternehmen oder Trust) ab.

Das Australian Taxation Office (ATO) verlangt, dass:

1. Ihre Aufzeichnungen dürfen nicht geändert werden und müssen in einer Weise gespeichert werden, die verhindert, dass die Informationen geändert oder der Datensatz beschädigt wird.
2. Sie müssen die meisten Aufzeichnungen fünf Jahre lang aufbewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Aufzeichnungen erstellt oder erhalten oder die Transaktionen (oder Handlungen, auf die sie sich beziehen) abgeschlossen haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
3. Sie müssen in der Lage sein, der ATO Ihre Unterlagen anzuzeigen, wenn sie danach fragen.
4. Ihre Unterlagen müssen in englischer Sprache vorliegen oder problemlos in Englisch konvertiert werden können.

Drei Gründe, warum Sie einen Buchhalter brauchen

Wenn Sie gerade erst anfangen, denken Sie vielleicht, dass Sie niemanden brauchen, der sich um die Bücher kümmert. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass es ausreicht, Ihren Buchhalter die Zahlen einmal im Quartal oder einmal im Jahr sortieren zu lassen. Aber es gibt gute Gründe, einen Buchhalter einzustellen. Hier sind drei von ihnen:

Sie sparen Ihnen Zeit

Wenn Sie nicht bereits viel über Buchhaltung wissen, ist es unklug, diese Arbeit selbst zu übernehmen. Die Verarbeitung von Belegen, Ausgaben und Zahlungen ist nur ein Teil der Arbeit. Sie wissen, wie man Ausgaben bestimmten Kunden zuweist. Sie nehmen alle Zahlen, geben sie in Ihre Buchhaltungssoftware ein und machen daraus einen Sinn. Ein guter Buchhalter weiß, wie Transaktionen behandelt werden sollten, um nützliche Geschäftsberichte bereitzustellen. Es ist ein geschickter Job, und Ihr Buchhalter wird es viel effizienter machen, als Sie können.

Sie verstehen Ihr Geschäft.

Da sie sich mit den täglichen Konten befassen, haben Buchhalter einen tiefen Einblick in die Finanzen Ihres Unternehmens. Indem Sie diese Einsicht mit Ihnen teilen, können sie Ihnen helfen, herauszufinden, wohin Ihr Unternehmen gehen sollte. Sie können alle Probleme rechtzeitig melden, damit Sie etwas dagegen tun können. Ein guter Buchhalter wacht über Ihre Finanzen und hilft Ihnen, Ärger zu vermeiden.

Sie helfen bei der Verwaltung Ihres Cashflows.

Buchhalter bieten einen wertvollen Service, insbesondere wenn es um strategische Beratung, Jahreserklärungen und Steuerfragen geht. Aber sie sehen Ihre Konten normalerweise nicht jeden Tag. Ein guter Buchhalter wird Ihre Konten regelmäßig im Auge behalten. Dies wird dazu beitragen, Ihren Cashflow unter Kontrolle zu halten, was für das Geschäftswachstum von entscheidender Bedeutung ist.

Buchhaltung Basic: Kontotypen verstehen

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Kontotypen ist das Geheimnis für die korrekte Codierung von Transaktionen. Hier ist der Leitfaden des Betrügers, um den Unterschied zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Einkommen, Bananen und Äpfeln zu verstehen.

• Umlaufvermögen: Alles, was ein Unternehmen besitzt, kann innerhalb der nächsten 12 Monate realistisch in Bargeld umgewandelt werden.
• Langfristiger Vermögenswert: Ein physischer Vermögenswert wie Büroausstattung, Grundstücke, Gebäude, Computer oder Kraftfahrzeuge, von denen nicht erwartet wird, dass sie innerhalb der nächsten 12 Monate in Bargeld umgewandelt werden.
• Laufende Haftung: Ein Betrag, der vom Unternehmen geschuldet wird und innerhalb der nächsten 12 Monate fällig ist, einschließlich beängstigender Dinge wie Kreditkarten.
• Langfristige Haftung: Alles, was Sie besitzen, das nicht innerhalb der nächsten 12 Monate ausgezahlt werden soll, z. B. Mietkaufschulden oder Bankdarlehen.
• Eigenkapital: Das ‚Interesse‘, das Aktionäre oder ein Eigentümer am Unternehmen haben, einschließlich des eingebrachten Kapitals und des im Laufe der Zeit aufgebauten Gewinns oder Verlusts.
• Einkommen: Geld, das aus Verkäufen an Kunden oder Kapitalrenditen generiert wird.
• Umsatzkosten: Was es an Rohstoffen, Vorräten oder Produktionsarbeit kostet, die Waren herzustellen, die Sie verkaufen (auch als Kosten der verkauften Waren oder variable Ausgaben bezeichnet).

Checkliste für die Buchhaltung

Diese Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Buchhaltung soll Ihnen helfen, nachts ruhig zu schlafen und zu wissen, dass Sie getan haben, was Sie tun mussten, um Ihre Bücher in Topform zu bringen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie Bank-Feeds für jedes Konto einrichten.
• Mindestens einmal im Monat jedes Bankkonto mit Kontoauszügen abgleichen.
• Suchen Sie nach vordatierten oder zukünftigen Transaktionen.
• Essen Sie eine Tafel Schokolade in einer Sitzung (oh ja, und bereinigen Sie die Liste des Schuldners).
• Blättern Sie durch die Gläubigerliste.
• Überprüfen Sie die Steuercodes für alle Transaktionen.
• Stimmen Sie Ihre GST-Haftungskonten ab.
• Geben Inventar die einmal über.
• Alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen abgleichen.

Wie mache ich Buchhaltung?

Die beiden wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung kleiner Unternehmen sind die Erfassung und die Abstimmung.

Aufzeichnung jeder Transaktion

Notieren Sie Ihre Verkäufe. Dies geschah traditionell, indem sie in ein Kassenbuch geschrieben oder in eine Tabelle gestanzt wurden. Geschäftsinhaber laden jetzt eher Verkaufsdaten direkt von Point-of-Sale- oder Rechnungssoftware in ihre Bücher herunter.

Notieren Sie Ihre Transaktionen. Jeder geschäftsbezogene Kauf muss notiert werden. Sie sollten auch den Kaufbeleg aufbewahren, wenn Sie diese Kosten als Steuerabzug geltend machen möchten. Auch hier können Sie diese Details in ein Buch oder eine Tabelle schreiben. Oder Sie können die Aufgabe automatisieren, damit alle Belastungen von Ihrem Geschäftsbankkonto in Ihre Buchhaltungssoftware fließen.

Sie können Einnahmen und Ausgaben zu unterschiedlichen Zeiten erfassen, je nachdem, ob Sie eine Bar- oder Periodenrechnung durchführen.

Jede Transaktion abgleichen

Bei der Abstimmung werden Ihre Geschäftsbücher regelmäßig mit Ihren Kontoauszügen verglichen, um zu überprüfen, ob die Transaktionen und Salden übereinstimmen – und die Gründe dafür zu ermitteln. Häufig müssen Bankgebühren, Zinszahlungen, Einlagen und Zahlungen, die Ihre Bankkonten noch nicht erreicht haben, berücksichtigt werden.

Sie können den Bankabgleich täglich, wöchentlich, monatlich oder seltener durchführen, abhängig von der Anzahl der Transaktionen, die Ihr Unternehmen durchlaufen. Sie müssen jedoch wahrscheinlich Ihre Bücher abgleichen, bevor Sie Steuererklärungen einreichen.

Je früher Sie Transaktionen abgleichen, desto schneller können Fehler gefunden und korrigiert werden. Es ist besser, es oft – sogar täglich – zu tun, damit sich die Arbeit nicht stapelt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Bankabgleich.

Andere Buchhaltungsaufgaben für kleine Unternehmen

Wenn Sie als Buchhalter für ein kleines Unternehmen tätig sind, sind Sie möglicherweise auch verantwortlich für:

• debitoren (Rechnungen ausstellen und sicherstellen, dass sie bezahlt werden)
• Kreditorenbuchhaltung (Rechnungen pünktlich bezahlen)
• Gehaltsabrechnung (zahlende Mitarbeiter)

Professionelle Buchhalter bieten auch andere Dienstleistungen an, wie die Unterstützung bei Finanzberichten (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Cashflow-Bericht) und die Messung der Geschäftsleistung. Buchhalter sind auch oft BAS-Agenten und können helfen, Ihre Steuern einzureichen.

Was machen Buchhalter?

Hier sind einige der Aufgaben des Buchhalters, die dazu beitragen, dass Ihr Geschäft reibungslos läuft:

Verfolgung der täglichen Transaktionen

Ein Buchhalter kann die Aufzeichnung der täglichen Banktransaktionen übernehmen. Wenn die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware über tägliche automatische Bankfeeds verfügt, ist dies ein großartiges Werkzeug für Ihren Buchhalter. Wenn Ihre Kontoauszugspositionen in Ihre Buchhaltungssoftware eingespeist werden, ist es viel einfacher, den Cashflow im Auge zu behalten, und es spart auch Dateneingabezeit.

Versand von Rechnungen und Verwaltung des Debitorenbuchhaltungssystems

Die Vorbereitung von Rechnungen und deren Versand an Kunden liegt in der Regel in der Verantwortung des Buchhalters. Die Verwaltung des Debitorenbuchs – und die Verfolgung verspäteter Zahlungen – wird wahrscheinlich auch von einem Buchhalter durchgeführt.

Umgang mit dem Kreditorenbuch

Bis zu einem bestimmten Dollarbetrag sind es normalerweise Buchhalter, die Zahlungen im Namen des Unternehmens leisten. Dies beinhaltet die Bezahlung von Lieferantenrechnungen, Spesen und Kleingeld.

Den Cashflow im Auge behalten

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Buchhalters besteht darin, sicherzustellen, dass dem Unternehmen nicht das tägliche Geld ausgeht. Sie können dies tun, indem sie das Gleichgewicht zwischen Einnahmen und Ausgaben beobachten. Dann können sie Maßnahmen ergreifen oder Ratschläge geben, wenn es so aussieht, als ob das Unternehmen mehr Bargeld benötigt.

Vorbereitung der Bücher für den Buchhalter

Es ist die Aufgabe des Buchhalters, sicherzustellen, dass die Konten gültig und auf dem neuesten Stand sind, wenn der Buchhalter sie benötigt. Dies ermöglicht es dem Buchhalter, seine Fähigkeiten und Kenntnisse zu nutzen, um Geschäftsempfehlungen abzugeben, dem Vorstand Bericht zu erstatten und Unternehmenssteuererklärungen auszufüllen.

Zusammenfassend ist es der Buchhalter, der die tägliche Arbeit erledigt, damit sich der Buchhalter auf strategische Finanzoperationen konzentrieren kann. Buchhalter spielen also eine wichtige Rolle – ohne sie können Buchhalter ihre Arbeit nicht erledigen.

Aufzeichnungen führen

Sie können Aufzeichnungen elektronisch oder in Papierform führen. Die ATO empfiehlt Unternehmen, wenn möglich elektronische Aufzeichnungen zu führen, da sie schrittweise auf die elektronische Berichterstattung für Steuer- und Abgabenpflichten umsteigen. Das elektronische Führen Ihrer Aufzeichnungen sollte einige Aufgaben erleichtern und Ihnen Zeit sparen, sobald Sie Ihr System eingerichtet haben.

Wenn Sie Ihre Unterlagen elektronisch aufbewahren, müssen Sie keine Papierkopien aufbewahren, es sei denn, ein bestimmtes Gesetz oder eine bestimmte Verordnung erfordert eine Papierkopie.

Sie können auch Papierunterlagen elektronisch speichern und aufbewahren. Die ATO akzeptiert Abbildungen von Geschäftspapieraufzeichnungen, die auf einem elektronischen Speichermedium gespeichert sind, sofern die elektronischen Kopien eine originalgetreue und klare Wiedergabe der ursprünglichen Papieraufzeichnungen darstellen und deren Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erfüllen. Sobald Sie ein Bild Ihrer ursprünglichen Papierunterlagen gespeichert haben, müssen Sie die Papierversionen nicht mehr aufbewahren.

Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahren. Sichern Sie Ihre Dokumente und haben Sie, wenn möglich, einen sicheren externen Speicherort, der Cloud-Speicher enthalten kann.

Die Datensätze müssen sich auch auf einem Computer oder Gerät befinden, das:

• Sie haben Zugriff auf (einschließlich aller Kennwörter)
• wird im Falle eines Computerausfalls gesichert
• Hier können Sie die Informationen steuern, die verarbeitet, eingegeben und gesendet werden Tipps zum Auffinden eines Buchhalters

Es stehen zahlreiche Buchhaltungsdienste zur Verfügung. Diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Auswahl einzugrenzen.

• Überlegen Sie, ob Sie einen Berater oder eine Firma wollen?
• Buchhalter arbeiten oft unabhängig voneinander, so dass sie mehrere Kunden gleichzeitig haben können. Sie können einen unabhängigen Berater oder eine Buchhaltungsfirma beauftragen. Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, können Sie sogar einen Vollzeitmitarbeiter einstellen. Es gibt keinen richtigen oder falschen Ansatz – es hängt von der Größe und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
• Standort, Standort, Standort – Entscheiden Sie, ob es wichtig ist
• Mit der Online-Buchhaltungssoftware können Sie den Zugriff auf Ihre Kontodaten aus der Ferne freigeben. Aber vielleicht möchten Sie Ihren Buchhalter von Zeit zu Zeit noch persönlich treffen. Entscheiden Sie, wie wichtig dies für Sie ist, und passen Sie Ihre Suche entsprechend an. Sie können jetzt einen Berater in der Nähe finden, wenn Sie in Sydney sind.
• Nutzen Sie Ihre sozialen Netzwerke
• Nutzen Sie soziale Online-Netzwerke, insbesondere LinkedIn, um Buchhaltungsfachleute zu finden. Es ist großartig, wenn Ihre Freunde oder Bekannten sie empfohlen haben. Sprechen Sie auch mit lokalen Handelskammern und Unternehmensberatern. Sie werden wahrscheinlich jemanden kennen, der geeignet ist.
• Suchen Sie nach Erfahrung
• Buchhalter benötigen berufliche Qualifikationen, bevor sie legal Buchhaltungsarbeiten ausführen können. Buchhaltung hat nicht die gleichen Einschränkungen, aber Zertifizierung ist verfügbar. Es lohnt sich auch zu prüfen, ob sie Teil eines professionellen Leitungsgremiums wie einer Buchhaltervereinigung sind. Suchen Sie nach Erfahrung und einer beträchtlichen Anzahl früherer Kunden – vorzugsweise im selben Geschäftsfeld wie Sie. Sprechen Sie mit einigen dieser Kunden, wenn Sie können, da sie Ihnen nützliche Informationen geben.
• Wählen Sie die richtige Person
• Sprechen Sie mit so vielen Personen oder Firmen, wie Sie benötigen. Interviewen Sie sie bei Bedarf zweimal und überprüfen Sie ihre Referenzen und Qualifikationen. Es ist auch wichtig, über Persönlichkeit und Kultur fit zu denken. Ihr ausgewählter Buchhalter wird viel mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern kommunizieren, auch wenn sie nicht Vollzeit beschäftigt sind. Es lohnt sich, jemanden einzustellen, der in Ihrer Umgebung gut funktioniert. Vertrauen Sie hier Ihrem Instinkt und stellen Sie jemanden ein, der freundlich, hilfsbereit und vor allem scharf ist.

Ihr finanzieller Co-Pilot

Buchhalter schaffen Ordnung aus dem Chaos. Sie nehmen alle Zahlen, Quittungen, Rechnungen und andere Kontodaten, die durch Ihr Unternehmen fließt. Sie leiten alles in Ihre Buchhaltungssoftware ein – in die richtigen Berichte und das richtige Konto.