Welche Rolle spielt ein Ausschussvorsitzender?
Ein Ausschussvorsitzender ist eine Führungsposition, die spezifische Fähigkeiten sowie einen Sinn für Diplomatie und Demokratie erfordert. Die Rolle eines Ausschussvorsitzenden kann ein zeitaufwändiges Unterfangen sein, das zusätzliche Zeit für die Planung und Vorbereitung von Besprechungen erfordert. Die Ausschussvorsitzenden sind verantwortlich für die Durchführung von Ausschusssitzungen und die Berichterstattung über die Ergebnisse des Ausschusses an den Vorstand. Es ist wichtig für diejenigen, die in der Position des Vorstandsvorsitzenden dienen, eine klare Stimme und gute Präsentationsfähigkeiten zu haben. Gute Moderationsfähigkeiten sind für Ausschussvorsitzende wichtig, damit alle Ausschussmitglieder teilnehmen und Sitzungen reibungslos ablaufen.
Rolle des Ausschussvorsitzenden
Eine wichtige Fähigkeit für diejenigen, die in der Rolle des Ausschussvorsitzenden tätig sind, ist die effektive Planung. Während der Vorstand dem Ausschuss eine Charta und spezifische Aufgaben zur Verfügung stellt, muss der Ausschussvorsitzende den Zweck, die Mission und die strategische Ausrichtung der Organisation im Auge behalten, während der Ausschuss seinen Kurs verfolgt. Ein Ausschussvorsitzender muss eine Tagesordnung sorgfältig planen und sie so rechtzeitig an die Ausschussmitglieder senden, dass die Ausschussmitglieder an der Sitzung teilnehmen und nachdenklich teilnehmen können. Eine sorgfältige Vorbereitung seitens des Ausschussvorsitzenden wird die Arbeit des Ausschusses rationalisieren, da er Untersuchungen durchführt und Forschungen zu den Themen durchführt, die er angehen muss.
Die Rolle des Ausschussvorsitzenden erfordert hervorragende Moderationsfähigkeiten
Die Rolle des Ausschussvorsitzenden erfordert hervorragende Moderationsfähigkeiten. Für manche Menschen kommt Erleichterung natürlich. Für andere kann eine Schulung zur Erleichterung von Besprechungen sehr hilfreich sein.
Es ist wichtig, dass die Ausschussvorsitzenden sich daran erinnern, dass sie dem Vorstand gegenüber für die Gruppe und die Arbeit der Gruppe verantwortlich sind. Dies ist eine wichtige Überlegung bei der Erleichterung eines Ausschusses, der ein oder mehrere Mitglieder hat, die überheblich sind oder ständig starke Meinungen vertreten. Es ist auch wichtig, dass die Ausschussvorsitzenden bereit sind, sich an ein Ausschussmitglied zu wenden, das die Vertraulichkeit nicht schützt oder einen bekannten Interessenkonflikt hat.
In diesem Sinne sollte ein Ausschussvorsitzender keine Angst haben, sich an ein Ausschussmitglied zu wenden, das die Gruppe vom Thema abhält oder nur die Meinung eines anderen Mitglieds aufstößt. Der Ausschussvorsitzende muss verantwortlich sein. Es ist wichtig, solche Probleme frühzeitig anzugehen und konsistent damit umzugehen. Zum Beispiel, eine gute Antwort zu verwenden, wenn jemand Off-topic ist, ‚Wie funktioniert das auf unsere Agenda anwenden? Wenn das Thema zwar nicht zum Thema gehört, aber wichtig zu diskutieren ist, möchte ein Vorsitzender es möglicherweise später in der Sitzung einbringen.
Ein guter Moderator verwendet Phrasen und Werkzeuge, um die Gruppe voranzubringen. Ein Ausschussvorsitzender sollte niemals Entscheidungen für die Gruppe treffen oder die Gruppe auf die persönlichen Meinungen des Vorsitzenden ausrichten.
Bei Gruppendiskussionen geht es darum, Entscheidungen oder Empfehlungen zu treffen, die gründlich geprüft und abgerundet sind. Dies geschieht nur, wenn eine Gruppe von Menschen alle teilnehmen lässt, so dass unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion kommen. Ein effektiver Moderator lässt nicht zu, dass eine Person das Gespräch monopolisiert, und kann andere Ausschussmitglieder ermutigen, ihre Meinungen und Perspektiven auszutauschen.
Ausschussmitglieder können eher geneigt sein, sich zu beteiligen, wenn der Vorsitzende sie namentlich anruft. Wenn Sie zu den Personen gehören, die Probleme haben, sich an die Namen von Personen zu erinnern, fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie ein Tool wie Namensschilder oder ein Sitzplan verwenden. Es ist besser, als einen falschen Namen zu bekommen oder jemanden zu übergehen, weil man sich nicht an seinen Namen erinnern kann.
In den meisten Fällen schätzen Ausschussmitglieder Ordnung genauso wie der Ausschussvorsitzende. Ein guter Meeting-Moderator notiert sich die Reihenfolge, in der die Mitglieder ihre Hände heben. Schreiben Sie die Namen erneut auf, wenn Sie Probleme haben, sich an die Reihenfolge der Hände in der Luft zu erinnern. Bestätigen Sie die Reihenfolge der Sprecher, indem Sie sie verbalisieren. Lasst uns zuerst von John hören, dann von Nancy und dann von Charles.
Halte Augenkontakt mit den Ausschussmitgliedern, während du jede Person zum Sprechen aufrufst, weil dadurch eine Beziehung zwischen dir und ihnen hergestellt wird. Wenn Sie Augenkontakt herstellen, können Sie auch die Mimik und Körpersprache eines Mitglieds erfassen. Nehmen Sie Mitglieder zur Kenntnis, die verwirrt zu sein scheinen, verärgert oder besorgt zu sprechen. Häufiger Augenkontakt sendet eine Nachricht an Ihre Ausschussmitglieder, dass Sie wachsam und auf das Meeting eingestellt sind.
Da die Diskussion zu Ende geht und die Ausschussmitglieder nichts mehr beizutragen haben, ist es Zeit für den Ausschussvorsitzenden, die Gruppe in Richtung Entscheidungsfindung zu lenken. Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, dass der Vorsitzende das Gesagte zusammenfasst und entweder einen Vorschlag vorschlägt oder ein Ausschussmitglied auffordert, einen Vorschlag zu formulieren. Zum Beispiel, Bieten Sie eine Aussage wie, ‚Die Gruppe scheint zu sagen…
Diese Art von Erklärung sollte eine Diskussion eröffnen, um den Wortlaut des Vorschlags zu optimieren, bis alle Ausschussmitglieder damit einverstanden und zufrieden sind.
Mit wenigen Ausnahmen haben Ausschüsse wenig oder gar keine Macht oder Autorität. In der Rolle des Ausschussvorsitzenden ist es wichtig, dass die Ausschüsse ihre Befugnisse nicht überschreiten. Wenn sich herausstellt, dass ein Problem nicht in den Zuständigkeitsbereich des Ausschusses fällt, liegt es in der Verantwortung des Ausschussvorsitzenden, es an den Vorstand zurückzubringen und ihn zu bitten, das Problem an einen geeigneteren Ausschuss oder ein geeigneteres Gremium zu verweisen.
Es ist gängige Praxis für Verwaltungsräte, die Vorteile der Board-Portal-Software zu nutzen, um eine gute Corporate Governance auf Vorstands- und Ausschussebene sicherzustellen. Ein Board Portal bietet eine sichere Plattform für Kommunikation, Planung und Dokumentation.
Präsentation der Ergebnisse und Empfehlungen an den Verwaltungsrat
Die Rolle des Ausschussvorsitzenden erfordert die Berichterstattung über die Ergebnisse des Ausschusses an den Verwaltungsrat. Je nach Präferenz des Vorstands können die Vorsitzenden ihren Bericht mündlich oder schriftlich vorlegen. Es liegt in der Verantwortung des Vorsitzenden, sicherzustellen, dass der Bericht des Ausschusses klar und eindeutig ist und dass die Empfehlungen des Ausschusses für die nächsten Schritte und die Umsetzung spezifisch sind. Der Abschlussbericht sollte die kollektiven Ansichten des Ausschusses widerspiegeln, die von der Mehrheitsperspektive vertreten werden. Die Vorsitzenden sollten auch zur Kenntnis nehmen, wenn der Ausschuss keinen Konsens erzielen konnte.
Schließlich kann der Ausschussvorsitzende erforderlichenfalls eine Sondersitzung einberufen, um dringende Angelegenheiten zu behandeln. Während der gesamten Arbeit des Ausschusses sollte der Vorsitzende die Funktionsweise und Entwicklung des Ausschusses überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeit weiterhin erforderlich ist und mit der Mission und Richtung der Organisation übereinstimmt. Wenn der Ausschussvorsitzende zurücktritt oder die Stuhlposition verlässt, ist es ratsam, dass der scheidende Vorsitzende den neuen Vorsitzenden unterstützt, indem er den neuen Vorsitzenden nachbespricht und Ratschläge gibt.