Was tun, wenn der Manager Ihres HOA bei der Arbeit ausfällt?

Was tun, wenn der Manager Ihres HOA bei der Arbeit ausfällt?

Juni 2012

Zwei verschiedene HOAleader.com die Leser haben gefragt, ob ihre Manager die Erfüllung bestimmter Aufgaben verweigern können, obwohl im Managementvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass diese Aufgaben vom Management wahrgenommen werden. Ein Schriftsteller sagt, dass seine HOA E-Mails an die Verwaltungsgesellschaft über den Mangel an Leistung geschrieben hat, und die E-Mails sind unbeantwortet geblieben.

Was ist Ihr Heilmittel, wenn Ihr Manager nicht funktioniert? Können Sie das Gehalt des Managements einbehalten, bis die Aufgaben erfüllt sind? Können Sie kündigen?

Beginnen Sie mit direktem Gespräch

Wenn Sie mit dem Manager Ihres HOA frustriert sind, sollten Sie sich zunächst daran erinnern, dass Ihr Manager das tun muss, was im Vertrag versprochen wird. „Die Verwaltungsgesellschaft kann sich nicht weigern, das zu tun, was vertraglich vorgeschrieben ist, es sei denn, der Vorstand bittet den Manager, etwas Unethisches oder Illegales zu tun“, sagt Gordon Goetz, Präsident und CEO von Goetz Manderley, einer Verwaltungsgesellschaft für Gemeindeverbände mit Sitz in Santa Maria, Kalifornien. verwaltet 210 Verbände mit insgesamt 17.000 Häusern in den kalifornischen Landkreisen San Louis Obispo, Santa Barbara und Kern.

Denken Sie auch daran, dass Sie in den meisten Fällen eine Verwaltungsgesellschaft und keinen Manager eingestellt haben. „Die Vorstände müssen verstehen, dass der Vertrag zwischen der Verwaltungsgesellschaft und dem Verband besteht, nicht zwischen dem Manager“, fügt Goetz hinzu. „Sie müssen diese Weigerung dem Vorgesetzten des Managers oder dem Direktor des Unternehmens vorlegen und besprechen, was dieser Manager für den Verein tut und was nicht. Der Vorstand ist voll berechtigt, einen anderen Vertreter zu beantragen. Dann liegt es an der Verwaltungsgesellschaft, mit dem einzelnen Manager Maßnahmen zu ergreifen.“

Duane McPherson, in Carrollton, Texas, ansässiger Divisionspräsident bei RealManage, einer Verbandsverwaltungsfirma, die Immobilien in Arizona, Kalifornien, Colorado, Florida, Louisiana, Nevada und Texas überwacht, schlägt ebenfalls vor, die Befehlskette bei Bedarf direkt zu erweitern. „Normalerweise besteht der erste Schritt darin, direkt mit dem Manager zu sprechen und zu sagen:“Hey, du machst das nicht. Warum nicht? Wir müssen es tun“, erklärt er. „Der Manager wird entweder zustimmen oder nicht zustimmen. Wenn der Manager nicht einverstanden ist oder nicht durchgeht, ist der nächste Schritt, mit dem Vorgesetzten des Managers zu sprechen, wenn es einen gibt, obwohl einige kleinere Unternehmen das nicht haben.“

Es ist in der Tat ein Dilemma, wenn die Verwaltungsgesellschaft, die Sie eingestellt haben, im Wesentlichen eine Ein–Mann-Band ist. Goetz sagt, dass dies jedes Mal zum Nachdenken anregt, wenn Sie eine Verwaltungsgesellschaft beauftragen. „Ich betone immer die Tatsache, dass wir mehrere Mitarbeiter und Führungsebenen innerhalb des Unternehmens haben“, sagt er, „und die Vorstände haben Zugang zu jedem von ihnen.“

Unabhängig von der Größe einer Verwaltungsgesellschaft ist der direkte Kontakt viel effektiver als eine E-Mail-Beschwerde, fügt Jeff Vinzani hinzu, Partner der Anwaltskanzlei Duggan Vinzani in Charleston, SC, der Verbände vertritt. „Für mich bedeutet das Schreiben von E-Mails unter Berufung auf mangelnde Leistung, dass diese Boards entweder mögen, was der Manager tut, und sich nur beschweren, oder sie wollen den Manager nicht in Verzug setzen, weil sie das meiste mögen, was der Manager tut“, erklärt er.

„Also müssen diese Boards feststellen, ob sie das Unternehmen mögen und nur ein Meeting haben wollen, um ihnen zu sagen, dass sie auf den Job fallen, oder ist es genug Unzufriedenheit, dass der Vorstand das Unternehmen senden sollte Mitteilung über den Verzug“, fügt Vinzani hinzu. „Das bedeutet nicht immer, dass der Vertrag ausläuft. Aber es setzt die Verwaltungsgesellschaft in Kenntnis, und das Unternehmen könnte seine Ressourcen neu zuweisen, um die Bedürfnisse der HOA besser zu erfüllen.“

Möglicherweise erfahren Sie, dass Ihre Verwaltungsgesellschaft genauso frustriert ist wie Sie, und sie erklärt sich möglicherweise bereit, von Ihrem Vertrag zurückzutreten. „Ich habe gesehen, wie die Dinge zwischen einer Verwaltungsgesellschaft und einer HOA nach Süden gingen und die Verwaltungsgesellschaft ihren Vertrag zurückzog und kündigte“, sagt Michael S. Hunter, Anwalt und Partner bei Horack Talley in Charlotte, NC. „Die Verwaltungsgesellschaft konnte sich einfach nicht mit dem Vorstand befassen, oder der Vorstand bat sie, etwas Illegales oder Unmoralisches zu tun oder etwas, das bei der Verwaltungsgesellschaft einfach nicht gut ankam.“

Wenn Gespräche nicht funktionieren

Wenn Sie versucht haben, das Problem auszusprechen, und es keine Lösung gibt, ist es Zeit, Ihren Vertrag zu überprüfen, um Ihre Abhilfemaßnahmen zu bestimmen. „Schauen Sie sich die im Vertrag festgelegten Abhilfemaßnahmen und Ausfallbestimmungen an“, sagt Vinzani. „Ich würde die Zahlung nicht zurückhalten, es sei denn, der Vertrag erlaubt es Ihnen, dies zu tun. Sie können den Vertrag kündigen, wenn er im Vertrag auf dieses Niveau gestiegen ist, aber Sie müssen die Verzugsbedingungen und die Art und Weise der Verzugserklärung festlegen.“

„Wenn die Verwaltungsgesellschaft die Vertragsbedingungen nicht erfüllt, haben die meisten Staaten Gesetze, die besagen, dass Sie den Vertrag kündigen können“, stimmt Hunter zu. „Die meisten Managementverträge sagen, was für die Kündigung erforderlich ist, einschließlich der Kündigungsfrist. Einige sagen, Sie können nur mit Ursache beenden. Einige sagen, Sie müssen der Verwaltungsgesellschaft 30 Tage Zeit geben, um zu heilen. Es kommt wirklich darauf an, was Ihr Vertrag sagt.“

Achten Sie darauf, die Bedingungen Ihres Vertrages genau zu befolgen. „Bei den meisten Verträgen müssen Sie die Verwaltungsgesellschaft benachrichtigen und ihr die Möglichkeit geben, alles zu heilen, was sie falsch macht“, erklärt Jed L. Frankel, Partner bei Eisinger, Brown, Lewis, Frankel & Chaiet PA in Hollywood, Fla., wer berät Gemeindeverbände. „Vielleicht sollte der Manager zu einer bestimmten Zeit im Büro sein und sie ist es nicht, und sie geht eine Stunde früher. Das wäre etwas, was Sie beachten und dem Unternehmen erlauben müssen, zu heilen. Aber es kann einige Dinge geben – wie wenn der Manager einen Gerätebesitzer angreift – das ist so ungeheuerlich, dass es nicht geheilt werden kann. Das würde vielleicht eine sofortige Kündigung des Vertrages rechtfertigen.“

„Wenn der Vertrag eindeutig ist, heißt es so etwas wie 30 Tage Kündigung mit oder ohne Grund, die wir in unserem Vertrag haben“, sagt Goetz. „Wenn die Kündigung nur aus wichtigem Grund erfolgt, würde ich vorschlagen, dass der Vorstand seinen Rechtsbeistand hinzuzieht. Sie würden es hassen, den Vertrag unsachgemäß zu kündigen, Ihre Ex–Verwaltungsgesellschaft Sie wegen Nichterfüllung verklagen zu lassen und am Ende gezwungen zu sein, den Rest der Gebühren dieses Jahres zu zahlen.“

Ein letzter Punkt: Stellen Sie sicher, dass Sie nicht in Schwierigkeiten geraten, weil Sie ein Problem schnell loswerden möchten. „Die Lösung eines solchen Problems kann einige Zeit in Anspruch nehmen“, sagt McPherson, „und die Vereinbarung ist der Schlüssel.“