VLOOKUP von einem anderen Blatt in Google Sheets

VLOOKUP von einem anderen Blatt in Google Sheets

Sie können das volle Potenzial von Vlookup (Vertical Lookup) in Google Sheets ausschöpfen, indem Sie damit Daten in verschiedenen Tabellen und Arbeitsmappen aufrufen.

Die Vlookup-Funktion ist eine unglaublich leistungsstarke Funktion, die Arbeitsstunden in Sekunden verwandeln kann. Während die Funktion für die Datenanalyse auf einem einzelnen Blatt nützlich ist, können Sie die Benutzerfreundlichkeit von Vlookup weiter verbessern, indem Sie Daten in verschiedenen Tabellen aufrufen.

Mit dieser Funktion können Sie schnell und effizient bestimmte Werte aus großen Datenmengen suchen und abrufen.

Die Möglichkeit, es über mehrere Tabellenkalkulationen hinweg zu verwenden, erleichtert es, Ihre Daten sauber zu halten, und wird automatisch aktualisiert, wenn Änderungen zwischen den Blättern vorgenommen werden.

Die VLOOKUP-Formel

Die Vlookup-Syntax ist ziemlich einfach, kann aber in hohem Maße komplex verwendet werden.

Wie das „vertikal“ im Namen schon sagt, durchsucht Vlookup die Spalte ganz links im festgelegten Bereich nach einer Zeilenübereinstimmung und gibt den Wert in der durch den Index identifizierten Zelle zurück.

Es durchsucht eine Spalte und gibt einen Wert aus der übereinstimmenden Zeile zurück, normalerweise aus einer anderen Spalte.

Eine der größten Schwächen von Vlookup ist, dass es nicht nach einer Übereinstimmung in einer Spalte rechts suchen und ein Ergebnis aus einer Spalte links zurückbringen kann. Mit anderen Worten, Vlookup kann nur nach rechts schauen oder abbiegen.

So sieht die Formel aus, wenn sie nach Teilen zerlegt wird:

=Vlookup(search_key,range,index,is_sorted)

Schauen wir uns jede Komponente einzeln an:

• = Vlookup(): Dies ist die Funktion selbst ohne Parameter. Es ist das, was Google Sheets zum Handeln auffordert.
• search_key: Dieser Parameter definiert, welche Informationen wir abgleichen möchten. Es kann ein Name, eine Zahl, ein boolescher Wert oder etwas anderes sein. Es kann sich um einen statischen Wert handeln, den wir definiert haben, oder um einen relativen Wert, der in einer Zelle gespeichert ist. Wenn wir dies auf „A2“ setzen, wird nach dem Wert in Zelle „A2“ gesucht. Wenn wir es auf „true“ setzen, entspricht es der Textzeichenfolge „true.“
• Bereich: Dies teilt der Vlookup-Funktion mit, wo nach einer Übereinstimmung gesucht werden soll und in welchem Bereich sich der zurückzugebende Wert befindet. Wenn wir nach einer Wertübereinstimmung in Spalte B suchen und einen Wert in den Spalten C oder D zurückgeben möchten, legen wir den Bereich als B:D.
• index: Dieser Parameter teilt Vlookup mit, welcher Spaltenwert zurückgegeben werden soll. Der Index ist relativ zum Bereich, nicht zum Blatt. Daher ist es eine Zahl anstelle eines Buchstabens, wie Spalten normalerweise definiert sind. Wenn unsere Suche in Spalte B übereinstimmt und einen Wert aus Spalte C zurückgibt, ist der Indexwert 2. Wenn wir Spalte D aus einer Spalte B-Übereinstimmung zurückgeben, ist der Indexwert 3.
• is_sorted: Der Name dieses Parameters ist nicht so klar, da er genaue Übereinstimmungen zurückgibt, wenn er auf „false“ gesetzt ist, und die nächste Übereinstimmung, wenn er auf „true“ gesetzt ist.“ True ist standardmäßig festgelegt, aber false wird in den meisten Anwendungen empfohlen.

Schauen wir uns nun alles zusammen an:

=Vlookup(A2,A2:B5,2,false)

Verwenden von VLOOKUP in derselben Arbeitsmappe und in einer anderen Arbeitsmappe

Während wir die VLOOKUP-Formel meistens in Google Tabellen auf demselben Blatt verwenden, müssen Sie sie möglicherweise häufig zum VLOOKUP zwischen zwei Blättern in derselben Arbeitsmappe oder sogar in einer anderen Arbeitsmappe verwenden.

Sie können beispielsweise die Daten aus bestimmten Elementen in einem Arbeitsblatt abrufen, während sich die Nachschlagedaten in einem anderen Blatt oder einer anderen Arbeitsmappe befinden.

Wie Sie die Vlookup-Funktion verwenden, um Daten aus einem anderen Blatt einzugeben, ist etwas anders, wenn Sie in derselben Arbeitsmappe oder einer anderen Arbeitsmappe arbeiten.

Die Formel für dieselbe Arbeitsmappe sieht folgendermaßen aus:

=vlookup(search_key,{sheet name}!{cell range},index,is_sorted)

Beachten Sie, dass es ein „!“ zwischen dem Blattnamen und dem Zellbereich. Außerdem gibt es keine Anführungszeichen um den Bereich in einem Same-workbook-Vlookup.

In unserem Test möchten wir den Bereich auf unserem Blatt mit dem Namen „Called“ auf A3:B6 setzen.“ Wir suchen nach einer Übereinstimmung in Spalte A und geben den Wert in Spalte B zurück.

Unten ist die Formel, die dies tun wird:

=Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)

Die obige Formel ruft den Wert aus der zweiten Spalte aus dem Blatt mit dem Namen „Called“ im aktuellen Blatt ab.

Schauen wir uns nun ein Beispiel an, in dem wir den Wert aus einer anderen Google Sheets-Arbeitsmappe abrufen müssen

=vlookup(search_key,importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cell range}"),index,is_sorted)

Diese Version verwendet einen neuen Befehl namens „importrange()“.

Die Syntax dieses Befehls fordert Sie auf, die URL der Arbeitsmappe zu definieren, aus der Sie Daten importieren, das spezifische Blatt zu definieren und den Bereich festzulegen.

Die Formel bricht wie folgt zusammen:

Importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cel range}")

• { sheetsURL}: Fügen Sie in Anführungszeichen die URL der Google Sheets-Datei hinzu, auf die Sie zugreifen möchten. Beispiel: „https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AJcuVkYvdiW0NAlfuI“
• { blattname}!{cel range}: Legen Sie dies auf die gleiche Weise fest, wie Sie es in derselben Arbeitsmappenmethode konfiguriert haben. Beachten Sie jedoch, dass diesmal der Blattname und der Zellbereich in Anführungszeichen stehen.

Betrachten Sie es nun mit einem Mehrwert und allen hinzugefügten Werten :

=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ","Called!A2:B5"),2,false)

Um es noch einmal zu wiederholen, gibt es drei wichtige Werte, die Sie in einer blattübergreifenden Vlookup-Referenz festlegen müssen:

• URL der Arbeitsmappe {sheetsURL}
• Blattseite {Blattname}
• Zellbereich {Zellbereich}:

Ausführen des Vlookup-Prozesses

Lassen Sie uns verstehen, wie VLOOKUP funktioniert, wenn auf andere Blätter oder Arbeitsmappen verwiesen wird.

VLOOKUP aus einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe

Verwenden wir einen einfachen Fall von Produktinventar, um zu zeigen, wie Vlookup funktioniert.

In diesem Beispiel haben wir eine Produktreihe mit vier Produkten: Gadgets, Gizmos, Thingamabobs und Widgets. Derzeit haben wir keine Gizmos auf Lager. Unser erstes Blatt „Aktiv“ gibt uns eine Liste aller unserer Produkte und sagt uns, ob ein Produkt auf Lager ist:

haben wir auch ein zweites Blatt mit dem Namen „Called“, das auflistet, wie viele Produkte wir auf Lager haben.

Angenommen, wir möchten auf der Registerkarte „Aktiv“ anzeigen, wie viele Produkte auf Lager sind, aber wir möchten uns nur um die Aktualisierung einer Tabellenkalkulationsseite kümmern.

• Geben Sie unsere Vlookup-Formel in die oberste Zelle ein — in unserem Fall verwenden wir

  =Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)in cell C2.

  

• Ziehen Sie den unteren rechten Indikator nach unten, um ihn für jedes Produkt anzuwenden (blauer Pfeil).

Jetzt zieht unsere „Aktive“ Seite die Werte von der „Aufgerufenen“ Seite ein. Einer der Vorteile der Verwendung von Vlookup besteht darin, dass die Produkte immer noch übereinstimmen, wenn beide Tabellen sie in einer anderen Reihenfolge auflisten.

Es wird auch nicht abgeworfen, wenn ein Produkt in der referenzierten Tabelle fehlt.

VLOOKUP aus einem anderen Arbeitsblatt in einer anderen Arbeitsmappe

Das Referenzieren von Daten aus einer anderen Arbeitsmappe ist etwas komplizierter.

Wir verwenden die gleiche Produktpalette von Gadgets, Gizmos, Thingamabobs und Widgets aus dem vorherigen Beispiel.

Dieses Mal möchten wir die gleichen Informationen in ein Blatt namens „Outside“ in einer anderen Arbeitsmappe einfügen.

Wir möchten die Informationen aus dem „Aufgerufenen“ Blatt in die andere Arbeitsmappe einbringen:

Angenommen, auf der Registerkarte „Draußen“ soll angezeigt werden, wie viele Produkte auf Lager sind, Wir möchten uns jedoch nur um die Aktualisierung der Tabellenseite „Aufgerufen“ in der ursprünglichen Arbeitsmappe kümmern.

Geben Sie unsere Vlookup-Formel in die oberste Zelle ein — in unserem Fall verwenden wir

=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ-","Called!A2:B5"),2,false)in cell C2.

Jetzt verweist unsere zweite Arbeitsmappe auf die Inventaranzahl der ersten Arbeitsmappe:

Dies kann äußerst nützlich sein, wenn jemand die Informationen im ersten Arbeitsblatt analysiert, ohne dass das Fehlerrisiko für die Originaldaten besteht.

Es ist auch sehr nützlich, um einen Bruchteil der Informationen in einer Tabelle einzugeben, um die Analyse in einer anderen zu erleichtern. Mit dem Befehl Vlookup können Sie nur die gewünschten Informationen abrufen.

Einige Tipps bei der Verwendung von VLOOKUP zum Verweisen auf ein anderes Blatt / eine andere Arbeitsmappe

Hier sind einige Tipps, die Sie beim Verweisen auf ein anderes Blatt / eine andere Arbeitsmappe in der Formel beachten sollten:

Geben Sie den Bereich genau an

Die Vlookup-Funktion kann sehr leistungsintensiv sein und dazu führen, dass die Leistung einer Arbeitsmappe nachlässt.

Sie können langsame Leistung vermeiden, indem Sie mit den Bereichen, auf die Sie verweisen, spezifisch sind.

• Anstatt ganze Spalten wie „A“ aufzurufen:B“ verweisen Sie auf die spezifischen Start- und Endzellen wie „A1: B1000“. Dadurch wird reduziert, wie viel Arbeit Google Sheets leisten muss, um die gleiche Menge an Informationen bereitzustellen.
• Wenn Sie Spalte A nach Informationen durchsuchen und das Ergebnis in Spalte D zurückgeben, verwenden Sie eine Referenz wie „A1:D1000“ anstelle von „A1:F1000“. Es ist nicht erforderlich, die Spalten E und F im Bereich zu referenzieren, wenn sie nicht verwendet werden.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen zwischen verschiedenen Arbeitsmappen aufrufen. Wenn Sie eine arbeitsmappenübergreifende Vlookup durchführen, ist Internetbandbreite erforderlich, um Daten zwischen den beiden zu übertragen.

Verwenden Sie bedingte Anweisungen, um unnötige Aufrufe zu verhindern

Eine andere Möglichkeit, eine Verlangsamung mit blattübergreifender Vlookup zu verhindern, besteht darin, mithilfe einer bedingten Anweisung zu bestimmen, ob Google Sheets die Vlookup überhaupt ausführen soll.

Wenn beispielsweise auf dem Blatt, das Sie mit dem Vlookup-Aufruf verwenden, Informationen vorhanden sind, aus denen hervorgeht, dass es nicht ausgeführt werden muss, verwenden Sie dies zu Ihrem Vorteil.

In unserem Produktbeispiel listet das Blatt „Aktiv“ auf, ob ein Produkt vorrätig ist oder nicht. Da wir wissen, dass ein Produkt nicht vorrätig ist, müssen wir Vlookup nicht verwenden, um die Anzahl der Lagerbestände zu definieren.

Dazu verwenden wir die Funktion „=if()“. Diese Funktion fragt, ob eine gegebene Bedingung wahr oder falsch ist, und führt dann für jeden Fall etwas anderes aus. Die Syntax sieht so aus:

=if(logical_expression, value_if_true, value_if_false)

In einem einfachen Anwendungsfall können wir damit feststellen, ob der Wert in Zelle A1 größer ist als der Wert in Zelle B1. Der Ausdruck A1>B1 würde also so aussehen:

=if(A1>B1, "A1 is greater", "B1 is greater")

Die Formel gibt den Text „A1 ist größer“ zurück, wenn A1 die größere Zahl ist, und „B1 ist größer“, wenn B1 die größere Zahl ist.

Wenn in unserem Produktarbeitsblatt der Wert „Auf Lager“ „Nein“ ist, möchten wir Vlookup nicht ausführen. Also haben wir unsere if-Anweisung wie folgt eingerichtet:

• logical_expression: B2=“YES“ – Dies führt den „Wert if true“ aus, wenn die Daten in Zelle B2 „YES“ sind.
• Value_if_true: Vlookup(A2, Aufgerufen!A2:B5,2,false) – Dadurch wird der Vlookup ausgeführt, wenn der logische Ausdruck true zurückgibt.
• Value_if_false: „nicht vorrätig“ – Dies gibt den Text „nicht vorrätig“ zurück, wenn der Wert in Zelle B2 etwas anderes als „JA“ ist.“

Wenn wir alles zusammenfügen, sieht es so aus:

=IF(B2="YES",Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false),"out of stock")

Beachten Sie, dass Zelle C3 jetzt „nicht vorrätig“ anzeigt, anstatt den Wert „0“ zurückzugeben. In diesem Fall haben wir es vermieden, einen Vlookup auszuführen, da wir keine Daten zurückbringen mussten.

Während Sie weitere Informationen in Google Sheets eingeben, um die Ergebnisse zu berechnen, wird weniger Arbeit für das Programm erstellt.

Es ist viel weniger Arbeit, viele „if Checks“ auszuführen als einen einzelnen Vlookup . Mit dieser Technik können Sie Google Sheets beschleunigen und die Leistung verbessern.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die Berechtigung verfügen

Aus offensichtlichen Sicherheitsgründen können Sie mit Google Tabellen keine Daten aus einer anderen Arbeitsmappe abrufen, es sei denn, Sie sind dazu berechtigt.

Um mit Vlookup auf eine Arbeitsmappe aus einer anderen zu verweisen, müssen Sie entweder der Ersteller beider sein oder über die Berechtigung zur Verwendung beider verfügen. Sie können als autorisierter Benutzer entweder per Konto oder über eine Freigabe-URL hinzugefügt werden.

Die Verwendung von Vlookup zum Referenzieren von Informationen in verschiedenen Blättern und Arbeitsmappen ist ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug.

Der Befehl ist besonders hilfreich bei der blattübergreifenden Verwendung, da er alle Änderungen am Originalblatt in allen referenzierten Blättern widerspiegelt.