So strukturieren Sie einen Lagebericht für Ihr Unternehmen
Ein Unternehmen zu führen ist eine große Herausforderung, aber es ist weit davon entfernt, eine unmögliche Mission zu sein. Schließlich gibt es Techniken, Ressourcen und Strategien, um Unternehmern zum Erfolg zu verhelfen.
Die Verwaltung von Finanzen, Mitarbeitern, Lagerbeständen, Marketing und Vertriebsstrategien sind einige der vielen Aufgaben einer Führungskraft. Es mag wie eine Menge Arbeit erscheinen, aber ein Managementbericht kann alles einfacher und sicherer machen.
Die Prämisse ist einfach, aber einige Manager wissen nicht, wie sie einen guten Lagebericht erstellen sollen. Wenn Sie einer dieser Profis sind, machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben alle Schritte aufgelistet, die Ihnen dabei helfen. Also, lesen Sie weiter!
Die Bedeutung des Lageberichts
Selbst in einer instabilen Wirtschaft neigen Unternehmer auf der ganzen Welt dazu, hartnäckig zu sein. Laut dem Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report von 2015 betrachten 66% der Erwachsenen Unternehmertum als eine gute Karriere.
Weltweit gibt es 582 Millionen Unternehmer in den unterschiedlichsten Segmenten. Ihre Angst zu überwinden und in diesen Traum zu investieren, ist jedoch nur der erste Schritt. Sie müssen strategisch sein und hart arbeiten, um maximale Leistung zu erzielen.
In diesem Zusammenhang dient ein Lagebericht als Schlüsselinstrument für den Betrieb eines Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, die Situation Ihres Unternehmens genauer zu betrachten und hilft Ihnen, sicherere und durchsetzungsfähigere Entscheidungen zu treffen.
Mit dem Bericht können Sie die erzielten Ergebnisse analysieren und die Aktionen überdenken, die nicht funktionieren. Dies liegt daran, dass es die Besonderheiten des Unternehmens und seine Leistung während des bewerteten Zeitraums darstellt.
Die 6 Elemente eines guten Lageberichts
Nachdem Sie nun die Bedeutung dieses Dokuments verstanden haben, müssen Sie die Elemente kennen, die in seiner Struktur enthalten sein müssen, um zu lernen, wie ein vollständiger und effektiver Lagebericht erstellt wird.
Da der Zweck dieses Beitrags darin besteht, Ihnen bei der Klärung von Fragen zu diesem Thema zu helfen und keine Probleme mit dieser Aufgabe in Ihrem Alltag zu haben, beginnen wir mit den Grundlagen. Schauen Sie sich die 6 unverzichtbaren Elemente für einen guten Bericht an!
Titel
Ein Lagebericht ist einfach ein Dokument in Form eines Berichts, der zur Messung der Leistung Ihres Unternehmens dient und Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass es einen Titel hat.
Da es Berichte für verschiedene Abteilungen und Zwecke gibt, hilft Ihnen der Titel, das Thema schnell und effizient zu identifizieren.
Kontextualisierung
Kontextualisierung ist ein weiteres unverzichtbares Element und ermöglicht es dem Empfänger – Ihnen oder einem anderen Mitarbeiter – zu verstehen, was auf den folgenden Seiten analysiert wird.
Dieser Text muss kurz und objektiv sein und als Einführung für die Metriken, Statistiken und Ergebnisse dienen, die präsentiert werden.
Ziele
Jeder Lagebericht wird aus einem bestimmten Grund erstellt. Vergessen Sie daher nicht, die Ziele des Dokuments einzufügen und sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig und nützlich ist.
Die Berichte sollten ein Instrument sein, das leicht zu analysieren ist und dessen Ziel sehr klar sein sollte. Wählen Sie daher bereits vor Beginn des Prozesses sorgfältig die Informationen aus, die angezeigt werden, damit sie mit Ihrem Ziel übereinstimmen.
Zusammenfassung
Eine Zusammenfassung ist ein Text zum schnellen Lesen, der nur die relevantesten Informationen im Bericht enthält. Auf diese Weise können Manager vermeiden, dass sie es jedes Mal, wenn sie eine Entscheidung treffen müssen, vollständig lesen müssen.
Eine gut gestaltete Zusammenfassung optimiert Ihre Zeit und führt zu schnelleren und sichereren Entscheidungen. Schließlich werden die Informationen objektiver dargestellt als in einer mentalen Karte.
Ergebnisse
Schließlich muss Ihr Lagebericht einen Bereich für die Darstellung der Ergebnisse enthalten.
In diesem Artikel müssen wir alle relevanten Beobachtungen sowie die beobachteten Statistiken, Tabellen, Diagramme und Leistungsmetriken einfügen.
Schlussfolgerung
Die Schlussfolgerung ist der Abschluss Ihres Berichts und muss Ihre Ergebnisse anzeigen, die auf den im gesamten Dokument enthaltenen Informationen basieren.
Wie Sie sehen, geht es nicht um persönliche Meinungen. Mit der Unterstützung von Big Data wird die Schlussfolgerung in tatsächlichen und aktualisierten Informationen nachgewiesen, die bereits gesammelt wurden. Daher ist es so wertvoll für das Management des Unternehmens.
Vollständige Schritte zur Erstellung eines Lageberichts
Viele Manager halten die Erstellung von Lageberichten für eine echte Herausforderung. Die Wahrheit ist, dass dieses Dokument schon immer Teil der Unternehmensführung war, aber in den letzten Jahren noch mehr an Bedeutung gewonnen hat.
Aus diesem Grund haben wir eine vollständige Liste von Schritten vorbereitet, damit Sie ein nützliches Instrument zur Hand haben, mit dem Sie mehr Geld verdienen, Fehler korrigieren und Marktchancen nutzen können. Lesen Sie weiter!
Schritt 1: Planen Sie, bevor Sie beginnen
Planung ist der beste Weg, um ein vollständiges Dokument zu erstellen, das für Ihr Unternehmen von Vorteil ist. Andernfalls verschwenden Sie möglicherweise Zeit mit der Erstellung eines Berichts, der unvollständig ist oder irrelevante Informationen enthält.
Bevor Sie etwas unternehmen, definieren Sie die Ziele und ermitteln Sie, wie die präsentierten Informationen Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen. Beantworten Sie dazu zunächst die unten beschriebenen Fragen.
- Für wen wird dieser Bericht erstellt?
- Was ist der Zweck des Berichts?
- Welche Informationen werden gesammelt?
- Wie können Informationen bei der Entscheidungsfindung helfen?
Schritt 2: Investieren Sie in automatisierte Tools
Effizienz in der Unternehmensführung ist ein gemeinsames Ziel für jeden Unternehmer. Wie wäre es also mit einer Investition in automatisierte Management-Tools zur Erstellung Ihres Managementberichts?
Dazu gibt es Technologien, die diese Aufgabe vereinfachen, Ihre Zeit optimieren und ein viel zufriedenstellenderes Ergebnis gewährleisten.
Unser erster Vorschlag ist Google Data Studio, ein Datenvisualisierungstool, mit dem Informationen in schöne, intuitive und leicht verständliche Managementberichte umgewandelt werden können.
Unser zweiter Vorschlag ist Primavera, eine Plattform, mit der Sie Projekte einfach verwalten und Ergebnisse überwachen können. Zu seinen Funktionen gehört die Integration in andere Verwaltungs-, Datenanalyse- und Berichterstellungssoftware.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie in Business Intelligence (BI) -Tools investieren. Sie sind für eine schnelle und sichere Entscheidungsfindung unerlässlich. Die besten Systeme sammeln, organisieren, klassifizieren und analysieren die Daten, was Ihre Arbeit erleichtert.
Schritt 3: Verwenden Sie eine klare und objektive Sprache
Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Lagebericht bestimmte Begriffe und eine komplexe Sprache erfordert, ist es höchste Zeit, dass Sie Ihre Meinung ändern.
Idealerweise sollte das Dokument leicht zu lesen und zu interpretieren sein. Seien Sie daher klar und verwenden Sie eine informelle Sprache und halten Sie sich nur an das Wesentliche.
Seien Sie daher nicht wortreich und denken Sie daran, dass die geschäftige Routine eines Managers schnelles Lesen und Entscheidungen erfordert. Je einfacher der Bericht zu interpretieren ist, desto nützlicher und wichtiger wird er für das Unternehmen.
Schritt 4: Erzählen Sie eine Geschichte, um die Leser zu begeistern
Insgesamt besteht ein Lagebericht aus vielen Daten und Informationen. Tatsächlich ist dies einer der Gründe, warum es für viele Manager schwierig ist, ein Dokument vorzubereiten und zu verstehen.
Es wird jedoch eindeutig von der Strategie abhängen, während sie vorbereitet wird. Um den Inhalt attraktiv zu machen und den Leser nicht zu überwältigen, ist es eine gute Idee, die Fakten durch Erzählen einer Geschichte zu kontextualisieren.
Auf diese Weise können Sie die Darstellung und Beschreibung der zu analysierenden Situation auf eine leichtere und sinnvolle Weise kombinieren. Dies ermöglicht es, die Ergebnisse zu verstehen und Engagement zu schaffen, während sie gelesen werden.
Schritt 5: Definieren Sie die zu verwendenden Metriken und KPIs
Verwenden Sie normalerweise Leistungsmetriken und KPIs, um Ihr Unternehmen zu verwalten? Wenn sie immer noch nicht Teil Ihrer Strategien sind, sollten Sie sich unbedingt damit befassen.
Eigentlich sind KPIs (Key Performance Indicators) die wichtigsten Kennzahlen für Ihr Unternehmen. Sie sind in der Regel mit Ihren Hauptzielen verbunden und leiten daher die Erstellung von Managementberichten positiv.
Wählen Sie daher aus, welche Metriken verwendet werden sollen, sammeln Sie die Daten und sortieren Sie die Informationen. Schließlich sollte nicht alles in das Dokument aufgenommen werden.
Schritt 6: Stellen Sie einen Vergleichspunkt her
Wann immer wir die Leistung von Strategien, Abteilungen, Produkten oder Mitarbeitern bewerten möchten, ist es wichtig, einen Vergleichspunkt zu erstellen.
Daher sollte dies Ihr nächster Schritt sein. Wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die Informationen gesammelt und analysiert werden, und definieren Sie Ziele oder Vorgaben, um Vergleiche zu skizzieren.
Wenn Sie Tabellen verwenden, richten Sie Spalten ein, damit Sie den Vergleich einfach anzeigen können. Sie können beispielsweise eine Spalte mit Ihren Zielen und eine weitere Spalte mit den erzielten Ergebnissen hinzufügen. Dies erleichtert das Verständnis der Schlussfolgerung, die am Ende des Dokuments vorgelegt wird.
Schritt 7: Fügen Sie visuelle Elemente in das Dokument ein
Wie bereits erwähnt, muss der Lagebericht klar und leicht zu interpretieren sein. Eine gute Strategie ist es, visuelle Elemente zu verwenden.
Harte Routinen voller Verpflichtungen erfordern dynamische Werkzeuge und Aktionen. Die Bereitstellung eines Dokuments mit Hunderten von Seiten ist überhaupt nicht produktiv, aber die Verwendung von Diagrammen, mentalen Karten und sogar Videos während der Präsentation kann das Verständnis der Informationen verbessern.
Schritt 8: Machen Sie eine abschließende Überprüfung
Nachdem alles fertig ist, ist es Zeit für eine sorgfältige abschließende Überprüfung. In dieser Phase müssen Sie sicherstellen, dass der endgültige Text keine Rechtschreibfehler, inkompatiblen Daten und unwahren Informationen enthält.
Denken Sie daran, dass dies dem Dokument Glaubwürdigkeit verleiht und sicherstellt, dass es wirklich nützlich ist. Mit anderen Worten, es erfüllt seine Aufgabe, die Verwaltung Ihres Unternehmens zu erleichtern.
Das Schreiben eines Lageberichts ist einfacher als Sie denken
Haben Sie gelernt, wie man einen Lagebericht erstellt? Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sind Sie wahrscheinlich zu dem Schluss gekommen, dass dies überhaupt keine unmögliche Aufgabe ist.
Dieses Dokument ist für den Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung und seine Erstellung ist einfacher als es scheint. Verschwenden Sie deshalb keine Zeit mehr und folgen Sie unseren Tipps!
Aber bevor Sie es tun, wie wäre es, ein bisschen mehr zu lernen? Erfahren Sie, wie das Pareto-Diagramm Ihnen helfen kann, Aufgaben effizienter auszuführen!