So reduzieren Sie die Arbeitskosten in Ihrem Unternehmen
Die Reduzierung der Arbeitskosten in Ihrem Unternehmen ist ein heikles Thema, da es sich direkt auf Ihre Mitarbeiter auswirkt. Das Thema muss mit klarer Kommunikation, Mitgefühl und Rücksichtnahme angegangen werden.
Bevor Sie direkt mit dem Personalabbau beginnen, sollten Sie andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, wie Sie die Arbeitskosten senken können, z. B. die Fluktuation reduzieren, Ihre Arbeitswoche verkürzen und die Arbeitsabläufe verbessern.
16 Möglichkeiten, die Arbeitskosten Ihres kleinen Unternehmens zu senken
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitskosten Ihres Unternehmens zu senken. Als Geschäftsinhaber liegt es an Ihnen, zu bestimmen, wie Sie eine gesunde Gewinnspanne aufrechterhalten und gleichzeitig die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter in Einklang bringen können. Es ist wichtig, Ihre Optionen zu prüfen, bevor Sie Entscheidungen treffen, die sich auf die Beschäftigung oder Vergütung Ihrer Mitarbeiter auswirken.
Vergütung überprüfen
Die Überprüfung der Vergütung bedeutet nicht unbedingt, dass Sie mit der Reduzierung der Gehälter beginnen müssen. Stattdessen kann es bedeuten, neu zu bewerten, wie Sie Ihre Mitarbeiter in Zukunft entschädigen.
Wenn Sie beispielsweise in der Regel jährliche Erhöhungen anbieten, möchten Sie in diesem Jahr möglicherweise Leistungsboni, zusätzliche Urlaubszeit, flexible Arbeitszeiten oder Remote-Arbeitsoptionen anbieten. Obwohl dies nicht die Gehaltserhöhungen sind, auf die Ihre Mitarbeiter hoffen können, werden sie wahrscheinlich mit mehr Begeisterung aufgenommen als eine Lohnsenkung oder eine Entlassungsrunde.
Diese Art der Vergütung erhöht Ihre Ausgaben im Jahresvergleich nicht und hält die Gehälter gleich. Außerdem werden die Mitarbeiter weiterhin für ihre Leistung entschädigt, auch wenn dies nicht den Erwartungen entspricht.
Sie können Ihren Mitarbeitern sogar eine Option geben. Sie können Mitarbeitern beispielsweise entweder zusätzliche Urlaubszeit oder einen Leistungsbonus anbieten, der von ihrer Fähigkeit abhängt, ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Umsatz reduzieren
Wenn Sie einen hohen Umsatz haben, wissen Sie bereits, dass dies viel Geld kostet. Es braucht viele Ressourcen, um einen neuen Mitarbeiter zu finden, einzustellen und zu schulen, und je häufiger Sie dies tun müssen, desto höher sind Ihre Umsatzkosten.
Glücklicherweise haben Sie zumindest eine gewisse Kontrolle über die Mitarbeiterfluktuation. Schritte, die Sie ergreifen können, um die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, umfassen:
- Haben Sie einen umfassenden Einstellungsprozess
- Bieten Sie eine wettbewerbsfähige Vergütung
- Bieten Sie Wachstumschancen
- Überwachen Sie die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter
- Verstehen Sie, warum es in der Vergangenheit zu Fluktuationen gekommen ist
- Bieten Sie eine gesunde Work-Life-Balance
Langfristige Mitarbeiter sparen Ihnen nicht nur Geld bei den Umsatzkosten, sondern kennen sich auch in Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche aus und verbessern ihre Effizienz und Produktivität. Konzentrieren Sie sich auf die Einstellung hochwertiger Mitarbeiter und bauen Sie Ihre Vergünstigungen und Vorteile auf das auf, was für Ihre Mitarbeiter am wichtigsten ist, um sie glücklich, zufrieden und engagiert zu halten.
Gut einstellen
Gut einstellen ist eine großartige Möglichkeit, den Umsatz zu reduzieren, und bietet auch andere kostensparende Vorteile. Indem Sie die richtigen Mitarbeiter für den Job einstellen, erhalten Sie Mitarbeiter, die besser qualifiziert und effektiver sind, wenn es um die Arbeitsleistung geht.
Obwohl erfahrene Kandidaten Sie im Voraus mehr Gehalt kosten können, lohnt sich ihre Produktivität und Effizienz, insbesondere im Vergleich zu den Schulungskosten, die damit verbunden sind, unerfahrenen Mitarbeitern die Seile zu zeigen.
Wenn Sie mehr Zeit und Mühe in die Einstellung und Mitarbeiterbindung investieren, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die Sie Ihrem Team hinzufügen, für den Job geeignet sind und über das Know-how und die Fähigkeiten verfügen, um den Betrieb aufzunehmen. Gut geeignete Mitarbeiter bleiben eher dabei – was bedeutet, dass weniger Geld für Wiederbeschaffungskosten ausgegeben wird — und sind in der Regel glücklichere, effektivere Mitarbeiter.
Cross-Train-Mitarbeiter
Wenn Ihr Unternehmen Aufgaben hat, die von jedem erledigt werden können, trainieren Sie alle, um sie zu erledigen. Cross-Training-Mitarbeiter sorgen dafür, dass die wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens erledigt werden, auch wenn jemand krank wird oder sich in seiner Kündigung meldet.
Cross-Training hilft Ihrem Unternehmen, reibungslos zu funktionieren und kann Sie vor kostspieligen Verzögerungen oder Versehen bewahren. Wenn beispielsweise alle Ihre Mitarbeiter wissen, wie Großhandelsbestellungen abgewickelt werden, können Großaufträge bearbeitet werden, wenn sie angefordert werden, und nicht, wenn eine Schlüsselperson aus dem Urlaub zurückkommt.
Cross-Training bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit produktiv sein können, nicht nur, wenn ein Kunde seine Fähigkeiten benötigt.
Dieser Ansatz eignet sich zwar nicht für spezielle Aufgaben oder Positionen, eignet sich jedoch für grundlegende, alltägliche Aufgaben, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Gewinne erzielt.
Reduzieren Sie Ihre Arbeitswoche
Kürzere Arbeitswochen werden immer häufiger, wobei sich einige Unternehmen für weniger Arbeitstage pro Woche und andere für weniger Stunden pro Tag entscheiden. Wie Sie es angehen, liegt bei Ihnen, aber weniger Zeit im Büro oder im Geschäft bedeutet weniger Geld für Arbeitskosten.
Erwägen Sie, Mitarbeitern eine reduzierte Arbeitswoche als Option anzubieten. Sie werden überrascht sein, wie viele Ihrer Mitarbeiter Work-Life-Balance im Austausch für ein etwas niedrigeres Gehalt wählen.
Teilzeitkräfte und Zeitarbeiter einstellen
Teilzeit- und Leiharbeiter arbeiten nur, wenn Sie sie benötigen, während Vollzeitkräfte für Vollzeitstunden bezahlt werden, unabhängig davon, ob Sie Arbeit für sie haben. Erwägen Sie für neue oder Ersatzrollen die Einstellung von Teilzeitbeschäftigten oder Zeitarbeitskräften, um Geld zu sparen.
Sie sparen nicht nur Arbeitskosten durch Stundenlöhne, sondern wahrscheinlich auch Leistungen und andere Personalkosten, je nachdem, wie viele Stunden Ihr Mitarbeiter arbeitet und was Sie bereitstellen.
Fixgehälter umstrukturieren
Fixgehälter umstrukturieren klingt bedrohlicher als es wirklich ist. Anstatt einfach die Gehälter Ihrer Mitarbeiter zu senken, was zu Rückzug, Demotivation und sogar Fluktuation führt, sollten Sie stattdessen Leistungsprämien und Provisionen anbieten.
Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur dann zusätzliche Beträge erhalten, wenn Ihr Unternehmen profitabel ist.
Angenommen, Sie haben einen Verkäufer, der ein Grundgehalt sowie eine Provision von 5% für die von ihm getätigten Verkäufe hat. Fragen Sie sie, ob sie bereit sind, ein niedrigeres Grundgehalt im Austausch für eine höhere Provision, wie 10%, zu nehmen. Auf diese Weise zahlen Sie ihnen mehr, wenn sie Geld in das Unternehmen bringen, anstatt die ganze Zeit.
Alternativ können Sie anderen Vollzeitbeschäftigten anstelle von Gehaltserhöhungen oder im Austausch für ein niedrigeres Gehalt Leistungszuschläge gewähren. Legen Sie Ziele fest, die auf der Rentabilität ihrer Rolle oder Abteilung basieren, unabhängig davon, ob es sich um Kostensenkungen oder Umsatzsteigerungen handelt, und belohnen Sie sie basierend darauf, ob sie ihre Ziele erreichen.
Auf diese Weise belohnen Sie Mitarbeiter für eine gute Arbeit, wenn es dem Unternehmen gut geht.
Arbeitsabläufe verbessern
Engpässe, Desorganisation und mangelnde Struktur führen zu Ineffizienz, die Zeit und Geld verschwenden kann. Durch die einfache Überprüfung der Prozesse und Workflows Ihres Unternehmens können Sie viel Geld sparen und produktivere und effektivere Mitarbeiter fördern.
Treffen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, um die größten Probleme in Ihrem Workflow zu ermitteln und zu überlegen, wie Sie diese besser angehen können. Achten Sie besonders auf veraltete Prozesse und unnötige Engpässe, um herauszufinden, was die größten Zeitverschwender sind, und erstellen Sie dann einen Plan zur Optimierung Ihrer Workflows, um Zeit, Geld und Kopfschmerzen zu sparen.
Automatisieren
Die Technologie hat uns eine Vielzahl von Softwareplattformen zur Verfügung gestellt, die alles von Buchhaltung und Kundenservice über Social-Media-Posts bis hin zur Mitarbeiterplanung bewältigen können. Es ist sicher anzunehmen, dass es zumindest einige Aspekte Ihres Unternehmens gibt, die automatisiert werden könnten.
Automatisierung muss nicht gleich Personalabbau bedeuten. Stattdessen kann die Automatisierung Ihrem Team helfen, seinen Workflow zu rationalisieren und ihm mehr Zeit für die Arbeit an Aufgaben mit höherer Priorität zu geben, was die Produktivität erhöht.
Wenn Sie Entlassungen vornehmen oder einen Mitarbeiter aufgrund von Fluktuation verlieren müssen, sparen Sie wahrscheinlich auch Geld, wenn Sie einige der Prozesse und Aufgaben automatisieren, die von ehemaligen Mitarbeitern erledigt wurden. Obwohl die meisten Plattformen monatliche oder jährliche Abonnementkosten haben, sind sie in der Regel viel geringer als die Löhne der Mitarbeiter.
Outsourcing
Nur weil Sie jemanden benötigen, der die Social-Media-Seiten Ihres Unternehmens verwaltet, müssen Sie keinen Vollzeit-Social-Media-Manager einstellen. Es gibt spezialisierte Freiberufler und Auftragnehmer, die die Erfahrung haben, die Sie ohne Vollzeitverpflichtung benötigen.
Lagern Sie nach Möglichkeit spezialisierte Teilzeitaufgaben an professionelle Freiberufler aus, anstatt jemanden für die interne Arbeit einzustellen. Wenn das Projekt beendet ist, haben Sie möglicherweise keine Verwendung mehr für ein hochspezifisches Skillset.
Outsourcing ist auch eine Möglichkeit, Ihren Einstellungsbedarf zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise nicht sicher sind, ob es notwendig ist, jemanden für eine Vollzeitstelle einzustellen, lagern Sie diese aus, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Arbeit wirklich vorhanden ist. Wenn die Arbeit konsistent und fortlaufend ist, sollten Sie einen Mitarbeiter einstellen. Wenn es jedoch sporadisch oder vorübergehend ist, ist Outsourcing möglicherweise die beste Option.
Go Remote
Die Arbeitskosten umfassen häufig die Einrichtung, Heizung, Kühlung und sonstige Instandhaltung eines Bürogebäudes oder einer Einzelhandelsfläche. Wenn möglich, wechseln Sie zu einem Remote-Arbeitsbereich, um Kosten wie Miete, Nebenkosten und Hardware zu sparen.
Sie müssen den Übergang nicht einmal in Vollzeit oder für alle Ihre Mitarbeiter vornehmen. Sogar die Verkleinerung auf einen kleineren Raum, um wichtige Mitarbeiter unterzubringen, oder die Teilzeitarbeit aus der Ferne kann einen Unterschied machen.
Flexible Arbeitsoptionen verbessern auch Personalprobleme wie Bindung und Fluktuation, da Sie Kandidaten aus einem größeren Einstellungspool auswählen können. Und Work-Life-Balance wird dazu beitragen, Top-Talente zu gewinnen.
Produktivität fördern
Produktive Mitarbeiter sind profitable Mitarbeiter, daher ist es sinnvoll, Anreize für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, um so effizient wie möglich zu sein. Das Anbieten von Anreizen für Ihre Mitarbeiter ist ein idealer Weg, um sie zu ermutigen, härter, schneller und effektiver zu arbeiten.
Wer möchte nicht für seine Leistungen belohnt werden?
Incentives können alles sein, von zusätzlicher Freizeit und Boni bis hin zu Team-Mittagessen und Firmen-Swag. Was auch immer zu Ihrem Ziel, Ihrem Budget und den Mitarbeitern passt, die Sie motivieren möchten.
Durch Anreize zur Produktivität wird sichergestellt, dass die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Uhr aufwenden, zielgerichtet und produktiv ist.
Überstunden reduzieren
Überstunden sind eine kostspielige und ineffiziente Möglichkeit, Termine einzuhalten und ein Unternehmen zu führen. Idealerweise möchten Sie alle notwendigen Arbeiten während des Arbeitstages erledigen, damit Sie nicht die Rechnung für zusätzliche Löhne bezahlen müssen.
Wenn Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen konsistente Überstunden von Mitarbeitern benötigt, ist es an der Zeit, Ihre Prioritäten, Personalanforderungen und Produktivität zu überprüfen. Fragen Sie sich:
- Was ist die Hauptursache für Überstunden?
- Können Überstunden durch Anpassung von Arbeitsabläufen, Änderung von Zeitplänen oder Cross-Training reduziert werden?
- Wenn Überstunden durch Fristen verursacht werden, sind sie angemessen oder sogar notwendig?
- Verbessert die Automatisierung potenzielle Engpässe wie Produktionszeiten?
- Sind Sie in einer bestimmten Abteilung unterbesetzt?
Ermitteln Sie die Hauptursache für Überstunden an Ihrem Arbeitsplatz und überlegen Sie, wie Sie diese reduzieren können. Es könnte so einfach sein, Personalpläne zu optimieren oder einen veralteten Prozess neu zu bewerten.
Wenn die Überstunden sowohl notwendig als auch vorübergehend sind, sollten Sie sie abwarten, anstatt einen neuen Vollzeitmitarbeiter einzustellen. Manchmal sind Überstundenkosten aufgrund von Fristen oder Macken des Workflows vorübergehend, aber die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist eine längere und kostspieligere Verpflichtung.
Zeitpläne optimieren
Die Optimierung von Personalzeitplänen kann Wunder für die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens bewirken. Aber es braucht mehr als nur die Wahl, welche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. Analysieren Sie die Arbeitszeiten Ihres Unternehmens, um festzustellen, welche Tage und Zeiten am stärksten frequentiert sind und welche Fähigkeiten sie normalerweise benötigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viele oder zu wenige Mitarbeiter gleichzeitig einplanen, um Kosten im Zusammenhang mit unproduktiven Mitarbeitern oder Überstunden zu vermeiden.
Leistungen an Arbeitnehmer reduzieren
Eine weitere Möglichkeit, die Arbeitskosten zu senken, besteht darin, Leistungen an Arbeitnehmer wie Pensionspläne, Krankenversicherung und andere Vergünstigungen zu kürzen. Sie müssen sie nicht ganz loswerden, aber indem Sie überprüfen, wofür Sie und Ihre Mitarbeiter bezahlen, und sie reduzieren, können Sie Ihre Ausgaben erheblich senken.
Stellen Sie einfach sicher, dass alle Änderungen, die Sie an den Vorteilen vornehmen, für alle Mitarbeiter gelten.
Wenden Sie sich an die Personalabteilung
Bevor Sie Entscheidungen treffen, sprechen Sie mit Ihrem Personalteam. Sie können Sie beraten, wenn es um kostensenkende Maßnahmen geht, die sich auf Ihre Mitarbeiter auswirken, und Ihnen helfen, notwendige Entlassungen auf die richtige Weise anzugehen.
Sie können Ihnen auch dabei helfen, zu bestimmen, wie Sie Remote-Arbeit angehen, Vorteile neu bewerten, Fluktuation reduzieren und erfolgreiche und effektive Einstellungs- und Onboarding-Pläne entwickeln.
Letztes Wort
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens oder Startups arbeiten Sie wahrscheinlich mit einem schlanken Budget. Unvorhersehbare Umstände wie Marktschwankungen, Lieferschwierigkeiten oder Fluktuation können Ihre Rentabilität beeinträchtigen.
Wenn Sie sich in einer Position befinden, in der Sie überlegen müssen, wie Sie Ihre Geschäftskosten senken können, springen Sie nicht direkt zu Massenentlassungen und Personaländerungen. Erwägen Sie stattdessen Alternativen wie die Überprüfung der Vergütung, die Auslagerung spezialisierter Aufgaben und die Reduzierung von Überstunden, um einen wirkungsvollen und mitfühlenden Plan zur Senkung Ihrer Arbeitskosten zu erstellen.