So organisieren und verfolgen Sie Sales Leads in 7 Schritten

So organisieren und verfolgen Sie Sales Leads in 7 Schritten

Lead-Tracking ist eine Phase im Lead-Management-Prozess, bei der die Lead-Aktivität über alle Marketingkanäle hinweg überwacht und Maßnahmen zum Abschluss eines Verkaufs ergriffen werden. Es umfasst die Identifizierung von Lead-Quellen, die Auswahl der richtigen Tools für die Lead-Verfolgung, die Verteilung von Leads an Teammitglieder sowie die Pflege und Priorisierung von Leads. Um in dieser Phase erfolgreich zu sein, befolgen Sie die sieben Schritte zum Organisieren und Verfolgen Ihrer Sales Leads.

Freshsales ist ein Beispiel für eine CRM-Software (Customer Relationship Management), die ein hervorragendes Lead-Management-System bietet. Zu den Funktionen gehören Aktivitätsverfolgung, Lead-Erfassung, Lead-Verteilung, Lead-Pflege, Lead-Scoring, Lead-Segmentierung und Quellenverfolgung. Freshsales hat einen Freemium-Plan, und seine bezahlten Optionen beginnen bei $ 29 pro Benutzer und Monat. Sie können es 21 Tage lang kostenlos ausprobieren.

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Das Verfolgen und Organisieren von Sales-Leads ist die zweite Stufe des gesamten Lead-Management-Prozesses.

Im Folgenden finden Sie sieben Schritte, mit denen Sie Sales Leads effektiv organisieren und verfolgen können.

Bestimmen & Definieren Sie Ihre Lead-Quellen

In der Lead-Tracking-Phase überwachen Vertriebsteams, woher Leads kommen, um das Marketingbudget zu maximieren. Sie bestimmen, welche Marketingkanäle für das Unternehmen am besten funktionieren und welche nicht. Sie können Ihren Verkaufszyklus auch verkürzen, indem Sie sich auf die Leads konzentrieren, die bereit sind, einen Kauf zu tätigen.

Freshsales ‚ kommt mit künstlicher Intelligenz (AI) -powered Lead Scoring und Deal Insights, die Ihnen helfen, die besten Interessenten zu identifizieren, mit denen Sie sich verbinden können. (Quelle: Freshsales)

Um zu messen, wie viele Leads ordnungsgemäß von einer Quelle stammen und wie viele davon in Kunden umgewandelt werden, benötigen Sie ein Lead-Tracking-Tool. Diese Tools werden häufig in CRMs, Marketing-Software und Vertriebssoftware integriert. Sie verfolgen Lead-Quelldaten, indem Sie die E-Mail-Öffnungen, das soziale Engagement, die Seitenbesuche und das Herunterladen von Inhalten Ihrer Leads überwachen.

Bewerten & Lead-Tracking-Optionen auswählen

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Lead-Tracking-Tools mehrere Faktoren, einschließlich Ihres Budgets, der Zeit, die Ihr Team für die manuelle Dateneingabe aufwenden kann, und der Lernkurve der Software. Sie müssen auch antizipieren, wie schnell Sie erwarten können, dass Ihre Lead-Generierungsaktivitäten zunehmen.

Wenn große Mengen an Kundendaten anfallen, ist es möglicherweise schwierig, sie zu verwalten, wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihre Leads zu verfolgen, da die Speicherkapazität begrenzt ist. Darüber hinaus bieten Ihnen Tabellenkalkulationen keine Möglichkeit, die Kommunikation mit Ihren Leads, Interessenten und Kunden zu verfolgen.

Hier sind einige der Lead-Tracking-Optionen, aus denen Sie auswählen können.

Lead Tracking CRMs

Viele CRM-Lösungen bieten Lead-Tracking- und Deal-Management-Funktionen über die Vertriebspipeline. Diese Programme gehen über die grundlegende Lead-Management-Funktion hinaus, indem sie das Customer Lifecycle Management hinzufügen, konvertierte Leads verwalten, Kundenbindung gewinnen und Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten nutzen.

Im Folgenden finden Sie einige der CRM-Lösungen, die Sie für die Lead-Verfolgung verwenden können:

Einen ausführlichen Einblick in die besten Lead-Management-Softwareoptionen erhalten Sie in unserem Artikel zu den sechs wichtigsten Lead-Management-CRMs.

Die Registerkarte Leads in Zoho CRM enthält eine Spalte, in der die Quelle jedes Leads angezeigt wird.

Mit Agile CRM können Sie Lead-Quellen verfolgen, indem Sie einem Kontakt Tags und Notizen hinzufügen. (Quelle: Agiles CRM)

Das Lead-Tracking-System von Freshsales weist Leads automatisch zu, damit Vertriebsmitarbeiter potenzielle Kunden nachverfolgen können, sobald sie erfasst werden. (Quelle: Freshsales)

Pipedrive speichert vorqualifizierte Leads in einem separaten Leads-Posteingang, bevor sie zu Deals werden. (Quelle: Pipedrive)

Das Leads Dashboard von Bitrix24 zeigt Ihnen den Status und die Quelle Ihrer Leads. (Quelle: Bitrix24)

Tabellenkalkulationen

Verwenden Sie Google Sheets zum Verfolgen und Organisieren von Leads.

Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder Google Sheets können kleinen Unternehmen eine unkomplizierte Lösung für die Lead-Verfolgung und Lead-Organisation bieten. Sie können sie vorübergehend verwenden, bevor Sie ein CRM implementieren. Sie sind jedoch nicht die besten Optionen für die Verfolgung von Leads, da sie eine manuelle Dateneingabe erfordern, die viel Zeit und Mühe kostet. Zudem besteht ein höheres Fehlerrisiko bei der Eingabe und Manipulation von Daten.

Unser Leitfaden zur Verwendung von Google Sheets als CRM führt Sie durch diese Methode und stellt Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung.

E-Mail-Kampagnen-Tools

Wenn E-Mail ein wichtiger Teil Ihres Lead-Nurturing-Prozesses ist, können Sie eine E-Mail-Kampagnen-Software wie Mailchimp für Ihre Lead-Tracking-Anforderungen auswählen. Diese Tools verfügen im Allgemeinen über eine Kontaktdatenbank und Massen-E-Mail-Funktionen sowie die Verfolgung von E-Mail-Öffnungs- und Klickraten. Sie verfolgen jedoch normalerweise keine Anrufe oder Website-Besuche. Wenn sich Ihr E-Mail-Kampagnen-Tool gut in Ihr vorhandenes CRM integrieren lässt, können Sie dieses Problem beheben, ohne die App zu wechseln.

Mit der Tagging-Funktion und den benutzerdefinierten Labels von Mailchimp können Sie Ihre Kontakte und Leads organisieren. (Quelle: Mailchimp)

Richten Sie Ihr System ein & Testen Sie es

Nach der Auswahl der Software für Lead-Tracking und -Organisation besteht der nächste Schritt darin, eine CRM-Strategie zu erstellen und zu testen. Die meisten dieser Tools werden mit Tutorials, Walk-Through-Videos oder anderen Online-Ressourcen geliefert, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Einige Anbieter bieten Live-Schulungen und Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat an. Vertriebsteams führen in der Regel CRM-Onboarding-Sitzungen durch und helfen dem Team zu verstehen, wie sie Leads mithilfe der Plattform organisieren und verfolgen möchten.

Sobald Ihre CRM-Strategie abgeschlossen ist, testen Sie Ihr Lead-Tracking-System, bevor Sie es kaufen oder Ihrem gesamten Team zur Verfügung stellen. Profitieren Sie von kostenlosen Testversionen und erkunden Sie die Benutzeroberfläche, die Benutzerfreundlichkeit und die Funktionen des Tools, um herauszufinden, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Wenn etwas Ihrer Meinung nach für Ihre aktuellen Prozesse nicht funktioniert, haben Sie keine Angst, Änderungen an Ihrer CRM-Strategie oder -Konfiguration vorzunehmen. Sie können sich bei Bedarf auch für Add-On-Funktionen wie einen integrierten Dialer oder Workflows entscheiden.

Führen Sie Ihr Lead-Tracking-System ein

Sobald Sie Ihr neues Lead-Tracking-System getestet haben, können Sie es für den Rest Ihres Teams bereitstellen. Beginnen Sie mit der Verpflichtung zu einem kostenlosen oder kostenpflichtigen Paket, wenn Sie sich für die kostenlose Testversion angemeldet haben.

Bringen Sie Ihr Verkaufsteam dazu, das System zu besitzen, indem Sie ihm zeigen, wie es seine Arbeit erleichtern kann. Führen Sie Schulungen zur Verwendung der Lead-Tracking- und Organisationsfunktionen durch. Es obligatorisch zu machen und Anreize für eine schnelle Einführung des neuen Tools zu schaffen, ist auch hilfreich, um das Lead-Tracking-System erfolgreich einzuführen.

Eingabe & Leads zuweisen

Sie können Daten entweder manuell oder durch Importieren aus einem anderen Tool, z. B. einer Tabelle oder einem vorhandenen CRM, in Ihr Lead-Tracking-System eingeben. Nachdem die Leads eingegangen sind, weisen Sie sie den entsprechenden Vertriebsteammitgliedern zu, die sie pflegen und Geschäfte abschließen können.

Wenn Sie ein Lead-Tracking-System oder ein CRM verwenden, können Sie gezielte E-Mail-Kampagnen basierend auf Lead-Merkmalen erstellen. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen können CRMs diese Kampagnen verfolgen, um Ihnen mitzuteilen, welche Leads am wahrscheinlichsten positiv reagieren.

Erstellen einer Lead-Zuweisungsregel im Automation Setup Panel von Zoho CRM. (Quelle: Zoho CRM)

Pflegen Sie Ihre Leads & Verfolgen Sie Aktivitäten

Lead Nurturing ist der Prozess des Aufbaus von Beziehungen zu Ihren potenziellen Kunden in jeder Phase des Verkaufstrichters. Es umfasst Aktivitäten wie das Verfolgen von Leads nach Deal-Größe und das Aufzeichnen von Anrufen und Gesprächen, um Ihrem Team zu helfen, Leads zu verfolgen. Zu den Zielen der Lead-Pflege gehören die Umwandlung von Leads in Kunden und der Aufbau von Markentreue.

CRMs bieten Funktionen wie Anrufaufzeichnung, E-Mail-Tracking und Website-Engagement, mit denen Sie Ihre Lead-Pflegeaktivitäten nachverfolgen können. Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, formatieren Sie Ihre Spalten mit Dropdown-Optionen, um die Eingabe des Lead-Tracking-Status zu vereinfachen.

Dropdown-Menü für die Lead-Pflege in Google Sheets.

Priorisieren Sie Ihre Leads

Bei der Lead-Priorisierung werden hochwertige Leads von denen getrennt, die weniger wahrscheinlich kaufen, damit sich Ihr Team auf diejenigen konzentrieren kann, die am wahrscheinlichsten zuerst kaufen. Dies geschieht durch Lead-Scoring, ein punktbasiertes System zum Ranking von Interessenten basierend auf verschiedenen Faktoren wie ihren Eigenschaften, ihrem Verhalten, ihrem Standort und ihrem Engagement für Ihr Unternehmen.

Freshsales‘ Lead Scoring System (Quelle: Freshsales)

Es gibt eigenständige Lead-Scoring-Tools, aber einige CRMs verfügen über ein integriertes KI-basiertes System, das Ihre Leads basierend auf den verfügbaren Lead-Daten automatisch bewertet. Mit dem KI-basierten Assistenten Freddy AI von Freshsales können Sie Ihr Lead-Scoring-System an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Es bietet Ihnen auch Einblicke in das Interessensniveau Ihrer Leads und Faktoren, die zu ihren Ergebnissen beigetragen haben.

Freshsales ‚Freddy AI bietet Ihnen die besten Handlungsempfehlungen, umsetzbare Erkenntnisse und automatisierte Konversationen. (Quelle: Freshsales)

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Fazit

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist ein robustes Lead-Tracking- und Organisationssystem der Schlüssel, um lange Verkaufszyklen zu verwalten und mit Ihren Mitbewerbern Schritt zu halten. Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihre Vertriebs-Leads zu verfolgen, aber die Nutzung der Automatisierungsleistung von CRM-Software ist effizienter. Lead-Tracking-Software oder CRMs liefern Ihnen Einblicke, die Ihnen sagen, welche Leads und Vertriebsaktivitäten es wert sind, verfolgt zu werden, damit Sie effizienter und profitabler werden.