Optionen zum Archivieren von E-Mails aus Entourage oder Outlook | E-Mail-Unterstützung
Verwenden Sie entweder Microsoft Outlook oder Microsoft Entourage als E-Mail-Anwendung? Speichern Sie Tausende und Abertausende von E-Mail-Nachrichten? Greifen Sie selten auf viele dieser Nachrichten zu? Wenn ja, können Sie diese Nachrichten archivieren. Sobald die Nachricht archiviert wurde, können Sie sie aus Outlook löschen, wodurch sie aus der Mail-Datenbank von Outlook oder Entourage entfernt werden. Dies macht die Datenbank kleiner, schneller und weniger anfällig für Probleme. Auf die Nachrichten kann weiterhin zugegriffen werden, normalerweise innerhalb der Archivierungsanwendung.
Es gibt eine Handvoll Anwendungen, mit denen Sie Nachrichten aus Outlook oder dem Vorgänger von Outlook, Entourage, archivieren (kopieren) können. Ich habe nur EagleFiler verwendet, aber ich werde die Alternativen und meine schnelle Bewertung von jedem von ihnen auflisten.
Hinweis: Wenn Sie immer noch Entourage verwenden, empfehle ich Ihnen dringend, ein Upgrade auf Outlook in Betracht zu ziehen, da die E-Mail-Datenbank nachweislich weniger Probleme aufweist als die E-Mail-Datenbank von Entourage.
Kostenlose Methode – Ich sollte zunächst eine manuelle, aber kostenlose Möglichkeit zum Archivieren von E-Mails aus Outlook skizzieren. Sie können einen Ordner mit Nachrichten auswählen und diesen Ordner aus Outlook auf Ihren Desktop oder einen anderen Ordner in Ihrem Finder ziehen. Sie können diese Methode sogar mit dem Einrichten einer Regel in Outlook kombinieren, mit der Nachrichten, die älter als beispielsweise 180 Tage sind, automatisch aus Ihrem Posteingang (oder einem beliebigen Ordner) in einen anderen Ordner verschoben werden. Dann müssen Sie nur noch diesen anderen Ordner auf Ihren Desktop ziehen. Intermedia hat einen Artikel über das Einrichten einer Regel zum automatischen Verschieben von E-Mail-Nachrichten geschrieben, wenn Sie ein Exchange-E-Mail-Konto verwenden, aber diese Anweisungen funktionieren auch, wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto haben.
EagleFiler ($ 40, kostenlose Demo) ist eine angesehene Anwendung, mit der E-Mail-Nachrichten, Webseiten, Dateien und verschiedene Informationen organisiert werden können. Ich habe es in einem früheren Tech-Tipp zum Archivieren von E-Mail-Nachrichten erwähnt, wenn Sie die Mail-Anwendung von Apple verwenden. EagleFiler wird gut unterstützt und oft aktualisiert. EagleFiler kann nicht einfach zum Archivieren von Nachrichten geplant werden. Stattdessen ist die Archivierung ein manueller Prozess, aber EagleFiler bietet einen einfach zu bedienenden Capture-Befehl, mit dem Sie eine oder mehrere Nachrichten auswählen und einfach aus Outlook und in seine Bibliotheksdatei kopieren können. EagleFile speichert die E-Mail-Nachrichten entweder als Postfach (.mbox) Dateien oder E-Mail (.eml) Dateien, die gemeinsame Dateitypen, die leicht angezeigt oder in andere Anwendungen importiert werden können, wenn Sie jemals wollen, dies zu tun. Ich empfehle EagleFiler von ganzem Herzen, da es eine so vielseitige Anwendung ist. Ich benutze es, um meine E-Mail-Nachrichten manuell von Apple Mail zu archivieren. Ich verbringe normalerweise ungefähr 15 Protokoll 3 mal pro Jahr, Archivierung meiner älteren gesendeten Nachrichten. Eaglefilers aktuelle Version 1.6.3 erfordert OS X 10.6.8 oder höher. EagleFiler kann verwendet werden, um Nachrichten aus den meisten wichtigen E-Mail-Anwendungen zu archivieren.
Mail Archiver ($ 35, kostenlose Demo) kann so geplant werden, dass Nachrichten aus ausgewählten Ordnern in Outlook automatisch archiviert werden. Die Archivnachrichten werden in der eigenen Datenbank von Mail Archiver gespeichert. Bei Bedarf können Sie später E-Mails aus der Datenbank in einem der folgenden Dateiformate exportieren: PDF, Text, RTF, mbox, XML oder in Evernote oder FileMaker. Beim Vergleich von MailArchiver mit EagleFiler können Sie mit EagleFiler eine Vielzahl von Dateitypen speichern, während Sie mit Mail Archiver nur E-Mail-Nachrichten speichern können. Die Website von Mail Archiver bietet einen guten Überblick über die Benutzeroberfläche und die Optionen. Die aktuelle Version von MailArchiver, 3.2, erfordert OS X 10.7 oder höher. MailArchiver kann verwendet werden, um Nachrichten aus den meisten wichtigen E-Mail-Anwendungen zu archivieren.
MailSteward ($ 25, $ 50 oder $ 100, kostenlose Demo) Genau wie Mail Archiver können Sie mit MailSteward Ihre Archivierung planen und die Nachrichten in einer eigenen Datenbank speichern. Beachten Sie, dass nur die Versionen $ 50 und $ 100 die Planung unterstützen. Die am wenigsten teure ($ 25) Lite-Version hat auch begrenzte Export- und Suchfunktionen. Die Benutzeroberfläche von MailSteward ist meiner Meinung nach sehr nützlich und wurde nur langsam eingerichtet, als ich Tests in meiner Outlook-Mail-Datenbank durchführte. Die aktuelle Version von MailSteward, 10, erfordert OS X 10.8 oder höher. MailSteward kann verwendet werden, um Nachrichten aus den meisten wichtigen E-Mail-Anwendungen zu archivieren.
Outlook Email Archive X ($ 30, kostenlose Demo) ist ein einfaches Archivierungstool. Es kann anscheinend nicht geplant werden. Es speichert keine Nachrichten in seiner eigenen Datenbank. Stattdessen speichert es Nachrichten als einzelne Dateien oder als Postfächer (.mbox) Dateien in Ordnern auf Ihrem Mac. Dies kann das Suchen und Anzeigen archivierter Nachrichten erschweren, als wenn Sie eine der anderen aufgeführten Anwendungen verwenden würden. Es funktioniert nur mit Outlook– das heißt, es funktioniert nicht mit anderen wichtigen E-Mail-Anwendungen. Das Unternehmen verkauft eine separate Version seines Produkts, wenn Sie Entourage verwenden. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook (oder Entouage) eingerichtet haben, kann diese Anwendung anscheinend nur Nachrichten von jeweils einem Konto archivieren. Dies würde einfach bedeuten, dass Sie den Archivierungsprozess für jedes Konto einmal ausführen müssen.
Wenn Sie Outlook verwenden und Ihre Nachrichten archivieren möchten, wird hoffentlich eine der oben beschriebenen Optionen Ihren Anforderungen entsprechen.