Ihr Leitfaden zur Inanspruchnahme des Kilometergeldes
Nutzen Sie ein privates Fahrzeug für Geschäftsreisen? Solange Sie eine Reise in Ihrem eigenen Fahrzeug machen, und es ist für das Geschäft, die außerhalb Ihrer üblichen Pendeln ist, können Sie eine ‚Kilometergeld‘ Anspruch Sie für das Geld zu erstatten Sie für Benzin und Reisen usw. ausgegeben haben. Klingt nach guten Nachrichten, aber wie beanspruchen Sie diese Kilometerpauschale?
Was ist der Prozess? Was zählt als ‚Business Mileage‘? Und wie viel können Sie zurückfordern, um die Kosten zu decken, die Ihnen auf Ihrer Reise entstanden sind?
In diesem Blogbeitrag:
- Was ist Kilometergeld?
- Welche Reisen werden als Geschäftsreisen eingestuft?
- Was sind die AMAP-Sätze (Approved Mileage Allowance Payment)?
- Firmenwagen und Verwendung des beratenden Kraftstofftarifs
- Besondere Regeln zu beachten
- Mehr als die ‚genehmigte‘ Zulage beanspruchen
- Weniger als die ‚genehmigte‘ Zulage beanspruchen
- Steuererleichterungen geltend machen
- Welche Aufzeichnungen müssen Sie führen?
- Ärger mit Kilometerforderungen
Was ist Kilometergeld?
Als Angestellter wird es Gelegenheiten geben, bei denen Sie im Rahmen Ihrer Arbeit irgendwohin reisen müssen. Möglicherweise fahren Sie zu einem neuen Kunden in dessen Büro oder gehen zu einer Konferenz an einem anderen Ort als Ihrem üblichen Arbeitsplatz. Im Wesentlichen machen Sie eine Reise, die einen geschäftlichen Zweck hat. Und wenn das der Fall ist, dann können Sie Kilometergeld für die Reise verlangen, solange Sie Ihr eigenes Fahrzeug benutzen. Dies kann Ihr persönliches Auto, Van, Motorrad oder sogar Ihr Fahrrad sein – wir werden in Kürze über die Verwendung eines Firmenwagens sprechen.
Die Kilometerpauschale zahlt Ihnen einen bestimmten Betrag Ihrer Ausgaben zurück, um Kosten wie Kraftstoff, KFZ-Steuer, MOTs, Reparaturen und sogar die Stromkosten beim Fahren eines Elektrofahrzeugs zu decken.
Um Ihre Kilometerpauschale in Anspruch zu nehmen, müssen Sie:
- Notieren Sie Ihre Kilometer und die Details der Reise
- Reichen Sie einen Antrag bei Ihrem Arbeitgeber ein
- Warten Sie, bis Ihr Arbeitgeber Ihre Kilometerpauschale genehmigt und bezahlt hat
Welche Reisen werden als Geschäftsreisen eingestuft?
Wir wissen also, dass Sie Kilometergeld für Geschäftsreisen beantragen können, aber was zählt laut HMRC eigentlich als ‚geschäftliche Zwecke‘?
Kurz gesagt, Sie können jede Reise beanspruchen, die außerhalb Ihrer üblichen Reise zur Arbeit liegt. Der tägliche Weg von Ihrem Haus zu Ihrem Arbeitsplatz wird als regulärer Weg zur Arbeit eingestuft und nicht als Geschäftsreise angesehen.
Was Sie beanspruchen können, sind Reisen, die einen geschäftlichen Zweck haben, bei denen Sie jedoch an einen Ort reisen müssen, der nicht Ihr üblicher Arbeitsplatz oder Ihr Zuhause ist.
Dies kann zum Beispiel bedeuten, nach:
- Ein Bürostandort, der nicht Ihre übliche Basis ist
- Der Arbeitsplatz eines Kunden für ein Meeting
- Eine Veranstaltung, z. B. eine arbeitsbezogene Konferenz oder ein Seminar
- Ein Schulungszentrum für eine obligatorische Schulung
- Ein temporäres Büro, wenn Ihr üblicher Arbeitsplatz außer Betrieb ist
Was sind die AMAP-Raten (Approved Mileage Allowance Payment)?
Die Zahlungen, die Sie zur Deckung Ihrer Kilometerkosten erhalten, werden als genehmigte Kilometergeldzahlungen (AMAP) bezeichnet und zu zwei Standardsätzen gezahlt – einem Satz für die ersten 10.000 zurückgelegten Meilen und einem zweiten Satz für alle Meilen über 10.000 Meilen.
Die aktuellen AMAP-Raten sind:
| Fahrzeugtyp | Erste 10.000 Meilen | Über 10.000 Meilen |
|---|---|---|
| PKW und Transporter | 45p | 25p |
| Motorräder | 24p | 24p |
| Fahrräder | 20p | 20p |
Sie können den genehmigten Betrag für eine Autofahrt schnell berechnen, indem Sie Ihre Gesamtkilometer in die ersten 10.000 Meilen und alle darüber liegenden Kilometer aufteilen und dann die beiden resultierenden Zahlen mit der 45p- und 25p-Rate multiplizieren.
Beispiel:
Hassan ist Angestellter. Er nutzt regelmäßig sein eigenes Auto für geschäftliche Zwecke und hat im Steuerjahr 2020/21 16.427 Geschäftsmeilen gesammelt. Hassans genehmigter Betrag beträgt £ 6.106,75, berechnet wie folgt:
(10.000 Meilen @ 45 Pence pro Meile) + (6.427 Meilen @ 25 pence pro Meile)
Firmenwagen und Verwendung des empfohlenen Kraftstofftarifs
Um Anspruch auf Kilometergeld gemäß den AMAP-Regeln zu haben, müssen Sie Ihr eigenes persönliches Fahrzeug verwenden; z. B. ein Auto, ein Lieferwagen, ein Fahrrad oder ein Motorrad. Aber was passiert, wenn Sie ein Firmenauto für Ihre Geschäftskilometer fahren?
Als Firmenwagenfahrer können Sie die HMRC-Kraftstofftarife verwenden, die manchmal auch als ‚HMRC Company car mileage Rates‘ bezeichnet werden. Die beratenden Kraftstoffpreise sind das Firmenwagenäquivalent zu den AMAP-Tarifen für Privatfahrzeuge und die empfohlenen Erstattungssätze, wenn Sie Geschäftsreisekosten beim Führen eines Firmenfahrzeugs zurückfordern möchten.
Details zu den spezifischen Tarifen, basierend auf Motorgröße und Kraftstoffart, finden Sie in der Tripcatcher-Übersicht der Kraftstofftarife
Spezifische Regeln, die zu beachten sind
Die Regeln werden komplexer, daher ist es wichtig, einige spezifische Vorschriften für die Geltendmachung eines gültigen Anspruchs oder von Ansprüchen zu beachten. Zum Beispiel:
- Anspruch auf mehr als einen Job – die 10.000-Meilen-Regel (und auch die 10.000 Meilen insgesamt) gelten für jeden Job. Wenn Sie also mehr als einen Job haben und beide Arbeitgeber NICHT verbunden sind – z. B. kontrollieren sie nicht dieselben Unternehmen –, können Sie diese 10.000-Meilen-Regel für beide Jobs anwenden. Wenn jedoch beide Arbeitgeber verbunden sind, wird Ihre Kilometerleistung zusammen berechnet und es gibt nur ein Limit von 10.000 Meilen.
- Ansprüche für Passagiere – Als Autobesitzer können Sie auch Ansprüche für alle Passagiere geltend machen, die Arbeitskollegen sind. Sie dürfen 5 Pence pro Meile für jeden Passagier beanspruchen, solange sie alle bei derselben Firma wie Sie beschäftigt sind und das Unternehmen sich bereit erklärt hat, für Passagiere zu bezahlen.
- Anspruch auf Parken – Wenn Sie zu einem neuen Ort fahren, zahlen Sie möglicherweise für das Parken an Ihrem Zielort. AMAPs decken jedoch nicht die Kosten für Parkplätze oder Mautgebühren ab, sodass diese separat geltend gemacht werden können, wenn es sich um echte Geschäftsreisekosten handelt.
Mehr als die ‚genehmigte‘ Zulage beanspruchen
Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen Ihnen MEHR als die ‚genehmigte‘ Zulage zahlt. Wenn die Gesamtmeilenzahlungen, die Sie erhalten, größer als der genehmigte Betrag sind, wird HM Revenue & Customs (HMRC) dies als Kilometergewinn betrachten – und das Gewinnelement ist steuerpflichtig.
Abschnitt E Ihres Mitarbeiter-P11D-Formulars wird verwendet, um diesen Gewinn an die HMRC zu melden, und die fällige Steuer wird normalerweise von Ihrem Lohn unter PAYE über eine Anpassung Ihrer Abgabenordnung eingezogen, anstatt dass Sie Geld direkt an die HMRC zahlen.
Beispiel:
Sara ist Angestellte. Sie nutzt ihr eigenes Auto für die Arbeit und fährt 3.750 Meilen in einem Steuerjahr. Saras Arbeitgeber zahlt ihr eine Kilometerpauschale von 50 Pence pro Meile (anstelle der genehmigten 45 pence). Sie erhält Meilenzahlungen von £ 1.875 (3.750 Meilen @ 50p) im Steuerjahr.
Der genehmigte Betrag beträgt £ 1,687.50 (3,750 Meilen @ 45p pro Meile).
Da Sara mehr als der genehmigte Betrag gezahlt wird, wird der ‚Gewinn‘ von £187.50 (£1,875 – £1,687.50) ist steuerpflichtig und muss von ihrem Arbeitgeber auf dem P11D-Formular gemeldet werden.
Das Arbeitsblatt P11D 6 hilft Ihnen bei der Berechnung der Steuer, die gemeldet werden muss, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.
Anspruch auf weniger als die genehmigte Kilometerpauschale
Es ist auch möglich, dass Ihr Unternehmen eine Kilometerpauschale zahlt, die NIEDRIGER ist als der genehmigte Standardtarif.
In diesem Szenario müssen Sie keine Steuern zahlen, da Sie keinen Kilometergewinn erzielen – in der Tat werden Sie einen Fehlbetrag erleben – und die gute Nachricht ist, dass Sie Steuererleichterungen für den Fehlbetrag geltend machen können.
Die beanspruchte Erleichterung wird wie eine Ausgabe behandelt, wodurch der Betrag, auf den Sie Steuern zahlen, reduziert wird.
Beispiel:
Oscar benutzt sein eigenes Auto für die Arbeit. In einem Steuerjahr fährt er 2.000 Geschäftsmeilen und das Unternehmen zahlt ihm eine Vergütung von 30 Pence pro Meile.
Der genehmigte Betrag beträgt £ 900 (2.000 Meilen @ 45 Pence pro Meile), aber da Oscar Meilenzahlungen von £ 600 (2.000 Meilen @ 30 pence pro Meile) erhalten hat, fällt dies unter den genehmigten Betrag. Oscar kann Steuererleichterungen für das Defizit von £300 (£900 – £600).
Aber wie beanspruchen Sie die Steuererleichterung?
Es liegt an Ihnen (dem Arbeitnehmer), die Erleichterung in Anspruch zu nehmen, aber die meisten von uns werden es gewohnt sein, dass sich unser Arbeitgeber mit unseren LOHN- und Steuerangelegenheiten befasst. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und bitten Sie ihn, den Fehlbetrag der HMRC im Rahmen des optionalen Meldesystems zur Erleichterung der Kilometerleistung zu melden. Andernfalls machen Sie einen Anspruch selbst mit einem P87-Formular oder über Ihre eigene Selbsteinschätzung Steuererklärung.
Steuererleichterungen geltend machen
Wenn Sie Ihre Reisekosten aus eigener Tasche bezahlen – Ihr Unternehmen erstattet Ihnen beispielsweise keine Geschäftsreisen oder Sie sind selbstständig -, können Sie die Steuererleichterung zurückfordern. Anstatt Ihre Kilometerkosten von Ihrem Arbeitgeber zurückzufordern, beanspruchen Sie einfach die Erleichterung und zahlen weniger Steuern an die HMRC.
Wir werden in einem zukünftigen Blog (jetzt hier veröffentlicht) auf das vollständige Verfahren für Kilometersteuererleichterungsansprüche eingehen, aber es gibt einen kurzen Überblick hier auf der HMRC-Website.
Welche Aufzeichnungen müssen Sie führen?
Um einen Anspruch jeglicher Art geltend zu machen, sei es über AMAP oder AFR, benötigen Sie alle relevanten Informationen und Daten zu Ihren Fahrten / Kilometern – und das bedeutet, klare Aufzeichnungen zu führen.
Für PKW-Fahrten (Van, Motorrad und Fahrrad) bedeutet dies in der Regel die Aufzeichnung der:
- datum der Reise
- Start- und Zielort
- Grund der Reise
- und wie viele Geschäftsmeilen Sie zurückgelegt haben.
Wenn es um andere Geschäftsreisekosten geht, z.B. Maut, Parken, ist es wichtig, auch eine Kopie der Quittungen aufzubewahren, sowie die Daten und andere Informationen über die Reise zu notieren.
Den Überblick über diese Aufzeichnungen zu behalten, kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie viel unterwegs sind und versuchen, Kilometerstand, Benzineinnahmen, Zugtickets usw. im Auge zu behalten. Hier können Meilen-Apps wie Tripcatcher und Spesen-Apps wie Expensify und Receipt Bank Echtzeit-Sparer sein. Mit den richtigen Apps auf Ihrem Smartphone behalten Sie den Überblick über Ihre Fahrten und speichern alle Informationen, die für eine Kilometeranforderung oder eine Geschäftskostenabrechnung benötigt werden.
Den Ärger aus Kilometerforderungen nehmen
Wie Sie sehen können, sind die Regeln für Kilometergeldansprüche nicht überwältigend schwierig. Das eigentliche Problem besteht darin, den Überblick über den Kilometeradministrator zu behalten und sicherzustellen, dass Sie jede Reise korrekt protokollieren, mit den richtigen Informationen zu Datum, Kilometerstand und Geschäftszweck der Reise.
Weitere Hilfe finden Sie im HMRC-Handbuch zum Beschäftigungseinkommen, in dem Mitarbeiter erläutert werden, die ihre eigenen Fahrzeuge für die Arbeit nutzen.
Tripcatcher kann Ihnen bei der Aufzeichnung Ihrer Geschäftskilometer helfen und es gibt eine 14-tägige kostenlose Testversion.