Der moderne EA: Was Sie tun müssen, um relevant zu bleiben

Der moderne EA: Was Sie tun müssen, um relevant zu bleiben

Die Rolle eines Executive Assistant (EA) bestand traditionell darin, seine Führungskraft auf hohem Niveau zu unterstützen, damit sie sich auf die Hauptziele und Prioritäten des Unternehmens konzentrieren konnte. Schneller Vorlauf bis 2021, und die Verantwortlichkeiten eines EA haben sich auf strategische Planung, Projektmanagement und sogar Budget-, Büro-, Betriebs- und Personalmanagement ausgeweitet.

Am Ende des Tages müssen erfolgreiche EAs ihre Führungskraft erhöhen.

Welche Fähigkeiten müssen große EAs heute trainieren, um sicherzustellen, dass sie nicht nur relevant bleiben, sondern auch in den kommenden Jahren dem Spiel voraus sind?

EAs: damals und heute

In unserer schnelllebigen globalisierten Geschäftswelt musste sich die Rolle eines EA zu einem Gatekeeper und Projektmanager für den CEO entwickeln und gleichzeitig dem Unternehmen einen strategischen Mehrwert verleihen.

Von der traditionellen Verwaltung von Tagebüchern, der Buchung von Reisearrangements, Besorgungen, der Organisation von Besprechungen und Terminen bis hin zur Kommunikation im Namen der Führungskräfte hat sich die Liste der Verantwortlichkeiten des EA immens erweitert. Die Rolle besteht nun darin, Schulungen für andere Verwaltungsmitarbeiter durchzuführen, Veranstaltungen zu verwalten, mehr Führungskräfte oder ein größeres Team zu unterstützen und sogar ein echtes Mitspracherecht in den Angelegenheiten des Unternehmens zu haben.

Laut Jonathan McIlroy, Executive Director of Education and Training beim Executive Assistant Network, gibt es einen großen Unterschied zwischen modernen EAs und der traditionellen Rolle von EAs der Vergangenheit, wo sie überwiegend reaktiv waren und sagten, was zu tun ist und wann es zu tun ist.

„Es geht jetzt darum, strategisch und proaktiv zu arbeiten – und ich betone, dass es darum geht, sehr proaktiv zu sein“, sagte McIllroy.

„Heutzutage müssen die meisten großen EAs nicht oft geleitet werden – sie wissen genau, was ihre Führungskraft wann braucht, und indem sie diese Bedürfnisse antizipieren, entwickeln sie auch andere Bereiche, die die Führungskraft benötigen wird, damit sie noch produktiver und effektiver sein können.“

Executive Assistants haben mehr Wert als je zuvor

Für einige mag diese neu gewonnene Ermächtigung eine Menge zu sein scheinen, aber seien Sie nicht überfordert – die meisten EAs verfügen bereits über die grundlegenden Fähigkeiten und Kenntnisse, die sie benötigen, um in dieser erweiterten Rolle effektiv zu sein. Letztendlich geht es darum, ein starkes Verständnis dafür zu erlangen, wie diese Fähigkeiten genutzt und verfeinert werden können.

Während rudimentäre Fähigkeiten wie Detailorientierung, Artikulation und Unabhängigkeit unerlässlich sind, benötigt ein großartiger EA heute bestimmte Fähigkeiten, um viel weiter zu gehen. Das bedeutet sein:

• Ein strategischer Multitasker

• Sehr gut organisiert

• Einfallsreich

• Vertrauenswürdig

• Ein rücksichtsloser Priorisierer

• Ein Delegator

• Komfortabel mit den neuesten Arbeitsplatztechnologien

Wenn Sie sich in diesen Schlüsselbereichen beweisen, sind Sie für Ihren CEO und das Unternehmen unverzichtbar und heben sich von anderen EAs ab.

Starke Unterstützung

Für EAs ist es wichtig zu lernen, wie Sie Ihrem Chef helfen können, hochproduktiv und erfolgreich zu sein. Das Erlernen der Regeln und Unterströmungen des Unternehmens, das Erinnern an die Vorlieben Ihres Chefs sowie das Antizipieren seiner Bedürfnisse helfen Ihnen, sich schnell anzupassen und eine stärkere Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen beiden zu fördern.

Mit den aktuellen technologischen Fortschritten gibt es viele Online-Plattformen und Workshops, um Ihre Produktivität zu steigern, das Fehlerrisiko zu minimieren und Ihr Leben bequemer zu gestalten.

Ein großartiger EA wird versuchen, sich proaktiv mit den notwendigen und aktuellsten Fähigkeiten zu verbessern.

Wie man als EA weiterqualifiziert

Wenn Sie sich für einen Kurs entscheiden, führen Sie Ihre Due Diligence durch, da viele Kurse angeboten werden, z. B. kurze Kurse, die nur ein paar hundert Dollar kosten. Aber es gibt auch viele kostenlose und kostenlose Online-Lernplattformen. Coursera ist ein Online-Lernkanal, der von führenden Universitäten weltweit unterstützt wird, darunter Stanford und Duke University, die kostenlose Kurse in vielen Spezialisierungen anbieten. Es gibt auch Online-Ressourcen für EAs, die kostenlose Ressourcen und Artikel bereitstellen, z. B. Practically Perfect PA, wenn Sie derzeit keine Zeit haben, einen Kurs zu belegen.

Die Teilnahme an PA-Konferenzen ist eine weitere gute Möglichkeit, andere EAs– und Verwaltungsfachleute zu treffen und von ihnen zu lernen, wie Sie sich am besten an diese sich ständig weiterentwickelnde Rolle anpassen können. Ansonsten sind Konferenzen und Veranstaltungen ein guter Ausgangspunkt, um ein Netzwerk von EAs zu verbinden und aufzubauen, auf das Sie zurückgreifen können.

RELATED: A guide to upskilling for professionals: why, how and where

New EA opportunities and responsibilities

McIlroy teilt die Merkmale von EAs, die im sich verändernden Geschäftsumfeld erfolgreich sein werden: „Wir sehen, dass großartige EAs nicht nur eine große Breite, sondern auch eine echte Tiefe des Wissens darüber haben sollten, was ihre Führungskräfte tun, warum sie es tun und wie es zum Geschäft insgesamt beiträgt.

„Wir haben interne Berechnungen durchgeführt, was der Unterschied zwischen einem durchschnittlichen EA und einem großartigen EA für ein Unternehmen bedeuten kann. Es ist astronomisch, finanziell.

Er sagte, es gebe Beispiele für EAs, die wirklich auf hohem Niveau arbeiten und Ergebnisse für ihre Führungskräfte erzielen.

„Es ist großartig, wenn sie verdiente Anerkennung erhalten, und es ist auch großartig, wenn ihre Führungskraft und Organisation als sehr fortschrittlich angesehen werden. Wichtig ist, dass es hilft, die Stange anzuheben.“

Je fähiger ein EA oder Assistent bei seiner Arbeit ist, desto mehr Türen öffnen sich für ihn. Dies geschieht auf der ganzen Linie, da viele Unternehmen und Führungskräfte Kandidaten anfordern, die in der Lage sind, mehr als eine Reihe von Verantwortlichkeiten zu übernehmen.

Unser Rat an Assistenten lautet: Je mehr Verantwortung Sie übernehmen, desto mehr lernen Sie, desto mehr Erfahrung und Bekanntheit sammeln Sie, was letztendlich zu Ihrem Karrierewachstum beiträgt.

Vor allem eine gute Passform zwischen Führungskraft und Assistent ist von größter Bedeutung, und der Aufbau einer guten Arbeitsbeziehung, wie die aktuellen Fähigkeiten des EA zeigen, wird für Erfolg, Relevanz und Beständigkeit im Verwaltungsberuf sorgen.

Auf der Suche nach deinem nächsten EA Job? Durchsuchen Sie unsere offenen Executive Assistant-Rollen hier.